Связывание таблиц на схеме данных

Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных (рис. 2.26).

Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду Сервис, Схема данных. По умолчанию схема будет содержать все таблицы со связями. Поэтому сюда будет включена, например, новая таблица "Список рассылки оповещений", которая была связана с таблицей "Клиенты" при помощи Мастера подстановок.

Рис. 2.26. Пример схемы данных

Чтобы убрать какую-либо таблицу из схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и из контекстного меню выбрать команду Скрыть таблицу. Например, на рис. 2.26 таблица "Список рассылки оповещений" скрыта.

Чтобы вновь добавить в эту схему свернутую таблицу ("Список рассылки оповещений") или таблицу, у которой связи еще не установлены, необходимо:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном пространстве схемы данных и из контекстного меню выбрать команду Добавить таблицу.
2. В диалоговом окне Добавление таблицы раскрыть вкладку Таблицы, выбрать из списка таблицу "Список рассылки оповещений", и нажать кнопку Добавить (рис. 2.27).

Рис. 2.27. Диалоговое окно Добавление таблицы

1. Нажать кнопку Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно Добавление таблицы.

В данном случае связь между таблицами Access строит автоматически. Это происходит тогда, когда две таблицы имеют одинаковые названия связанных полей и согласованные типы данных, причем хотя бы в одной из таблиц связанное поле является ключевым.

Замечание

Согласованные типы данных означают следующее: если ключевое поле имеет тип данных Счетчик (AutoNumber), то соответствующее ему поле в другой таблице должно иметь тип Длинное целое (Long Integer). В остальных случаях типы данных должны просто совпадать.

Если нужная связь автоматически не создана, ее можно создать двумя путями. Первый путь — графический. Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно Изменение связей (рис. 2.28).

Альтернативный вариант — выбрать команду Связи, Изменить связь из главного меню Access. Эта команда появляется в меню, когда открыто окно Схема данных.

1. В диалоговом окне Изменение связей можно выбрать из списков названия связанных таблиц и полей для связывания. Если отношение между таблицами "один-ко-многим", то слева из списка Таблица/запрос выбирается главная таблица и поле в этой таблице, а справа из списка Связанная таблица/запрос — подчиненная и соответственно поле в ней. Если отношение "один-к-одному", то порядок таблиц значения не имеет. Если вы устанавливали связь графически, то все поля в списках уже выбраны, и нужно только определить правила ссылочной целостности.

Рис. 2.28. Окно Изменение связей

1. Для этого устанавливают флажок Обеспечение целостности данных и один или оба флажка: каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей.
2. При необходимости можно изменить параметры объединения, для чего требуется нажать кнопку Объединение и выбрать один из переключателей (рис. 2.29):
1. Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают;
2. Объединение ВСЕХ записей из <имя первой таблицы> и только тех записей из <имя второй таблицы>, в которых связанные поля совпадают;
3. Объединение ВСЕХ записей из <имя второй таблицы> и только тех записей из <имя первой таблицы >, в которых связанные поля совпадают.

По умолчанию устанавливается первый переключатель. Нажать кнопку ОК.

Рис. 2.29. Диалоговое окно Параметры объединения

1. Когда создается новая связь, можно также воспользоваться кнопкой Новое и в окне Создание ввести имена связываемых таблиц и имена полей, используемых для связи. Нажать кнопку ОК.
2. После установки всех параметров связи необходимо нажать кнопку ОК в окне Параметры объединения и закрыть окно Схема данных, нажав на кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна.