Электронный архив образов документов

Едва ли нужно убеждать кого-либо в необходимости хранения

документов. Проблемы и технологии хранения документов неоднократно

рассматривались различными авторами. Вопросам сохранности

документов посвящена целая наука - архивоведение. Область

распространения этой науки достаточно широка: архивы создаются

на государственном, ведомственном, муниципальном уровнях, образуются

архивы предприятий и организаций. Только благодаря архивам

мы сегодня имеем возможность знакомиться с уникальными документами,

хранящими сведения о "делах давно ушедших дней".

Да, архивы, безусловно, уникальны. Однако тот, кто пытался разыскать

необходимую информацию даже в обыкновенной годовой

подшивке газет, может поделиться опытом о весьма и весьма непростой

задаче. Во-первых, сама подшивка (даже за один год) довольно

объемна, а во-вторых - кто же позволит выносить архивные документы

для спокойной, неторопливой работы с ними. Да и вообще,

архивы - не то место, где работать могут все без исключения. Кроме

того, архив бумажных документов даже в небольшой организации,

постоянно пополняясь, растет довольно быстро, и поэтому рано или

поздно возникает дефицит ресурсов хранения. Именно это на сего-

184 Глава 3

дняшний день является причиной существования запасников, в которых

до сих пор находятся значительные объемы документов.

Действенную помощь в решении проблемы могут оказать информационные

технологии. С их помощью организуются электронные

архивы. Термин "электронный архив" не нов. Сегодня уже при-

вычйым стало понимание сотрудниками многих организаций и предприятий

необходимости хранить версии электронных документов,

которые циркулируют благодаря СУЭД или, как часто еще их именуют,

системам электронного документооборота.

В данном случае вроде бы все понятно: создаем электронный документ

и наряду с отправкой адресату сохраняем его конечную версию

(а можно и все промежуточные) в базе данных. В системах электронного

документооборота возможно при необходимости и при наличии

разрешенного доступа к базе просмотреть документ и использовать

нужные данные в последующей работе.

Вот теперь следует вспомнить о еще одном аспекте работы с документами.

Увы, еще не везде в нашем обществе достаточно развиты

электронные коммуникации, не все организации используют в своей

работе системы электронного документооборота, да и расцвет самого

электронного документооборота в нашем государстве, судя по всему,

еще впереди. Недаром в Федеральной целевой программе "Электронная

Россия" одним из направлений предусмотрено развитие

именно электронного документооборота. А пока еще значительны

потоки циркулирующих бумажных документов, которые приходят в

организации в единственном экземпляре, но пользоваться ими в повседневной

деятельности приходится многим сотрудникам. В качестве

примеров подобных документов можно привести следующие:

• договоры;

• проекты;

• нормативные и законодательные акты;

• картотеки различного типа;

• формуляры:

• архивные документы, папки;

• книги, журналы;

• чертежи, техническую документацию;

• рисунки и карты;

• входящую почту;

• микрофотоносители.

Информационные системы делового администрирования 185

Что в этом случае делать? Организовывать очередь пользователей

документов? Хорошо, если желающих поработать с такими документами

окажется немного. А если организация велика и спрос на

документ достаточно высок?

Выходом из этой ситуации может служить создание электронного

архива образов документов, позволяющее предприятию перейти к

современным технологиям хранения и использования документации,

обеспечить оперативный поиск, надежное хранение документальных

данных и оперативную доступность каждого архивного и входящего

документа. После формирования такого электронного архива работа

персонала с документами будет осуществляться не с бумажными документами,

а с их электронными копиями. Последовательность этапов

создания электронного архива приведена на рис. 3.15.

Сопровождение

Внедрение Ш

Наполнение ^

Интеграция t ^

Оснащение Ш

Разработка и

проектирование ^

Рис. 3.15. Структура процесса создания электронного архива

Процесс создания электронного архива начинается с этапа разработки

и проектирования. Успешная реализация замысла в значительной

степени зависит от глубины и добросовестности проведения

экспертизы деятельности организации, тщательности разработки

186 Глава 3

проектной документации и полноты учета пожеланий при экспериментальной

проверке на стадии пилотного проекта.

