Изменение и установка полей страницы

1. На вкладке разметка страницы в группе Параметры страницы выберите команду Поля.

2. Выберите нужный тип полей. Для установки наиболее часто используемого размера полей выберите в списке значение Обычное.

Выбранный тип полей автоматически применяется ко всему документу.

3. Параметры полей можно задать самостоятельно. Перейдите на вкладку Поля, нажмите кнопку Настраиваемые поля, а затем введите новые значения в полях Верхнее, Нижнее, Левое и Правое.

ПРИМЕЧАНИЯ

• Для изменения полей, используемых по умолчанию, после установки новых параметров поля нажмите кнопку Поля, а затем — кнопку Настраиваемые поля. В диалоговом окне Параметры страницы нажмите кнопку По умолчанию, а затем нажмите Да. Новые настройки будут сохранены в шаблоне, на котором основан документ. С этого момента в каждом новом документе, основанном на данном шаблоне, по умолчанию будут использоваться новые параметры полей.
• Для изменения поля для части документа выделите соответствующий фрагмент текста, а затем введите новые значения для полей в диалоговом окне Параметры страницы. В поле Применить выберите параметр Выделенный текст. Разрывы раздела будут автоматически вставлены до и после выделенного фрагмента текста в Microsoft Word. Если документ уже разбит на разделы, щелкните в нужном разделе или выделите несколько разделов, а затем измените значения полей.

Поля можно еще настраивать с помощью линейки.

№28 Нумерация страниц. Параметры колонцифры (MSWord).

Страницы многостраничного документа, как правило, нумеруются. Обычно номер располагается в верхнем или нижнем поле у правой границы или посередине. Номер всегда является частью колонтитула, может изменяться только способ его вставки. Пронумеровать страницы можно двумя способами: 1) с помощью команды Вставка -> Номера страниц; 2) с помощью команды Вид -> Колонтитулы;

В первом случае номер вставляется в колонтитул как объект. При вставке номера указывают положение номера на странице, способ выравнивания (по горизонтали), формат номера и его состав (можно включить номер главы), начальный номер.

Во втором случае номер вставляется как текстовый элемент колонтитула (автотекст) посредством кнопки «#» на панели инструментов «Колонтитулы».

 

№29 Табуляция. Использование настраиваемой табуляции для оформления структурированных абзацев.

Средства табуляции. Табуляцию, как правило, используют для оформления структурированных абзацев, каждая строка которого состоит из нескольких структурных элементов, т.е. для размещения текста в нескольких колонках. Word позволяет использовать два вида табуляций: по умолчанию (действует для всего текста) и установленную (действует для отдельных абзацев). Mapкеры (позиции) табуляции устанавливаются посредством команды Формат -> Табуляция (или Формат -> Абзац -> Табуляция).

В поле «По умолчанию» указывается величина интервала, на который перемещается курсор при нажатии клавиши <Таb>. Поле «Позиции табуляции» предназначено для установки маркера табуляции, т.е. позиции, на которую будет установлен курсор при нажатии клавиши <Таb>. Существуют пять типов табуляции (выравнивания текста относительно позиции табуляции):

по левому краю (маркер указывает левую границу текста); по правому краю (маркер указывает правую границу текста);

по центру (маркер указывает центр текста);

по разделителю (маркер указывает положение десятичной точки чисел);

с чертой (в позиции табуляции располагается черта).

Для установления маркеров следует выполнить следующую последовательность действий (при открытом окне Табуляция):

1) ввести положение позиции табуляции от левого края поля набора в поле «Позиция табуляции»;

2) выбрать тип табуляции в группе «Выравнивание»;

3) щелкнуть по кнопке «Установить» (позиция табуляции отображается в списке);

4) повторить п. 1-3 для каждого маркера;

5) щелкнуть по кнопке «Ok» (маркеры табуляции отобразятся на верхней линейке).

Для удаления маркера табуляции следует выделить его в списке и щелкнуть по кнопке «Удалить».

