Сортировка результатов запроса

Обычно результаты запроса появляются на экране в несортированном виде, в том порядке, в котором записи были найдены в базе данных. Чтобы результаты запроса выглядели привычно, можно указать порядок сортировки.

Строка сортировки бланка QBE содержит раскрывающийся список, включающий следующие типы сортировки:

· По возрастанию

· По убыванию

· Отсутствует.

По умолчанию порядок сортировки не задан. Для того чтобы задать порядок сортировки, выделите поле и из раскрывшегося списка выберите нужный порядок сортировки.

 

Задание свойств запросов

Вы можете просмотреть и изменить свойства всего запроса, списка полей, используемых в запросе, или отдельных полей динамического набора записей. Для того чтобы просмотреть и изменить свойства любого из этих объектов, выберите команду Вид=> Свойства для открытия диалогового окна свойств. Затем щелкните на объекте, свойства которого вы хотите изменить. В окне свойств появится набор свойств выбранного объекта.

Возможно вы захотите задать формат вычисляемого поля, например, задать количество отображаемых знаков после запятой.

Одно из самых важных свойств запроса — это свойство Уникальные значения. По умолчанию это свойство имеет значение Нет, означая, что если существуют повторяющие записи, удовлетворяющие заданным условиям, то каждая из них будет внесена в динамический набор записей. Для того чтобы исключить из результатов запроса повторяющиеся записи, установите для свойства Уникальные значения значение Да.

Если целью вашего запроса является создание списка категорий видеофильмов и платы за прокат по категориям, по умолчанию в результате запроса одни и теже записи будут представлены в каждой категории. Для того чтобы в списке не было повторяющихся записей, установите для свойства Уникальные значения значение Да.

Тема 6

Создание отчетов

Если формы предназначены для ввода информации, то отчеты предназначены для ее вывода. Напечатанные отчеты представляют данные в значительно лучшем виде, чем формы или таблицы. Например, вы можете создать отчет, который будет напечатан в альбомной ориентации на фирменном бланке с итоговыми суммами для каждой страницы или для каждой группы.

 

Создание отчета

Перед тем как приступить к созданию отчета, уделите немного времени обдумыванию его содержания и оформления. Для этого выполните следующее:

· Просмотрите таблицы, формы и запросы, имеющиеся в вашей базе данных.

· Определите, из каких компонентов должен состоять отчет.

· Убедитесь, что все необходимые данные введены в соответствующие таблицы.

· Обдумайте возможность использовать вместо отчета имеющиеся формы; возможно, вам необходимо осуществлять как вывод, так и ввод данных в одном формате. Помните, что вы не можете вводить данные в отчет или изменять их.

· Просмотрите уже напечатанные отчеты и посоветуйтесь с теми, кто применяет эти отчеты в своей работе, для выявления их недостатков и получения рекомендаций по улучшению.

Создание отчетов напоминает создание форм. Для того чтобы создать отчет, активизируйте окно базы данных, щелкнув на корешке отчет, а затем на кнопке Создать. На экране появится диалоговое окно Создание отчета. В текстовом поле Выбор таблицы/ запроса выберите таблицу или запрос, на основании которых будет создаваться отчет.

щелкните на кнопке Мастера, если хотите, чтобы основой для создаваемого отчета были стандартные, заранее подготовленные шаблоны отчетов Access. щелкните на кнопке Пустой отчет, чтобы создавать отчет самостоятельно с самого начала.

 

Мастера отчетов

Мастера отчетов создают отчеты по нескольким типовым шаблонам:

· В один столбец. создает отчет, в котором записи расположены вертикально, по одному полю в строке, одна запись за другой.

· Группировка данных и вычисление итогов. Позволяет группировать записи и выполнять подсчет групповых и общих итогов.

· Почтовая наклейка. создает отчет в виде почтовых наклеек различных форматов.

· Групповые вычисления. Созданный этим мастером отчет напоминает отчет, созданный мастером Группировка данных и вычисление итогов, за исключением того, что сами записи в отчет не включаются.

· Табличный отчет. Создает отчет, в котором записи отображены горизонтально, а именно — одна запись в строке с подписями полей в виде заголовков.

