Основные задачи диагностической работы с персоналом

Работа с персоналом – это система методов и процедур обеспечивающая отбор, оценку и развитие сотрудников организации, предприятия. Работа с персоналом играет ключевую роль в развитии любой организации и включает множество направления.

В связи с важностью, иерархическое положение службы персонала относительно других структурных подразделений как правило является высоким. В большинстве случаев такие службы напрямую подчиняются руководству организации. В зависимости от структуры организации, количества подразделений их удаленности, а также от численности сотрудников функции работы с персоналом могут предписываться одному сотруднику, группе или отделу.

На малом предприятии можно встретить самую элементарную структуру такой службы персонала. Структурно она может состоять даже из одного человека. Данный сотрудник может одновременно выполнять функции кадрового работника, а также совмещать профессиональные функции другой должности. Направление делопроизводства по вопросам персонала зачастую выполняет секретарь. Функции управления по персоналу выполняет непосредственно сам руководитель подразделения/организации.

В средних по численности подразделениях требуется создание специального подразделения управления персоналом. Оно может состоять в том числа и из одного руководителя.

Крупные предприятия имеют разветвленную структуру службы по работе с персоналом. Цели и задачи такой службы основываются на учете различных направлений работы с личным составом.

Вне зависимости от параметров структуры, функциональные направления работы службы персонала с сотрудниками организации могут быть следующими:

а) разработка стратегии работы с персоналом, направленной на удовлетворение потребностей организации в персонале;

б) отбор на работу;

в) поддержание оптимального морального и психологического состояния персонала;

г) расстановка персонала;

д) оценка, аттестация и перемещение персонала; е) развитие и обучение персонала;

е) анализ системы мотивации сотрудников и ее модернизация.

Помимо перечисленных направлений, службам по работе с личным составом в редких случаях приходится выполнять несвойственные им функции. Например, заниматься обеспечением безопасности персонала; осуществлять различные виды коммуникаций (презентации, интервью, реклама, работа со СМИ или общественными организациями); реализовывать международные связи (почтовое сообщение, переводы, оформление виз, подписание соглашений о сотрудничестве, покупка билетов). Нередко службам вменяется в обязанность предоставлять внутренние услуги (стенография, помощь сотрудникам в оформлении документов, машинописные работы, снабжение канцелярскими принадлежностями).

Все направления работы с персоналом основываются на информации о психологических и социально-психологических особенностях коллектива и отдельных сотрудников. Этапы работы с кадрами: прием на работу, обучение и повышение квалификации, сопровождение в ходе профессиональной деятельности, аттестация и перемещение должны строится на основе наиболее актуальных и точных сведениях о способностях и свойствах личности, стиле профессиональной деятельности и общении. Поэтому, диагностика персонала становится первоочередным видом деятельности специалистов кадровых служб. В целом, диагностическая работа направлена на поддержание эффективности деятельности отдельных сотрудников и служебного коллектива в целом.

Основные направления диагностического обследования персонала должны обеспечивать поступлении информации, необходимой для выполнения задач, стоящих перед кадровой службой. Рассмотрим направления, в которых применение методов диагностики будет носить критически важное для организации значение.

Отбор и назначение сотрудников на должность.   Профессиональная деятельность предъявляет определенные требования к способностям, опыту и свойствам личности. Проведение отбора должно осуществляться на основе учета индивидуально-психологической информации об уровне и качестве данных психологических характеристик. В этой связи, мероприятия по отбору кандидатов и их назначению строятся на основе правил описывающих перечень необходимых свойств, методы их измерения, критерии оценивания.

В результате диагностической деятельности сотрудник кадровой службы должен информировать руководителя о психологических критериях отбора кандидатов на службу, назначения действующих сотрудников подразделения на новую должность.

При этом специалисту важно сформировать у руководителя представление не только о нормативно-определенных требованиях к отбору кандидатов, но и психологических особенностях деятельности сотрудника в данной должности. Они могут быть обусловлены типологическими особенностями – свойствами силы, уравновешенности нервной системы, могут быть связаны с качествами личности – общительностью, упорством и настойчивостью. К примеру, при подборе кандидата на должность делопроизводителя, руководитель подразделения должен понимать, что важные для этой должности качества определяются свойствами темперамента. Так, внимательность определяется слабостью нервной системы, точность зависит от ригидности, способность к выполнению нескольких задач одновременно – пластичности. Краткий тест этих свойств у нескольких соискателей должности позволит выбрать наиболее подходящего кандидата. Конечно, для принятия объективного решения руководитель должен знать, как о желательных личных и деловых качествах соискателя должности, так и нежелательных.

