Практические аспекты реализации

Концепции

Практические задачи, решаемые АУИС, во многом определяются

областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретной

организации. Примерный перечень основных задач (табл. 2.1),

которые должна решать АУИС на различных уровнях управления

предприятием и для различных его служб, к настоящему времени

можно считать общепризнанным.

Автоматизированные системы управления (АСУ) и автоматизированные

системы управления предприятием (АСУП) создавались с конца

1960-х гг. во многих странах, в том числе и в России.

На современном языке типовая классификация такого рода систем

производственного назначения включает в себя следующие типы

систем:

• MRP (Material Requirements Planning) - автоматизированное

планирование потребности сырья и материалов для производства;

используется для описания компонента "производство";

Управленческие информационные системы 93

Таблица 2.1

Уровни и службы

управления

Направления деятельности, обеспечиваемые АУИС

Руководство

предприятия

Координация работ и ресурсов

Контроль работы служб предприятия

Стратегическое планирование деятельности

Обеспечение достоверной информацией о финансовом и

производственном состоянии компании на текущий момент

и подготовка прогноза на будущее

Предоставление оперативной информации о негативных

тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению

ситуации

Формирование представления о себестоимости конечно-

го продукта (услуги) по компонентам затрат

Финансово-

бухгалтерские

службы

Полномасщтабный контроль движения денежных

средств

Реализация необходимой менеджменту учетной политики

и управленческого учета

Планирование, анализ и контроль выполнения договоров,

бюджета и движения финансовых потоков

Управление дебиторской и кредиторской задолженностями

Контроль финансовой дисциплины, бухгалтерской и

управленческой отчетности

Мониторинг и анализ движения товарно-материальных

потоков

Управление

производством

Планирование и контроль выполнения заказов

Планирование загрузки и управление использованием

производственных мощностей

Контроль технологической дисциплины

Документационное сопровождение производственных

заказов

Определение фактической себестоимости продукции

(услуг)

Службы

маркетинга

и рекламы

Продвижение товаров на рынок

Анализ рынка сбыта в целях его расщирения

Формирование политики цен и скидок. Ведение статистики

продаж

Информационно-аналитическая поддержка маркетинга и

рекламы

Поддержание базы данных о клиентах и проведение ак-

тивной маркетинговой политики

94 Глава 2

Продолж:еи14е

Уровни и службы

управления

Службы сбыта

и снабжения

Службы

складского учета

Направления деятельности, обеспечиваемые АУИС

Ведение баз данных клиентов, товаров, продукции, услуг

Планирование сроков поставки и затрат на транспортировку

Оптимизация транспортных маршрутов и способов

транспортировки

Автоматизированная подготовка хозяйственных и клиентских

договоров

Управление системой складского хозяйства

Оптимальное пополнение и размещение на складах с

учетом условий хранения

Оперативный поиск товара (продукции) по складам

Управление поступлениями. Контроль качества. Инвентаризация

• MRP II (Manufacturing Resource Planning^ - автоматизированное

планирование всех производственных ресурсов предприятия (сырья,

материалов, оборудования, его производительности, трудозатрат); используется

для описания компонентов "производство", "логистика";

• ERP (Enterprise Resource Planning) - автоматизация и оптимизация

внутренних бизнес-процессов, планирование как материальных,

так и финансовых ресурсов в масштабе предприятия; используется для

описания компонентов "производство", "логистика", "финансы".

Стремление бизнеса не только контролировать внутреннюю среду,

но и осуществлять мониторинг внешней привело к возникновению

систем управления внешней средой ближнего окружения (frontoffice),

к которой относят конкурентов, поставщиков и потребителей,

и к разработке соответствующих систем учета и управления:

• систем учета информации о конкурентах Бенчмаркинг

{Benchmarking^

• систем учета и управления взаимоотношениями с потребителями

или маркетинга отношений {CRM- Customer Relations Management);

• систем учета и управления взаимоотношениями с поставщиками

штуправления цепочкалш поставок (SCM- Supply Chain Management).

Иерархия указанных систем, которую можно использовать и для

задач контроллинга, отражена на рис. 2.1.

Управленческие информационные системы 95

I I,; I L," 'i ' m l ' / i V il,

J|l| 'ill > I 'I ' yilllP','l,l|' |l['

iiiilii. Ill'" ' 'i...; I

|ь'"|!;';'|'Г';Г|Т;!';г';"''''\;ч i"'i'vi ' ifii ' w,':r'i'!:ii;;n'L,•,,,

| " ' ' l l ' 'l|, II I ' upli h l"', 1 1, III I I I, I I J L I ',^

111'" i;i'|,ii,ik,||'',"" F R p i i ' ",|ll"iHi'i"'"'l'|'i""i.^i', 1, " '

I \Ai \\!i ^-'^' " I'll, |ii|i''Vl'v,iiii!|!'ri,i\'''iifiiiiii«^^^^^ I

Back-office

Front-office

ERP

CRM

CSRP

Рис. 2.1. Иерархия и структура автоматизированных систем учета и управления

Разрабатываются и такие системы учета и управления, которые совмещают

планирование, back- и front-office, в частности CSRF

(Customer Synchronized Resource Planning) - планирование ресурсов в

зависимости от потребностей рынка. Процесс управления предприятием

включает маркетинг отношений (CRM), что дает возможность ин-

тефировать взаимоотношения "потребитель-предприятие" во внутренние

бизнес-процессы предприятия.

