Создание таблицы с помощью мастеров

После того, как вы выберете способ Мастер в диалоговом окне Создание таблицы, Access отобразит диалоговое окно Разработка таблицы. Типовые таблицы приводятся в соответствии со сделанным вами выбором: Деловое применение или Личное применение.

Когда вы выберете типовую таблицу, в диалоговом окне появятся ее типовые поля. Для добавления полей или их удаления из описания новой таблицы можно воспользоваться кнопками со стрелками. Имена полей можно редактировать в поле, расположенном под списком полей таблицы.

Закончив выбирать поля, щелкните на кнопке Далее. Обратите внимание, что щелкнув сейчас на кнопке Готово, вы прервете процесс и мастера создадут таблицу на основании ваших установок в зависимости от того, на каком этапе был прерван процесс ее создания.

После щелчка на кнопке Далее на экране появиться диалоговое окно мастера таблиц. В первое текстовое поле этого диалогового окна вы должны ввести имя новой таблицы. Имена таких объектов, как таблицы, поля, формы и отчеты, могут содержать до 64 символов; разрешены буквы, числа и пробелы.

Диалоговое окно также объясняет, что каждая запись (строка) в таблице должна иметь уникальный признак, называемый основным ключом. Основной ключ — уникальный элемент, позволяющий устанавливать связи между таблицами данных.

Мастер таблиц предлагает вам установить основной ключ самостоятельно или позволить Access сделать это вместо вас. Если вы не уверены, какое поле следует использовать как основной ключ, позвольте мастеру сделать этот выбор за вас. При необходимости, поле основного ключа можно будет изменить в другой раз.

Если вы решили установить основной ключ самостоятельно, на экране появиться диалоговое окно. В поле со списком, расположенном в верхней части диалогового окна, выберите поле, которое будет содержать уникальную для каждой записи информацию. Затем укажите тип данных, которые будут содержаться в поле основного ключа. Для получения более подробной информации обратитесь к разделу “Установка основных ключей”, далее в этой главе.

После щелчка на кнопке Далее на экране появиться последнее диалоговое окно мастера таблиц, которое позволяет модифицировать оформление таблицы.

Вы также можете воспользоваться карточками подсказки, предназначенными для помощи в оформлении таблице и вводе данных. Чтобы завершить создание таблицы и отобразить ее на экране в выбранном режиме, щелкните на кнопке Готово.

Вы можете вести просмотр в режиме таблицы или в режиме конструктора. Режим отображения в виде таблицы представляет данные в формате электронной таблицы, готовой к вводу и редактированию данных. Режим конструктора позволяет изменять структуру и внешний вид таблицы. В этом режиме вы не сможете вводить данные.

 

Создание таблиц без использования мастера таблиц

Чтобы создать таблицу без использования мастера, откройте окно базы данных. Щелкните на кнопке Создать, чтобы отобразить диалоговое окно Создание таблицы. В этом диалоговом окне выберите кнопку Новая таблица. Access отобразит пустую таблицу в режиме конструктора. В верхней части окна внесите имена полей (Поле) и тип данных (Тип данных), а также введите понятное описание каждого поля (Описание), которое будет в последствии появляться в строке состояния. Нижняя половина окна конструктора таблицы предназначена для установки свойств и размеров полей, начального значения и условий проверки вводимых данных.

 

Работа с таблицей в режиме конструктора

Таблицу можно просматривать в режиме конструктора или в режиме таблицы. В режиме таблицы вы можете вводить данные и изменять их. Режим конструктора предназначен для добавления, удаления и изменения полей.

Если ваша таблица создана с помощью мастеров таблиц, Access оформит таблицу сама. Если вы не используете мастеров, Access отобразит пустую таблицу в режиме конструктора. Вы должны сами ввести описания полей, которые вы хотите включить в таблицу. Более подробная информация приведена в начале этой главы.

Для того чтобы отобразить в режиме конструктора существующую таблицу, выполните такую последовательность действий.

1. Откройте базу данных.

2. В окне базы данных выберите нужную таблицу.

3. Щелкните на кнопке Конструктор.

Если же таблица выведена в режиме таблицы, активизируйте команду Конструктор таблиц меню Вид.

Для того, чтобы отобразить в режиме оформления новую таблицу, выполните такую последовательность действий.

1. Откройте базу данных.

2. В окне базы данных выберите нужную таблицу.

3. Щелкните на кнопке Создать.

