Особенности взаимодействия с поставщиками

 

На качество продукции, выпускаемой предприятием, существенное влияние оказывает качество используемых в производстве сырья, материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий, а также запасных частей, закупаемых у предприятий-поставщиков.

Задача взаимодействия с поставщиками в равной степени важна для всех предприятий. Не зря на любом предприятии можно встретить службу снабжения или отдел закупок. На малых предприятиях создание отдельного подразделения может быть нецелесообразно, однако для работы с поставщиками, как правило, назначается отдельный сотрудник, выполняющий данную функцию.

Обычно в разделе, посвященном взаимодействию с поставщиками, начинают описывать обучение поставщиков, влияние поставщиков на поставщиков (так называемые поставщики II категории), условия договоров с поставщиками, в которых прописаны проверки их производства с Вашей стороны и т.д. Однако это практически не применимо к взаимодействию с поставщиками малых и средних предприятий в условиях современной российской действительности. Такие предприятия не могут, в силу ограниченности своих возможностей, диктовать условия своему поставщику (который часто является еще и монополистом). А поставщики действуют по принципу «не нравится – не ешь». К сожалению, культура взаимодействия поставщик-потребитель не достигла еще уровня взаимовыгодных отношений.

Но выживать на рынке придется вне зависимости от характера сложившихся отношений. Так как же малому или среднему предприятию обезопасить себя от рисков, связанных с закупаемой продукцией? Прежде всего, необходимо выбрать поставщика «с человеческим лицом», который, во всяком случае, будет стараться не подвести Вас по срокам, качеству и объемам (комплектности) закупаемой продукции. Не обязательно продукция этого поставщика будет самой дешевой (хотя такая ситуация возможна), однако за все надо платить. С таким поставщиком необходимо налаживать прочные, долговременные отношения и возможно Вы, все-таки, совместно придете к взаимовыгодному партнерству. Выбору такого поставщика будет посвящена данная глава.

Однако сразу же оговорим случай, когда такого поставщика нет, и не может быть (например, на рынке представлена только одна Компания). В этом случае, Вы не сможете придумать ничего лучше 100% контроля закупаемой продукции и запасов на складе снабжения для предотвращения остановки производства из-за срыва сроков и/или объемов поставки.

Оценка и выбор поставщиков

Создание условий для обоснованного выбора поставщиков является необходимым мероприятием в деле обеспечения качества продукции и служит для создания, накопления и непрерывного совершенствования информации о поставщиках.

Как показано на рис. 23.1. организация закупок включает следующие основные этапы:

 - планирование закупок, исходя из имеющихся и/или планируемых потребностей производства;

- оценку поставщиков и их классификацию;

- выбор поставщиков на основе утвержденных предприятием критериев, определяющих их “способность” поставлять продукцию необходимого качества на приемлемых для предприятия условиях;

- заключение договоров на поставку продукции;

- собственно надзор за поставщиками закупаемой продукции в соответствии с заключенными договорами.

Выполнение данной процедуры оценки при работе с поставщиками позволит предприятию:

1. Четко определить в Договоре (контракте) понятие «качества поставок» применительно либо к партии продукции в целом, либо к отдельным ее единицам;

2. Избежать конфликтных ситуаций, связанных не с качеством продукции, а с несовершенством схемы приемки;

3. Оптимизировать затраты поставщика на приемку и сократить затраты потребителя;

4. Создать основу для доверительных отношений между поставщиком и потребителем;

5. Наладить информационный обмен в части качества поставок, учесть дополнительную информацию о поставщиках (историю качества поставок, стабильность, наличие и сертифицированность Системы менеджмента качества);

6. Создать основу для компенсации обоснованных потерь потребителя из-за поставок некачественной продукции (как отдельных единиц, так и партий в целом);

7. Повысить ответственность поставщиков за качество;

8. Наладить планомерную работу между поставщиком и потребителем по повышению качества поставок без применения «полицейских» мер.

В международной практике проблема оценки поставщиков решается с помощью различных критериев и методов. Чаще всего, применяются: специальное анкетирование потенциальных поставщиков; выборочные испытания образцов их продукции; «аудиты поставщика» специалистами предприятия - потребителя его продукции; анализ «внешней» и «независимой» информации о качестве закупаемой продукции (в том числе, и от других предприятий - потребителей данной продукции); а также оценка «надежности» поставщика, как делового партнера по балльной системе и т.п.

 

Рис.23.1. Процедура оценки и выбора поставщиков

 

Закупки продукции, используемой предприятием в своем производстве, могут осуществляться как непосредственно у предприятий - изготовителей данной продукции, так и через «посредников» (т.е. у дилерских организаций, на биржах и т.п.).