В ходе второго этапа проводится оснащение предприятия или организации

комплексом архивного хранения в сочетании с модулем

текущего ввода документов.

Весьма важное место в переводе предприятия к работе с электронным

архивом занимает интеграция новой системы. В процессе

этого этапа должна быть установлена ее связь с работающими системами

управления электронными документами и применяемыми бизнес-

приложениями. Успешная интеграция и развитие инфраструктуры

обеспечат возможность работы с хранимыми документами в уже

привычных программных средах, что сократит время внедрения и

снизит дискомфорт персонала, достаточно часто сопровождающий

внедрение новых технологий.

Непосредственное формирование содержательной части архива

проводится на этапе наполнения, где осуществляются сканирование и

индексация актуальной части существующего архива. Именно на

этом этапе выполняется перевод документов в электронную форму

на основе распознавания сканированных текстов. Оцифрованная информация

после этого уже может обрабатываться программными

средствами, а индексация полей документов обеспечит возможность

проведения последующего поиска необходимых данных. Правильность

отбора данных для индексации позволит в дальнейшем сократить

время поиска.

Этап внедрения включает в себя стадии запуска комплекса и обучения

персонала порядку работы с системой.

Немаловажное значение имеет этап сопровоэюдения, на котором

осуществляются поддержка и сервисное обслуживание электронного

архива. Качество работы системы напрямую зависит от уровня подготовки

обслуживающего персонала, поэтому к обслуживанию электронного

архива должны привлекаться специально обученные специалисты.

Структура программно-аппаратного комплекса предприятия с

использованием электронного архива приведена на рис. 3.16. Пользователи

в процессе работы применяют различные приложения,

обеспечивающие обработку информации в соответствии с функциональными

задачами сотрудников предприятия. Помимо работы с текущей

информацией очень часто возникает необходимость обраще-

Информационные системы делового администрирования 187

ния к ретроспективным документам, которые хранятся в архиве.

Электронный архив обеспечивает связь с рабочими приложениями

посредством интерфейса доступа, интегрирующего архив с информационной

системой предприятия.

Начальное наполнение электронного архива проводится в процессе

выполнения так называемого залпового ввода, который осуществляется

сразу после оснащения предприятия рассхматриваемой системой.

Электронный архив

Подсистема

текущего

ввода

документов

Интеграция с рабочими

приложениями

(интерфейс)

К Ж ^\у^

Хранилище данных

Залповый ввод

данных

Рис. 3.16. Структура программно-аппаратного комплекса предприятия

В связи с тем, что электронные архивы устанавливаются намного

позже начала деятельности предприятий, существует значительный

объем накопившихся бумажных документов. Особенно это характерно

для регистрационных, информационных или учетных организаций.

В интересах сокращения сроков оцифровки существующих массивов

представляется целесообразным привлечение ресурсов сторонней

организации, специализирующейся на создании электронных

архивов. Такое решение продиктовано еще и тем, что дорогостоящая

аппаратура, предназначенная для оцифровки больших массивов документов,

используется один раз, только при первичном наполнении

188 Глава 3

архива, и в последующем предприятию не нужна. Это, например,

относится к универсальным "книжным" сканерам, скоростным промышленным

сканерам, комплексам высококачественного сканирования,

которые могут использоваться для сокращения сроков подготовки

архива. Важно также, что организация получает готовый электронный

архив без передачи документов, а это имеет особое значение

при наличии в массивах документов ограниченного доступа.

Процесс текущего ввода документов (рис. 3.17) предназначается

для расширения электронного архива в повседневной работе. Правильная

организация работы с документами при расширении созданного

электронного архива осуществляется обученными сотрудниками

предприятия.

