При каких условиях возможно употребление в тексте документа сокращённых слов?

При каких условиях возможно употребление в тексте документа сокращённых слов?

Сокращения слов:

1. В документах можно использовать только общепринятые сокращения.

2. В тексте нельзя употреблять в одном случае сокращение, а в другом написать полностью.

3. Если в тексте используется специальное сокращение, то сначала оно записывается полностью, а в скобках указывается сокращение.

4. При написании адреса слово «город» сокращается «г.». Буква г. не ставится перед словами «Москва», «Санкт-Петербург» и перед названиями городов, в составе которых есть корень «город» (Новгород).

 

 

Назовите основные правила написания чисел и дат в документе.

Написание чисел:

1. Многозначные числа группируются справа налево по три: 1485360 – 1 485 360.

2. Числа в обозначении технических устройств не группируются. Если в таких обозначениях цифра предшествует букве, то число записывается без интервалов: токарный станок типа 1К63М. Если сначала идёт буква, а потом цифра, то между буквой и цифрой ставится дефис: ТУ-134.

3. Номера телефонов разбиваются на группы и записываются без дефиса: 365 88 82.

4. Простые дроби записываются через черту: .

5. При написании адреса знак № не употребляется. Если в адресе есть номер корпуса, то он записывается через косую черту с номером дома. Если в номере есть буква, то она записывается рядом с номером дома без интервала и строчная. Номер квартиры или офиса записывается через дефис.

6. Порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, записываются с падежным окончанием: 3-й километр. Если числительное обозначено римскими цифрами, то падежного окончания нет. Приблизительные числа записываются словами: около сорока тонн. Если арабская цифра входит в состав прилагательного, то она записывается через дефис: 5-этажный дом.

Оформление дат:

1. Цифровой способ: арабскими цифрами, отделёнными точками, без переноса в следующем порядке: число, месяц, год. Например: 08.09.2016.

2. Словесно цифровой: 08 сентября 2016 год.

3. Обозначение срока, начинающегося в одном году, а заканчивающегося в следующем, пишутся через косую черту: 2015/2016 учебный год.

Если в документах указывается только год, то слово «год» пишется полностью, если называется и месяц, и число, то слово «год» можно сокращать (г.).

 

 

4. Какой документ устанавливает состав и правила оформления реквизитов?

Реквизит документа – это обязательный элемент любого официального документа, позволяющий идентифицировать документ.

Состав и правила оформления реквизитов документа определён стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.

01 Герб РФ 02 Герб субъекта РФ – по центру в верхнем поле документа с отступом от края 3 мм.

03 Эмблема (символическое графическое изображение) / товарный знак (отличительное обозначение) – на левом поле документа на уровне наименования организации. Запрещается заменять наименование организации эмблемой.

04. Код организации – 8-значное число, последняя цифра которого печатается через интервал. Помещается под наименованием организации или под справочными данными об организации.

05. Код формы документа – 7-значное число.

07. ИНН/КПП – выставляется в соответствии с документами выданными налоговым органом.

08. Наименование организации – характеризует автора, без сокращений, точно соответствует уставу, на бланке в именительном падеже. Проставляется в верхнем левом углу или по центру документа. При отсутствии данного реквизита, документ недействителен.

 

08. Справочные данные об организации вкл.:

- юридический адрес;

- номер телефона и факса, адрес электронной почты;

- банковские реквизиты (на финансовых документах).

Обязателен на бланках: писем, исходящих документов, внутренних документов.

 

Дата документа.

На документе должно быть несколько дат:

- дата подписания;

- дата утверждения;

- дата согласования.

Датой документа является дата подписания документа. Проставляется ниже наименования вида документа рядом с номером документа.

 

Гриф ограничения доступа.

Располагается на верхнем поле документа в правом углу без кавычек и может включать следующие слова: конфиденциально, лично в руки и т.п.

 

15. Адресат (тот, кому направляется документ).

Чаще всего используется в служебной переписке. Располагается в правом верхнем углу, печатается через два интервала и включает в себя:

- наименование организации в именительном падеже;

- наименование структурного подразделения в именительном падеже;

- наименование должности в дательном падеже;

- почтовый адрес в именительном падеже.

Если письмо направляется физическому лицу, то сначала записывается почтовый адрес, затем инициалы и фамилия адресата.