Несмотря на различие в формах взаимодействия предприятия - изготовителя с поставщиками в вопросах их оценки, как партнеров, от которых зависит качество и надежность поставок, должны применяться единые основополагающие принципы и критерии, позволяющие объективно отдавать обоснованное предпочтение тому или иному поставщику, как на стадии подготовки к заключению Договоров на поставку, так и при наличии «долговременных» связей в рамках уже заключенных Договоров.

В связи с этим следует различать:

а) «первичную оценку» поставщиков при их выборе;

б) «текущую оценку», регулярно даваемую предприятию - поставщику в порядке систематического наблюдения за качеством его поставок и за выполнением с его стороны заключенных Договоров, а также по результатам проведения «надзора» предприятием - потребителем непосредственно на предприятии - поставщике за состоянием его производства и за применяемыми процедурами обеспечения качества поставок.

Оценка нового поставщика

До недавнего времени основными критериями, по которым оценивалась состоятельность поставщика как партнера, являлись цена и сроки поставок, однако в рыночных условиях стало ясно, что наличие гарантий на качество закупаемой продукции - еще более важный показатель.

Для оценки поставщика перед заключением с ним Договора на поставку продукции существуют различные способы. Одним из признанных и самым распространенным из них является «Анкетирование» - то есть, составление суждения о потенциальном поставщике с помощью Анкеты, посредством которой собираются и анализируются сведения об интересующем предприятии - поставщике.

Цели и содержание таких Анкет могут быть различными, и они могут состоять из разного количества вопросов, дающих информацию по интересующим заказчика проблемам. Однако любая такая Анкета должна содержать вопросы, ответы на которые обеспечат для заказчика представление о:

- репутации данного поставщика как делового партнера;

- его отношении к вопросам обеспечения качества выпускаемой продукции;

- способности осуществлять поставки в заданные сроки с соблюдением договорных

- обязательств; способности предприятия-изготовителя поставлять продукцию, отвечающую предъявляемым требованиям заказчика к ее качеству; производственных и технологических возможностях поставщика, а также о его технической оснащенности; способности поставщика эффективно контролировать как «показатели» продукции, так и «параметры» процессов производства;

- применении поставщиком статистических методов контроля качества продукции (ведения техпроцессов).

Следует учитывать тот факт, что сведений из Анкеты может быть недостаточно для того, чтобы получить полное и объективное представление о поставщике как о деловом партнере, поскольку для этого необходимо определить и его потенциальные возможности.

Далее отделу закупок следует собрать отзывы о данном поставщике от других заказчиков (то есть, от других потребителей его продукции) для получения сведений, касающихся:

- выполнения договорных обязательств в предыдущие периоды;

- экономического положения завода;

- политики поставщика в условиях долгосрочных связей;

- ценовой политики поставщика;

- других данных о поставщике, необходимых для оценки рисков, которые могут возникнуть при взаимодействии с ним.

Одновременно с анкетированием и заочным изучением потенциального поставщика, при необходимости, может производиться испытание образцов продукции, которую предприятие намерено у него закупить. Особенно это должно соблюдаться при переходе на нового поставщика, либо на новые, не применявшиеся до этого виды сырья и материалов или выпуск новой (модернизированной) продукции. При этом, отделом закупок производится заказ образца серийной продукции поставщика. Он подвергается на предприятии соответствующим испытаниям и контролю, предусмотренным в НД на данную продукцию, с участием компетентных и заинтересованных служб предприятия (технические и производственные службы, Служба качества).

Результаты проведенных испытаний документируются в установленном порядке (составляется акт испытаний, свидетельство или протокол) и на их основании принимается то или иное решение – «Дается оценка поставщику», о чем он, при необходимости, ставится в известность. Полученная информация о поставщике, его технических возможностях используется как «качественные» критерии при оценке и выборе поставщиков, в то время, как Методика балльной оценки дает представление о «количественных» критериях. Это позволит получить более обобщенную, комплексную оценку.

Оценка поставщика при наличии долговременных деловых связей. В случае оценки поставщиков, с которыми ранее уже были установлены деловые связи, необходимо систематизировать те данные, которые имеются в службах и подразделениях завода (производственной, коммерческой, службе качества и др.), а именно:

- данные о качестве и стабильности показателей качества закупленной в предшествующие периоды продукции от данного поставщика;

- сведения о продукции завода, забракованной при контроле в процессе производства из-за неудовлетворительного качества исходных сырья и материалов от данного поставщика;

- информация о прошлой работе поставщика по снабжению предприятия аналогичной продукцией; сведения о выполнении поставщиком договорных обязательств. Обобщение информации о поставщиках и оценку его возможностей в данном случае производят совместно службы материально-технического снабжения и качества.

