Использование таблиц в документах MS Word

 

Таблицы

 

Таблицы в документахWordиспользуют,большей частью,для упорядочивания представ-ления данных. В таблицах можно производить вычисления, таблицы можно применять для соз-дания бланков документов. Табличные данные можно использовать для создания диаграмм.

 

Ячейки таблицы могут содержать текст, графические объекты, вложенные таблицы. Для вставки таблицы используют вкладку Вставка.

Для работы с таблицами в Microsoft Word 2007 применяют контекстные вкладки Конст-руктор и Макет группы вкладок Работа с таблицами. Эти вкладки автоматически отображают-ся, когда курсор находится в какой-либо ячейке существующей таблицы.

 

Вставка таблицы в документ Microsoft Word 2007

 

Таблица всегда вставляется в то место документа, где в данный момент находится тексто-вый курсор. Лучше всего поставить курсор в начало абзаца текста, перед которым должна распо-лагаться создаваемая таблица.

 

Таблицу в документ Word 2007 можно вставлять несколькими способами.

Для быстрой вставки простой таблицы на вкладке Вставка нажмите кнопку Таблица и в появившемся табло при нажатой левой кнопке мыши выделите необходимое число столбцов и строк (рисунок 5.1). При наведении указателя мыши срабатывает функция предпросмотра, и соз-даваемая таблица отображается в документе. Таблица занимает всю ширину страницы и имеет столбцы одинаковой ширины.

 

 

Рисунок 5.1 – Вставка простой таблицы

 

Можно заранее установить некоторые параметры для создаваемой таблицы. Для этого:

 

1. Установите курсор туда, где будет находиться создаваемая таблица.

 

2. Щёлкните кнопку Таблица на вкладке Вставка и выберите команду Вставить таблицу.

 

3. В окне Вставка таблицы (рисунок 5.2) выберите требуемое количество строк и столб-цов, а также способ автоподбора. При выборе режима постоянный можно установить ширину столбцов таблицы.

При создании таблицы можно воспользоваться имеющимися заготовками Microsoft Word или собственными, ранее созданными таблицами.

1. Установите курсор туда, где будет находиться создаваемая таблица.

2. Нажмите кнопку Таблица на вкладке Вставка и выберите команду Экспресс-таблицы.

 

3. Прокрутите список таблиц и выберите нужную. Пользовательские таблицы, занесённые

 

в список экспресс-таблиц, обычно располагаются в разделе Общие в конце списка.

 

 

Рисунок 5.2 – Выбор парамет-ров вставляемой таблицы

 

В результате в документ будет вставлена готовая, содержащая текст и оформление таблица. Оформление встроенных экспресс- таблиц Microsoft Word зависит от выбранной темы документа. Вставленная таблица может иметь заголовок. Ненужный текст можно удалить. Можно также из-менить оформление таблицы.

 

Таблица появляется на экране в виде прямоугольника, который расчерчен на строки и столбцы, в результате чего образуются ячейки.

Для определения координат ячейки необходимо сначала определиться с номером строки – 1, 2, 3 и т. д. (считать сверху вниз), а затем в этой строке отсчитать нужный столбец – A, B, C и т.д. (считать слева на право). Пример определения координат ячейки приведен на рисунке 5.3.

 

А

В

C

D

А1

В1

С1

D1

А

2

B2

А3

В

3

С3

 

Рисунок 5.3 – Адресация в таблицах

 

5.3 Преобразование текста в таблицу

 

Для преобразования текста в таблицу необхо-димо разделить текст с помощью табуляции, точки с запятой или другого знака- разделителя, чтобы ука-зать начало нового столбца. Строка таблицы отмеча-ется знаком абзаца.

 

1. Выделите фрагмент документа, преобразуе-мый в таблицу.

2. Щёлкните кнопку Таблица на вкладке

Вставка и выберите команду Преобразовать в таб-лицу.

 

3. В окне Преобразовать в таблицу (рисунок

 

5.4) в счётчике Число столбцов установите число столбцов создаваемой таблицы (число строк устанав-ливается автоматически); в разделе Автоподбор ши-рины столбцов выберите способ изменения шириныстолбцов таблицы (при выборе параметра постоян-ная можно указать ширину столбцов);выберите знакразделителя.

