Криворожский экономический институт

Имени Вадима Гетьмана

Криворожский экономический институт

 

 

Кафедра информатики и информационных технологий

 

Методические указания

по курсу „Информатика” для самостоятельного изучения темы:

«Microsoft Access. Таблицы»,

для студентов всех специальностей

Часть 1

 

Кривой Рог - 2006

Министерство образования и науки Украины

Киевский национальный экономический университет

Имени Вадима Гетьмана

Криворожский экономический институт

 

 

Кафедра информатики и информационных технологий

 

Методические указания

по курсу „Информатика” для самостоятельного изучения темы:

«Microsoft Access. Таблицы»,

для студентов всех специальностей

Часть 1

 

 

Утверждено

на заседании кафедры

информатики

Протокол №

от ""2006 г.

 

 

Кривой Рог - 2006

 

Методические указания по курсу «Информатика» для самостоятельного изучения темы: «Microsoft Access. Таблицы», для студентов всех специальностей. Часть 1.

Составители Ж.В. Цымбал, Чурин Н.А., Хоцкина В.Б. – Кривой Рог. Криворожский экономический институт КНЕУ, 2006, - с. 56.

 

Составители: Цымбал Ж.В., ст. преп.

Чурин Н.А., ст. преп.

Хоцкина В.Б., ст. преп.

 

Рецензент: Баран С.В., к.э.н., ст. преп.

Содержание

1. Microsoft Access - основные понятия, запуск. 5

2. Создание таблиц. 9

Создание таблицы путем ввода данных. 10

Создание таблиц с помощью Мастера таблиц. 11

Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц. 14

Определение имен полей. 15

Определение типа данных. 16

Свойства полей таблицы.. 17

Использование Мастера подстановок. 23

Импорт и присоединение внешних таблиц. 27

Определение ключевых полей. 28

Создание и использование индексов. 29

Создание связей между таблицами. 32

Связывание таблиц на схеме данных. 33

Обеспечение целостности данных. 35

Ввод и проверка данных. 36

Навигация по таблице. 36

Работа с записями. 38

Контроль и проверка введенных данных. 39

Ввод данных с помощью копирования и перемещения. 42

Использование списков значений. 43

Отображение подчиненных таблиц. 44

Изменение внешнего вида таблицы.. 45

Печать таблицы.. 50

Сортировка, поиск и фильтрация данных. 52

Поиск и замена данных. 53

1. Microsoft Access - основные понятия, запуск.

Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в целом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.

Прежде чем заносить данные в таблицы, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных). Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами.

Для выполнения операций с данными используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменения в таблицах. Запросы к базе формируются на специально созданном для этого языке, который так и называется язык структурированных запросов (SQL — Structured Query Language).

Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа. В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам. При проектировании структуры баз данных стараются избегать повторения данных и создают для них отдельные таблицы. Этот процесс называется нормализацией.

Access позволяет просматривать, изменять и удалять данные прямо в таблицах, однако часто удобнее использовать для этого специально созданные экранные формы, которые могут иметь как табличный вид, когда в форме таблицы отображается сразу несколько записей, так и показывать только одну запись в виде некоторого бланка. В формах можно отображать информацию сразу из нескольких таблиц. В этом случае в основе формы будет не таблица, а запрос. Запрос позволяет объединять данные из нескольких связанных таблиц, выполнять вычисления над данными из других столбцов таблицы, добавлять, изменять и удалять записи в таблицах.

Для того чтобы можно было анализировать хранящуюся в базе данных Access информацию, создаются разные отчеты, которые позволяют извлекать необходимые данные, группировать и сортировать их в нужном виде, вычислять итоговые значения по группам и в целом по всем отработанным записям. Отчеты могут быть дополнены рисунками, диаграммами, содержательными комментариями, могут быть выведены на печать, преобразованы в документ Word или опубликованы на Web.

Другим удобным средством, которым вы можете пользоваться, чтобы публиковать данные в вашей сети интранет или Интернет, являются страницы доступа к данным.