Для обеспечения возможности проведения такой оценки организуется регистрация и накопление поступающей от служб информации по вышеперечисленным направлениям и/или показателям. На основе ее формируется так называемое «Дело поставщика», которое состоит, как правило, из следующих документов и данных:

1) Анкета поставщика;

2) Договор или контракт;

3) Переписка, относящаяся к предмету Договора;

4)Изменения в условиях Договора, если таковые имеются;

5) Информация о качестве поступающей по данному Договору продукции;

6) Информация о несоответствиях - в виде заключения ОТК о полной и/или частичной непригодности поставленной продукции;

7) Протоколы по принятию решений об использовании несоответствующей продукции

8) Сравнительные данные о результатах проведенного контроля качества продукции (то есть, «входного» контроля у потребителя и «выходного» на предприятии - поставщике);

9) Отчеты по аудитам производства и Системы качества у поставщика, проведенным специалистами предприятия-потребителя и/или другими компетентными организациями;

10) Копии рекламационных актов и материалы рассмотрения рекламаций.

Крайне важным, является и «группирование» информации, характеризующей «длительность» деловых отношений с поставщиком и «качество» его поставок, а именно:

- отсутствие в течение времени сотрудничества случаев возврата поставщику партий

- продукции целиком или частично из-за выявленных несоответствий требованиям НД или Контрактов (Договоров);

- отсутствие «сбоев» в производстве, фактов забракования изготовленной продукции, а также других негативных явлений, связанных с качеством закупаемого сырья, материалов, полуфабрикатов;

- возможность и готовность поставщика предоставить потребителю, по первому требованию, результаты контроля в виде протоколов проверки (анализа, испытаний), сведений об уровне качества продукции на данный момент и т.д.

Рис.23.2. Категории надежности поставщиков

 

Необходимо определить периодичность предоставления обобщенных результатов входного контроля с привязкой их к конкретным поставщикам, а также форму представления данной информации.

Данная информация, в сочетании с информацией о поставщике, как деловом партнере, позволит отнести конкретного поставщика к одной из следующих категорий (рис. 23.2.).

Предприятия-поставщики категорий А и Б являются предпочтительными при принятии решения о заключении с ними Договоров на закупку их продукции.

В целях систематизации данных о поставщиках и обеспечения возможности их обоснованного выбора для заключения Договоров, на предприятии должен вестись специальный реестр поставщиков.

Рис.23.3. Оценка состояния поставщиков

 

Рис.23.4. Реестр поставщиков

 

При этом отнесение осуществляется с учетом следующих значений сумм баллов: а) при проведении «текущей оценки»; б) при проведении «первичной оценки»

В результате анализа и оценки поставщиков в соответствии с установленными критерия-ми они, в зависимости от полученных текущих результатов оценки качества и надежности их поставок, могут быть отнесены к другой категории и, при необходимости, с ними могут быть, в крайнем случае, прекращены деловые отношения.

В соответствии с зарубежным опытом взаимодействия фирм с их субподрядчиками, наличие текущих данных об ухудшении качества продукции у одного из постоянных партнеров-поставщиков не обязательно служит причиной отказа от его услуг, от делового сотрудничества или зачисления его в «нежелательные» партнеры. Однако, при этом поставщиком должны быть приняты все возможные меры по восстановлению его деловой репутации и улучшению качества продукции и только если они окажутся тщетными - можно менять поставщика.

Для осуществления надзора за поставщиками в рамках систематического наблюдения за качеством и надежностью поставок, особенно отнесенным к категориям Б и В, специалистами Службы качества предприятия проводятся периодические аудиты поставщика (периодичность устанавливается индивидуально для каждого поставщика) с целью оценки их Системы качества (при ее наличии) или состояния производства и контроля качества продукции с последующим документальным оформлением результатов аудита и уведомлением о них поставщика.

Балльная оценка поставщиков. Балльная оценка поставщиков продукции предназначена для обеспечения возможности «количественной оценки» способности конкретного поставщика осуществлять поставки в точном соответствии с требованиями заказчика к качеству продукции и соблюдением договорных обязательств по срокам, цене и условиям поставок. Она базируется на экспертном установлении видов и величин критериев, позволяющих «объективно отнести» конкретного поставщика к той или иной категории.

Состав оцениваемых критериев разделен на 2 группы: критерии «первичной оценки» и критерии «текущей оценки». Естественно, что количество оцениваемых критериев во 2-ой группе превышает их количество при «первичной оценке», что связано с возможностью получения при «текущей оценке» более полной информации о поставщиках, с которыми уже установлены деловые связи и их продукция используется в производстве.

Экспертная оценка величины каждого критерия должна осуществляться компетентными специалистами соответствующих служб предприятия. Каждый из указанных критериев на основе информации о его состоянии, применительно к конкретным поставщикам, экспертно оценивается по следующей рекомендуемой системе:

На основе полученных по каждому критерию количественных оценок в баллах определяется сумма баллов для каждого поставщика (потенциального, либо действующего), которая является основанием для его отнесения к той или иной категории.