Изменение внешнего вида таблицы

В Microsoft Access существует понятие макета таблицы. Макет таблицы — это вид, в котором данные отображаются в окне в режиме Таблицы. По умолчанию формируется стандартный макет таблицы, который можно увидеть на экране, если открыть, например, таблицу "Типы" базы данных "Борей" в режиме Таблицы. Асcess позволяет изменить макет таблицы. При этом можно изменить его как для всех таблиц данного приложения, так и только для одной таблицы. Для того чтобы изменить макет для всех таблиц, необходимо изменить параметры Access. Это выполняется с помощью команды Сервис, Параметры.

Для изменения формата отображения конкретной таблицы служит панель инструментов Формат (режим таблицы) (рис. 2.41), а также команда главного меню Формат. Для отображения панели инструментов Формат (режим таблицы) необходимо в меню Вид выбрать команду Панели инструментов и установить флажок Формат (режим таблицы).

Рис. 2.41. Панель инструментов Формат (режим таблицы)

Описание элементов панели форматирования и соответствующих команд меню Формат приведено в табл. 2.15.

Таблица 2.7. Описание элементов панели инструментов Формат (режим таблицы)

Название кнопки или списка	Команда меню	Описание
Перейти на поле (Go to Field)		Поле со списком служит для быстрого перехода к нужному полю в текущей записи
Шрифт (Font)	Формат, Шрифт (Format, Font)	Поле со списком служит для выбора шрифта, который используется для отображения данных
Размер шрифта (Font Size)	Формат, Шрифт (Format, Font)	Поле со списком, в котором можно выбрать или ввести размер шрифта для данных таблицы
Полужирный (Bold)	Формат, Шрифт (Format, Font)	Применение полужирного шрифта
Курсив (Italic)	Формат, Шрифт (Format, Font)	Применение курсива
Подчеркнутый (Underline.)	Формат, Шрифт (Format, Font)	Применение шрифта с подчеркиванием
Цвет заливки/фона (Fill/Back Color)	Формат, Режим таблицы (Format, Datasheet)	Позволяет изменить цвет фона таблицы. При нажатии стрелки справа от кнопки выводится окно с палитрой цветов, в котором можно выбрать цвет фона
Цвет текста (Font/Fore Color)	Формат, Шрифт (Format, Font)	Позволяет изменить цвет шрифта для данных таблицы с помощью палитры цветов
Цвет линии/границы (Line/Border Color)	Формат, Режим таблицы (Format, Datasheet)	Позволяет изменить цвет линий сетки с помощью палитры цветов
Сетка (Gridlines)	Формат, Режим таблицы (Format, Datasheet)	Позволяет выбирать разные типы сетки таблицы: вывод всех линий, только горизонтальных, только вертикальных и отсутствие линий
Оформление (Special Effect)	Формат, Режим таблицы (Format, Datasheet)	Позволяет выбрать вид оформления ячеек таблицы: обычное приподнятое или утопленное

На рис. 2.42 приведено диалоговое окно Формат таблицы, которое открывается при выполнении команды Формат, Режим таблицы. Элементы этого окна (списки и переключатели) позволяют изменить вид таблицы. Списки в полях группы Вид границы и линий включают существенно больше вариантов оформления, чем выведено на кнопки панели форматирования. В поле Образец можно проверять результат выбора.

Рис. 2.42. Диалоговое окно Формат таблицы

Изменить высоту строки можно путем перетаскивания нижней границы строки в области выделения с помощью мыши. Можно сделать это и с помощью команды меню. В этом случае необходимо:

1. В меню Формат выбрать команду Высота строки.

1. В окне Высота строки в поле Высота строки ввести высоту строки в пунктах (рис. 2.43).
2. При необходимости вернуться к стандартной высоте строки установить флажок Стандартная.
3. Нажать кнопку ОК.

Рис. 2.43. Диалоговое окно Высота строки

Аналогично изменение ширины столбца возможно путем перетаскивания правой границы столбца в области выделения с помощью мыши или с помощью команды меню Формат, Ширина столбца.

Чтобы установить ширину столбца в соответствии с шириной данных (самая длинная строка), необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на правой границе столбца в области выделения. Или открыть диалоговое окно Ширина столбца (с помощью команды Формат, Ширина столбца и нажать кнопку По ширине данных.

Чтобы скрыть столбцы таблицы с экрана, необходимо:

1. Выделить столбцы, которые требуется скрыть.

1. Выбрать в меню Формат команду Скрыть столбцы или нажать правую кнопку мыши на выделенном столбце и в контекстном меню выбрать команду Скрыть столбцы (рис. 2.44).

Рис. 2.44. Использование контекстного меню для скрытия столбцов

Чтобы отобразить скрытые столбцы, необходимо:

1. Выбрать в меню Формат команду Отобразить столбцы.

1. В окне Отобразить столбцы установить флажки соответствующих полей для отображения столбцов или снять флажки для того, чтобы их скрыть (рис. 2.45).
2. Нажать кнопку Закрыть.

Рис. 2.45. Диалоговое окно Отображение столбцов

Как уже было показано выше, в случае если таблица имеет подчиненную таблицу, по умолчанию в левой части окна появляется столбец отображения подчиненных таблиц. В меню Формат присутствуют три команды для управления этим столбцом.

Чтобы отобразить подчиненные записи для всех записей основной таблицы, необходимо в меню Формат выбрать команду Подтаблица и в раскрывающемся меню выбрать команду Развернуть все.

Чтобы скрыть все подчиненные записи, необходимо в меню Формат выбрать команду Подтаблица и в раскрывающемся меню выбрать команду Свернуть все. При этом важно, чтобы курсор находился на одной из записей основной таблицы, но не подчиненной.

Чтобы убрать столбец отображения подчиненных таблиц, необходимо в меню Формат выбрать команду Подтаблица и в раскрывающемся меню выбрать команду Удалить.

Чтобы вставить столбец отображения подчиненных таблиц, необходимо:

1. В меню Вставка выбрать команду Подтаблица.

1. В окне Вставка подтаблицы (рис. 2.46) выбрать на вкладке Таблицы таблицу, которую нужно вставить.

Рис. 2.46. Окно Вставка подтаблицы

1. В поле Подчиненные поля выбрать поле для связи в подчиненной таблице.
2. В поле Основные поля выбрать поле для связи в основной таблице.
3. Нажать кнопку ОК.

Один или несколько столбцов, расположенных в левой части объекта в режиме Таблицы, можно закрепить таким образом, что они будут оставаться на экране при горизонтальной прокрутке объекта. Для этого необходимо:

1. Выделить закрепляемые столбцы.

2. Выбрать в меню Формат команду Закрепить столбцы или щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенном столбце (столбцах) и в контекстном меню выбрать команду Закрепить столбцы. При этом выделенные столбцы будут перемещены в левую часть экрана.

Для освобождения закрепленных столбцов необходимо выбрать в меню Формат команду Освободить все столбцы.

Чтобы переместить столбцы внутри таблицы в режиме Таблицы, необходимо:

1. Выделить нужный столбец (столбцы).

1. Установить указатель мыши на область выделения над выбранными столбцами.
2. Нажать левую кнопку мыши и "перетащить" столбцы на новое место.
3. Отпустить левую кнопку мыши.

Чтобы переместить столбцы внутри таблицы в режиме Конструктора, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.

1. Выделить строку (строки), соответствующую перемещаемым столбцам.
2. Установить указатель мыши в область выделения перемещаемых строк и нажать левую кнопку мыши.
3. Переместить строки на новое место.

5. Отпустить левую кнопку мыши.

После изменения макета таблицы в режиме Таблицы или в режиме Конструктора Microsoft Access потребует подтверждения изменения макета. В этом случае необходимо нажать кнопку Да, если нужно сохранить изменения, или кнопку Нет, если изменения сохранять не нужно.

Печать таблицы

Самым простым способом вывода таблицы на печать является использование кнопки Печать на панели инструментов База данных. Чтобы вывести таблицу на печать таким способом, необходимо:

1. Выделить таблицу в окне базы данных.