Интегрированный вариант получил наименование ERPII (Enterprise

Resource and Relationship Processing) - управление внутренними ресурсами

и внешними связями предприятия (совмещает ERP, CRM,

SCM).

В настоящее время намечается тенденция учета динамики внешней

среды дальнего окружения с помощью так называемого мониторинга

внешней среды по PESTE-факторам (PESTE - Policy, Economy,

Sociology, Technology, Ecology). В табл. 2.2 представлены компоненты

среды и соответствующие им системы учета и управления.

96 Глава 2

Таблица 2.2

Компоненты

среды

Система учета

традиционная

(количественная

информация)

нетрадиционная

(неколичественная

информация)

Автоматизированная система

управления

однокомпо-

нентная

многокомпонентная

Внутренняя среда {back-office)

Производство

Финансы

Логистика

Маркетинг

Структуры

Персонал

База данных

База данных

База данных

База данных

Учет бизнес-

процессов

компании

Библиотека

референтных

моделей

Учет иерархии

управления

компанией

MRPI

Workflow

Структуриза-

тор

Orgware

1 MRP II

ERP

ERP II

ERP

ERP II

MRPII

ERP

ERP II

Внешняя среда блиэюнего окрулсения {front-office)

Поставщики

Потребители

Управление

цепочками

поставок

Маркетинг

отношений

SCM

CRM

ERPII 1

CSRP

ERPII 1

Внешняя среда дальнего окружения (front-office)

PESTE-

факторы

Конкуренты:

реальные,

потенциальные

товары-

заменители 1

Мониторинг

внешней

среды

Бенчмаркинг

Структуриза-

тор

Управленческие информационные системы 97

Итак, в то или иное время во главу угла ставилась определенная

функциональная составляющая менеджмента, и тут же возникали

методы учета тенденций этой составляющей.

Постепенно производственный учет трансформируется в управленческий,

главной отличительной чертой которого является интег-

рированность. Управленческий учет увязывает субсистемы в единую

открытую систему, отслеживающую динамику как внутренней, так

и внешней среды. ЕКР-системы имеют в основе принцип создания

единого хранилища данных, содержащего всю деловую информацию,

накопленную организацией в процессе ведения бизнеса. Такие системы

обладают рядом преимуществ:

• поддерживают как различные типы производства, так и различные

направления деятельности предприятия (применимы для

многопрофильных предприятий);

• наличие единого хранилища данных избавляет от необходимости

передавать данные от подразделения к подразделению, соответственно

нет потери информации: информация вводится в систему

только один раз в том подразделении, TJXQ она возникает, хранится в

одном месте и многократно используется всеми заинтересованными

подразделениями;

• скорость принятия решений возрастает, так как информация

доступна для всех работников, имеющих необходимые полномочия;

• оперативное отражение данных и результатов деятельности дает

возможность принимать обоснованные управленческие решения в

режиме реального времени.

Недостатками ERP-систем являются ориентация только на внутреннюю

среду предприятия без учета влияния внешней среды, а также

большая вероятность срыва управленческой цепочки за счет резких изменений

требований покупателей из-за отсутствия учета этого фактора.

Последнее десятилетие XX в. характеризуется смещением акцентов

с внутренней среды на внешнюю. В результате для сохранения

конкурентных преимуществ разрабатываются системы, совмещающие

учет производственной эффективности с оценкой создания покупательской

ценности.

Планирование ресурсов в зависимости от потребностей рынка

осуществляют СSRP-системы. Они поддерживают полный цикл от

проектирования будущего изделия с учетом требований заказчика до

гарантийного и сервисного обслуживания после продажи.

98 Глава 2

Системы характеризуются следующими особенностями:

• позволяют выявить и учесть текущие и будущие требования к

продукту, варианты цены и услуги, подобрать решение, соответствующее

уникальным требованиям покупателя, решение, которое не

может предложить конкурент в настоящий момент;

• имеют центральную базу данных о покупателях, которую могут

использовать все подразделения, создающие покупательскую ценность;

• отслеживают тенденции спроса на продукцию, выявляют благоприятные

возможности для создания различий, поддерживающих

конкуренцию, и предвидят потребности покупателей;

• обеспечивают персонифицированное обслуживание, в частности,

за счет создания продуктов по спецификациям покупателей;

• используют динамичные ценовые модели, позволяющие определить

стоимость каждого продукта для каждого покупателя;

• оптимизируют производственное планирование на основе действительных

покупательских заказов, а не на прогнозах или оценках;

• снижают как производственные издержки, так и время поставки

за счет двунаправленного свободного потока информации между

покупателем и производителем;

• увеличивают долю рынка и прибыльность продуктов.

