Автоматизации управления персоналом

Известно, что автоматизация всегда приводит к повышению интенсивности

труда пользователей: люди больше успевают, поскольку

на компьютер можно переложить рутинную работу, которой в кадровой

деятельности предостаточно.

Программное обеспечение, реализующее функции автоматизации

управления персоналом, должно включать в себя средства, способные

помочь в учете и подборе кадров, в процессах создания подразделения,

способного осуществить конкретную задачу. При этом могут использоваться

различные методы оценки кандидатов по их деловым и личностным

качествам, а также по психологической совместимости друг с

другом. Программные продукты могут осуществлять помощь не толь-

Информационные системы делового администрирования 215

ко в традиционном тестировании, но и при составлении различных

гороскопов и астрологических прогнозов, на основании которых,

вполне вероятно, может быть сформирован слаженный коллектив со

здоровой психологической атмосферой.

В настоящее время к любой автоматизированной системе предъявляются

требования, связанные с возможностью ее настройки при

печати сформированных документов, в том числе приказов, штатного

расписания, справок, личных карточек и т.д. Программы должны обладать

достаточной гибкостью и возможностью адаптации к формам

выходных документов, принятым в конкретной организации.

Все имеющиеся в России автоматизированные системы управления

персоншюм можно условно разделить на три группы (рис. 3.25).

Достоинства Недостатки

ос;

(О

О

II Ф о. го с:

99 к i|s1

I 2.

&

о

Модули

Зарубежных

ERP-систем

Российские

Системы

Управления

Персоналом

Хорошо развиты

Функции

Управления

Персоналом

Не локализованы,

Сложная настройка,

Не учитывают

всех требований

Российских законов

Реализованы

Основные функции

Управления

Персоналом

Функции мотивации

И оценки не всегда

Развиты достаточно

Программы,

Выросшие

Из бухгалтерских

Продуктов

Простота

И легкость

Освоения

Ограничиваются

Автоматизацией

Карточки Т-2

И функцией расчета

Заработной платы

Рис. 3.25. Характеристика систем управления персоналом

К первой можно отнести продукты зарубежных компаний, которые,

как правило, являются модулями известных ERP-систем. Вторая

группа - российские системы, которые изначально разрабатывались

как системы управления персоналом. К третьей группе принадлежат

216 Глава 3

отечественные программные продукты, выросшие из бухгалтерских

программ, разработчики которых начали двигаться в смежные области,

в данном случае - в область управления персоналом.

Управление персоналом - область достаточно обширная, и, естественно,

есть такие участки (например, устранение конфликтов или

адаптация на рабочем месте), которые сложно автоматизировать. Очевидно,

что лишь часть названных функций, специфичных для сферы

управления персоналом, может быть автоматизирована.

Каждая группа средств имеет свои плюсы и минусы. Например, в

зарубежных продуктах, которые опираются на мировой опыт, наиболее

развиты функциональные возможности, связанные именно с

управлением персоналом: оценка, мотивация персонала, карьерный

рост и пр. Есть и минусы - эти системы не всегда окончательно локализованы,

сложно настраиваются и не всегда учитывают всех требований

российского законодательства. В то же время западные кадровые

системы и модули в целом функционально более развиты и изначально

ориентированы на рыночную экономику.

Российские системы управления персоналом, которые можно отнести

ко второй группе, строго говоря, до недавнего времени являлись

чисто учетными. С их помощью можно было учитывать все данные о

персонале, вести кадровое делопроизводство, производить расчет заработной

платы и представлять в электронном виде все необходимые

отчетные документы в Росстат, Федеральную налоговую службу (ФНС

России) и Пенсионный фонд России (ПФР). Стоит отметить, что системы

этой группы хорошо отражают развитие самого рьшка. В них

реализованы те функции, в которых нуждаются отечественные специалисты

по управлению персоналом. В отечественных системах отражена

специфика российского законодательства, заведены необходимые

классификаторы, присутствуют стандартные формы кадрового

документооборота, регламентированные Трудовым кодексом РФ

(ТК РФ) и инструкциями Федеральной службы по труду и занятости

(Роструд). Именно в российских системах учтены особенности начисления

зарплаты с учетом северных коэффициентов, сменности,

тяжелых условий труда, меняющегося налогового законодательства

(на Западе такое разнообразие просто отсутствует).

