Создание шаблонов в MS Word. Использование полей в документе

 

Поля MS Word

 

Поле –это набор инструкций,результатом которых являются текст или графическое изо-бражение, вставленное в документ.

 

Поля используются для размещения в документе переменных данных, например номер страницы (поле PAGE) или текущей даты (поле DATE).

Поля вставляются автоматически при создании перекрестной ссылки. Кроме того, исполь-зование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (фами-лию автора, имя файла и т.д.), выполнить вычисления, установить связи с другими документами и объектами и многое другое.

 

Просмотр полей в документе

 

Следует различать код поля (инструкции, заключенные в фигурные скобки) и результат по-ля – это текст или графика, вставленные в документ при выполнении инструкции. Переключение между тем и другим – Shift + F9. Вы можете просмотреть все коды полей в документе:

1. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите пункт Пара-

 

метры Word.

2. В разделе Дополнительно установите флажок Показывать коды полей вместо их значений (рисунок6.1).

 

 

Рисунок 6.1 – Настройка параметров Word

 

Сочетание клавиш Alt + F9 переводит коды полей (записи в специальных фигурных скоб-ках) (рисунок 6.2) в значения полей (результат вычислений) (рисунок 6.3) и наоборот.

 

Рисунок 6.2 -– Вид оглавления в кодах полей

 

 

 

Рисунок 6.3 – Вид оглавления в значениях полей

 

Обнаружить поле в документе очень просто – когда ваш текстовый курсор попадает на по-ле, оно выделяется серым цветом. Если этого не происходит, выполните настройку

1. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите пункт Пара-

 

метры Word.

2. В разделе Дополнительно установите Затенение полей (Рисунок)

 

Автоматическая вставка поля

 

Многие поля вставляются автоматически, если вы выполняете соответствующую команду меню.

 

На закладке Вставка: Гиперссылка,Закладка,Перекрестная ссылка,Номер страницы, Дата и время, Объект, Текст из Файла, Формула.

На закладке Ссылки :Оглавление,Предметный указатель, Сноска, Название (к рисунку, таблице или другому объекту), Перекрестная ссылка, Предметный указатель.

При работе с таблицей -Формула на вкладке Макет.

При выполнении слияния документов поля слияния расставляются, используя вкладку

Рассылки.

 

Вставка поля через вкладку Вставка

 

Практически любую инструкцию поля можно вставить при помощи вкладки Вставка в группе Текст (рисунок 6.4) выберите команду Экспресс-блоки, а затем выберите пункт Поле.

 

Рисунок 6.4 – Группа «Текст»

 

Иногда к инструкции поля необходимо добавить дополнительные параметры. Например, при вставке некоторых свойств документа (поле DOCPROPERTY), необходимо указать, какое именно свойство вы хотите вставить. Для этого нажмите кнопку Параметры, в открывшемся окне выберите ключевое слово (например, "Company") и нажмите кнопку Добавить. Сформиро-ванную таким образом инструкцию вставьте в документ (рисунок 6.5).

 

 

 

Рисунок 6.5 – Выбор поля

 

 

Непосредственная вставка поля

 

Можно также нажать клавиши CTRL + F9, чтобы вставить пустые фигурные скобки, и вве-сти соответствующие инструкции между ними. Ограничивающие поле фигурные скобки {} нель-зя вводить с клавиатуры.

 

Обновление полей

 

Даже если информация, которую вы вставили с помощью поля, изменилась (например, сме-нилась дата), результат поля не изменяется до тех пор, пока поле не будет обновлено. Для этого поместите курсор в поле и нажмите F9. Если требуется обновить все поля в документе, придется выделить весь документ (Ctrl + 5 NumLock) и нажать F9. Поле может обновляться перед печатью документа:

 

1. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите пункт Параметры

 

Word.

2. В разделе Экран установите Обновлять поля перед печатью (рисунок 6.6).

 

 

Рисунок 6.6 – Настройка обновления полей при печати

 

Некоторые поля, например Date и Time обновляются при открытии документа.

 

Если необходимо, чтобы какое-либо поле обновлялось, его можно заблокировать – клавиши Ctrl + F11. Снять блокировку с поля можно комбинацией Ctrl + Shift + F11.

Чтобы навечно зафиксировать результат поля, т.е. заменить инструкцию текстом или гра-фикой, нажмите Ctrl + Shift + F9. Эта процедура называется отсоединением поля или разрывом связи с полем.

 

Некоторые коды полей

 

1) Коды полей "Сведения о документе".

 

FileName –имя файла;

FileSize –размер файла;

NumChars –количество символов в документе; NumWords –количество слов;

NumPages –количество страниц;

Author –автор;

Title –название документа;

DocProperty –вставка указанного свойства документа.

 

Замечание:информация берётся из свойств документа(КнопкаMicrosoft Office - Подготовить – Свойства – Свойства документа).

2) Поле = (формула)

Чтобы получить числовой результат, вставьте поле формулы {= } и поместите в него соот-ветствующую математическую формулу, например { =Сумма1 * 2 }. Можно использовать математические операторы (+, -, *, /, %, ^) или функции (SUM, PRODUCT, MAX, MIN). Имена закладок вводятся как текст (Сумма1).

Дата и время.

 

DATE –вставка текущей даты.По умолчанию дата вставляется в формате4/14/2011.Еслитребуется изменить формат, добавьте символы \ @" " и введите между кавычками инструк-ции:

D, DD, DDD, DDDD –день месяца в виде 1, 01, пн, понедельник;

М, ММ, МММ, ММММ –месяц в виде 9, 09, сен, сентябрь;

YY, YYYY –год в виде 03 или 2003.

 

Код поля { DATE \ @"DDDD DММММYY" } даст результат Понедельник1сентябрь2003.