Сохранение основного документа

 

Составные документы сохраняются отдельно от основного. Основной документ удобно хранить отдельно, поскольку он может оказаться полезен при выполнении последующих слия-ний.

 

При сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных. В следующий раз, когда документ будет открыт, приложением будет задан вопрос, нужны ли све-дения из этого файла данных для нового слияния в основной документ.

 

В случае ответа Да документ открывается с данными из первой записи, полученными в ре-зультате слияния.

В случае ответа Нет подключение между основным документом и файлом данных разрыва-ется. Основной документ становится стандартным документом Word. Поля замещаются на уни-кальные данные из первой записи.

 

Пошаговый мастер слияния

 

Пошаговый мастер слияния реализован в виде специальной области задач,расположен-ной справа на экране. Шаги Мастера представлены на рисунке ниже.

 

Следуя указаниям Мастера, на первом шаге выберите тип основного документа, например Письма,нажмите кнопку Далее,чтобы перейти к следующему шагу(рисунок9.13).

На втором шаге установите переключатель выбора типа основного.

На третьем нужно указать источник данных. Если он создан заранее, то оставьте значение поля Выбор получателя, установленное по умолчанию – Использование списка, и через ссыл-ку Обзор выберите файл-источник (Имя.doc).

 

 

 

Рисунок 9.13 – Первые три шага Мастера слияния

 

Если необходимо просмотреть записи источника, применить сортировку или фильтрацию, следует выбрать ссылку Изменить список, откроется окно просмотра записей источника, пред-ставленное на рисунке 9.14.

 

 

Рисунок 9.14 – Окно для работы с источником слияния

 

В этом режиме можно редактировать записи и выполнять другие действия, которые ини-циируются кнопками, расположенными в нижней левой части окна (см. рисунок 9.14).

 

Далее выполняются следующие шаги Мастера слияния (рисунок 9.15). Здесь на четвертом шаге в основной документ можно вставить элементы источника. Для этого в основном документе надо выделить место вставки и щелкнуть кнопку Мастера слияния Другие элементы….

 

 

 

Рисунок 9.15 – Последние шаги Мастера слияния

 

Из окна со списком полей (рисунок 9.16) выбирают нужное поле, которое вставляется в текст документа кнопкой Вставить.

 

 

Рисунок 9.16 – Добавление полей слияния

 

 

Затем (шаг 5 и 6)можно просмотреть письма и распечатать их.

 

В основной документ можно добавить управляющие поля, которые вызываются кнопкой

 

Правила на вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей.

Управляющие поля можно вставлять для реализации проверки условий (рисунок 9.17). На-пример, если в источнике данных имеется поле, по которому определяется пол адресата (мужчи-на или женщина), то в письме можно управлять обращением к персоне. Для этого в нужное ме-сто основного документа вставляют управляющее поле IF…THEN…ELSE (если…то…иначе), которое для мужчин будет вставлять, например, текст «Уважаемый», а для женщин – «Дорогая». Проверка идет по полю, определяющему пол персоны. Например, для базы данных, представ-ленной ниже в виде таблицы Excel, поле проверки будет определяться в диалоговом окне, пред-ставленном на рисунке 9.18.

 

 

 

Рисунок 9.17 – Управляющие поля

 

 

	A	B	C	D
	Фамилия	Имя	Пол	Должность
	Свиридов	Иван	муж	менеджер
	Головлева	Анна	жен	бухгалтер
	Шульгин	Федор	муж	менеджер
	Трифонов	Олег	муж	президент
				компании
	Трубецкая	Ольга	жен	торговый
				агент

 

Рисунок 9.18 – Окно вставки поля IF...THEN...ELSE

 

Лабораторная работа № 9

 

Создание серийных документов в Word

 

 

Цель работы:научиться создавать,редактировать и управлять серийными документами.

 

Задание

 

Создать Уведомления о зачислении на работу сотрудников в свою организацию, где вы ис-полняете обязанности начальника отдела кадров. Для этого надо выполнить следующие дейст-вия.

 

1. Создайте и сохраните основной документ (рисунок 9.19) под именем «Уведомле-ние.doc» следующего вида.

Уважаем!

 

Вы приняты на работу в «» на должность с окладом. К исполнению обязанностей приступить с.

 

Начальник отдела кадров	фамилия студента
Рисунок 9.19 – Вид основного документа

 

2. Создайте и сохраните файл – источник данных, в котором необходимо указать имена по-лей подстановки: Пол (для вставки корректного обращения: Уважаемый / Уважаемая); Фамилия; Имя; Отчество; Название организации; Должность; Размер оклада; Дата приема. За основу мож-но взять Таблица 9.1. Для этого скопируйте ее в новый документ. Дополните ее недостающими данными и создайте еще две новые записи.

 

Таблица 9.1 – Источник данных

 

Пол	Фамилия	Имя	Отчество	Организация	Должность	Размер	Дата
						оклада	приема
м	Свиридов	Иван	Сергеевич	Компания "БелАгро"	менеджер	2 000 000 р.	1.12.2009 г.
ж	Головлева	Анна	Константиновна	"ТехКоопИнвест"
	Москвин	Петр	Иванович	ОАО "Менатеп"
	Трубецкая	Ольга	Тимофеевна	"Тандем компью-	президент
				терс"	компании
	Шульгин			МП "Тритон"	менеджер
	Вербицкий	Александр	Александрович		нач. транс-
					портного
					цеха
		Леонид	Матвеевич		гл. бухгал-
					тер
	Трифонов	Григорий	Петрович	Издательский отдел	торговый
				"Русская редакция"	агент

 

3. Сохраните под именем «Источник данных.doc» и закройте файл.

 

4. Вернитесь в основной документ «Уведомление.doc».

5. Перейдите на вкладку Рассылки:

a) выберите получателей, используя существующий список;

b) измените список,применив сортировку таким образом,чтобы вначале поступали напечать письма с обращением к женщинам, а затем письма с обращением к мужчинам в алфавитном порядке;

 

 

c) вставьте поля слияния в основной документ в нужные места;

 

d) Для отображения нужного окончания для слова Уважаемый или Уважаемая используйте кнопку Правила (IF...THEN... ELSE) (Рисунок) Пример заполнения приведен на ри-сунке 9.20.

 

Рисунок 9.20 – Пример заполнения диалогового окна поля Word» (IF...THEN... ELSE)

 

6. После расстановки полей основной документ будет выглядеть как на рисунке 9.21.

 

Рисунок 9.21 – Образец документа с расставленными полями слияния

 

7. Произведите слияние в новый документ для этого выбрать кнопку Найти и объединить – команда Изменить отдельные документы.

8. Результат работы продемонстрируйте преподавателю.

 

Контрольные вопросы

 

1. Какие документы необходимы для процесса слияния?

 

2. В каком виде должен быть подготовлен источник данных для слияния? Что является полями и записями в источнике данных?

3. В какой момент можно расставить поля слияния?

4. Как выполняются фильтрация и сортировка?

5. Как определить количество полученных в результате слияния документов, не выполняя само слияние?

6. Куда может выполняться слияние (просмотр всех записей)?

 

НАСТРОЙКА WORD. МАКРОСЫ