Что касается третьей группы, то, как правило, разработчики этих

систем ограничиваются автоматизацией карточки Т-2 и функций расчета

заработной платы.

Информационные системы делового администрирования 217

Как правило, кадровые системы имеют модульное построение.

Основные модули, которые есть практически во всех развитых системах

управления персоналом (рис. 3.26), можно охарактеризовать

следующим образом.

Поддержка штатного

расписания

Табельный

учет

Учет

в Пенсионном фонде

России

Учет кадров

Расчет

заработной

платы

Администрирование

системы

Рис. 3.26. Основные функции кадровых систем

Поддерэюка штатного расписания. Служит для описания организационной

структуры компании. С помощью инструментария данного

модуля вводится информация об организационном делении и

штатном расписании.

Учет кадров. Предназначен для ведения всей учетной работы по

персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций по

приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также по подготовке

и учету приказов, формированию разнообразных списков и

отчетных документов. Данные об отпусках, больничных листах и

льготах персонала, вводимые в этот модуль, являются исходными

для расчета заработной платы работников предприятия. Пользователи

системы могут получать произвольные отчеты по любой информации,

введенной в базу данных.

218 Глава 3

Табельный учет. Служит для учета рабочего времени или формирования

табеля за определенный период времени с учетом неявок

(отпусков, по болезни, командировок и пр.) сотрудников. Табель

можно формировать как по подразделениям, так и по всему предприятию

в целом. Данные из этого модуля передаются в модуль "Расчет

заработной платы" в качестве исходной информации для начисления

заработной платы.

Расчет заработной платы. Предназначен для автоматизации

расчета заработной платы сотрудников предприятия, формирования

на основании проведенного расчета различных отчетных документов,

автоматического формирования проводок, отражающих в бухгалтерских

счетах предприятия затраты на оплату труда сотрудников.

Учет в Пенсионном фонде России. Основное назначение модуля -

автоматизация персонифицированного учета сведений о застрахованных

лицах и формирование отчетности для Пенсионного фонда РФ.

Администрирование системы. Служит для настройки работы

системы и организации разграничения доступа пользователей.

Традиционно пользователями кадровых систем являются руководители

предприятий, менеджеры и инспекторы отдела кадров, сотрудники

табельных бюро и военно-учетных столов, инспекторы отделов

труда и заработной платы, главные бухгалтеры и расчетчики

расчетных групп. А уж секретарю или офис-менеджеру, на которого

возложены вопросы кадровой деятельности, подобные системы, безусловно,

окажут существенную помощь, особенно в условиях отсутствия

значительного опыта кадровика.

Между собой системы различаются гибкостью настройки модулей

и удобством работы пользователей. У разных разработчиков различна

скорость выхода новых версий, которые поддерживают изменения

законодательства и учитывают пожелания клиентов. Различаются

вычислительные возможности систем. Так, некоторые системы

могут рассчитывать заработную плату только для небольших предприятий,

тогда как другие успешно справляются с расчетом в компаниях,

где работают десятки тысяч человек. Многие заказчики хотят

иметь комплексную систему, а значит, поставщики систем управления

персоналом должны обеспечить стыковку с программными продуктами

других фирм, особенно это касается систем финансово-

хозяйственной деятельности или соответствующих модулей ERP-

систем. Реальность нашего времени - это холдинговые компании.

Информационные системы делового администрирования 219

следовательно, система должна эффективно работать в распределенной

структуре, причем как с выделенными каналами связи, так и при

их отсутствии.

С учетом имеющихся задач предприятия и его потребностей

обычно и формируется техническое задание на разработку или выбор

соответствующего программного продукта. На основе анализа будущих

потребностей заказчиков и реальной возможности автоматизации

для дальнейшей реализации в системе управления персоналом

чаще всего выбираются следующие области:

• отбор, учет и расстановка кадров;

• оценка персонала;

• обучение и повышение квалификации сотрудников организации;

• планирование карьеры;

• мотивация персонала.