Дополнительной надстройкой над информационной системой,

используемой на предприятии, должна стать система поддержки

принятия решений (СППР).

Цель разработки и внедрения СППР - информационная поддержка

оперативных возможностей и комфортных условий для высшего

руководства при принятии обоснованных решений. Так, к основным

финансово-экономическим задачам СППР относятся анализ состояния

и прогноз тенденций бизнеса и рыночной конъюнктуры, планирование

бизнеса и управление его развитием.

Для решения этих задач требуются специфические методы математической

поддержки принятия решений, ряд из них рассмотрен ниже.__

Вопрос №12

Информатизация контроллинга

Управленческие решения на предприятии охватывают все стороны

его деятельности: подготовку производства, собственно производство,

сбыт, работу с персоналом, финансы и др. Основная задача

управления - координация деятельности подразделений для наиболее

эффективного их использования по решению стратегических, тактических

и текущих задач предприятия. Этому должны способствовать

высокий профессионализм сотрудников, широкая информационная

поддержка анализа состояния и тенденций развития, компетентность в

принятии стратегических и тактических решений, планирование и координация

деятельности подразделений для достижения общих целей,

проведение организационных и текущих мероприятий по поддержанию

бизнеса, организация контроля и развития коллектива и личности

в нем. В данной работе ограничимся лишь финансовой стороной

управления.

Особую роль в этой связи играет контроллинг, понимаемый как

управление будущим бизнеса для обеспечения длительного функционирования

предприятия и его структурных единиц. При этом текущий

анализ и регулирование плановых и фактических показателей

подчинены указанной стратегической цели.

Управление бизнес-процессами требует комплексного рассмотрения

как внешних, так и внутренних факторов.

Анализ текущего состояния и перспектив развития собственного

бизнеса, учет неопределенности в динамично изменяющейся макроэкономической

ситуации в России и за рубежом, обострения конкурентной

среды, а также постоянно меняющейся правовой сферы

управления бизнесом недостаточно эффективны без формирования

современной информационной системы контроллинга.

Информационная поддержка менеджмента должна не только

обеспечивать руководство информацией о текущем состоянии дел, но

и прогнозировать последствия тех или иных изменений внутренней

или внешней среды.

Только подобный подход позволит обеспечить организаторов

бизнес-процесса всей информацией, необходимой для детального

анализа текущей ситуации, и предусмотреть необходимые шаги для

совершенствования деятельности.

124 Глава 2

Новые подходы к информатизации контроллинга и внедрение современных

систем поддержки принятия решения призваны:

• объяснить усложняющиеся экономические проблемы организации

и подвергнуть их оперативному анализу;

• обеспечить информационную поддержку управления бизнес-

процессами по установленным целям;

• проанализировать и предложить возможные решения по реструктуризации

и развитию бизнеса.

Назначение и задачи

Информатизации контроллинга

Миссия контроллинга заключается прежде всего в обеспечении

длительного функционирования предприятия и его структурных

единиц. При этом текущий анализ и регулирование плановых и фактических

показателей подчинены указанной стратегической задаче.

На первых порах контроллинг действует как сигнальная система,

ориентированная на принятие своевременных мер при наличии отклонений

от плана. При этом соблюдается цикл поддержания управленческих

решений "план - организация выполнения - учет - контроль

- анализ - регулирование". Система обеспечивает сопоставление

плановых и фактических значений контролируемых показателей,

основанное на плане развития предприятия и структурированной

системе управленческого учета (рис. 2.7).

Определение

целей

Регулирование

Анализ

Планирование

Контроль ^

Организация

выполнения

i

Учет

i

Мониторинг

Рис. 2.7. Структура цикла контроллинга

Управленческие информационные системы 125

По мере развития системы управления на предприятии контроль

и управление со стороны уступают место самоконтролю и самоуправлению

в зависимости от уровня полномочий и ответственности

менеджера. При этом сохраняется централизация видов обеспечения

управления (в том числе информационного).

Взаимосвязи различных компонентов менеджмента, контроллинга,

информатики (информационных технологий), а также задач определения

целей, планирования, анализа, контроля и регулирования

ответственности между службами за результаты деятельности по

управлению отражены на рис. 2.8.

Стратегия

Предприятия

Специализированные

Отделы

Минимизация

Пограничных

Конфликтов

Цель

Постановка

Реализация

Минимизация

Пограничных

Конфликтов

Стратегическое

И оперативное

планирование

Координация

Возможные пути

Достижения прибыли

Для обеспечения

Существования и развития

Предприятия

Информация

Для управления

Предприятием

Рис. 2.8. Распределение функциональных обязанностей