Анализ организации управления

Организация управления делами на фирме анализируется в части движения информации и степени автоматизации управления.

Для эффективного использования информации необходимо понимать, что она, так же, как и финансы, материалы и комплектующие, рабочая сила, оборудование, являются одним из основных ресурсов фирмы:

- она существенно важна для выдвижения фирмы;

- занимает часть доходов;

- используется в нужном месте и в определенное время;

- используется с максимальной отдачей.

Руководители фирмы должны использовать информа­цию с целью дать возможность персоналу принимать с ее помощью решения. А для этого информация должна быть достоверной, доступной и своевременной. Без накопления, систематизации и использования информации немыслим процесс, так как ни одна крупная проблема не решается без переработки информации и накопленных процессов коммуникаций. В развитых странах наряду с высокоразвитой информационной индустрией существует так на­зываемая информационная экономика, связанная с куплей-продажей и передачей информации.

Выводы

Завершая анализ всех стран деятельности фирмы, ру­ководству предстоит сбалансировать краткосрочные и долгосрочные цели фирмы. И хотя существует множество оправдавших себя на практике методов, нельзя забывать, что многие вещи носят, тем не менее, интуитивный ха­рактер, большое значение имеет "чутье рынка". Это качество, которым хороший менеджер отличается от руково­дителя, просто хорошо выполняющего свои обязанности.

Конкретные цели

Проведенная работа по выявлению сильных и слабых сторон деятельности фирмы, ключевых предположений по каждой сфере позволит фирме получить ясное представление о том, чего она может достигнуть. После этого фирма может установить конкретные цели (задачи), как правило, это 3 - 5 показателей по тем сферам, которые рассматриваются как решающие дни успешного бизнеса.

Например, конкретные цели могут быть такие:

Маркетинг:

- каждый год предлагать на рынок новую модель товара;

- увеличить объем продаж на 30 %;

- увеличить число дилеров (агентов) в 2 раза.

Производство:

- установить новое оборудование в цехе X;

- снизить брак с 10 % до 2 % за год;

- провести техническую реконструкцию заготовительного производства.

Финансы:

- увеличить рентабельность с 5 % до 16 % к концу третьего года;

- увеличить оборачиваемость оборотных средств в 2 раза за 1,5 года.

Кадры:

- сократить уровень текучести с12% до 5%;

- ввести систему участия в прибыли фирмы всех занятых к концу второго года;

- проводить повышение квалификации каждого сотрудника не реже одного раза в 2 года.

Установленные конкретные цели (задачи) являются измерителями выполнения бизнес-плана, они используются и конце процедуры для оценки эффективности плана.

Структура бизнес-плана

Условно в структуре бизнес-плана можно выделить, восемь разделов.

Первый раздел представляет собой краткое изложение плана с подчеркиванием его привлекательности для потенциальных инвесторов, в т. ч.:

- сущность данного бизнеса;

- рынок, на который ориентируется бизнес;

- потенциальные возможности развития бизнеса;

- прогноз доходов;

- необходимый размер инвестиций;

- перспективы для инвестора.

Второй раздел плана содержит предысторию развития бизнеса с кратким описанием сделок, выполненных за последние три года (финансовые расчеты выносятся в приложение).

Третий раздел содержит достаточно подробное описание вашей системы менеджмента: прошлых достижений в хронологической последовательности, перечня персонала, имеющихся слабых мест и мер по их ликвидации.

Четвертый раздел характеризует продукцию или услуги вашего бизнеса, в т. ч.:

- простое, без технических терминов, описание продукции или услуг;

- уникальность или существенные отличия вашей продукции;

- конкурентоспособность продукции;

- направление развития имеющейся продукции или услуг, а также предложения по созданию новых;

- ссылка на используемые патенты.

Пятый раздел посвящен маркетингу. Основное его содержание следующее:

- размер рынка и перспективы его развития;

- сегментация рынка;

- характеристика покупателей;

- характеристика конкурентов;

- организация рекламной кампании;

- ценообразование и стимулирование сбыта.

В шестом разделе содержатся сведения о местонахождении вашей фир­мы, ее поставщиках, особенностях производственного процесса и требуемом оборудовании.

Седьмой раздел посвящен финансовому планированию, включающему:

- план доходов и расходов;

- план по денежным поступлениям и выплатам;

- балансовый план;

- сверка по источникам и использованию средств.

В восьмом разделе описываются перспективы бизнеса, в т.ч.:

- краткосрочные и долговременные цели;

- какие финансовые средства необходимы и для чего,

- предполагаемое распределение акций;

- перспективы для инвестора.

Описанное разбиение бизнес-плана на разделы не является обязательным, оно лишь отражает содержательные требования к структуре плана.

