Сортировка, поиск и фильтрация данных

Данные, которые хранятся в таблицах базы данных, могут быть эффективно использованы только при условии, если существуют простые и доступные средства поиска нужной информации. Таблицы могут содержать огромное число записей, и хорошая СУБД должна обеспечить возможность быстро и легко найти и отобрать среди них нужные. Access 2002 является в этом отношении примером того, как можно при выполнении этих операций обеспечить максимальное удобство для пользователей и в то же время эффективность обработки больших объемов данных.

Сортировка данных в таблице

Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или на бумаге) отображается таблица, гораздо легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены. Вы привыкли к тому, что табличные данные упорядочены по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа. Но в разных ситуациях мы хотели бы сортировать строки по разным признакам (столбцам таблицы). В идеале это должно выполняться легким движением руки. Именно так и позволяет делать Access. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню (рис. 2.50) соответствующую команду.

Таким образом, можно упорядочить записи по любому столбцу таблицы. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать — нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE.

Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил.

· При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми.

• Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули.
• При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки.

Рис. 2.50. Контекстное меню в режиме таблицы

Если вы изменили порядок сортировки записей в таблице, а потом решили ее закрыть, Access запрашивает, хотите ли вы сохранить изменения макета. Если вы ответите Да, то новый порядок сортировки сохранится и воспроизведется, когда таблица будет открыта в следующий раз. Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки (по значению ключевого поля), необходимо выполнить команду меню Записи, Удалить фильтр.

Иногда нужно выполнить сортировку по значению нескольких полей. Для этого переместите сначала сортируемые столбцы таким образом, чтобы они оказались, во-первых, рядом, а во-вторых, с учетом приоритетов, — приоритеты устанавливаются слева направо, т. к. первыми будут сортироваться значения в крайнем левом столбце. После этого нужно выделить все столбцы и нажать, соответственно, кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.

Поиск и замена данных

В режиме Таблицы предусмотрены возможности поиска данных по образцу либо в конкретном поле, либо во всей таблице.

Чтобы найти необходимые данные, нужно:

1. Открыть таблицу в режиме Таблицы.

1. Если известно, в каком столбце нужно вести поиск, выделить этот столбец (достаточно поместить курсор в любое поле этого столбца).
2. Нажать кнопку Найти на панели инструментов Режим таблицы и открыть вкладку Поиск или выполнить команду меню Правка, Найти. Появится диалоговое окно Поиск и замена (рис. 2.54).

Рис. 2.51. Окно поиска данных

1. Ввести значение, которое требуется найти, в поле Образец. Если точное значение неизвестно, можно использовать подстановочные знаки.
2. Остальные параметры в окне можно изменить или оставить так, как они установлены по умолчанию:
• значение в поле со списком Поиск в, определяющее место поиска, по умолчанию содержит название выбранного столбца;
• значение в поле со списком Совпадение определяет один из трех вариантов совпадения образца со значением поля — С любой частью поля, Поля целиком, С начала поля;
• поле со списком Просмотр, в котором можно задать направление поиска: Все, Вверх, Вниз;
• флажок С учетом регистра позволяет при поиске учитывать начертание букв — прописные или строчные;
• флажок С учетом формата полей позволяет выполнять поиск данных в указанном формате отображения.

Чтобы найти первое вхождение указанного образца, нажмите кнопку Найти следующий.

Для поиска следующих вхождений этого значения нажимайте кнопку Найти далее до тех пор, пока не будет найдено нужное вхождение.

Для доступа к окну Поиск и замена можно использовать также команду меню Правка, Найти.

Чтобы выполнить поиск по всем столбцам таблицы, нужно из списка Поиск в выбрать значение <Имя таблицы>: таблица.

Чтобы выполнить не только поиск, но и изменение данных в найденном поле, необходимо в том же диалоговом окне Поиск и замена раскрыть вкладку Замена (рис. 2.52) и в поле Заменить на указать значение, на которое нужно заменить искомое значение. После этого нажмите кнопку Заменить или Заменить все.

Рис. 2.52. Диалоговое окно Поиск и замена

Все остальные поля имеют тот же смысл, что и на вкладке Поиск. Для замены одного значения необходимо нажать кнопку Заменить. Чтобы заменить все вхождения, нажмите кнопку Заменить все.

Есть возможность установить параметры поиска/замены по умолчанию. Для этого необходимо:

1. В меню Сервис выбрать команду Параметры.

1. В окне Параметры открыть вкладку Правка и поиск (рис.2.53).

Рис. 2.53. Настройка параметров поиска по умолчанию

1. В группе Поиск и замена по умолчанию выбрать нужный тип поиска: поле - целиком, везде - любая часть, поле - с начала.
2. Нажать кнопку ОК.

Фильтрация данных

В Microsoft Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр для и расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и поле Фильтр для являются очень простыми способами отбора записей, причем самым простым является фильтр по выделенному фрагменту — он позволяет найти все записи, содержащие определенное значение в выбранном поле. Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Поле Фильтр для используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет применяться в качестве условия отбора. Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра.

Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором.

Чтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, необходимо:

1. В поле объекта в режиме Таблицы найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра..