В режиме конструктора на экран выводятся следующие элементы:

· Панель инструментов конструктора таблицы. Содержит различные инструменты, помогающие оформлять таблицу и работать с ней.

· Таблица полей. Содержит столбцы, в которых вы можете задать имена полей, типы данных и описания полей.

· Таблица свойств полей. Позволяет устанавливать различные свойства для каждого поля.

 

Работа в таблице полей

Таблица полей позволяет определить имена полей, типы данных и описать эти поля. Таблица содержит следующие столбцы: Поле, Тип и Описание.

 

Имена полей

Как и для большинства других объектов базы данных Access, имена полей могут содержать не более 64 символов (букв, цифр и пробелов). Имена полей в каждой таблице не должны повторяться.

Определение типа данных

Тип данных определяет вид информации, сохраняемой в поле. Например, если вы опишете поле как Дата, Access не позволит ввести в это поле текст. Когда вы указываете тип данных поля, Access знает не только данные, которые могут сохраняться в этом поле, но и сколько места для них нужно зарезервировать. Переменной типа Дата требуется 8 байт памяти, текст требует 1 байт памяти для каждого символа (20-символьному слову необходимо 20 байт памяти). На основании типа данных Access также определяет типы расчетов или других операций, возможных для данного поля.

В Access предусмотрены следующие восемь основных типов данных:

· Текстовый.Символы, до 255 байт (1 байт на 1 символ).

· Мемо. Символы, до 64 байт

· Числовой.Любой тип чисел; размеры и диапазоны разрешенных значений приведены в табл. 28.2.

· Дата/Время.Даты и время (до 8 байт).

· Денежный.Числа, содержащие до 15 знаков слева от десятичной точки и 4 десятичных знака.

· Счетчик.Последовательная нумерация, автоматически увеличиваемая Access для аждой добавляемой пользователем записи.

· Логический.Логические переменные (Да/Нет, Истина/Ложь или Включить/Выключить).

· Поле объекта OLE. Объекты OLE, графические или другие данные в растворовом формате.

В зависимости от поля и типа данных Access допускает следующие диапазоны значений для числовых данных.

 

Таблица 28.1. Размеры данных числового типа

Размер поля	Объем занимаемой памяти	Диапазон
Байт	1 байт	От 0 до 255; без дробной части
Целые	2 байт	-32768 до 32767; без дробной части
Длинные целые	4 байт	От –2.147.483.648 до 2.147.483.647; без дробной части
Одинарной точности	4 байт	Числа с точностью до 6 разрядов. Отрицательные: от –3,402823 Е38 до –1,401298 Е-45. Положительные: от 1,40129 Е-45 до 3,402823 Е38
Двойной точности	8 байт	Числа с точностью до 10 разрядов. Отрицательные: от –1,79769313486232 Е308 до –4,94065645841247 Е-324. Положительные: от 4,94065645841247 Е-324 до 1,79769313486232 Е308.

 

По умолчанию Access присваивает текстовый тип данных каждому новому полю. Для того, чтобы присвоить полю другой тип данных, щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой и выберите подходящий тип из раскрывающегося сиска Тип данных.

Для чисел, содержащих знаки пунктуации (такие как дефисы в номерах телефонов), следует использовать текстовый тип данных, так как в числовом типе данных знаки пунктуации не допускаются.

 

Предупреждение

Будьте внимательны при выборе между денежными и числовыми типами данных. Значения в полях, описанных как Денежный, будут округляться, в то время как для поля числового типа применяют расчеты с плавающей запятой (если необходимо, с десятичной плавающей запятой). Денежный тип использует более быстрый способ расчетов с фиксированной запятой (число десятичных знаков результата определено заранее), исключающий ошибки округления.

 

Описание полей

Для более подробного описания полей воспользуйтесь столбцом описания полей Описание. Описание полей необязательно, но удобно, так как оно появляется в строке состояния, когда точка ввода находится в данном поле.

 

Установка основных ключей

Хотя это и необязательно, но для эффективной работы в Access для каждой таблицы следует определить основной ключ. Основной ключ, являясь единственным, идентифицирует каждую запись. В базе данных по учету кадров, например, каждый сотрудник имеет уникальный номер карточки социального страхования – НомерКарточки. Числовое поле НомерКарточки будет основным ключом.

Преимущества использования основного ключа:

· Скорость. Используя основной ключ, Access создает индексы, позволяющие ускорить роботу запросов иряда друугих функций.