Документы

(входящие, исходящие,

внутренние) 3F.JP^

Повторение

при низком

качестве

Распознавание

и верификация

1>.^^^ Документы

назначению

В хранилище

м> данных

5Z

Индексация документов >В архивную

базу данных

Рис. 3.17. Структура процесса текущего ввода документов

При использовании специализированных программ формирования

электронных архивов (например, Saperion) в процессе распознавания

индексируемых документов возможны автоматическое разне-

Информационные системы делового администрирования 189

сение информации по индексным полям, разделение ввода индексной

информации по операторам, когда каждый из них будет вносить

только какую-то часть информации, а также использование системных

переменных, которые будут автоматически заносить информацию

в индексные поля (дата ввода документа, идентификатор оператора

и т.д.).

Хранилище данных электронного архива может быть организовано

на основе оптимальной комбинации технологий хранения, базирующихся

на применении RAID (Redundant Array of Independent Disks -

дисковые массивы), ленточных накопителей, использовании различных

(в зависимости от потребностей) компакт-дисков (CD, DVD, МО).

Мировой рынок систем управления документами увеличивается в

среднем на 20 - 30% в год и составляет десятки миллиардов долларов,

поскольку 80% всей информации продолжает храниться на бумажных

носителях. Традиционный архив занимает много места, необходимого

для картотек, папок, светокопировальных устройств и

тому подобных атрибутов. Кроме того, требуются значительные трудозатраты

для сортировки, регистрации и поиска документов, а также

для возврата их в архив. К сожалению, далеко не все организации и

предприятия могут похвастаться безупречно налаженной работой с

документами. При отсутствии должной регламентации нередки случаи

задержек в получении необходимых сведений из-за того, что документ

нужно сначала найти. В худшем случае сотрудник может даже

не получить необходимую информацию, потому что нужную папку

взял кто-то другой или документ был положен не на свое место

после последнего возвращения. В таких ситуациях особенно проявляются

достоинства электронного архива:

• компактность;

• высокая скорость доступа к архивной информации (документ

загружается на экран монитора в течение нескольких секунд);

• эффективная маршрутизация документов;

• архивация для всех потребителей и приложений в одной среде;

• возможность параллельной работы с документом нескольких

пользователей;

• способность системы отслеживать все изменения, внесенные в

документ, и хранить полную историю редакторских правок.

Никто не оспаривает безусловного права на существование традиционных

архивов. Однако чрезвычайно высокая скорость развития

190 Глава 3

информационных технологий, адекватно сопровождающая тенденции

роста уровня информатизации общества и бизнеса, заставляет

задуматься о будущем.__

Вопрос №19

Юридические информационные

Системы

в правовой сфере развит устойчивый интерес к информационно-

поисковым системам. Это прежде всего фактографические системы

по законодательным и нормативным актам. Как инструмент законотворчества

представляют также интерес базы знаний.

Типовыми неавтоматизированными информационными системами

являются библиотечные, промышленные, патентные каталоги,

каталоги стандартов, словари, справочники, энциклопедии. Опыт

работы с этими информационными объектами помогает при проведении

аналогий. В этих системах в качестве поискового критерия

используются поиск по индексу рубрики, лексикографический (алфавитный)

поиск, поиск по ключевым словам в наименовании или в

тексте документа.

Особенно следует отметить форму представления поисковой информации.

Информация может быть представлена в виде адреса

дальнейшего поиска (например, шифра в библиотеке), реферата, полномасштабного

текста документа на экране, в виде твердой копии

(после печати документа на принтере), видеообраза или звукового

образа при использовании технологии мультимедиа.

Постоянно возрастаюш^ее количество правовых документов, динамизм

их обновления, недостаточная согласованность отдельных

правовых актов определяют потребность практического использования

информационно-поисковых систем (ИПС). Можно выделить

правовые ИПС по законодательству, по классификации правовых

норм и прецедентов в отдельных приложениях (например, экономических,

гражданских, уголовно-процессуальных) и др.

Особое место среди правовых ИПС отводится справочным системам

по законодательным и основным распорядительным государственным

актам. Учитывая количество таких актов, отдельные системы

(при одинаковых принципах построения) имеют специализированные

наполнения, которые ориентированы на определенную

предметную область. Повышенным вниманием в последнее время

пользуется финансовая, в частности банковская, сфера.