Они могут содержать не только статическую информацию для просмотра отчетов, но могут также иметь вид динамических страниц, позволяющих пользователю создавать запросы к базе данных, которые извлекают или изменяют нужные данные.

Для выполнения всех перечисленных операций Access предлагает большое количество Мастеров и Построителей, которые помогут быстро научиться работать с данными и добиваться желаемых результатов, а также избежать рутинных действий.

1.1. Запуск Access и открытие баз данных

Для того чтобы запустить Microsoft Access, необходимо:

1. Нажать кнопку Пуск на Панели задач в нижней части рабочего стола.
2. Открыть в главном меню пункт Программы.
3. Выбрать программу Microsoft Access.

Базой данных Access является файл, который имеет расширение mdb. Этот файл может содержать не только все таблицы, но и другие объекты приложений Access — запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

При запуске Access появляется главное окно Microsoft Access.

Для того чтобы открыть существующую базу данных, можно воспользоваться одним из трех способов.

· Выбрать в меню Файл из списка ранее открывавшихся файлов требуемый файл (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Открытие базы данных из меню Файл

• Выбрать файл из списка в области задач, которая расположена в правой части окна приложения.
• Выбрать команду Открыть в меню Файл, и затем выбрать нужный файл в диалоговом окно Открытие файла базы данных (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Диалоговое окно Открытие файла базы данных

Открыть файл можно в одном из четырех режимов:

· Открыть — режим коллективного доступа. Когда вы открываете файл базы данных в этом режиме, доступ к нему будет разрешен другим пользователям, они могут открыть его и работать с объектами базы данных одновременно с вами. Причем все пользователи будут иметь возможность как просматривать данные, так и изменять их.

• Открыть монопольно — режим монопольного доступа. В этом случае никто другой не сможет открыть этот файл, пока вы его используете.
• Открыть для чтения — режим коллективного доступа только для чтения. В этом случае вы не сможете изменять ни данные в таблицах, ни другие объекты базы данных.
• Открыть монопольно только для чтения — режим монопольного доступа только для чтения. Вы открываете файл только для чтения и одновременно запрещаете другим пользователям открывать этот файл.

Создание новой базы данных

Для создания новой базы данных необходимо воспользоваться областью задач Создание файла окна приложения Microsoft Access. Эта область появляется справа при первом запуске Access. Если вы уже использовали Access для работы с каким-либо файлом и после его закрытия не видите в главном окне этой области, вы можете:

• выбрать команду Создать из меню Файл;
• нажать кнопку Создать на панели инструментов.

Любое из этих действий приведет к открытию справа области задач Создание файла.

Создать новую базу данных можно тремя способами:

• путем создания новой пустой базы данных;
• созданием копии существующей базы данных;
• с помощью создания базы данных с использованием шаблона.

Окно базы данных

Особым окном в Access является окно базы данных, которое позволяет получить доступ ко всем объектам базы данных и выбрать режим работы с объектом. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого из объектов Access:

· Таблицы,

· Запросы,

· Формы,

· Отчеты,

· Страницы,

· Макросы,

· Модули (рис. 1.3).

Рис. 1.3. Окно базы данных Access 2002

Щелкнув на ярлыке мышью, в правой части окна вы откроете список соответствующих объектов.

С каждым объектом базы данных можно работать в двух режимах. Первый - режим выполнения (условно, т. к. он несколько различается для разных типов объектов):

• для таблиц, запросов, форм и страниц доступа к данным этот режим означает открытие соответствующего объекта и называется, соответственно, режим Таблицы (для таблиц и запросов), режим Формы, режим Страницы;
• для отчета — это режим предварительного просмотра;
• для макроса — это действительно режим выполнения;
• для модуля этот режим отключен.

Второй режим — это режим Конструктора. Данный режим применяется ко всем типам объектов и предназначен для создания и изменения объектов.

Выбрать нужный режим можно с помощью кнопок, которые находятся в левой части панели инструментов окна базы данных, с помощью команд меню Вид или с помощью кнопок на панели инструментов Access.