· Упорядочение. Access автоматическисортиреует и отображает записи базы данных в порядке возрастания или убывания основного ключа таблицы.

· Отсутствие совпадений. Access не позволяет пользователю вводить пользователю данные с таким же основным ключом, как и у существующей записи.

· Связи. Access организует связи между таблицами, используя общий основной ключ.

Иногда уникальность записи заключается в комбинации данных, хранимых в нескольких полях. В таблице накладных, например, основной ключ должен содержать номер накладнойи номер клиента, так как один клиент может иметь несколько накладных. Access позволяет установить основной ключ для одного или нескольких полей таблицы.

Чтобы установить основной ключ, выполните такую последовательность шагов.

1. Щелкните на столбце выбора полей (первый столбец), чтобы выделить поле, которое вы хотите использовать в качестве основного ключа. Для того, чтобы задать основной ключ, состоящий из нескольких полей, удерживая нажатой клавищу <Ctrl>, щелкайте на этом столбце, чтобы выделить остальные.

2. Выберите команду ПравкаÞОпределить ключ. В столбце выбора полей каждого поля основного ключа появится пиктограмма с нарисованным на ней ключом.

 

Установка свойств поля

Поля характеризуются свойствами, определяющими способ хранения и отображения данных. Устанавливая свойства полей, вы можете указать следующее:

· Заданное по умолчанию название поля

· Заданное по умолчанию значение поля

· Заданный по умолчанию формат (способ отображения на экране) для ввода данных

· Границы допустимых значений при вводе данных

· Индексирование (для полей, которые можно индексировать)

· Способ отображения, а именно: размер поля и форматы.

Свойства полей, установленные для таблицы, автоматически переносятся на другие объекты базы данных, использующие эту таблицу– формы, отчеты и запросы.

В списке свойства поля окна таблицы перечислены следующие свойства.

· Размер поля. Ограничивает размер текстовых полей определенным количеством символов; ограничивает числовые поля определенным интервалом значений, например, 3 для двух символов в поле Страна.

· Формат поля. Задает определенный формат отображения дат и чисел, таких как 2/21/94 или Понедельник, Февраль 21, 1994.

· Число десятичных знаков. Устанавливает число знаков после точки (запятой), отображаемых в полях типа Числовой и Денежный, например 2.99.

· Маска ввода (только для полей типа Текстовый и Мемо). Устанавливает символы форматирования, такие как дефисы в полях номеров телефонов, для их автоматического заполнения во время ввода данных.

· Подпись поля. Надпись, используемая в формах и отчетах вместо имени поля.

· Значение по умолчанию. Задает первоначальное значение, автоматически вносимое в новую запись, например, область или город, в которых расположены фирмы видеопроката.

· Условие на значение. Ограничивает ввод данных значениями, удовлетворяющими заранее заданным условиям, например, дата возврата видеокассеты должна быть позже текущей (сегодняшней) даты.

· Обязательное поле. Устанавливается для данных, которые должны быть введены в поле обязательно, например, порядковый номер – НомерКлиента.

· Пустые строки. Позволяют полям типа Текстовый и Мемо содержать строку нулевой длины, т.е. (“”). По умолчанию Access не сохраняет значения строк, содержащих пробелы или не содержащих символов.

· Индексированное поле. Устанавливает дополнительный индекс, основанный на указанном поле. (Более подробная информация приведена в разделе “Индексированное поле” дальше в этой главе.)

Для того, чтобы установить свойства полей, выполните такую последовательность действий.

1. Выберите поле, свойства которого вы хотите установить. В нижней части экрана будут отображены все возможные свойства выбранного поля.

2. Щелкните на выбранном сойстве или нажмите клавищу <F6> для перемещения в область свойств поля.

3. Введите значение свойства или выберите его из раскрывающегося списка (если это возможно).

4. Продолжите установку других свойств для текущего поля или выберите другое поле, для которого вы также хотите установить свойства.

5. Закончив установку свойств полей, сохраните таблицу.

Если размер поля свойства слишком мал для ввода значения, нажмите комбинацию клавиш <Shift+F2> или щелкните правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите команду Область ввода для отображения диалогового окна (рис.28.12). Диалоговое окно Область ввода можно вызвать таким способом из любого места.

 

Установка свойств таблицы

Так же как и поля, таблицы имеют свойства. Свойства таблиц относятся ко всей таблице и для всех ее записей. Вы можете установить для таблицы следующие свойства.