Технология бизнес-планирования

Началом составления детального бизнес-плана является определение основного (стартового) раздела плана, исходя из которого разрабатываются все другие разделы. Чаще всего такой отправной точкой являются планы продаж и маркетинга, которые изначально играют доминирующую роль, так как ключевые цели фирмы очень часто связаны с желаемым уровнем продаж своей продукции. Поэтому имеет смысл вначале разработать план продаж, а затем исходя из него, разрабатывать другие планы (разделы плана). Однако бывают ситуации, когда ключевыми факторами могут быть движение денежных средств или минимизация потерь (стартовая точка — финансовый план). Может случиться, что продажа товаров сама по себе не является проблемой, т.е. сбыт, неограничен и фирма имеет возможность, продавать столько, сколько сможет произвести. В этом случае производственная или закупочная деятельность могут стать ключевыми факторами, определяющими будущее бизнеса (стартовая точка - производственный план). Вообще такие ситуации должны быть отражены в сформулированных фирмой целях. Если есть сомнения относительно определения отправной точки составления детального бизнес плана, то рекомендуется:

- вернуться к рассмотрению текущего состояния фирмы;

- вернуться к рассмотрению целей фирмы.

Для достижения целей бизнес-плана необходимо включить в него цифры и соответствующие обоснования, ни также важно вызвать интерес у того, кто будет читать этот документ, иначе тщательно разработанные прогнозы и технические детали вообще не будут рассмотрены.

Если говорить о количестве планов, то их должно быть как минимум два. Первый составляется для того, кто мо­жет занять вам деньги или вложить их в ваш бизнес. Этот план призван вызвать у инвестора оптимизм и уверенность, что приводимые прогнозы реалистичны, а цели - выполнимы. Второй план — для вас самих. Составлять бизнес-план должен сам менеджер, так как никто не может лучше него знать производственные возможности фирмы и рынок. Од­нако целесообразно привлечь профессионалов для консультаций, прежде всего бухгалтеров и финансистов.

Финансисты считают, что если вы плохо представляетеI свой бизнес-план, то так же плохо вы представляете покупателям свою продукцию (услуги).

Можно дать несколько рекомендаций:

1. Составляя бизнес-план, вы должны предусмотреть в нем некую «изюминку», которая должна заинтересовать потенциального инвестора (кредитора) и заставить его внимательно просмотреть план до конца, а не отбросить сразу, не дойдя до ваших цифровых выкладок.

2. Не перегружайте бизнес-план излишними выклад­ками и цифрами, выносите их в приложение. По мнению западных специалистов, вашему управляющему банка обычно бывает достаточно 2-3 страницы текста, допол­ненных финансовым прогнозом. Кроме того, количество страниц в бизнес-плане зависит от необходимой вам сум­мы денег: чем больше сумма, тем больше страниц.

3. Не надо пытаться на одной странице изложить максимум информации, она будет хуже восприниматься.

4. Для внешнего представления план должен быть хорошо оформлен.

В заключение отметим, что, поскольку конъюнктура рынка постоянно меняется, то фирмам приходится по­всеместно сталкиваться с риском: перемены происходят в положении конкурентов на рынке, условиях и формах финансирования, экономическом положении собственной страны и условий на экспортных рынках и т. д. Даже планирование, осуществленное на высоком профессиональ­ном уровне, не в состоянии существенно ограничить риск, с которым столкнется предприятие, и гарантировать 100% успех. С этой точки зрения бизнес-план — не панацея от всех бед и неопределенностей. Он лишь помогает комплексно взглянуть на проблемы фирмы и их возможного решения, выделить ключевые проблемы и факторы успеха, которые вместе с тем не являются застывшими во времени и изменяются по мере изменения внутренних и внешних условий.

Выводы

Внешняя цель бизнес-плана. Если вы хотите получить деньги для своего бизнеса, то для поддержки ваших запросов вам необходим хорошо оформленный и тщательно продуманный бизнес-план.

Внутренняя цель. Бизнес-план помогает осуществлять контроль за деятельностью фирмы, заставляя сравнивать текущую деятельность с прогнозом и объяснять различия.

Аналитическая деятельность. В процессе подготовки бизнес-плана проводится тщательный анализ прошлой деятельности, который сам по себе полезен, так как помогав уяснить причины успехов и неудач вашей фирмы и определить наиболее важные шаги, которые следует предпринять

Прогнозы. Обязательно включите в бизнес-план прогноз поступления наличности, прогноз прибыли и, по-возможности прогнозный баланс. Чем больше денег вы хотите получить, тем более детальными должны быть прогнозы и охватывать больший период.

Сколько планов? Необходимо решить, нужен один план для внутреннего и внешнего использования или более полезны два плана. В плане должна быть интересная «изюминка». Покажите ваши управленческие способности и продемонстрируйте хорошее знание рынка своего товара.

Размер плана. Идеальный размер бизнес-плана для внешнего использования — до 10 стр. текста, дополненного финансовыми расчетами. Важные с вашей точки зрения детали могут быть приведены в приложении.

Форма плана. Ваш бизнес-план должен быть отпечатан и элегантно представлен в виде брошюры, буклета. Консультанты, финансовые специалисты могут помочь вам составить бизнес-план. Покажите ваш план независимому специалисту, прежде чем представлять его кредито­рам или инвесторам.