На панели инструментов окна База данных имеются три основных кнопки:

• Открыть (если выбран отчет — Просмотр, Запуск - если макрос или модуль ), название этой кнопки в каждом варианте наглядно отражает назначение;
• Конструктор кнопка постоянна для всех объектов и предназначена для редактирования ранее созданного объекта; чтобы открыть любой объект в режиме Конструктора, необходимо выделить этот объект в списке и нажать кнопку Конструктор.
• Создать кнопка имеет постоянное название, но при этом изменяются значки на ней, в соответствии с типом объекта.

Чтобы удалить объект из списка, нужно:

1. Выделить объект в списке и нажать кнопку Удалить в верхней части окна базы данных или клавишу <Delete> на клавиатуре или щелкнуть правой кнопкой мыши по имени объекта и из контекстного меню выбрать команду Удалить.
2. В появившемся диалоговом окне, запрашивающем подтверждение на удаление объекта, необходимо нажать кнопку Да.

Чтобы переименовать объект, нужно:

1. Выделить необходимую таблицу в списке.
2. Щелкнуть левой кнопкой мыши на имени таблицы или щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Переименовать.
3. В поле имени таблицы ввести новое имя.
4. Нажать клавишу <Enter> или щелкнуть левой кнопкой мыши на любом свободном месте в правой части окна.

Чтобы скопировать или переместить объект, можно воспользоваться стандартными программами копирования/вставки.

Режим вставки Только структура предназначен для копирования структуры таблиц, т. е. списка полей таблицы с указанием типа каждого поля и с его описанием. При этом не предусматривается копирование данных. В режиме Структура и данные таблица копируется целиком вместе со своим содержимым. В режиме Добавление данных в таблицу необходимо в поле Имя таблицы ввести имя существующей таблицы, после чего будет осуществлено добавление данных из таблицы, находящейся в буфере обмена, в указанную таблицу. При копировании других объектов базы данных запрашивается только имя нового объекта.

Создание таблиц

Для создания таблиц в Access необходимо выбрать один из пяти способов создания новой таблицы

· Режим таблицы - путем ввода данных в режиме таблица (по строкам и столбцам);

· Конструктор – создание стуктуры таблицы;

· Мастера таблиц – выбор предварительно построенной таблицы;

· Импорт таблиц – импорт данных внешних форматов в новую таблицу Access;

· Связь с таблицами – связь с существующим внешним источником данных.

Рис. 2.1. Ярлыки новых объектов в списке таблиц пустой базы данных

Для создания новой таблицы можно также раскрыть список таблиц, щелкнув по ярлыку Таблицы на панели объектов окна базы данных, и затем нажать кнопку Создать. Тогда появится диалоговое окно Новая таблица, в котором вы и должны выбрать способ создания таблицы (см рис 2.2).

Рис. 2.2. Диалоговое окно Новая таблица

И, наконец, на панели инструментов Access расположена кнопка Новый объект. Если щелкнуть мышью по стрелке, которая находится на ней справа, и выбрать из меню объект Таблица, то откроется то же диалоговое окно Новая таблица.

Для создания новой таблицы можно воспользоваться любым из описанных способов. Обычно создание таблиц путем ввода данных используют тогда, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Тогда Access сама догадывается о том, как установить свойства полей. Потом можно переключить таблицу в режим Конструктора и посмотреть, как эти свойства будут установлены. Использование Мастера таблиц оправдано, если нужно создать какую-то типовую таблицу, пользуясь шаблонами, которые он предложит. Режим Конструктора наиболее часто применяется пользователями и требуется для просмотра структуры таблицы или для изменения данной структуры.

Совет

Переключаться между областями (называемыми также панелями) можно, щелкая кнопкой мыши после размещения ее курсора на соответствующей области или нажимая кнопкой <F6>.

Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора или нажать на кнопку Создать в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица элемент Конструктор и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора (рис. 2.12).

Рис. 2.12. Окно новой таблицы в режиме Конструктора

1. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля ввести имена полей создаваемой таблицы.
2. В столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

4. В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно).

5. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

1. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).
2. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>?, нажать кнопку Да.
3. В окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.
4. В ответ на. сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос Создать ключевое поле сейчас? нажмите кнопку Да если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет если такого не требуется.

