Использование мастеров запросов

Мастера запросов создают запросы одного из четырех основных типов:

· Перекрестный запрос. Обобщает данные в формате электронной таблицы.

· Поиск повторяющихся записей. Выполняет поиск одинаковых записей в указанной таблице.

· Поиск записей, не имеющих подчиненных. Находит все записи, не имеющие соответствующих записей в другой (связанной) таблице.

· Архивирование. Копирует записи из существующей таблицы в новую таблицу и, при необходимости, удаляет их из исходной таблицы.

Каждый мастер “просит” ввести информацию, необходимую для создания запроса определенного типа. В каждом случае вы должны определить таблицу (таблицы) или запросы, в которых этот запрос будет выполняться.

Использование кнопки Новый запрос для создания запроса

Для того чтобы создать запрос с самого начала, щелкните на кнопке Создать запрос, расположенной на панели инструментов или, переключившись в окно базы данных, выберите корешок Запрос, а затем щелкните на кнопке Создать. На экране появится диалоговое окно Создание запроса.

Щелкните на кнопке Новый запрос диалогового окна Создание запроса. На экране появится окно Запрос — выборка: Запрос и диалоговое окно Добавление таблицы. По мере того как вы выбираете таблицы, Access помещает список полей этих таблиц в верхней части окна Запрос — выборка: Запрос.

Для выбора таблицы, которую вы хотите добавить в ваш запрос, дважды щелкните на имени таблицы или выделите имя таблицы, а затем щелкните на кнопке добавить. Access Добавляет таблицу в окно Запрос — выборка: Запрос (запрос 1); диалоговое окно Добавление таблицы остается открытым для того, чтобы вы могли добавить другие необходимые таблицы. Access автоматически отслеживает все связи, существующие между таблицами, добавленными в область действия запроса, и показывает их рисуя линии между связанными полями.

Access автоматически находит связи таблиц и рисует линии между соответствующими ключевыми полями (одинаковое имя и тип поля). Эти линии называются линиями объединения. Линии объединения используются только в многотабличных запросах. Перемещая ключевое поле из одной таблицы в другую, вы можете самостоятельно создать линии объединения.

Нижняя половина окна содержит сетку Query-by-Example (запрос по-примеру или бланк QBE), которая предназначена для задания условия отбора. Бланк QBE позволяет задать условия отбора, предлагая выбрать в качестве шаблона один из реальных примеров, тип данных которого соответствует вашим. Например, для того чтобы отыскать всех сотрудников в Луганской области, в поле Условие отбора следует напечатать ЛГН (аббревиатура кода области).

Закончив добавлять таблицы, щелкните на кнопке Закрыть. Для того чтобы заново открыть диалоговое окно Добавление таблицы, щелкните на кнопке Добавить таблицу, расположенной в панели инструментов, или выберите команду Запрос=>Добавить таблицу.

Работа с окном запроса

Существует несколько режимов просмотра запросов в окне запросов (смена режимов отображения можно произвести соответствующим выбором в меню Вид):

· Режим конструктора. Используется для задания запроса.

· Режим SQL. Используется для отображения или изменения запроса на языке SQL.

· Режим таблицы. Используется для отображения результатов запросов.

Панель инструментов конструктора запросов содержит большое количество кнопок, позволяющих значительно ускорить работу с запросами.

Создание запроса

После того как вы приступите к созданию запроса или щелкните на кнопке Конструктор в окне базы данных, чтобы редактировать уже существующий запрос, Access отобразит окно конструктора. Окно конструктора в режиме запроса разделено на две части. Верхняя часть содержит список полей всех таблиц, включенных в область действия запроса. Нижняя часть содержит сетку запроса по образцу (бланк QBE), в которой вы определяете параметры запроса. Каждый столбец бланка QBE соответствует одному из полей. Для каждого из полей в строках бланка QBE нужно определить параметры запроса — условия запроса и вид сортировки.

Выбор полей

Бланк QBE состоит из строк и столбцов. Каждый столбец соответствует одному из полей, используемых в запросе. Для того чтобы добавить поле в бланк QBE, дважды щелкните на этом поле в окне списка полей или перетащите это поле в один из столбцов. Access автоматически заполнит имя поля и стандартные выборки для подсчета итоговых значений по группе, а также установит флажок опции Вывод на экран.

Чтобы выбрать все поля, дважды щелкните на звездочке (*) или перетащите звездочку в бланк QBE. Для того чтобы убрать поле, выделите соответствующий столбец и нажмите клавишу <Del> или установите курсор ввода внутри столбца и в меню Правка выберите команду Удалить столбец.

Совокупность записей, являющихся результатом выполнения запроса (или фильтрации), называется динамическим набором записей. Вы можете указать, какие поля следует включать в динамический набор записей. Вы можете указать, какие поля следует включать в динамический набор записей. Для включения поля в динамический набор записей установите флажок опции Вывод на экран в бланке QBE.

В отображаемые результаты запроса не обязательно включать все поля, используемые в бланке QBE. Для того чтобы исключить поле из результирующего динамического набора записей, уберите флажок опции Вывод на экран для этого (исключаемого) поля.

Бланк QBE содержит еще две строки, которые изначально не видны на экране. Строки Имена таблиц и Групповые операции спрятаны по умолчанию. Для того чтобы отобразить их на экране, выберите в меню Вид одноименные команды. Когда вы выберите эти команды, на экране под строкой Поле в бланке QBE, появятся строки Имена таблиц и групповые операции.

