Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Автоматизация документооборота
Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и подготовке выходной информации, что предполагает наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Появление компьютерных технологий не просто изменило характер работы очень многих людей, качест- Информационные системы делового администрирования 175 венно другими стали и производственные отношения, повысились квалификационные требования, раси1ирился круг решаемых задач и выполняемых обязанностей. Но суть управления осталась прежней: управлять - значит приводить к успеху других, приводить к успеху с использованием новых, прогрессивных технологий. В середине 1990-х гг. в связи с распространением компьютерных технологий и ростом количества электронных документов возник спрос на полнофункциональные универсальные системы, которые настраивались бы на решение любых задач. Но в этот же период времени поставщики операционных систем и традиционных офисных приложений стали включать в свои продукты типовые функции до- кументоориентированных систем: версионность, выписка-возврат документов и пр. Многие пользователи стали задаваться вопросом: "Зачем покупать систему управления документами, когда все и так есть в самой операционной системе, например в Windows?" Вот именно этот сакраментальный вопрос и стал камнем преткновения, вызвав задержку широкого внедрения столь необходимых систем управления электронными документами. Безусловно, можно работать и без развитой системы управления электронными документами (СУЭД). Такой вариант приведен на рис. 3.9. В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, применяется общеизвестная программа Microsoft Outlook. С ее помощью пересылаются файлы с документами, эта же программа используется и для пересылки необходимых образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов. К сожалению, работа в подобной структуре приводит к появлению ряда проблем, связанных с организацией документооборота. 1. Разнесенность классификаторов и словарей. Поскольку в подобной структуре нет единого базового компонента, структурные подразделения организации вынуждены локально формировать собственные
системы классификаторов, а также словарей и нормативов. 2. Отсутствие автоматизированных корпоративных справочников. Ввиду того что MS Outlook применяется только для пересылки электронных версий документов, отсутствует возможность подключения каких-либо специализированных справочников, действующих в едином поле организации. Единственное, что можно сделать, - это распространить одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников. 176 Глава 3 MS Outlook Среда Распространения Документов, Электронная почта <:УЛ Финансовый блок Классификаторы С J Словари, нормативы Рис. 3.9. Типовой вариант работы с документами без применения СУЭД 3. Регистрация документов проводится вручную. Все необходимые сведения о документах заносятся в какие-либо таблицы или списки, не обрабатываемые автоматизированными системами. 4. Маршрутизация документов не автоматизирована. Каждый документ направляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Однако это не самое лучшее решение - документ (особенно при согласовании) должен обходить сотрудников по цепочке, определяемой регламентами, принятыми в организации. 5. Затруднено проведение контроля за исполнением. Едва ли доступной операцией становится автоматизированный контроль за своевременным исполнением документа, если речь идет только о пересылке документа по произвольному маршруту. Напомнить о документе в данной схеме можно только дополнительным письмом, отправленным также вручную. 6. Затруднен мониторинг версионности документа, слоэюен процесс согласования. При подобной схеме работы у каждого исполнителя в цепочке может создаваться "своя" версия документа. Даже ее- Информационные системы делового администрирования 177 ли все версии собрать воедино, разобраться в сформированном хаосе будет очень сложно. 1, Невозмоэюность автоматизированного поиска документов. Электронная почта не предполагает проведения подобной операции. Производители систем управления документами быстро поняли
тенденции рынка, и у продуктов появились дополнительные возможности: коллективная работа, управление потоками данных (workflow), работа с образами документов, интеграция с системами OCR, электронной почтой, Интернетом. Системы управления документами стали тесно срастаться с системами управления знаниями. Сегодня крупным организациям, учреждениям, предприятиям нужны мощные современные интеллектуальные системы, которые в то же время должны быть как можно менее заметны. Развитие внутренних и внешних бизнес-отношений ведет к тому, что системы управления документами и знаниями скоро станут необходимыми и обязательными для любой крупной и средней организации. В этой связи более целесообразной организацией документооборота представляется схема, приведенная на рис. 3.10. Электронные Документы Производство Бухгалтерия Маркетинг Справочники, Классификаторы Словари, Нормативы Сервис х Система управлений электронными):|окументами Служба безопасности Руководство Финансовый Блок Управление
|
||||||
Последнее изменение этой страницы: 2017-02-10; просмотров: 136; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.118.30.253 (0.008 с.) |