Для размещения структурных элементов в нужном месте строки следует устанавливать курсор в начало структурного элемента и нажимать клавишу Tab. Поскольку за клавишей Tab может быть закреплена функция установки отступа слева, следует снять флажок «установка отступов клавишами» (Сервис—Параметры—вкладка Правка).

№30 Подготовка документов на основе образцов. Бланочная часть документов и её заполнение.

Бланочная часть документа – подчеркнутые полностью пустые строки или части строк с подстрочниками или без. Подстрочники оформляются отдельным абзацем. На первом этапе формируется «пустой» абзац, в который в последствии будет вставлен текст. На следующем этапе отдельным абзацем набирается подстрочник. Если в документе используется несколько строк с подстрочниками, они набираются последовательно: «пустой» абзац, подстрочник, «пустой» абзац, подстрочник и т.д.

Заполняемая текстом строка («пусто» абзац), подчеркивается. Для этого целесообразно использовать команду Формат -> Границы и заливка, в окне которой при открытой вкладке «Граница» установить толщину линии в пт и расположение линии – под абзацем. Для оформления подстрочника используется надстрочное начертание символов, что осуществляется путем выделения текста подстрочника и применения к нему шрифтового оформления: значок верхнего индекса в режиме «Формат -> Шрифт».

Подчеркнутую «пустую» часть строки рекомендуется создавать и оформлять следующим образом:

· Ввести последовательность пробелов, причем первый и последний пробел – неразрывные (Ctrl+Shift+Space (пробел))

· Применить к последовательности пробелов шрифтовое выделение – подчеркивание (Формат -> Шрифт -> Подчеркивание).

Для создания «пустой» подчеркнутой строки можно использовать и средства настраиваемой табуляции.

Заполнение бланочной части документа следует производить в режиме замен для части строк (выделить «пустую» подстроку и набрать требуемый текст) и в режиме вставки для полностью пустых строк.

№31 Подготовка и оформление таблиц.

Word предоставляет в распоряжение пользователей разнообразные средства обработки таблиц. В последние годы таблицы стали эффективным средством оформления Web-страниц. Так, например, таблицы – это простейшее средство для имитации на Web-странице газетного или журнального текста, имеющего две и более колонок.

Создание таблицы. Для создания таблицы необходимо выполнить Таблица -> Добавить -> Таблица. На экране появится диалоговое окно «Вставка таблицы», в котором следует задать число столбцов и строк, а также способ подбора ширины столбцов. Для вставки таблицы в документ необходимо нажать Ок.

Если вместо конкретного размера задать параметр Авто, включится режим «автоподбор», благодаря которому столбцы таблицы могут эластично форматироваться в соответствии с соответствии с имеющимся содержанием. Режим автоподбора задают соответствующим переключателем:

· Постоянная ширина – общая ширина таблицы равна ширине поля набора документа, а ширина каждого столбца постоянна и зависит от количества столбцов;

· По содержимому – ширина каждого столбца пропорциональна объему данных, содержащихся в нем;

· По ширине окна – специальный режим для таблиц, размещаемых на Web-страницах.

По умолчанию линии в таблице рисуются пунктиром. Чтобы получить на экране и при печати сплошные линии, следует маркировать всю таблицу и выполнить команду Формат -> Границы и заливка пункта меню.

Оформление таблиц.

А) Редактирование таблиц. Под редактированием таблиц подразумевается редактирование их структуры. Редактирование структуры таблиц сводится к следующим операциям:

· Добавление заданного количества столбцов (Таблица -> Добавить столбцы);

· Добавление заданного количества строк (курсор в начало абзаца, следующего за таблицей -> Строки выше);

· Удаление выделенных ячеек, строк и столбцов (Таблица -> Удалить);

· Слияние (объединение) выделенных ячеек;

· Разбиение выделенных ячеек

Б) Форматирование таблицы – управление размерами структурных элементов таблицы. ФТ можно выполнять в командном и интерактивном режиме. В Ком. режиме для этого используется окно команды Таблица -> Свойства таблицы. Элементы управления вкладок окна «Свойства таблицы» позволяют:

Вкладка «Таблица» -

· Задавать расположение таблицы относительно полей – переключатель «Выравнивание»;

· Задавать расположение таблицы относительно окружающего текста – переключатель «Обтекание»;

· Определить/переопределить вариант оформления внутренних и внешних рамок таблицы – кнопка «Границы и заливка»;

· Здавать размеры внутренних полей ячеек и интервалы между ячейками;

Вкладка «Столбец» -устанавливать ширину столбца;

Вкладка «Строка» -устанавливать высоту;

В Интерактивном режиме таблицу форматируют с помощью маркеров, появляющихся при наведении указателя мыши на таблицу или её элементы.

 

№32 Сноски: средства создания и оформления.

Пояснительный текст и/или библиографическая ссылка могут размещаться внизу страницы (текста) – обычная сноска, или в конце документа (раздела) – концевая сноска. Сноска связывается с основным текстом ссылочным знаком, вид которого может быть задан. Вставка сноски осуществляется посредством команды «Вставка -> Сноска», в окне которой устанавливаются необходимые параметры:

· Вид (обычная или концевая)

· Вид ссылочного знака (число или специальные символы);

· Положение (в конце документа/раздела или внизу страницы/текста);

· Формат номера;

· Начальный номер;

· Способ нумерации (в пределах всего документа, раздела или постраничный).

После выполнения команды курсор устанавливается в местоположение сноски, куда и следует ввести текст сноски. Для вставки следующих сносок можно использовать кнопку на панели инструментов. Текст сноски – это отдельный абзац, который оформляется теми же средствами, что и абзацы основного текста.

№33 Понятие шаблона документа и стиля оформления: их использование.

Стили и шаблоны – средства автоматизации создания и оформления документов.

Стили оформления – это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок).

Текстовый редактор Word позволяет создавать два типа стилей: стили символов и стили абзацев.

Стили создаются для того, чтобы иметь возможность быстро форматировать фрагменты текста и абзацы, что позволяет экономить время при работе с объемными документами. Работа со стилями состоит в создании, настройке и использовании стилей.

Создание стилей символов и абзацев. Создание стилей осущ. посредством команды Формат -> Стиль: в окне «Стиль» щелкнуть по кнопке «Создать». В окно «Создание стиля» следует задать в поле «Имя» - имя стиля, в поле-списке – «символ» или «абзац» и нажать Ок. Далее следует щелкнуть по кнопке Применить, чтобы присвоить новый стиль выделенному фрагменту или абзацу и вернуться к документу.

Создание и использование шаблонов. Шаблоны – это совокупность стилевых настроек, хранящихся отдельно от документов. Это своеобразный макет документа, который «хранит» его формат, расположение основного текста на странице и положение сносок, вид и расположение колонтитулов, способ нумерации страниц, стили оформления всех структурных элементов документа. По команде Файл -> Создать открывается диалоговое окно «Создание документа», в котором можно выбрать шаблон.

Для изменения текущего шаблона документа необходимо войти в диалоговое окно Шаблоны и настройки (Сервис -> Шаблоны и настройки) и использовать кнопку «Присоединить». В открывшемся окне «Присоединение шаблона» нужно выбрать нужный шаблон в папке Шаблоны.

Создать новый шаблон на базе шаблона можно следующим образом. По команде Файл -> Создать открывается окно Создание документа, в котором следует установить переключатель «Создать» в положение «Шаблон» и выбрать стандартный шаблон, на базе которого он создается. После настройки всех необходимых параметров следует выполнить команду Сохранить команду как, выбрав в списке «Тип файла» элемент «Шаблон документа (*.dot)

№34 Понятие колонтитула: средства создания и оформления.

Колонтитул – это абзац, который может содержать следующие элементы: номер страницы, дату печати документа, эмблему организации, название документа, фамилию автора и т.п. Колонтитулы могут располагаться в верхнем или нижнем полях страницы, могут быть различными для четных и нечетных страниц, а также иметь уникальный вид на первой странице документа (в частности, на первой странице колонтитул вообще может отсутствовать).