После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.

Определение имен полей

При создании таблиц в режиме Конструктора приходится задавать имена таблиц и полей в таблицах. При этом необходимо придерживаться ряда правил.

· Имена полей в таблице не должны повторяться, т. е. должны быть уникальными.

• Имена полей могут иметь длину от 1 до 64 символов, включая пробелы.
• Желательно избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Microsoft Access (например, Name — имя).
• Имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа (коды ASCII 00-31).
• Имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (') и квадратных скобок ([), (]).

Эти же правила действительны и для имен таблиц, а также других объектов Microsoft Access.

Совет

Рекомендуется не использовать очень длинные имена, т. к. они плохо запоминаются, и не включать в имена большое количество пробелов, особенно если с именами предполагается работать с помощью процедур Visual Basic for Application. Чтобы следовать этой рекомендации и при этом получать понятные имена, можно либо использовать вместо пробелов между словами знак подчеркивания (_), либо писать все слова слитно, но каждое начинать с заглавной буквы.

Определение типа данных

После определения имени поля необходимо принять решение относительно типа тех данных, которые в нем будут храниться.

· Текстовый (Text) — символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов. Размер текстового поля задается с помощью свойства Размер поля, в котором указывается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле.

· Поле MEMO (MEMO) — поле MEMO предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов. Такое поле может содержать до 65 535 символов. Этот тип данных отличается от типа Текстовый (Text) тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, хранящиеся отдельно. За счет этого ускоряется обработка таблиц (сортировка, поиск и т. п.). Поле типа MEMO не может быть ключевым или проиндексированным.

· Числовой (Number) — числовой тип применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. Имеет много подтипов. От выбора подтипа (размера) данных числового типа зависит точность вычислений. Для установки подтипа числовых данных служит свойство Размер поля. Данные этого типа могут содержаться в 1, 2, 4, 8, 12 или 16 байтах. Обычно по умолчанию используется подтип Длинное целое (Longlnteger).

• Дата/Время (Date/Time) — тип для представления даты и времени. Позволяет вводить даты с 100 по 9999 год. Размер поля — 8 байтов. Даты и время хранятся в специальном фиксированном числовом формате. Дата является целой частью значения поля типа Дата/Время, а время — его дробной частью. Access предоставляет большой выбор форматов отображения даты и времени.
• Денежный (Currency) — тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков. Целая часть данного типа может содержать до 15 десятичных знаков. Размер денежного поля – 8 байт.
• Счетчик (AutoNumber) — поле содержит 4-байтный уникальный номер, определяемый Microsoft Access автоматически для каждой новой записи либо случайным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Максимальное число записей в таблице с полем счетчика не должно превышать двух миллиардов.

· Логический (Yes/No) — логическое поле, которое может содержать только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического типа не могут быть ключевыми, но их можно индексировать.

· Поле объекта OLE (OLE Object) — содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, рисунок и т. п.). Размер поля объекта OLE может быть до 1 Гигабайта либо ограничивается имеющимся в наличии дисковым пространством.

· Гиперссылка (Hyperlink) — дает позможность хранить в поле ссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или Web-страницы на том же компьютере, в интранет или в Интернет. Гиперссылка состоит из четырех частей: отображаемый текст, адрес (путь к файлу или странице), дополнительный адрес (положение внутри файла или страницы) и текст всплывающей подсказки. Каждая часть гиперссылки может содержать до 2048 символов. Поле типа Гиперссылка не может быть ключевым или индексированным.

Рассмотрим основные свойства полей для каждого типа данных.

Свойства полей таблицы

Для каждого из типов полей существует свой набор свойств. В этом разделе будут описаны все свойства, присущие всем типам полей. Для каждого из свойств будут указаны типы полей, для которых эти свойства доступны.

Размер поля (Field Size). Значение этого свойства указывает максимальный размер данных, которые могут храниться в полях текстового, числового типа и полях типа счетчик. Для текстового поля это свойство может содержать число от 0 до 255. Все символы хранящиеся в поле строки, которые выходят за указанный размер, отбрасываются. Для поля типа счетчик допустимы только два значения – длинное целое и код репликации.

