Печать документа в Microsoft Word. Установка колонтитулов.

Как правило, после завершения работы документ отправляется на печать. MS Word предоставляет возможность печатать текущий документ, а также не открывая документ и даже не открывая сам редактор.

Печать текущего документа

1. Открыть требуемый документ.

2. Выполнить команду Файл –> Печать или нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F12. На экране появится окно диалога Печать (рис. 4.49).

3. Нажать кнопку ОК.

В этом случае распечатываются все страницы от начала до конца документа в одном экземпляре с параметрами печати, принятыми по умолчанию или установленными в окне диалога Печать для предыдущего сеанса печати. В качестве альтернативного способа печати открытого документа можно нажать кнопку Печать стандартной панели инструментов.

Окно диалога Печать предоставляет пользователю возможность осуществлять различные варианты печати документа:

· Печать нескольких копий – в поле Число копий раздела Копии указать требуемое число копий документа. По умолчанию в разделе Копии установлен флажок Разобрать по копиям, в результате чего вначале будут напечатаны все страницы первого экземпляра, затем второго и т. д.

· Печать части документа – печать части документа можно осуществить двумя путями: указать в окне диалога Печать номера отдельных страниц (или диапазон страниц) или выделить требуемые страницы перед открытием окна диалога Печать. Кроме того, может быть напечатана только текущая страница документа.

· Печать четных (или нечетных) страниц – для этого в раскрывающемся списке Вывести на печать выбрать Нечетные страницы (Четные страницы).

· Печать дополнительной информации о документе – по умолчанию при выводе на печать MS Word печатает сам документ. Раскрывающийся список Напечатать в окне диалога Печать позволяет вместо документа напечатать информацию о документе.

Дополнительные опции печати

MS Word при печати документов предоставляет еще некоторые средства. Это относится к опциям окна диалога Параметры в окне диалога Печать.

· Черновая печать – в режиме черновой печати вывод документа осуществляется с максимальной для данного принтера скоростью. При этом качество документа существенно зависит от принтера, на который выводится документ. Документ будет распечатан равноширинным шрифтом с игнорированием всех элементов форматирования символов. Графика также не выводится на принтер.

· Печать страниц в обратном порядке – некоторые принтеры упорядочивают страницы документа так, что наверху оказывается последняя страница. В таких случаях целесообразно изменить порядок печати на обратный. Для этого в разделе Режим вкладки Параметры установить флажок В обратном порядке.

· Обновление полей – если документ содержит коды полей, которые не обновляются автоматически, необходимо установить в разделе Режим флажок Обновлять поля. При отсутствии полей в документе устанавливать этот флажок не имеет смысла.

· Обновление связей – перед печатью может потребоваться обновить связи с объектами OLE. Для этого в разделе Режим устанавливается флажок Обновлять связи. При отсутствии в документе объектов OLE устанавливать этот флажок не имеет смысла.

· Фоновая печать – во время печати документа в фоновом режиме можно продолжать работу в MS Word. Для включения фонового режима печати устанавливается флажок Фоновая печать.

· Печать только данных для форм –эта опция имеет смысл, когда сами формы уже напечатаны заранее, и нужно только впечатать данные. Для этого устанавливается Печатать только данные для форм.

Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем, нижнем и боковом полях каждой из страниц документа. Колонтитулы содержат текст и изображения, которые можно изменять. Например, в колонтитулы можно включать номера страниц, время, дату, эмблему компании, название документа, имя файла, а также фамилию автора.

17.Работа с большими документами в Word(оглавление, гиперссылки, автозамены,...)

Под большим документом понимается документ, имеющий не только большой объем, но, и это самое главное, сложную структуру (главы, разделы, параграфы и т.д.).

Создание больших документов и организация их структуры

Работа с большим документом начинается с создания его структуры. В первую очередь необходимо предварительно определить список заголовков. Перейдите в обычный режим (режим черновика) и напечатайте названия нескольких заголовков настоящего пособия. При этом соблюдайте правила:

a) Для каждого заголовка – один абзац.

b) Стиль всех абзацев – Обычный.

Режим просмотра структуры документа

Для того чтобы распределить заголовки по уровню структуры, нужно перейти в режим просмотра структуры документа. Этот режим предназначен для того, чтобы отображать на экране не сам документ, а его структуру. Под структурой понимается иерархия заголовков, включая текст абзацев как самый нижний уровень этой иерархии.

1. Перейдите в режим структуры документа. Для этого выполните команду Вид/Структура.

2. Распределите заголовки по соответствующим уровням структуры. Для этого:

a) Установите курсор в нужный абзац.

b) Используйте на панели инструментов Структура кнопки Понизить уровень и Повысить уровень.

3. Обратите внимание на то, как изменились стили абзацев с заголовками разных уровней (от Заголовок1 до Заголовок3).

4. Перейдите в режим разметки и посмотрите, как отформатирован документ.

Размещение текста

Созданная в результате выполнения всех перечисленных операций структура, подготовлена к тому, чтобы размещать в ней текст. Для размещения текста нужно использовать обычный режим.

Нумерация заголовков

Для автоматической нумерации заголовков необходимо:

1. Выполнить команду Формат/Нумерация заголовков.

2. В окне диалога Нумерация заголовков выбрать соответствующий стиль.

3. При необходимости изменения стиля нажать кнопку Изменить.

Для того чтобы удалить номер заголовков, необходимо:

1. Выполнить команду Формат/Нумерация заголовков.

2. В окне диалога Нумерация заголовков нажать кнопку Удалить.

Работа с колонтитулами

Колонтитул- заголовочные данные, включающие в себя, как правило, название произведения, части, главы, параграфа и помещаемые над (верхний колонтитул) или под (нижний колонтитул) текстом каждой страницы документа.

Для того чтобы создать колонтитул, необходимо:

1. Выполнить команду Вид/Колонтитулы.

2. Набрать и отформатировать в области колонтитула нужный текст.

3. На панели инструментов Колонтитулы нажать кнопку Закрыть.

Для того чтобы в последующем изменить или удалить колонтитул, необходимо:

1. Выполнить команду Вид/Колонтитулы или дважды щелкнуть по колонтитулу.

2. Отформатировать в области колонтитула нужный текст или удалить его.

3. На панели инструментов Колонтитулы нажать кнопку Закрыть.

Нумерация страниц

Для того чтобы пронумеровать страницы, необходимо:

1. Выполнить команду Вставка/Номера страниц.

2. В диалоговом окне Номера страниц установить нужные параметры нумерации.

При этом Word использует колонтитулы. По этому в последствии пользователь может изменить соответствующий колонтитул, например, добавив в него текстовые надписи, элементы форматирования или вообще удалить его.

Пронумеруйте страницы в Вашем документе так же, как в настоящем пособии.

Оглавление

Word располагает средствами автоматической компиляции оглавления большого документа. В оглавление включаются заголовки, имеющие стандартный стиль форматирования.

Для создания оглавления, необходимо:

1. Установить курсор в то место, где планируется разместить оглавление.

2. Выполнить команду Вставка/Оглавление и указатели.

3. Во вкладке Оглавление диалогового окна Оглавление и указатели установить нужные параметры оглавления.

4. Если вместо оглавления на экране присутствуют коды поля, то необходимо установить курсор на это поле и нажать клавиши Shift+F9.

Для того чтобы в последствии обновлять оглавление, необходимо:

1. Установить курсор в то поле, где находится оглавление.

2. Нажать клавишу F9.

3. В диалоговом окне Обновить оглавление выбрать способ обновления оглавления