В ситуации замещения вакантной должности кандидатами из числа действующих сотрудников, психологу целесообразно предложить руководителю определить критерии для отбора наиболее подходящего кандидата. При этом наряду с личным и деловыми качествами, следует принимать во внимание специфику деятельности, существующий в отделе, организации социально-психологический климат. В результате консультирования с психологом подразделения руководитель должен представлять требования к психологическим свойствам и качествам личности, иметь представление об их проявлении у соискателей вакантной должности. При проведении аттестационных мероприятий психологу целесообразно ориентировать руководителя на внимание к уровню компетентности и профессионально-важных качествам личности.

Принимая решение о назначении на должность, руководителю важно представлять уровень компетентности кандидата, в частности, соответствие профессиональных знаний и навыков квалификационным требованиям по замещаемой им должности, личных и деловых качеств – задачам деятельности и условиям ее осуществления.

Следует принимать во внимание, что осуществление диагностической деятельности при отборе предполагает не только исследование, но и разработку психологически обоснованных требований к личным и деловым качествам соискателей. При этом важно стремится к выявлению, во-первых, наиболее профессионально компетентных и мотивированных сотрудников, во-вторых, стремится к соответствию психологических особенностей соискателей требованиям профессиональной деятельности, условиям ее осуществления, характеру социально-психологических отношений. Отбор и назначение на должности с учетом этих психологических особенностей благоприятно сказывается на деятельности сотрудников, повышает их морально-психологическое состояние.

Диагностические обследования в целях поддержания оптимального морального и психологического состояния. Психологическая диагностика в этой сфере направлена на сбор психологической информации, необходимой службе персонала и руководителю организации для выбора форм, методов и средств воздействия на морально-психологическое состояние сотрудников, поддержание его на оптимальном уровне[115]. От точности предоставленных психологом сведений зависит качество организации работы, эффективность действий руководителя, а также определенных им исполнителей.

Благодаря информации психолога руководитель служебного коллектива определяет мероприятия морально-психологического обеспечения по необходимым направлениям. Какие виды психологических исследований представляют необходимую информацию для выполнения запросов руководителя?

Во-первых, показатели эффективности деятельности коллективов и отдельных сотрудников – реализованные цели и достигнутые результаты.

Во-вторых, сведения о индивидуально-психологических особенностях сотрудников, определяющих их профессиональную деятельность. В этом случае психологической диагностике подвергаются:

а) стиль профессиональной деятельности,

б) индивидуально-психологические особенности (проявление характера и личностных качеств в труде: ответственность/попустительство, спонтанность/самоконтроль, самостоятельность в принятии решений и пр.;

в) трудности в профессиональной и социальной адаптации;

г) взаимодействие с другими сотрудниками и руководителем;

д) проблемы, конфликты и нарушения трудовой дисциплины.

В-третьих, сведения о социально-психологических процессах в производственном (служебном, учебном и др.) коллективе.

Влияние социально-психологического климата на психологическое состояние сотрудников признается ключевой многими исследователями[116]. Поскольку коллектив оказывает интенсивное воздействие на сотрудников, следует изучать его структуру, статусы и характер отношений, определять ценности, регулирующие взаимодействие.

Основными методами оценки социально-психологического климата выступают социометрический и референтометрический анализ. Он выявляет характер взаимоотношений, раскрывает состав микрогрупп внутри служебного коллектива, их неформальных лидерах, показывает статусы сотрудников, их взаимоотношения и эмоциональные предпочтения.

Вопросы формирования социально-психологического климата должны быть не только предметом диагностики, но и консультирования руководителя. Психологу целесообразно развивать и поддерживать представление о сущности климата и образующих его механизмах. Руководитель должен понимать, что благоприятный климат зависит не только от объективных причин, связанных с оплатой труда, режимом деятельности или условиями в которых она протекает. Во многом он определяется субъективными причинами: удовлетворенностью сотрудников взаимодействием друг с другом и руководителем, понимания важности целей и задач деятельности, отношением к деятельности и друг другу.

Следовательно, регулируя социально-психологический климат, руководитель должен иметь представление об отношении каждого участника коллектива к деятельности и коллективу. Консультация психолога должна помочь руководителю понять мотивы, цели и предпочтения сотрудников, а также сформировать индивидуальный подход к каждому из них. Важно, чтобы психологическое информирование не ограничивалось теоретическими знаниями, а затрагивало реальные представления сотрудников о себе, служебной деятельности, сотрудниках и руководителе.

Среди параметров служебного коллектива организации, наибольшее внимание уделяется его сплоченности. Сплоченность сотрудников выступает важным условием эффективности оперативно-служебной деятельности. С формальной точки зрения, сплоченность зависит от понимания сотрудниками своих задач, а также порядка взаимодействия друг с другом по служебным вопросам. Но руководитель должен понимать, что сплоченность сотрудников определяется не только формально, но и неформально, за счет эмоционального отношения. Соответственно, полноценное руководство должно охватывать обе структуры взаимоотношений сотрудников, а руководитель выполнять роль и организатора деятельности, и эмоционального лидера.