«Различие» колонтитулов для разных страниц документа устанавливается посредством команды Файл -> Параметры страницы -> Вкладка «Макет» (группа параметров «Различать колонтитулы»). Существует возможность использовать один и тот же колонтитул для всего документа или определить разные колонтитулы для разных частей документа (разделов). Расположение колонтитулов от края листа устанавливается в полях «От края до колонтитула» (вкладка «Поля» команды Файл -> Параметры страницы).

№35 Автоматизированное создание оглавления структурированного документа.

Использование для оформления текстовых документов шаблонов и, в частности, стилей абзацев позволяет автоматизировать процесс создания оглавления для документов сложной структуры. Для оформления заголовков разных уровней (например, глава, параграф, пункт) следует использовать соответствующие стили: Заголовок 1 для заголовка 1-ого уровня, Заголовок 2 – 2-ого уровня, Заголовок 3 – 3-го уровня и т.д.

Оглавление создается как внутренний объект, который может быть расположен в начале или в конце документа. Каждый элемент оглавления является абзацем, который содержит название и, как правило, номер страницы (пространство между названием и номером может быть заполнено спец. символами, например, отточием). Оглавление имеет многоуровневую структуру, отображающую структуру документа. Элементам оглавления разных уровней ставятся в соответствие следующие стили оформления: Оглавление 1, Оглавление 2, Оглавление 3 и т.д.

Создание оглавления осуществляется посредством команды Вставка -> Оглавление и указатели -> Вкладка «Оглавление». В открывшемся окне команды следует указать:

· Количество уровней заголовков в оглавлении (Уровни:);

· Наличие номера страницы (Показать номера страниц);

· Положение номера страницы (Номера страниц по правому краю);

· Вид заполнителя (Заполнитель:).

№36 Средства создания многоколонного текста.

Установка формата документы выполняется посредством команды Файл -> Параметры страницы: устанавливают размер листа бумаги и его ориентацию, величину полей, расположение текста на листе (с одной или двух сторон).

Форматирование текста включает в себя форматирование символов, форматирование абзацев, расположение текста на странице (одноколонное или многоколонное), создание маркированных и нумерованных списков.

Для выполнения форматирования текстовых фрагментов их необходимо предварительно выделить (маркировать). Для форматирования текста используется команда Формат или кнопки панели «Форматирование».

№37 Электронные таблицы: назначение, основные и дополнительные функции (MSExcel).

Электронные таблицы – это одно из эффективных средств обработки табличной информации и организации расчетов.

Первая электронная таблица VisiCalc была создана в 1979г. Дж. Брикклином и предназначалась для простейших расчетов. С тех пор разными фирмами было выпущено множество программных продуктов аналогичного типа, но с более развитыми функциями и возможностями. Например, это широко известная программа Lotus-1-2-3, системы SuperCalc, QuattroPro и другие.

В настоящее время ведущее положение на мировом рынке программных продуктов такого класса занимает электронная таблица Excel, входящая в состав знаменитого пакета MicrosoftOffice. Возможности электронных таблиц весьма многообразны, их интерфейс удобен, гибок и понятен. Как следует из названия, этот инструмент предназначен для выполнения табличных расчетов, характерных для управления и бизнеса.. Электронную таблицу можно считать алгебраической машиной – она не только с константами, но и переменными. Такими переменными здесь являются ссылки на ячейки таблицы.

Множество сервисных средств облегчают использование программы. В состав Excel входят следующие элементы:

· Настройка внешнего вида экрана и таблицы под запросы пользователя;

· Развитый математический аппарат, включая средства статистики;

· Множество встроенных функций;

· Средства выразительного оформления данных в таблице;

· Деловая графика, позволяющая в наглядной форме отобразить полученные результаты в виде диаграмм;

· Специальные инструменты (Мастера) для реализации большинства технологий;

· Система создания собственных пользовательских функций, макрокоманд, автоматизирующих ввод или вывод данных с использованием языка VisualBasic;

· Система динамической связи Excel-документов с другими Windows-приложениями;

· Возможность импорта данных из внешних баз данных;

· Использование нескольких языков одновременно с контролем грамматики;

· Возможность иллюстрировать таблицы за счет рисунков из библиотеки клипов ClipArt;

· Средства публикации документов в Web и извлечения необходимой информации по запросам из распределенных в Internet баз данных;

№38 Понятие книги, листа, ячейки электронной таблицы. Абсолютная и относительная ссылка на ячейку.