Законопослушный гражданин должен иметь возможность оперативно

получать нормативные документы, осознавать правовые нормы

и принимать их к выполнению. Спрос определил потребность в

Информационные системы делового администрирования 205

коммерческих компьютеризированных информационно-справочных

юридических системах. Благодаря таким системам пользователь получает

возможность быстро получить подробную информацию по

интересующим его правовым вопросам.

На рынке программной продукции наиболее заметны следующие

правовые ИПС: АРМ "Юрист" агентства Intralex, "Гарант", "Консуль-

тант+", "Дело и право", "Кодекс".

К основным проблемам фирм-разработчиков юридических ИПС

относятся получение своевременной, полной и достоверной исходной

информации, а также доставка ее конечному пользователю.

Первая проблема решается различным образом. Некоторые фирмы

ориентированы на прямые контакты с поставщиками нормативных

актов, включая Администрацию Президента, Совет Федерации,

Государственную Думу, Центральный банк. Министерство финансов

и др. Рассматривались, в частности, проекты создания Единого информационного

центра подготовки правовой информации. Конечному

пользователю в принципе не важно, как получены нормативные

акты фирмой, предоставляющей информационные услуги. В то же

время ясно, что методы получения информации фирмой влияют на

качество предоставляемых ею услуг. Возможность получения информации

из первых рук, да еще в электронной форме намного снижает

вероятность внесения ошибок, неточностей, опечаток в документы,

а прямые устойчивые договорные отношения с законотворческими

органами наряду с юридической компетентностью фирмы

определяют полноту поступающей информации. Качество информации,

поставляемой пользователям юридических ИПС, является условием

благополучного существования на рынке. Особую роль играет

получение достоверной региональной и отраслевой информации, так

как зачастую источники перечисленной информации наиболее труднодоступны.

Что касается второй проблемы, то она тоже решается различным

образом. Информация доставляется конечному пользователю на регулярной

основе многими способами. Традиционный метод пополнения

нормативной базы с помощью рассылки (передачи) дискет или компакт-

дисков постепенно заменяют более прогрессивные технологии:

• подключение абонента к серверу в вычислительном центре поставщика

информации по телефонным каналам и рассылка дополнений

по запросам пользователя по телекоммуникационным каналам;

206 Глава 3

• реализация прямой модемной справочной службы с поиском

информащ1и в вычислительном центре поставщика информации и

передача ее пользователю по телекоммуникационным каналам;

• передача информации по радио- и телевизионным каналам,

включая использование возможностей системы Телетекст в текстовом

и графическом виде.

Все это свидетельствует об активности фирм-разработчиков, занятых

в этой нише.

Определим перечень основных требований к правовым информационным

системам:

• высокий уровень достоверности нормативных актов и полноты

нормативной базы;

• высокий уровень универсальности (обеспечение документальной

поддержки по всем разделам российского законодательства);

• наличие развитого контекстного поиска наравне с атрибутивным;

• возможность формирования индивидуальных архивов, а также

поддержки нормативной базы конкретной организации;

• использование современного дружественного интерфейса на базе

популярных операционных систем;

• развитые средства доставки информации конечному пользователю;

• высокий уровень поддержки, в том числе консалтинга.

Юридическая справочно-информацыонная система - программный

комплекс, обеспечивающий пользователю поиск и ввод информации о

нормативных актах, научно-практических комментариях к ним, о судебной,

арбитражной и нотариальной практике применения по всем

отраслям права Российской Федерации, типовых формах документов,

бланков и других шаблонов, а также ведение делопроизводства.

В базы программных комплексов включаются официальные документы

уполномоченных органов власти и управления РФ, которые

устанавливают, изменяют или отменяют нормы права. Помимо этого в

базы данных включаются неоднократно принимаемые нормативные

акты, носящие преимущественно общий характер и направленные на

регулирование определенного вида общественных отношений. Практически

каждый подобный комплекс содержит две сопряженные между

собой базы данных. Первая включает аннотированную информацию

о принятых нормативных актах в виде картотеки, а также о практике

их применения. Вторая база данных содержит полномасштабные

тексты нормативных актов, документов, комментариев и т.п.