Помощь психолога в повышении сплочённости может выражаться в представлении сведений о структуре формального и неформального взаимодействия сотрудников, видах эмоциональных отношений, ценностных ориентаций и степени их выраженности в коллективе.

Руководителю необходимо уметь сплачивать сотрудников вокруг целей и задач деятельности коллектива. Для достижения этого психолог должен разъяснить методы и приемы преодоления разногласий между сотрудниками, разрешения конфликтов между их группировками. Поскольку отношения между сотрудниками и руководителем строятся с позиций субординации, важно использовать не только формальные, но и неформальные способы воздействия. Другими словами, помимо требования, руководитель должен демонстрировать собственным поведением групповые ценности, стандарты отношения к деятельности. Доводя до подчиненных свои требования, ему следует показывать свои цели и ценности, действуя целенаправленно и последовательно, поддерживая сотрудников, следующих его примеру.

Стиль и методы управления определяют сущность служебного коллектива, уровень его развития и характер взаимоотношений в нем. Поэтому, консультирование по вопросам социально-психологического климата должно совершенствовать компетентность руководителя отдела, организации по нескольким направлениям. К ним относится знание о сущности коллектива, умение оценивать свойства служебного коллектива и влиять на их проявление.

Для этого психолог должен расширять знание руководителя о психологических особенностях служебного коллектива, его свойствах, критериях и показателях оценки взаимоотношений в нем. В основе знания должно лежать представление о служебном коллективе как группе сотрудников, объединенных общими целями и задачами, достигших в процессе совместной деятельности определенного уровня развития.

Суммируя, необходимо подчеркнуть, что психологическое консультирование руководителя по вопросам социально-психологического климата основывается на предоставлении психологом информации о теоретических основах функционирования коллектива, методов воздействия на его участников. Помимо этого, воздействие руководителя на служебный коллектив должно строится на точных сведениях о структуре взаимоотношений между сотрудниками, их статусе, отношении к руководителю и субъективной удовлетворенности совместной деятельностью.

Отчет о результатах диагностического обследования может включать в себя перечень психологически обоснованных форм, методов и средств осуществления индивидуальной и групповой работы. На основе полученной от психолога информации руководитель планирует задачи морально-психологического обеспечения, предусматривает реализующие их мероприятия, определяет сроки и способы контроля за их исполнением.

Выполняя данную задачу, специалисту следует предоставлять руководителю организации сведения о наиболее эффективных формах, методах и средствах осуществления морально-психологического обеспечения. Для этого при подготовке к консультированию, целесообразно проанализировать имеющийся отечественный и зарубежный опыт организации работы. Готовя заключение о результатах диагностики важно критически переосмыслить полученные сведения, связать их с имеющимися традициями и положительным опытом. Важно акцентировать внимание руководителя на подборе форм, методов и средств работы с учетом реализации мероприятий морально-психологического обеспечения прошлых лет. Целесообразность их применения должна определятся исходя из оценки морально-психологического состояния обследованных сотрудников и коллективов. Принципиальная позиция психолога в вопросе организации морально-психологического обеспечения должна исключать поверхностность, шаблонность в выборе форм и методов.

Получая обратную связь от психолога руководитель должен четко представлять задачи морально-психологического обеспечения применительно к каждой категории сотрудников. К примеру, работа с сотрудниками, имеющими трудности с адаптацией к условиям деятельности, должна отличаться от сотрудников, обладающих неэффективными приемами деятельности. Консультирование позволяет руководителю подобрать методы работы с сотрудниками, опираясь на знания об индивидуально-психологических особенностях личности, современных психологических практиках работы. К примеру, формирование у сотрудников ответственности как важного профессионального качества, должно основываться на психологических представлениях о мотивации ответственного поведения, анализе проявлений безответственности и попустительства, приемах и средствах формирования ответственного отношения к порученным обязанностям.

В таком качестве диагностические обследования позволяют руководителю организации эффективно поддерживать морально-психологическое состояние сотрудников.

Диагностическое обследование в интересах оптимизации деятельности персонала. Одним из актуальных направлений деятельности кадровых служб является помощь руководителям в оптимизация деятельности персонала. В наиболее общем смысле, под оптимизацией понимается модификация системы отношений для повышения результата.