Книга – это документ, создаваемый программой Excel, самая крупная единица данных. Книга содержит рабочие листы. Она может быть сохранена в виде файла с расширением *.xls.

Рабочий лист – образует рабочее пространство пользователя. Листов в Книге может быть до 255. Лист имеет 256 столбцов, поименованных от A до IV и 65536 строк, на пересечении которых находятся обрабатываемы ячейки.

Ячейка является элементарной единицей данных в таблице. Адрес каждой ячейки таблицы состоит из двух компонентов – буквенного номера столбца и цифрового номера строки. Активная ячейка выделяется жирным контуром.

Чаще всего в формулах используется относительная адресация данных, однако в некоторых случаях применяется абсолютная адресация.

Относительная адресация Если указана относительная ссылка на ячейку, то при копировании её содержание будет изменяться: при копировании по горизонтали изменяется номер строки, по вертикали – номер столбца, при копи. по диагонали – и то и другое.

Абсолютная адресация. Чтобы предотвратить автоматическое изменение адресов, перед «замораживаемой» координатой следует поставить знак $ и превратить её в абсолютную ссылку. Можно вводить знак $ непосредственно, а можно с помощью клавиши F4 для текущей формулы.

№39 Ввод и редактирование данных в электронных таблицах.

Любая обработка информации начинается с ее ввода. Каждая ячейка рабочей области листа может быть заполнена данными. Ввод данных может производиться как в строке формул, так и непосредственно в активной ячейке, если предварительно нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть мышью. Как только в ячейку будет введен хотя бы один символ, ее содержимое сразу отобразится и в строке формул. Кроме того, в этой строке появятся три кнопки для обработки содержимого ячейки. По окончании ввода данных может быть нажата клавиша Enter. Отменить ввод данных позволяет клавиша Esc. Вообще ввод в ячейку считается незаконченным, пока редактируемая ячейка не покинута любым способом. При этом большинство средств управления Excel остается недоступным.

№40 Форматы строки, столбца, ячеек электронной таблицы и их установка. Основные форматы данных: числовые, процентные, даты/времени (MSExcel).

Форматы данных.

1) Числовые данные – это данные, которые состоят из цифр и, возможно и, возможно, некоторых специальных символов: + - Е е () %. Вводимые числа хранятся с той точностью, с которой они введены. Вычисляемые результаты имеют до 15 разрядов, но могут быть представлены пользователю с любой желаемой точностью в этих пределах.

2) Процентный данные - в этом формате значение ячейки умножается на 100, а результат отображается со знаком процента. Можно задать количество отображаемых знаков после запятой.

3) Дата/Врем – типа даты и времени в Excel не существует. Для представления дат используются обычные числа, но отображенные в формате дат. При этом целая часть числа соответствует дням, месяцам, годам, а дробная – часам, минутам и секундам.

Основная единица времени в Excel – один день. Каждый день имеет порядковый номер, начиная с 1, который соответствует 1 января 1900 года (начало отсчета дат в Excel). Время – это дробная часть при дне-числе. Поскольку в сутках 24 часа, один час соответствует 1/24 = 0, 041666667.

Excel автоматически распознает формат даты и времени, если при вводе элементов даты используются разделители.

Средства оформления доступны через главное (Формат -> Ячейки) или контекстное (пункт Формат ячеек) меню, где можно получить доступ к полному управлению внешним видом таблицы. Здесь имеется несколько вкладок управления шрифтами, обрамлением, заливкой, защитой данных, выравниваем содержимого ячеек. Кроме того, некоторые важнейшие средства оформления присутствуют в панели инструментов

№41 Организация вычислений в электронной таблице: ввод и копирование формулы.

