Информация как инструмент управления

 

Важность информации для управле­ния настолько очевидна, что, кажется, нет необходимости останавливаться на этом вопросе. Но на самом деле информацион­ные управляющие системы, электронное технологическое оснащение развиваются настолько динамично, что малейшее отставание в их изучении и освоении непременно выводит организацию, учреждение, предприятие на периферию развития.

Кроме того, предметом изучения и интереса в данном учебном пособии являются не крупные компании, опыт кото­рых широко освещен, а социокультурная сфера и ее отдельные учреждения, информационные технологии менеджмента кото­рых практически не подвержены анализу и описанию.

Следовательно, в данном параграфе будет уделено внима­ние двум аспектам: информационно-управляющим системам общего характера и информационным технологиям конкретного социокультурного менеджмента.

Информация - основная часть того, что передается в про­цессе связи. Связи внутри учреждения преследуют две основ­ные цели.

Первая заключается в том, чтобы предоставить информа­цию, необходимую для принятия решений, направленных на выполнение поставленных задач, а вторая - в том, чтобы ока­зать влияние на деловое поведение сотрудников, направить их усилия на достижение целей учреждения и в разумных пропор­циях сочетать личные интересы и интересы организации. Таким образом, в первом случае на передний план выступают знания, во втором - мотивация.

В информационных технологиях наиболее широко исполь­зуется термин "связь", или "общение". Оба эти термина означа­ют процесс передачи сообщения, имеющего смысловое содер­жание, от одного сотрудника, или просто человека, к другому. Через слово, символы, жесты можно осуществлять любые виды

 

воздействия на ум и сознание любого человека. Связи между людьми, отдельного человека с группой людей обеспечивают, по крайней мере, три важных аспекта:

- происходит передача информации и идей;

- существует определенное средство передачи информации;

- имеется адресат, который понимает, что имеет в виду корреспондент.

Y В процессе административного или служебного общения связь между сотрудниками учреждения культуры представляет собой процесс, который включает передачу и точное воспроиз­ведение идей для того, чтобы вызвать действия, которые будут способствовать достижению целей всего коллектива. Точное воспроизведение идей предполагает высокий уровень понима­ния между сослуживцами.

Стало быть, управление имеет дело с механизмами переда­чи информации в учреждениях культуры. Информационные технологии управления включают в себя элементы многих дис­циплин: наука управления, наука поведения, математика, синематика, психология, экономика, социология и др. Менеджмент формируется на основе указанных дисциплин, а информацион­ные технологии влияют и часто трансформируют сам процесс менеджмента.

Информация - это преобразованные в определенном кон­тексте (в данном случае управленческом) содержательные и по­лезные для управленцев данные.

Информация, следовательно, характеризуется своими каче­ствами, которые и определяют ее полезность. В каждой кон­кретной ситуации анализ качества информации сводится к оценке ее значимости для учреждения и ее сотрудников.

 

Информационные технологии

 

В современной теории и практике информационные технологии трактуются как аппаратное обеспечение, программное обеспечение, телекоммуника­ции, системы управления базами данных и другие технологиче­ские средства хранения, обработки и передачи коммуникации.

Эти технологические категории позволяют менеджерам создавать и обеспечивать доступ к сложным базам данных об учреждении, его деятельности, посетителях, потребителях куль­турной продукции. Они позволяют сотрудникам учреждения

 

культуры общаться друг с другом способами оперативной свя­зи.

 

квартал и т.д. Периодичность поступления информации может быть ритмичной, но может диктоваться необходимостью по ус­мотрению руководителя и в зависимости от состояния творческо-хозяйственной деятельности.

Как отмечалось, в информационных системах наряду с компьютерными сетями, аппаратным и программным обеспечением, важнейшим фактором является человек, человеческий ре­сурс. Люди формируют и поддерживают необходимый инфор­мационный банк и этот же информационный банк помогает лю­дям а реализации их управленческих функций.)

(Информационные системы менеджмента обеспечивают принятие стратегических, тактических и операционных реше­ний/Обращаясь к предыдущему источнику, использование ин­формационных систем в различных уровнях менеджмента мож­но представить следующим образом.

Информация, заложенная в информационных системах ме­неджмента, имеет несколько признаков, которые характеризуют ее полезность.

1. Информация к действию и информация к сведению. Как следует из самого названия, информация, требующая действия, обязывает предпринимать определенные шаги деятельности! Например, когда учреждение культуры получает заявку от предприятия, фирмы, банка на проведение праздничной про­граммы, или торжественного вечера по случаю важного для данного коллектива события, или когда ставятся под угрозу срыва детские культурные новогодние программы из-за неожи­данного отказа участвовать в них приглашенных артистов.

Информация, не требующая действия, принимается к све­дению, когда, скажем, директор учреждения культуры инфор­мирует сотрудников о состоявшихся событиях, о своей точке зрения, о приказах, распоряжениях и иных директивных доку­ментах, методических рекомендациях вышестоящих органов о деятельности других учреждений культуры.

2. Неповторяющаяся и повторяющаяся информация. При­знаком неповторяющейся информации является уникальность, одноразовый характер информации, которая может быть полу­чена в результате социологических и иных исследований в кол­лективе, среди населения, и служит основой для принятия ради­кальных решений. К типичным видам повторяющейся инфор-

 

мации следует относить отчеты учреждения, в которых отра­жаются вопросы творческой деятельности, финансовой и хозяй­ственной работы, кадровые вопросы, объем социально-культурных и культурно-досуговых мероприятий, участие в них населения и т.д.

3. Документированная информация фиксируется в пись­менной форме, на электронных носителях, источником же недо­кументированной информации служат личные наблюдения, устные коммуникации между людьми.

4. Следует различать внутреннюю и внешнюю информации, которые также служат целям планирования и контроля, марке­тинга, управления кадрами и т.д.

В небольших коллективах, к которым можно отнести прак­тически все учреждения социально-культурной сферы, в том числе учреждения культуры и искусства, информационные сис­темы довольно просты. В центре их оказываются в основном

 

руководители (административные и творческие), заведующие отделами и секторами.