Для полей числового типа Размер поля может принимать одно из семи значений, перечисленных ниже.

· Байт (Byte) — поле занимает 1 байт и может принимать целочисленные значения в диапазоне от 0 до 255.

• Целое (Integer) — в поле могут храниться целочисленные значения в диапазоне от -32768 до 32767. Размер поля - 2 байта.
• Длинное целое (Long Integer) – значение для числовых полей по умолчанию. В таком поле может содержаться целочисленное значение в диапазоне от -2 147 483 648 до 2 147 483 647. Размер поля в этом случае - 4 байта.
• Одинарное с плавающей точкой (Single) — поле предназначено для хранения чисел с плавающей точкой, занимающих 4 байта. Диапазон представления от ‑3,402823E38 до –1,401298E–45 для отрицательных значений, и от 1,401298E–45 до 3,402823E38 для положительных. Точность представления – 7 знаков.
• Двойное с плавающей точкой (Double) — поле предназначено для хранения чисел с плавающей точкой, занимающих 8 байт. Диапазон представления от ‑1,79769313486231E308 до –4,94065645841247E–324 для отрицательных значений и от 4,94065645841247E–324 до 1,79769313486231E308 для положительных. Точность представления – 15 знаков.
• Действительное (Decimal) – размер этого поля 12 байт для проектов Microsoft Access (*.adb-файлы) и 8 байт для баз данных Microsoft Access (*.мdb-файлы) Диапазон представления от –10^38–1 до 10^38–1 (.adp).Числа от –10^28–1 до 10^28–1 (.mdb). Числа этого типа предназначены для высокоточных вычислений, так как имеют точность представления до 28 знаков.

· Код репликации (Replication ID) — поле может содержать уникальный идентификатор, используемый при репликации. Размер этого поля 16 байт.

Формат поля (Format) – значение этого свойства управляет пособом отображения данных, хранящихся в полях всех типов, кроме объекта OLE. Формат поля никак не влияет на то, каким образом данные хранятся в таблице. Формат поля таблицы (запроса или элемента управления формы/отчета) задается строкой, содержащей либо комбинацию обычных и управляющих символов, либо наименование одного из предопределенных форматов, имеющихся в Microsoft Access. В таблице 2.1 приведено описание всех доступных предопределенных форматов.

Таблица 2.1. Предопределенные форматы для различных типов полей.

Наименование	Описание	Пример
Дата/Время (Date/Time)
Полный формат даты (General Date)	Если в поле содержится только время – на экране отображается только время, если дата – только дата. Представляет собой комбинацию установок Краткий формат даты и Длинный формат времени.	11/18/99 5:17:00 РМ 1/1/99 5:17:00 РМ
Длинный формат даты (Long Date)	Соответсвует одноименной установке в диалоговом окне Региональные установки панели управления Windows.	Суббота, 18 ноября 2000г.
Средний формат даты (Medium Date)	Дата в этом формате содержит число, первые три буквы наименование месяца и последние две цифры года.	18-ноя-00
Краткий формат даты (Short Date)	Соответсвует одноименной установке в диалоговом окне Региональные установки панели управления Windows. По умолчанию, предполагается, что все даты между 1\1\00 и 12\31/29 относится к двадцать первому столетию, а остальные – к двадцатому.	11/18/99
Длинный формат времени (Long Time)	Совпадает с установками на вкладке Время диалогового окна Региональные установки Windows.	5:17:00 РМ
Средний формат времени (Medium Time)	Содержит часы, минуты и символы АМ\РМ (12-часовой цикл)	5:17 РМ
Краткий формат времени (Short Time)	Содержит часы и минуты (24-часовой цикл)	17:17
Числовое или денежное поле (Number and Currency)
Основной (General Number)	Число отбражается так, как оно было введено.	22.534 -5
Денежный (Currency)	Значение, хранящееся в поле, отображается так, как это было задано на вкладке Денежный диалогового окна Региональные установки Windows.	123.45$ 56.78 грн. 23.45 р.
Евро (Euro)	Вместо денежного символа, указанного в окне Региональные установки подставляется символ евро (?)	12.34?
Фиксированный (Fixed)	Соответствует формату чисел, указанному в окне диалога Региональные установки. Отображается как минимум одна цифра.	3456,79
С разделителями разрядов (Standard)	То же самое, что и фиксированный формат, но с использованием разделителей разрядов.	123,456.22
Процентный (Percent)	Величина, содержащаяся в поле, умножается на 100 и добавляется символ процента (%). Вид значений для этого формата также зависит от Региональных установок.	25.22%
Экспоненциальный (Scientific)	Используется стандартная научная запись чисел.	5.5Е+5