· Описание. Введите описание таблицы и ее назначение (для того, чтобы увеличить область ввода, воспользуйтесь диалоговым окном ввода, нажав комбинацию клавиш <Shift+F2>).

· Условие на значение. Проверяет соответствие вводимых данных некоторому единому для всей таблицы условию, например, проверяет, введены ли значения в поля категорий и процентных ставок во все новые записи, наличие которых обязательно.

· Сообщение об ошибке (текст, выводимый на экран в случае, если вводимое значение не удовлетворяет условию проверки). Отображает сообщение, когда нарушено условие проверки для записи, например, объясняя, почему необходим ввод категории и процентных ставок.

Для того чтобы установить свойства таблицы, выполните следующие действия:

1. Выберите команду ВидÞСвойства таблицы. На экране появится диалоговое окно Свойства таблицы.

2. Установите неоходимые свойства таблицы.

3. Закройте диалоговое окно Свойства таблицы.

 

Индексированное поле

Индексы помагают Access находить нужные значения. Access автоматически создает и поддерживает индекс для полей основного ключа. Вы можете создать дополнительные индексы, установив для поля свойства индексирования.

Если вы часто проводите поиск или сортируете информацию по определенным полям, можно значительно увеличить скорость поиска, присвоив индексы этим полям. Индексы можно установить для полей всех типов, кроме присоединенных и внедренных объектов OLE, Мемо и логического типа.

Можно установить следующие свойства индексирования:

· Да (Совпадения допускаются). Создает индекс, учитывающих возможность повторения значений в полях.

· Да (Совпадения не допускаются). Создает индекс в предположении, что значение поля не повторяются.

· Нет. Индекса не существует.

Чтобы установить свойства индексирования, выполните такую последовательность действий.

1. В таблице полей выберите поле, которое вы хотите проиндексировать.

2. В таблице свойств поля выберите свойство индексирования – Индексированное поле.

3. Щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой, чтобы отобразить раскрывающийся список значений свойств индексирования.

4. Выберите тип индекса.

 

Преобразование таблицы

Ассеss позволяет легко преобразовать таблицу в соответствии с изменившимися потребностями. Вы можете добавить, переименовать, удалить или переместить поля. Однако перед тем, как приступить к изменению структуры вашей таблицы, обязательно сделайте резервную копию данных. Кроме того, следует хорошо обду­мать возможные последствия изменений структуры таблицы для зависимых объектов базы данных, для таких, например, как формы, запросы и отчеты.

· Удаление поля. Поля, удаленные из таблицы, также должны быть удалены из форм, запросов и отчетов.

· Переименование полей. Переименованные поля также должны быть переименованы в формах, запросах и отчетах. Кроме того, следует переименовать все ссылки на них в расчетах, выражениях, макрокомандах и программных модулях.

· Изменение типа данных. Некоторые преобразования данных не разрешены, например, такие как пре­образование данных из любого типа в тип Счетчик. В других случаях, если вы конвертируете из боль­шего типа данных в меньший тип, данные будут усечены (обрезаны или потеряны). Например, преобразование данных числового типа в тип Денежный "обрежет" значения, разрешенные для денежных знаков, и данные соответственно будут потеряны. (Для получения более подробной информации см. раздел "Определение типа данных" в начале этой главы.)

· Изменение размера поля. Изменения, усекающие числа с запятой, округляют эти числа. Если измене­ния делают значение слишком большим для нового поля, данные будут потеряны (перед этим на экране появится сообщение об ошибке).

Для того чтобы вставить поле, выполните следующее.

1. Установите точку ввода в строке, перед которой вы хотите вставить строку.

2. Щелкните на кнопке Вставить строку панели инструментов.

Для того чтобы переименовать поле, выполните такую последовательность шагов.

1. Выделите ячейку с именем поля.

2. Напечатайте новое имя.

Чтобы удалить поле, щелкните на кнопке панели инструментов Удалить строку. Или щелкните в столбце выбора полей (первый столбец), чтобы выделить строку, которую вы хотите удалить, и нажмите клавишу <Del> (или <Delete>).

Для того чтобы переместить поле, выполните такую последовательность действий.

1. Щелкните в столбце выбора полей (первый столбец) для того, чтобы выделить строку, которую вы хотите переместить.

2. Переместите строку поля в новую позицию.

 

Тема 3