 

 

Рисунок 5.4 – Преобразование текста в таблицу

 

Изменение таблицы

 

Добавление строк

 

Для добавления строк в таблицу можно воспользоваться соответствующими кнопками кон-текстной вкладки Макет следующим образом:

 

1. Установите курсор в любую ячейку строки таблицы, выше или ниже которой требуется вставить новую строку.

2. Нажмите кнопку Вставить сверху или Вставить снизу группы Строки и столбцы.

 

При работе в других вкладках для вставки строк можно воспользоваться контекстнымменю. Для этого:

 

1. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой ячейке строки таблицы, выше или ниже ко-торой требуется вставить новую строку, и выберите из контекстного меню команду Вставить.

 

2. В подчинённом меню выберите команду Вставить строки сверху или Вставить строки

 

снизу.

 

Если в таблицу требуется вставить сразу несколько новых строк, то следует выделить в таблице такое же число строк, а затем воспользоваться любым из описанных выше способов.

При работе с клавиатурой для вставки строки можно поставить курсор справа от самой правой ячейки строки и нажать клавишу Enter.

Новая строка снизу таблицы автоматически появляется, если, находясь в последней ячейке последней строки таблицы, нажать клавишу Tab.

 

Добавление столбцов

 

Для добавления столбцов в таблицу можно воспользоваться соответствующими кнопками контекстной вкладки Макет следующим образом:

 

1. Установите курсор в любую ячейку столбца таблицы, левее или правее которого требу-ется вставить новый столбец.

2. Нажмите кнопку Вставить слева или Вставить справа группы Строки и столбцы.

 

При работе в других вкладках для вставки столбцов можно воспользоваться контекстным меню. Для этого:

 

1. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой ячейке столбца таблицы, левее или правее которого требуется вставить новый столбец, и выберите из контекстного меню команду Вста-

вить.

2. В подчиненном меню выберите команду Вставить столбцы слева или Вставить столб-

 

цы справа.

 

Если в таблицу требуется вставить сразу несколько новых столбцов, то следует выделить в таблице такое же число столбцов, а затем воспользоваться любым из описанных выше способов.

 

Удаление строк и столбцов

 

Для удаления строк и столбцов таблицы можно воспользоваться соответствующими кноп-ками контекстной вкладки Макет следующим образом:

 

1. Установите курсор в любую ячейку удаляемой строки или удаляемого столбца таблицы.

 

2. Нажмите кнопку Удалить группы Строки и столбцы и в меню выберите соответст-

 

вующую команду (Удалить строки или Удалить столбцы).

 

При работе в других вкладках для удаления строк и столбцов можно воспользоваться кла-виатурой или контекстным меню. Для этого:

 

1. Выделите удаляемую строку (удаляемый столбец).

2. Нажмите клавишу BackSpace или щёлкните правой кнопкой мыши по выделенному элементу таблицы и выберите команду Удалить строки (Удалить столбцы).

 

 

Если в таблице требуется удалить сразу несколько строк или столбцов, то следует их выде-лить, а затем воспользоваться любым из описанных выше способов.

 

Клавиша Delete не удаляет строки и столбцы таблицы, а только очищает их содержимое. Однако если выделить одновременно строку текста над таблицей и строку (или строки) таблицы и нажать Delete, то удалится и строка текста, и выделенная часть таблицы. То же самое будет при выделении части таблицы и текста ниже таблицы.

 

Удаление ячеек

 

Удаление ячеек может потребоваться для исправления структуры таблицы.

 

1. Установите курсор в ячейку, нажмите кнопку Удалить группы Строки и столбцы, и выберите команду Удалить ячейки или щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке и выберите команду контекстного меню Удалить ячейки.

В появившемся окне (рисунок 5.5) выберите направление сдвига существующих ячеек таблицы.

 

Рисунок 5.5 – Удаление ячейки таблицы

 

Удаление таблицы

 

Для удаления таблицы можно воспользоваться контекстной вкладкой Макет.

 

1. Установите курсор в любую ячейку таблицы.

2. Нажмите кнопку Удалить группы Строки и столбцы и в меню выберите команду Уда-

 

лить таблицу.

Таблицу также можно удалить, удалив все её строки или столбцы.