Персоналом Юристы Информационный

Портал

Рис. ЗЛО. Прогрессивная схема организации документооборота

178 Глава 3

Документы пересылаются с помощью СУЭД, которая содержит

единые для всей организации базы справочников, классификаторов,

словарей и нормативов. Маршрутизация документов определяется

внутренними регламентами в зависимости от вида документа. В организации

создается архив электронных документов, включающий

два компонента:

• электронный архив, содержащий электронные образы документов;

• базу данных, содержащую электронные документы, созданные

в принятых в организации средах.

Обмен документами с внешними организациями обеспечивается

с помощью информационного портала (рис. 3.11).

Интернет

Рис. 3.11. Схема организации работы с применением портала

Корпоративный информационный портал - средство коллективной

работы сотрудников предприятия (организации) с корпоративными

территориально распределенными информационными ресурсами

на основе применения Web-технологий.

Информационные системь/делового администрирования 179

Как показала практика, внедрение систем управления электронными

документами и переход к полноценному электронному документообороту

позволяют обеспечить следующие результаты:

• сокращение времени обработки документов на 75%;

• рост производительности труда персонала функциональных

подразделений на 20 - 25%;

• повышение качества бизнес-процессов;

• улучшение исполнительской дисциплины;

• рост уровня информационной безопасности;

• возможность перехода к применению электронной цифровой

подписи;

• надежное взаимодействие между рабочими группами;

• переход к использованию единой базы знаний организации.

Достижение перечисленных показателей создаст безусловные предпосылки

повышения эффективности деятельности организации в целом.

Функциональность и архитектура

Системы

Функциональность компьютерной системы - это набор функций,

который в совокупности определяет ее реальное назначение. В частности,

современная система управления документами должна обеспечивать

все библиотечные сервисы (рис. 3.12).

\.Ведение карточки документа. Карточки настраиваются под

специфику организации.

2. Выписка и возврат документов. Обеспечивает возможность

работы с документом вне системы. Наличие этой функции важно еще

потому, что не все сотрудники организации могут иметь доступ к

СУЭД, но они могут отвечать за разработку и согласование документов.

При подготовке документов для внешних организаций документ

формируется и отсылается на рассмотрение клиенту.

3. Создание и редактирование документов.

4. Версионность и управление версиями. В ходе работы над документом

возникает необходимость вернуться к предыдущей версии,

поэтому полезно ее хранить.

5. История работы с документами для учета обращения к документам

и ведения статистики работы, а также подготовки сводных

отчетов.

180 Глава 3

6. Поиск как по атрибутам документа (полям карточки), так и по

тексту (содержанию).

7. Маршрутизация документов для выполнения контроля исполнения

документов и поручений, а также поддержка работы с электронными

документами различных форматов. Для обеспечения системы

разграничения доступа к документам нужно реализовать управление

группами пользователей, ролями и т.д.

%. Интеграция с электронной почтой предполагает возможность

сохранения в архиве почтовых сообщений и прикрепленных файлов,

отправку документов по почте. Адекватная замена бумажного документооборота

возможна только при наличии средств работы со сканированными

изображениями документов.

Ведение карточки

документа

Версионность и

управление

версиями

Поиск

по атрибутам и

тексту документа р^

Выписка-возврат

документов

Маршрутизация

документов

р"

Создание и

редактирование

документов V

История работы

с документами р"

Интеграция

с электронной

почтой р^

Рис. 3.12. Перечень требований к функциональности системы

Наиболее развитое современное программное обеспечение для

систем документооборота позволяет создать Web-представительства

организаций, не прибегая к существенным дополнительным трудоза-

Информационные системы делового администрирования 181

тратам. Это делается не только для того, чтобы клиенты получили

комплексное решение, но главным образом для предоставления возможности

создания систем корпоративного взаимодействия на базе

электронного документооборота с использованием Интернета и Ин-

транета. Внедрение развитой системы управления электронными документами

позволит обеспечить сопровождение целого ряда основных

бизнес-процессов в современной организации (рис. 3.13).

Регистрация

Документов

Контроль

Исполнения Согласование Планирование

Система управления электронными документами

Реквизиты 1

Организации 1

Внешние