2. Нажать кнопку Печать на панели инструментов База данных.

При этом производится печать всей таблицы. Для вывода всей таблицы можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на значке таблицы в окне базы данных и из контекстного меню выбрать команду Печать.

Для того чтобы иметь возможность изменять параметры печати нужно:

1. Открыть таблицу в режиме Таблицы.

1. Выбрать в меню Файл команду Печать.
2. В окне Печать (рис. 2.47), в блоке Принтер, в поле имя выбрать принтер, на котором предполагается печатать таблицу.
3. При необходимости нажать кнопку Свойства для получения доступа к свойствам принтера.

5. При необходимости установить флажок печать в файл для создания файла на диске.

Рис. 2.47. Окно Печать

1. В блоке Печатать выбрать режим печати: все — всю таблицу, страницы с no — диапазон страниц, выделенные записи — только выделенные записи таблицы.
2. В блоке Копии установить количество копий в поле число копий.
3. При необходимости установить флажок разобрать по копиям для включения режима печати по копиям, т. е. сначала будут печататься все листы первого экземпляра, затем — все листы второго и т. д.
4. При необходимости нажать на кнопку Настройка, которая открывает окно Параметры страницы для установки параметров страницы.
5. Нажать кнопку ОК.

Чтобы иметь возможность настроить расположение информации на листе, нужно:

1. Открыть таблицу в режиме Таблицы.

1. Выбрать из меню Файл команду Параметры страницы.
2. Открыть вкладку Поля и установить значения отступов от края страницы, соответственно: верхнее, нижнее, левое и правое (рис. 2.48).
3. При необходимости установить флажок Печатать заголовки для вывода на печать заголовков столбцов.
4. Открыть вкладку Страница и в блоке Ориентация выбрать ориентацию листа: Книжная или Альбомная.

Рис. 2.48. Окно Параметры страницы

1. В блоке Бумага выбрать в поле Размер размер листа, а в поле Подача — вариант подачи листов на принтер.
2. В блоке Принтер для объекта <имя таблицы> выбрать Текущий принтер или Другой принтер. В последнем случае при нажатии на кнопку Принтер открывается окно выбора принтера.

8. Нажать на кнопку ОК.

Чтобы иметь возможность посмотреть расположение данных на страницах, прежде чем они будут отправлены на печать, можно воспользоваться функцией предварительного просмотра. Войти в режим Предварительного просмотра можно как из окна базы данных, так и из режима Таблицы. Чтобы просмотреть таблицу в режиме Предварительного просмотра из окна базы данных, необходимо выделить таблицу в списке таблиц окна базы данных, а затем выполнить одно из действий:

· нажать кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов База данных;

· выбрать из меню Файл команду Предварительный просмотр;

· щелкнуть правой кнопкой мыши на значке таблицы и из контекстного меню выбрать команду Предварительный просмотр.

Чтобы войти в окно предварительного просмотра из режима Таблицы, следует нажать кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов Режим таблицы или выбрать команду Предварительный просмотр из меню Файл.

После перехода в режим Предварительного просмотра на экране появляется окно предварительного просмотра и панель инструментов Предварительный просмотр (рис. 2.49). В нижней части окна присутствует ряд кнопок перемещения по страницам, аналогичных кнопкам перемещения по записям в режиме Таблицы. Там же находится поле номера страницы, в котором отображается номер текущей страницы и в которое можно вручную ввести номер страницы и перейти на эту страницу.

Рис. 2.49. Окно предварительного просмотра документа

Чтобы увеличить страницу для детального просмотра, достаточно установить указатель мыши на изображение страницы (он принимает форму лупы со знаком плюс (+)) и нажать на левую кнопку мыши. Для просмотра листа целиком необходимо установить указатель мыши на страницу (лупа со знаком минус (—)) и нажать на левую кнопку мыши. При просмотре страницы в режиме увеличения в окне появляются линейки прокрутки, позволяющие перемещаться по листу вверх-вниз и вправо-влево.