В свете постоянно растущих требований к функциональности

объектов управления персоналом современные автоматизированцые

системы должны в полной мере соответствовать запросам самых

взыскательных пользователей. Поскольку кадровая система должна

быть комплексной, естественна заинтересованность в том, чтобы каждая

решаемая задача была увязана в систему (рис. 3.27).

Функции

]к Критерии

Гдол>1

Профиль

должности

База требований

Рис. 3.27. Современный подход к построению кадровой системы

220 Глава 3

Объединить задачи возможно посредством набора критериев, в

качестве которых могут использоваться знания, навыки и требования,

которые обычно определяются для конкретной должности и применяются

к работникам.

Чаще всего мы привыкли видеть подобный комплекс требований к

работнику в виде должностной инструкции, которая конкретизирует

обязанности и знания в конкретной предметной области. Структура

этого документа известна, методикам его формирования было посвящено

немало публикаций даже в последнее время. Однако одной только

должностной инструкции, выполненной в виде текстового документа,

безусловно, недостаточно. Должностные инструкции чаще всего не

содержат всех требований к умениям, навыкам и знаниям работника,

что не позволяет в полной мере оценить его пригодность к исполнению

конкретной должности. Этот же фактор не позволяет руководству

предприятия спланировать перечень мероприятий, необходимых для

повышения квалификации персонала до нужного уровня.

Выходом из этой ситуации может быть совмещение в базе требований

традиционных положений должностной инструкции и квалификационных

требований к должности.

Совокупность перечисленных требований образует так называемый

профиль должности, который должен формироваться на основе

единой для всего предприятия базы знаний, навыков, компетенций и

прочих обязанностей - базы требований, содержащей стандартизованный

комплекс параметров и характеристик. Такая база может

формироваться для данного предприятия без привязки к конкретной

должности. Профиль конкретной должности формируется из набора

разных требований, каждое из которых может быть применимо к

различным должностям.

Особенностью работы автоматизированной системы управления

персоналом подобного типа является возможность сравнения профиля

определенной должности с профилем конкретного претендента или

сотрудника. При этом возможна самая простая двухразрядная шкала

оценок ("соответствует" или "не соответствует"), однако более предпочтительно

применение шкалы оценок с несколькими разрядами.

Процедуру применения профиля должности можно продемонстрировать

на примере процесса отбора персонала (рис. 3.28). Первичную

фильтрацию можно проводить в автоматизированном режиме при сборе

и анализе сведений о кандидатах, в том числе и через Интернет.

Информационные системы делового администрирования 221

Профиль должности Шкала оценок

Мероприятие 5

Рис. 3.28. Методика отбора персонала

Стандартный вариант сбора сведений, который используется в

большинстве российских компаний сейчас, - это резюме претендентов

на должность. Однако в этом случае весьма затруднительно автоматизировать

обработку информации, поскольку резюме чаще всего

представляет собой текст, имеющий совершенно разные форматы

и структуру. Вследствие этого менеджеры по персоналу, особенно в

крупных компаниях, вынуждены тратить достаточно много времени

на ручной анализ резюме претендентов.

Использование профиля должности обеспечит автоматизацию

отбора кандидатов на первоначальном этапе, что позволит существенно

сузить круг претендентов, которые впоследствии будут приглашаться

на собеседование. При этом кандидаты заполняют автоматизированные

формы профилей кандидатов, выраженные в терминах

базы требований и профиля должности данного предприятия. Следует

отметить, что в некоторых компаниях уже практикуется автоматизированная

обработка специализированных анкетных листов, заполняемых

кандидатами при прохождении первичного собеседования.

222 Глава 3

На основе разработанных профилей можно проводить и оценку персонала.