Добавление вычисляемых полей

В бланк QBE можно добавить вычисляемые поля. Вычисляемые поля — это временные поля, создаваемые в динамическом наборе записей во время выполнения запроса; в них заносятся результаты вычислений над данными из полей таблицы. Вычисляемые поля можно использовать, например, для расчета стоимости продуктов по категориям или для объединения (конкатенации) текстовых полей.

Для создания вычисляемого поля в верхней строке бланка QBE выделите пустую ячейку — имя поля. Вы можете напечатать выражение непосредственно в этой ячейке. Access присвоит новому полю имя, например Выражение 1, которое вы сможете впоследствии изменить на более осмысленное название. Вы можете сразу ввести в указанную ячейку имя нового поля, далее(:) и выражение. Имена полей, используемые в вычислениях, должны заключаться в квадратные скобки ([ ]), а пробелы — в кавычки (“ “). Логические и арифметические операторы записываются обычным образом. Имена вычисляемых полей в квадратные скобки заключать не нужно. Например, можно создать новое поле с именем Итого, введя следующее:

 

Итого [Цена] *Количество

 

Для того чтобы создать вычисляемое поле, выполните такую последовательность действий.

1. Перейдите в нужный столбец в бланке QBE.

2. В строке Поле введите имя вычисляемого поля и двоеточие (:).

3. Продолжайте ввод в ячейку имени поля составляющих выражения.

4. Сохраните и выполните запрос.

Групповые расчеты

Иногда возникает необходимость выполнить запрос не для каждой записи, а для групп записей. Например, вы можете просмотреть итоговые суммы продаж по определенной области или рекламные цены по каждому виду продукции. Access позволяет выполнить эти непростые вычисления, группируя записи. Например, вы можете определить среднюю зарплату по отделам или максимальное количество часов, необходимых для выполнения каждого заказа.

Вы можете сами определить способ разбиения на группы в строке Групповая операция. Для того чтобы отобразить строку Групповая операция на экране, в меню Вид наберите команду Групповая операция. Одновременно со строкой Групповая операция Access автоматически добавляет слова Группировка в каждое поле бланка QBE. Используйте это поле для определения групп, по которым вы хотите выполнить итоговые расчеты. В поле Групповая операция можно выделить любой из перечисляемых ниже типов расчетов.

· Sum. Суммирование значения полей.

· Avg. Расчет среднего значения поля.

· Min. Нахождение минимального значения поля.

· Max. Нахождение максимального значения поля.

· Count. Подсчет количества (непустых) значений в поле. Нулевые значения не учитываются.

· StDev. Расчет среднеквадратической ошибки для значений поля.

· Var. Расчет дисперсии для значений поля.

· First. Подстановка первого значения в поле.

· Last. Подстановка последнего значения в поле.

· Expression. Позволяет создавать вычисляемое поле для группы.

· Where. Позволяет задать критерий для поля, не используемого для определения группы.

Для выполнения расчетов по группам выполните такую последовательность действий:

1. Создайте запрос — выборку или перекрестный запрос.

2. В режиме конструктора выведите на экран строку Групповая операция, выбрав в меню Вид команду Групповая операция.

3. В ячейке Групповая операция для каждого поля выберите его тип.

4. Если итоговые суммы вычисляются для всех записей, ни одно из итоговых полей не должно иметь свойств типа Группировка.

5. Если итоговые суммы вычисляются по группам, для соответствующих полей установите тип Группировка.

6. Сохраните запрос.

7. Запустите запрос или переключитесь в режим таблицы.

 

Ввод условия отбора

Задав условие в строке бланка QBE, вы можете осуществить запрос только для записей, удовлетворяющих заданному условию. Условие отбора — один чаще всего используемых элементов запроса. Вы можете отобрать записи, введя любое из следующих условий.

· Точное совпадение. Задайте буквенное выражение, например текстовую строку Укр или $1000, которое должно точно совпадать со значением полей отбираемых записей; прописные и строчные символы считаются различными.

· Поиск с использованием подстановочных символов шаблона. Для задания условия используйте комбинацию букв и подстановочных символов, например, У* или 1###; значения полей должны “вписываться” в шаблон.

· Поиск несовпадений. Используйте оператор NOT для исключения из области действия запроса тех записей, которые удовлетворяют заданному условию отбора.

· Поиск по дате. Для задания условия используйте фиксированную дату или оператор DATE(), заменяющий текущую дату (на основании системных часов компьютера). Например, можно воспользоваться условием 12/1/95 или DATE().

· Поиск пустых полей. Используйте оператор NULL, чтобы указать, что вам нужны только записи, заданные поля которых пусты. Используйте оператор NOT NULL для того, чтобы указать, что в результатах запроса вы хотите видеть только записи с непустыми полями.

· Операторы сравнения. Используйте любые операторы сравнения для сопоставления полей записей по особым правилам.Например, чтобы увидеть только записи с датой раньше текущей, можно ввести <DATE().

· Значения Да/Нет. Используйте Да, Истина, Включено или -1, чтобы задать значения Да. Используйте Нет, Ложь, Отключено или 0, чтобы задать значение Нет.

· Сложное условие отбора. Воспользуйтесь логическими операторами для задания сложного условия для одного и того же поля.