Используя пользовательский формат можно добиться гораздо большего эффекта в представлении информации. Например, можно указать различные цвета для представления положительных и отрицательныхчисел, задать надпись, появляющуюся в ячейке таблицы, запроса или в управляющем элементе формы/отчета при отсутствии в них информации. Описание управляющих символов, которые могут присутствовать в строке пользовательского формата, приведено в таблице 2.2.

Таблица 2.2. Управляющие символы, которые используются в строке пользовательского формата

Символ (или группа символов)	Описание
Для всех типов полей
„ABCD”	В поле отображается все, что заключено между двойными кавычками
! (восклицательный знак)	Устанавливает выравнивание по левой границе поля таблицы (запроса, формы, отчета)
* (звездочка)	Приводит к заполнению доступного пространства символом, указанным сразу после звездочки.
\ (обратная косая черта)	Следующий за обратной косой чертой символ отображается как литерал. Вместо этого можно использовать двойные кавычки, что обычно бывает проще.
[цвет] ([color])	Меняет цвет символов на указанный. Доступные значения цветов: Черный (Black), Синий (Blue), Зеленый (Green), Бирюзовый (Cyan), Красный (Red), Лиловый (Magenta), Желтый (Yellow), Белый (White). Прямоугольные скобки нужно обязательно указывать.
Дата/Время
: (двоеточие)	Отображает разделитель для времени, заданный в диалоговом окне Региональные установки. По умолчанию, таким символом является символ двоеточия, однако можно задать и другое значение.
/ (косая черта)	Отображает символ-разделитель для даты, указанный в диалоговом окне Региональные установки.
с	Равносильно указанию предопределенного формата Полный формат даты.
d	Номер дня в месяце (от 1 до 31), отображаемый одной или двумя цифрами. Например, 1 или 15.
dd	Номер дня в месяце (от 01 до 31), указанный двумя цифрами. Например, 01 или 15.
ddd	Первые трибуквы названия дня недели. Например, Суб или Пон.
dddd	Полное наименование дня недели.
ddddd	Равносильно указанию предопределенного формата Краткий формат даты.
dddddd	Равносильно указанию предопределенного формата Длинный формат даты.
w	Номер дня недели (от 1 до 7).
ww	Номер недели в году (от 1 до 53).
m	Номер месяца в году (от 1 до 12), указанный одной или двумя цифрами. Например, 3 или 11.
mm	Номер месяца в году (от 01 до 12), указанный двумя цифрами. Например, 03 или 11.
mmm	Первые три буквы названия месяца. Например, янв или дек.
mmmm	Полное название месяца.
q	Квартал года, в который попадает дата (от 1 до 4).
y	Номер дня в году (от 1 до 366).
yy	Последние две цифры года (от 01 до 99).
yyy	Год отображается полностью (от 0100 до 9999).
h	Час, отображаемый одной или двумя цифрами (от 0 до 23). Например, 4 или 15.
hh	Час, отображаемый двумя цифрами (от 00 до 23). Например, 04 или15.
n	Количество минут, указываемое одной или двумя цифрами (от 0 до 59). Например, 5 или 55.
nn	Количество минут, указываемое двумя цифрами (от 00 до 59). Например, 05 или 55.
s	Количество секунд, указываемое одной или двумя цифрами (от 0 до 59). Например, 5 или 55.
ss	Количество секунд, указываемое двумя цифрами (от 00 до 59). Например, 05 или 55.
ttttt	Равносильно указанию предопределенного формата Длинный формат времени.
AM/PM	Устанавливает 12-часовой цикл для времени с указанием символов АМ или РМ в верхнем регистре.
am/pm	Устанавливает 12-часовой цикл для времени с указанием символов ам или рм в нижнем регистре.
A/P	То же, что и AM/PM, только к значению времени добавляются символы А или Р.
a/p	То же, что и am/pm, только к значению времени добавляются символы а или р.
AMPM	Устанавливается 12-часовой цикл времени. В качестве символов АМ или РМ указываются символы, определенные в окне Региональные установки Windows.
Числовое или денежное поле Пользовательский формат для числовых и денежных полей может состоять из четырех частей, разделяемых точкой с запятой (;). Первая часть описывает формат для случая положительного числа, вторая часть – для отрицательного числа, третья – для нулевого значения поля и и четвертая часть – если число не введено вообще (поле имеет значение Null). Не обязательно указывать все части формата – для отсутствующих частей описания будет использовано форматирование по умолчанию. Однако точку с запятой после отсутствующей части указывать обязательно, если далее будет указываться следующая часть.
. (точка)	Подставляет разделитель для дробной части, указанный в Региональных установках.
, (запятая)	Подставляет разделитель для тысяч, указанный в Региональных установках.
0 (ноль)	Знакоместо для цифры. Подставляется либо цифра, либо, если ее нет – 0.
#	Знакоместо для цифры. Подставляется либо цифра, либо ничего.
$	Отображается символ доллара «$».
%	Значение поля умножается на 100 и в конце добавляется знак процента. Символ % должен использоваться с другими символами, описывающими формат.
E-, e-, E+, e+	Используется для описания экспоненциального формата чисел. Должен использоваться с другими символами описания формата.
Текстовое или поле Меmo Пользовательский формат для этих типов полей может содержать две части, разделенные точкой с запятой (;). Первая часть описывает формат, если в поле введены какие-либо текстовые данные, а вторая часть предназначена для пустых или отсутсвующих (Null) строк.
@	Требуется текст (хотя бы один текстовый символ).
&	Может отображаться текст, хотя и не обязательно.
<	Все последующие за этим знаком символы будут отображаться в нижнем регистре.
>	Все последующие за этим знаком символы будут отображаться в верхнем регистре.
Логические Пользовательский формат для логических полей может содержать три части, разделенные точкой с запятой (;). Первая часть не оказывает никакого влияния на форматирование. Ее можно пропустить, хотя точку с запятой нужно обязательно указывать. Вторая часть описывает формат для случая значений Да, Истина, Включено, а третья – для значений Нет, Ложь, Выключено.