В деятельности организации под оптимизацией подразумевается достижение максимального результата при минимальных затратах ресурсов. Применительно к работе с персоналом понимается комплекс мероприятий, которые проводит кадровая служба, результатом чего должно стать повышение конкурентоспособности организации[117]. Достижение данной цели возможно путем решения следующих задач:

1) снижение затрат на персонал;

2) повышение производительности труда.

В работе с персоналом оптимизации подвергается направления и виды деятельности сотрудников, скорость деятельности и качество результатов. Как правило, выделяются два вида оптимизации: индивидуальной и групповой, т.е. деятельности производственных (служебных, учебных, спортивных и др.) коллективов. Процесс оптимизации деятельности сотрудников основывается на результатах анализа:

а) целевых показателей деятельности и достигнутых результатов,
б) уровня компетентности – имеющихся знаний, умений, навыков, опыта решения задач,

в) психологических и социально-психологических характеристик сотрудника.

Диагностическое обследование является источником информации о психологически качествах сотрудника позволяющих повысить производительность и качество труда. Предметом диагностики выступает комплекс показателей, к которым следует отнести особенности темперамента, черт характера, когнитивных способностей сотрудников в реализации задач служебной деятельности. Цель психодиагностики – совершенствование представлений о психологических свойствах сотрудников в интересах повышения качества деятельности.

Для получения полной информации, для психологической диагностики следует использовать комплекс объективных и субъективных методов, сочетая экспертные оценки, показатели результатов деятельности с представлениями, убеждениями сотрудников.

При подготовке заключения психолога должен опираться на объективные источники сведений об индивидуальных особенностях сотрудников – данные опросников, тестов и экспертного оценивания. В ходе подготовки предложений по оптимизации, психолог должен обобщить индивидуально-психологические особенности сотрудников, их способности и опыт.

Разработка плана обследования, выбор методов и интерпретация полученных с их помощью результатов должна согласовываться с принятой в организации практикой управления, в том числе, позволять применять полученную психологическую информацию в контексте существующих методов и практик мотивации, целеполагания и контроля. Кроме того, запрос руководителя может быть направлен на изучение средств повышения производительности коллектива сотрудников в нетипичных условиях деятельности (дефиците времени, материальных ресурсов).

Оптимизация деятельности коллективов сотрудников является основанием для сбора необходимой психологической информации. В этом случае, необходимо оценить социально-психологические аспекты совместной деятельности:

а) взаимодействие в коллективе (статус участников коллектива, симпатии и антипатии сотрудников);

б) отношение сотрудников к непосредственному руководителю.

Полезным при планировании деятельности сотрудников, распределении служебных поручений будет представление о совместимости и эмоциональных предпочтениях сотрудников в коллективе. Уровень психологической совместимости необходимо принимать во внимание, если к совместной деятельности привлекаются новые сотрудники. Их адаптация к коллективу усложняется, если они сталкиваются с межличностными противоречиями и конфликтами.

Для предоставления подобной информации, следует применить комплекс методик, изучающих социально-психологические отношения в коллективе: социометрию, параметрию и др.

При обобщении результатов а также подготовке рекомендаций по совершенствованию деятельности коллективом, психологом должны использоваться актуальные данные о деловых и межличностных отношениях, конфликтах и противоречия в коллективах, о психологических особенностях участников.

Вместе с тем, важно понимать, что предоставление информации не всегда сопровождается ее применением руководителем. Использование результатов диагностики персонала может представлять трудность для начинающих руководителей. Поэтому, мероприятия по оптимизации могут сопровождаться повышением компетентности руководителя.

Взаимодействие руководителя и психолога может осуществляться по нескольким направлениям оптимизации деятельности: а) совершенствование способностей руководителя; б) совершенствование умений оценки психологических ресурсов подчиненных; в) оценки совместимости сотрудников при выполнении совместной деятельности.

Психологическое консультирование руководителя, определяется наличием трех видов запросов на совершенствование способностей к управленческой деятельности:

- саморегуляции деятельности: определения целей, их иерархии, планирования этапов достижения, управления временем и ресурсами;

- социального познания: способностей понимать причины и предсказывать решения других людей; распознавать эмоциональное состояние и прогнозировать поведение окружающих;

- социального взаимодействия: способностей находить общий язык с коллективом, доносить до профессионального окружения собственные идеи, побуждать и вдохновлять коллег и подчиненных сотрудников.

При организации консультирования по этим направлениям, психологу целесообразно стремиться к формированию у руководителя умений по применению психологических знаний. При этом следует предпочесть модель обучения через приобретение опыта иным моделям обучения. Обучение руководителя необходимо осуществлять, предоставляя практические задачи по регуляции, познанию или взаимодействию. При успешном их выполнении, важно побуждать руководителя к самостоятельному анализу управленческих действий, применению психологически обоснованных рекомендаций для оптимизации деятельности служебного коллектива.