· Простой отчет. Быстро создает отчет для выбранного запроса или таблицы, форме отчета в один столбец.

· Слияние с MS Word. создает отчет в виде текста документа, созданного в редакторе Microsoft Word for Windows, используя данные, содержащиеся в полях таблицы или запроса Access.

После выбора мастера отчетов программа Access последовательно выводит на экран ряд диалоговых окон, запрашивая необходимую дополнительную информацию. Эти диалоговые окна различны для каждого шаблона мастера отчетов.

Предварительный просмотр

Если в последнем диалоговом окне мастера отчетов вы активизировали опцию Просмотреть отчет с данными, Access отобразит отчет в режиме предварительного просмотра. В режиме предварительного просмотра вы увидите на экране, как будет выглядеть отчет в напечатанном виде. В этом режиме указатель мыши превращается в увеличительное стекло. щелкнув кнопкой мыши в режиме предварительного просмотра, вы увеличите масштаб отображения отчета. щелкнув повторно, вы вернете отчет в первоначальное состояние.

 

Пустой отчет

Может случиться, что мастера отчетов не смогут предложить необходимые вам формат или компоновку отчета. В этом случае для создания отчета, удовлетворяющего вашим требованиям, можно воспользоваться пустым отчетом. Например, вам нужно создать отчет, формат которого полностью совпадал бы с форматом бумажного документа, используемого в вашей фирме, вроде контракта на обслуживание; или вам нужно создать отчет, содержащий спецэффекты или изображения продукции вашей фирмы.

Для того, чтобы создать пустой отчет, выполните такую последовательность шагов:

1. щелкните на кнопке Создать отчет, расположенной на панели инструментов. На экране появится диалоговое окно Создание отчета.

2. В списке Выбор таблицы/ запроса выберите таблицу или запрос, содержащие данные, которые следует представить в отчете.

3. щелкните на кнопке Пустой отчет. Access отобразит пустой отчет в режиме конструктора.

Пустой отчет состоит из трех разделов:

· Верхний колонтитул. Содержит информацию, появляющуюся в верхней части каждой страницы отчета, например заголовки столбцов таблиц или запросов.

· Область данных. Содержит собственно отчет. В этой области отображаются данные из таблиц или запросов.

· Нижний колонтитул. Содержит информацию, появляющуюся в нижней части каждой страницы, например номера страниц.

щелкнув на кнопке Панель элементов, расположенной на панели инструментов, можно вывести на экран или убрать панель элементов. В следующем разделе описывается, как пользоваться панелью элементов для построения отчета.

Работа в режиме конструктора отчета

Режим конструктора отчета предназначен для создания и изменения отчетов. Инструменты и возможности, предлагаемые пользователю в режиме конструктора отчета, в основном те же самые, что и инструменты и возможности, имеющиеся в режиме конструктора формы. В этом разделе описаны все новые возможности режима конструктора отчета.

 

Разделы отчета

Далее приведен обзор разделов отчета:

· Заголовок отчета. Информация, появляющаяся в начале первой страницы отчета, например название отчета.

· Верхний колонтитул. Информация, появляющаяся перед в начале каждой страницы отчета; может содержать, например, заголовки столбцов таблиц или запросов.

· Заголовок группы. Информация, появляющаяся перед каждой группой данных, например название группы.

· Область данных. Содержит данные отчета. Эта область, где отображаются данные из таблиц или запросов.

· Примечание группы. Информация, появляющаяся в конце каждой группы данных, например итоговые результаты по каждой группе.

· Нижний колонтитул. Информация, появляющаяся в конце каждой страницы отчета, например номера страниц.

· Область примечаний отчета. Содержит информацию, появляющуюся в конце последней страницы отчета; может содержать, например, итоговые результаты вычислений, выполненных по всем записям отчета.

В отличие от пустых форм, состоящих только из области данных, в новых отчетах сразу же определены также верхний и нижний колонтитулы страницы. Так же как при работе с формами, вы можете добавить в отчет Заголовок и Область примечаний отчета. Для того чтобы добавить в отчет Заголовок и Область примечаний отчета, в меню Формат выберите команду Заголовок/ примечание отчета. Кроме того отчеты могут иметь две новых секции: заголовки групп (категорий) и примечания групп (категорий) данных.