1. Выделить это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов Режим таблицы.

На рис. 2.54 показан результирующий набор, полученный применением фильтра по выделенному к таблице "Заказы" демонстрационной базы данных. Чтобы получить такой результат:

1. Откройте таблицу "Заказы" в режиме Таблицы.
2. Выделите в столбце "Клиент" какое-нибудь значение, например Ernst Handel.
3. Нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов.

Рис. 2.54. Результирующий набор записей после применения фильтра по выделенному

Чтобы отменить фильтр, необходимо нажать на кнопку Удалить фильтр на панели инструментов Режим таблицы или воспользоваться одноименной командой контекстного меню.

Access запоминает последний применяемый фильтр, поэтому если теперь нажать на кнопку Применение фильтра на панели инструментов, вновь будут отобраны те же записи.

Кнопки Применение фильтра и Удалить фильтр являются по сути одной кнопкой, состояние (нажата, отжата) и подпись которой меняются в зависимости от того, установлен или нет фильтр для таблицы. Еще одним признаком, по которому можно узнать, что в таблице отображаются отфильтрованные записи, является слово ФЛТР (FLTR) в строке состояния окна приложения.

Для того чтобы установить фильтр по выделенному фрагменту, можно воспользоваться также командой контекстного меню Фильтр по выделенному или выбрать из меню Записи команду Фильтр, Фильтр по выделенному.

Похожей возможностью фильтрации записей обладает поле Фильтр для. Его можно использовать в том случае, когда не удается быстро найти образец отбора в столбце таблицы.

Чтобы использовать возможности поля Фильтр для, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Таблицы.

2. Щелкнуть правой кнопкой мыши на поле, для которого нужно указать условие отбора, а затем ввести значение условия отбора в поле Фильтр для в контекстном меню (рис. 2.55).

Рис. 2.55. Поле Фильтр для в контекстном меню

Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нужно нажать клавишу <Enter>, а чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым — клавишу <Таb>. При этом можно вводить в поле Фильтр для новые значения и по нажатии клавиши <Таb> обновлять содержимое выборки.

Чтобы применить обычный фильтр, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Таблицы (например, откройте таблицу "Заказы".

1. Нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов Режим таблицы. Появится форма фильтр — специальное окно для изменения фильтра (рис. 2.56).

Форма содержит линейку полей таблицы. В любое из этих полей можно ввести или выбрать из списка значение, которое и будет являться условием отбора. Если условия ввести в несколько полей, они будут объединяться с помощью логического оператора И. Для того чтобы объединить условия по ИЛИ, нужно раскрыть другую вкладку формы, щелкнув по ярлычку Или в нижней части формы.

Рис. 2.56. Окно изменения фильтра

1. Выберите, например, значение Ernst Handel из списка в поле Клиент и дату 1.01.98 в поле Дата размещения. Добавьте значок > перед датой. При этих условиях Access будет отбирать все заказы для Ernst Handel, размещенные после 1 января 1998 года.
2. Щелкните мышью по ярлычку Или и раскройте вторую вкладку.
3. Выберите из списка в поле Клиент значение. Alfreds Futterkiste, а в поле Дата размещения снова введите значение > 1.01.98. Теперь будут отбираться заказы двух клиентов: Ernst Handel и Alfreds Futterkiste, размещенные после 1 января 1998 года.
4. Нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов. Результирующий набор записей показан на рис. 2.57.

Условия отбора записей, которые вводятся в поля формы фильтр, можно сохранить в базе данных в виде запроса. Для этого необходимо при открытой форме фильтр нажать кнопку Сохранить как запрос на панели инструментов. Затем в диалоговом окне Сохранение в виде запроса ввести имя запроса и нажать кнопку ОК. Когда потребуется повторить установку такого фильтра, нужно опять же при открытой форме фильтр нажать кнопку Загрузить из запроса на панели инструментов.

Рис. 2.57. Результирующий набор записей после применения обычного фильтра

Отобранные с помощью фильтра данные можно копировать, экспортировать и рассылать. Копирование данных из выборки осуществляется так же, как копирование данных в таблице.

Экспорт данных из выборки позволяет сохранить их в отдельном файле. Чтобы экспортировать данные, необходимо:

1. Выбрать в меню Файл команду Экспорт.

1. В окне Экспорт объекта: Таблица <имя таблицы> в выбрать папку для экспорта файла.
2. В поле Имя файла ввести имя файла, в который осуществляется экспорт.
3. В поле Тип файла выбрать тип файла, в который осуществляется экспорт.
4. Нажать кнопку Сохранить все.

В отличие от обычного экспорта данных, рассылка позволяет сразу отправить результаты выборки по электронной почте разным адресатам для дальнейшего ознакомления с материалами, их анализа и т. п. Чтобы отослать результаты выборки, необходимо:

1. Выбрать в меню Файл команду Отправить.

1. Из раскрывающегося меню выбрать пункт Почтовый клиент.
2. В окне Послать выбрать тип файла.
3. Нажать кнопку ОК и далее выполнить стандартную процедуру для отправки почтового сообщения в своем почтовом клиенте.