 

Гриф утверждения документа.

Некоторые документы приобретают юридическую силу только после их утверждения первым руководителем или вышестоящей организацией. Проставляется в правом верхнем углу документа на одном уровне с наименованием организации. Включает в себя слово УТВЕРЖДАЮ заглавными буквами без кавычек и двоеточия, полное наименование должности лица, утвердившего документ; личную подпись с расшифровкой и дату утверждения.

 

Резолюция.

Это рукописное распоряжение должностного лица о том, кто и в какие сроки должен исполнить документ.

Пишется в любом свободном месте документа или на отдельном листе формата А5 и включает в себя: фамилию или должность исполнителя (кто?), содержание поручения (что сделать?), срок (когда?) и подпись руководителя без расшифровки.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным является тот, кто указан первым.

Отметка о контроле.

Проставляется в левом поле документа рядом с заголовком к тексту и представляет собой слово «контроль» или букву К, выполнение от руки или штампом. Выполняется красным цветом.

 

Текст документа.

Текст официального документа выполняется на русском языке на формате А4 через 1,5-2 интервала, а на формате А5 – через 1 интервал.

Данный реквизит представляет собой связный текст, таблицу или сочинение этих структур.

 

Подпись.

Обязательный реквизит, без которого документ не имеет юридической силы. В него входит: полное наименование должности, личная подпись и расшифровка подписи (И.О.Фамилия) без скобок.

Печатается от левого поля под текстом, расшифровка подписи от правого поля.

 

Виза согласования.

С помощью данного реквизита оформляется внутреннее согласование документа. Включает в себя наименование должности визирующего лица, личную подпись с расшифровкой и дату визирования.

Если должностное лицо не согласно с проектом документа, то к визе добавляются слова «замечания прилагаются».

Может проставляться в нижней части оборотной стороны документа или в нижней части лицевой стороны копии документа.

 

25. Печать заверяет подпись должностного лица.

Перечень документов, на которых проставляется печать, правила пользования и хранения печатей должны быть прописаны в Инструкции по делопроизводству и в должностных инструкциях.

Существуют печати двух видов: гербовая и простая. Простая печать может быть любой формы и воспроизводить название организации или структурного подразделения. Гербовая печать имеет круглую форму, в центре круга располагается герб РФ, а по окружности – название организации и её юридический адрес.

Печать на документе должна быть хорошо читаема и одним своим краем задевать наименование должности лица, подписавшего документ. Нельзя ставить печать на личную подпись руководителя.

 

Отметка о заверении копии.

Проставляется ниже реквизита «Подпись» от левого поля. Печатается слово «Верно» без кавычек и двоеточия, на следующей строке печатается наименование должности заверившего копию, его личная подпись с расшифровкой. Ниже – дата.

 

Отметка об исполнителе.

Используется для оперативной связи с исполнителем. Проставляется на лицевой или оборотной стороне документа в левом нижнем углу. Состоит из ФИО исполнителя и номера его телефона.

 

Что такое бланк документа?

Бланк документа – это набор постоянных реквизитов, позволяющих идентифицировать автора официального документа.

 

 

Какие бывают бланки?

Бланки документов могут быть напечатаны типографским способом или введены в базу ПК. Бланки изготавливаются на белой или бумаге светлых тонов.

Общий бланк предприятия используется для издания организационно-распорядительных документов, кроме письма.

Бланк письма используется только для служебной переписки. На нём отсутствует реквизит «Наименование вида документа» и добавляется реквизит «Ссылка на номер и дату инициативного документа».

Как только в общий бланк добавляется наименование вида документа, он становится бланком конкретного вида документа.

Различают бланки с угловым (флаговым) и продольным расположением реквизитов.

 

 

При каких условиях возможно употребление в тексте документа сокращённых слов?

Сокращения слов:

1. В документах можно использовать только общепринятые сокращения.

2. В тексте нельзя употреблять в одном случае сокращение, а в другом написать полностью.

3. Если в тексте используется специальное сокращение, то сначала оно записывается полностью, а в скобках указывается сокращение.

4. При написании адреса слово «город» сокращается «г.». Буква г. не ставится перед словами «Москва», «Санкт-Петербург» и перед названиями городов, в составе которых есть корень «город» (Новгород).