Информационные системы делового администрирования 207

Как правило, развитые правовые информационные системы предоставляют

возможность поиска необходимой информации в трех

основных режимах.

\. Контекстный поиск. Предусматривает возможность поиска

любых понятий, содержащихся в нормативном документе в любом

логическом их сочетании между собой: в наборе документов, в отдельном

документе или его фрагменте. Для этого все тексты документов,

содержащихся в системе, проиндексированы на присутствие

в них смыслообразующих слов, понятий и цифр.

2. Поиск нормативных материалов в режиме "картотеки". Для

поиска используются следующие параметры:

• вид материала (нормативный акт, практика применения,

комментарий и т.п.);

• раздел по классификатору отраслей законодательства;

• наименование (или контекст наименования) нормативного акта;

• орган, принявший нормативный акт;

• вид, дата (период) принятия, номер и источник публикации акта;

• ключевые слова, характеризующие акт, и др.

3. Комбинированный поиск информации. Сочетает в себе возможности

и достоинства каждого из перечисленных способов поиска.

Комплексы строятся по принципу многооконных систем. В них

реализуются гибкие алгоритмы работы со списками документов,

предусматривающие возможность уточняющего поиска, просмотр

последовательности карточек выбранных документов, табличный

просмотр атрибутов списка.

Отметим следующие возможности юридических ИПС:

• ведение конечным пользователем собственной правовой базы

или другой необходимой ему информации на различных уровнях:

аннотаций, полнотекстовых документов, баз данных (без нарушения

основной структуры баз данных комплекса);

• ведение учета, регистрации и поиска корреспонденции пользователя

(делопроизводства);

• проведение юридической экспертизы созданного пользователем

документа на предмет соответствия нормативным актам и практике

их применения;

• протоколирование результатов запросов с уточнением запроса

после получения промежуточного списка;

• анализ исторического среза каждого документа и практики его

использования;

208 Глава 3

• гибкий и оперативный поиск документов даже в условиях дефицита

информации о предмете поиска;

• пополнение информации в удобной для конечного пользователя

форме и в приемлемые сроки;

• телекоммуникационный доступ к серверу агентства для сверхоперативного

получения информации о вновь вышедших документах.

Дружественный интерфейс правовых комплексов не требует от

пользователя специальных знаний компьютерной техники и юриспруденции.

Системы постоянно совершенствуются для улучшения

потребительских качеств (управления информацией, ее хранения и

анализа) и способов доставки оперативной информации конечным

пользователям.__

Вопрос №20

Информационные системы

Управления персоналом

Управление персоналом (в западных компаниях принят термин

"управление человеческими ресурсами" - Human Resource

Management, HRM) - это замкнутый бизнес-процесс, являющийся

составной частью общего процесса управления деятельностью организации

или предприятия.

Управление персоналом (или хотя бы кадровый учет) организуется

на каждом предприятии (будь то десять человек или десятки тысяч

работников), хотя и с разной степенью развернутости. Обычно организации,

численность персонала которого невелика (от 50 до 100 человек),

ведут кадровый учет силами одного специально выделенного

сотрудника-кадровика. Если количество работающих больше, создается

отдел кадров или равное ему структурное подразделение. Достаточно

крупные компании и производственные предприятия управляют

персоналом через отдел (или службу) кадров. Малые организации

(до 30 - 50 человек), полный коммерческий расцвет которых пока

еще впереди, вынуждены взваливать эту непосильную ношу на хрупкие

плечи либо секретаря, либо юрисконсульта, либо другого сотрудника,

например офис-менеджера. При этом достаточно часто

этот сотрудник небольшой компании, отвечающий за кадровый учет,

параллельно выполняет и другие функции, которые обычно и являются

основными. Концептуальные аспекты