Все формулы должны начинать со знака равенства «=» и могут включать константы, знаки операций,функции,адреса ячеек.

В Excel существуют следующее группы операций: арифметические,текстовые, сравнения, логические

Порядок ввода формулы:

1. Выделить ячейку, в которую необходимо ввести формулу

2. Ввести «=»

3. Ввести формулу

4. Нажать Enter

После ввода формулы в ячейке появится вычисленный результат, а сама формула отобразится в строке формул.

Ссылки на ячейки могут вводится непосредственно с клавиатуры, но могут более надежно и быстро указываться мышью, которая используется как указка

С помощью пиктограммы Автосуммирование на панели инструментов можно быстро реализовать функцию суммирования, практически не прикасаясь к клавиатуре

Кроме операторов и функции Автосуммирования в Excel имеется множество функций, которые являются важнейшим вычислительным инструментом электронных таблиц.

№42 Организация вычислений в электронной таблице: основные функции. Мастер функций (MSExcel).

Главным инструментом пользователей при работе и Excel являются функции, которые можно применять при вычислениях. При работе с функциями нужно всегда строго следовать правилам обращения к функции. (синтаксису).

Строка формул предназначена для упрощения работы с функциями. Запуск этой панели происходит в результате выполнения щелчка на кнопке «=» в строке формул. Для выбора функций предназначен в левой части строки формул, открывающийся на кнопке (выглядит как стрелка вниз). Этот список содержит имена 10 недавно использовавшихся функций.

Если нужной функции нет в списке, следует выбрать элемент Другие функции, вследствие чего откроется окно Мастер функций. Это окно можно вызвать также командой главного меню Вставка à Функции или нажатием кнопки f_x стандартной панели инструментов.

Excel содержит массу функций, но прежде всего следует обратить внимание на следующие:

1) Математические

СУММ (число 1; число 2; …) – суммирует числа в списке аргументов. Число 1, 2 … - это от 1 до 30 аргументов, для которых требуется определить итог или сумму.

СУММПРОИЗВ (диапазон 1, диапазон 2 …) – перемножает соответствующие элементы заданных диапазонов и возвращает сумму произведений. Диапазон 1; диапазон 2; … - это от 2 до 30 диапазонов, чьи компоненты нужно перемножить, а затем сложить. Аргументы, которые являются диапазонами должны иметь одинаковые размерности, если это не так, то функция СУММАПРОИЗВ возвращает значение словом ошибки #ЗНАЧ! СУММПРОИЗВ трактует нечисловые элементы диапазонов как нулевые.

2) Статистические

МАКС (число 1; число 2; …) – возвращает наибольшее значение в списке аргументов. Число 1, 2 … - это от 1 до 30 чисел, среди которых ищется максимальное значение

2) Логические

ЕСЛИ (Условие; результат _ если _ условие истинно; результат _ если _ условие ложно) – оценивает логическое условие, и если оно истинно, возвращает первый результат, если ложно – второй. Если условие ровно «лож», а после результат _ если _ условие истинно стоит точка с запятой с последующей закрывающей скобкой, то возвращается значение 0.

№43 Создание диаграмм и графиков в электронной таблице: этапы построения (MSEXCEL).

Средства построения диаграммы доступны через главное меню (Вставка à Диаграмма) или пиктограмму Мастер диаграмм панели инструментов, где можно получить доступ к полному управлению построением диаграммы. Здесь имеется несколько вкладок: выбор типа диаграммы, диапазона ячеек, названия заголовков, осей, подписей данных, легенды. Диаграмму можно расположить либо на листе, содержащем табличные данные, либо на отдельном листе книги. Процесс построения диаграммы состоит из 4 шагов:

1) Выбор типа и вида диаграммы

2) Выбор диапазона ячеек данных и подписей

3) Выбор элементов оформления диаграммы

4) Выбор места размещения диаграммы.