Если обнаруживается отклонение показателей конкретного работника

от профиля должности, то можно сделать вывод о необходимости

его обучения. Планируя мероприятия по обучению, можно указать,

по каким направлениям следует повысить уровень работника. При этом

можно в том числе предусмотреть возможность получения конкретных

знаний, навыков, компетенций, причем необходимый учет будет производиться

в терминах, заложенных в профиле должности (рис. 3.29).

Профиль должности

З н а н и я

Организация работ

Психология общения

Правовая база

Экономика

Банки

Шкала оценок

Не владеет

Начальный уровень

В процессе развития

Самостоятелен

Эксперт

База требований

Бюржет предприятия

сновы операций с ценными бумагам]

Бухгалтерский учет

Отечественный и зарубежный опыт

Порядок составления отчетности

Уровень навыков

Не владеет

Общее представление, практических

навыков нет

Начальные практические навыки

В процессе развития, требуется

постоянная помощь

Самостоятелен в работе

Признанный эксперт в этой области

Рис. 3.29. Шкала оценок сотрудника

Следовательно, каждому работнику можно при необходимости

автоматически запланировать перечень мероприятий (например, по

обучению, тренингам) для повышения его показателей. На основании

оценки может быть принято решение и о включении сотрудника в

кадровый резерв в случае превышения им показателей, заложенных в

профиле занимаемой должности. Перспективой развития данного

процесса является планирование карьеры.

Информационные системы делового администрирования 223

У менеджеров-кадровиков появляется возможность выполнять

агрегированный анализ ситуации на предприятии. Можно оценить

слабые и сильные стороны предприятия в целом. Результатом такого

анализа может быть, например, вывод о том, что на предприятии не

хватает специалистов с какими-то конкретными навыками. Можно

оценить стоимость обучения по нескольким направлениям и спланировать

именно те мероприятия, которые нужны большинству работников,

нацелены на наиболее важные для предприятия знания и навыки,

но требуют определенных затрат. Появляется возможность

оценить эффективность вложений в развитие персонала, сравнить

интегрированный показатель уровня работников за текущий период с

таким же показателем за прошлый период, например за год.

Развитая система предоставляет широкие возможности по поиску

информации. Пользователи могут решать вопросы, которые традиционно

относятся к области управления знаниями, например осуществлять

поиск экспертов в какой-то узкоспециализированной области

или создавать эффективные проектные команды с участием сотрудников,

обладающих уникальными навыками и знаниями.

Подобный подход позволяет существенно расширить круг пользователей

автоматизированной системы управления персоналом. Каждый

работник сможет посмотреть свой персональный профиль и

сравнить его с профилем должности, которую он занимает, чтобы

самостоятельно оценить степень соответствия. Сравнение с другими

должностями в компании позволит работнику подготовиться к беседе

с руководством о планировании кадрового роста. Руководитель сможет

отслеживать уровень развития подчиненных, планировать их

карьеру, а также мероприятия по развитию. Кроме того, непосредственный

начальник сможет обосновывать уровень оплаты, потому что

мотивационные схемы будут построены на определенных критериях,

причем эти критерии будут понятны и самому работнику. А высшее

руководство предприятия получит достоверную информацию, на основании

которой можно принимать стратегические решения в области

управления персоналом.__

Вопрос №22

Финансово-экономические информационные системы

Возрастание роли финансов при переходе к рыночной экономике не могло не отразиться на автоматизации бизнеса. Учет финансового состояния и анализ динамики развития организации являются ключевыми бизнес-процессами управления. Информационные технологии позволяют унифицировать и существенно ускорить эти трудоемкие процессы, обеспечить оперативность при подготовке регулярной отчетности организаций различного профиля перед вышестоящими и налоговыми органами.

При рассмотрении финансово-экономических систем различного назначения особое внимание уделяется новым продуктам и услугам, основанным на использовании современных информационных технологий (ИТ), в том числе интерактивным услугам клиентам. Практические приложения информационных технологий в бизнесе характеризуются

функциональными возможностями представленных на рынке типовых информационных систем, наличием программных продуктов по соответствующему направлению, особенностями конкретных информационных систем.

Финансовые институты