Примеры задания различных пользовательских форматов

Формат	Результат
dd/mm/yy	18/11/99
dd\.mm\.yy	18.11.99
dd\.mm\.yy” г.”	18.11.99 г.
dd” ”mmmm” ”yyyy” г., ”dddd	18 ноября 1999 г., пятница
hh:nn:ss	15:24:33; 3:02:12
hh:nn:ss” ”AM/PM	значения времени из предыдущего примера будут выглядеть по другому: 3:24:33 РМ; 3:02:12 АМ
#,##0.00	1,250.00
#,## 0.00[Зеленый];#,##0.00[Красный]	число, хранящееся в ячейке, будет напечатано зеленым цветом – если оно положительное, и красным цветом – если отрицательное.
@;”Отсутствует”	в ячейках, содержащих пустые строки или не содержащие ничего (Null) будет выведено слово «отсутствует», остальные ячейки останутся без изменений (т.е. будут содержать введенную в них информацию).
>@	текст из ячейки будет выведен в верхнем регистре.

Точность (Precision). Это свойство доступно только для полей числового типа, у которых свойство Размер поля имеет значение Действительное и означает точность представления чисел. Значением этого свойства является общее количество цифр, которое участвует в представлении числа, как справа от десятичной точки, так и слева от нее. Это свойство задает степень детелизации числа, а следовательно – степень точности. Так, например, степень детализации числа 2.123456 больше, чем степень детализации числа 2.3.