Просмотр и редактирование данных

Научившись проектировать базы данных и создавать таблицы, можно приступать к вводу данных. Вводить данные и отображать их на экране можно в режиме таблицы или в режиме формы. Режим таблицы позволяет работать в привычном формате строк-столбцов, когда на экране видны одновременно несколько записей. Режим отображения формы концентрирует ваше внимание на одной записи и заменяет бумажные бланки электронными формами, которые можно просмотреть на экране или напечатать. Эта глава посвящена возможностям работы в режиме таблицы. В следующей главе вы узнаете, как создавать и использовать формы для ввода данных и для их отображения.

 

Управление режимом таблицы

Создав таблицу, вы можете начать ввод данных. Чтобы переключиться в режим таблицы, выберите команду ВидÞТаблица. В режиме таблицы вы можете вводить и просматривать данные в привычном табличном (электронной таблицы) формате строк и столбцов. Область пересечения строки и столбца называется ячейкой.

 

Ввод и редактирование данных

Основные операции ввода данных включают добавление, удаление и редактирование записей таблицы, копирование и перемещение данных, а также отмену нежелательных изменений данных во время редактирования. Для ускорения ввода данных и перемещения по таблице в Access существует много быстрых клавиш.

Для выделения полей, редактирования и перемещения по таблице можно также пользоваться мышью. Для перемещения к первой, предыдущей, следующей и последней записям воспользуйтесь кнопками управления. Строка номера записи, расположенная над строкой состояния, отображает номер текущей записи; этой строкой также можно воспользоваться для перехода к определенной записи. (Щелкните на строке номера записи, введите номер записи, к которой вы хотите перейти, и нажмите клавишу <Enter>.) Для перемещения таблицы на столбец или на строку можно воспользоваться кнопками прокрутки.

 

Добавление новых записей

Существует два способа добавления записей в Access— режим редактирования и режим ввода данных. В режиме редактирования вы можете вводить данные в конец таблицы. Программа Access автоматически переходит в режим редактирования, когда вы изменяете данные или вводите новые записи. В режиме ввода данных Access отображает на экране пустую таблицу, готовую к вводу новых записей, пряча все существующие записи.

Чтобы перейти в режим ввода данных, выберите команду ЗаписиÞВвод данных. Чтобы закончить работу в режиме ввода данных, выберите команду ЗаписиÞ Показать все записи.

В обоих случаях для ввода новой записи вы используете пустую запись, расположенную внизу таблицы. Когда вы начинаете вводить данные в эту строку, Access добавляет новую пустую запись под текущей.

Крайний слева столбец таблицы называется столбцом маркировки записи. Щелкая в этом столбце, вы можете выделять всю строку (запись).

Access использует столбец маркировки записи для отображения следующих символов.

· Стрелка показывает текущую запись (ввод данных и редактирование не проводилось).

· Звездочкой помечена пустая запись, находящаяся в нижней части таблицы. При переходе к этой записи звездочка меняется на стрелку, являющуюся индикатором текущей записи.

· Карандаш показывает, что текущая запись содержит введенные или измененные данные, которые еще не сохранены.

· Символ блокировки показывает, что запись в данный момент редактируется другим пользователем, всем остальным она доступна только для чтения.

По мере того как вы вводите данные и переходите от поля к полю, Access проверяет введенные данные на соответствие их типу поля и дополнительным условиям (например, проверка на допустимость). Перед тем как перейти к следующему полю или записи, Access сообщит вам обо всех некорректно введенных данных.

Когда вы переходите к следующей записи, Access автоматически сохраняет текущую запись и все сделанные вами изменения. Кроме того, вы можете сохранить изменения, сделанные в текущей записи, в любой момент, выбрав команду ФайлÞСохранить запись или нажав комбинацию клавиш <Shift+Enter>. Вы также можете сохранить сразу всю таблицу, выбрав команду ФайлÞСохранить таблицу или нажав комбинацию клавиш <Сtrl+S>.

Для того чтобы добавить новую запись, выполните такую последовательность действий.

Если вы хотите добавить новую запись, не видя уже существующие записи таблицы, выберите команду ЗаписиÞ Ввод данных.

Перейдите к пустой записи, расположенной в конце таблицы.

Нажмите клавишу <Enter> или <Tab> для того, чтобы перейти к первому полю, в которое можно (и нужно) ввести данные. Маркер записи примет форму карандаша, а Access добавит пустую запись.

Продолжите заполнение остальных полей записи. Access автоматически вводит данные в поля-счетчики.

Чтобы сохранить изменения, нажмите одну из клавиш со стрелками, <Tab> или <Enter> для того, чтобы перейти к следующей записи, или нажмите комбинацию клавиш <Shift+Enter>.

Если вы находитесь в режиме ввода данных, для просмотра всей таблицы целиком (старые и новые записи) выберите команду ЗаписиÞПоказать все записи.

 

Редактирование данных

Для того чтобы отредактировать данные существующей таблицы, выделите поле записи, которую вы хотите отредактировать. Если в этой ячейке нет никаких данных, просто начните печатать. Если поле содержит данные, Access выделит содержимое ячейки.

Для того чтобы полностью заменить содержимое ячейки новыми данными, просто начните печатать. Чтобы иметь возможность перемещать курсор внутри ячейки, нажмите клавишу <F2>. Для данных, выходящих за границы ширины ячейки, воспользуйтесь Окном ввода (<Shift+F2>).

 

Отмена редактирования

Access позволяет отменить изменения, внесенные в данные. В зависимости от того, какой именно способ редактирования вы использовали, меню Правка предлагает два типа (набора) команд отмены: Отменить сохраненную запись или Отменить ввод и Отменить текущее поле или Отменить текущую запись.

Чтобы отменить изменения и восстановить текущее поле или запись, выберите команду ПравкаÞВосстановить текущее поле или нажмите <Esc>. Вы можете отменить изменения только в одном поле или сразу все, сделанные в записи. Вы должны отменить все необходимые изменения перед тем, как приступить к редактированию другой записи или переключиться в другое окно.

Чтобы отменить самое последнее действие, выберите команду ПравкаÞОтменить сохранение записи или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z> или <Alt+BackSpace>.

Можно отменить такие действия:

• Последнее сохранение записи.

• Последнее удаление.

• Последнее вырезание или вставку.

• Последний ввод символов.

Сами действия отмены также могут быть отменены. Например, после отмены ввода в меню редактирования Правка появляется команда Повторить ввод текста вместо команды Отменить ввод текста.

 

Удаление записей

Если вам необходимо удалить всю запись, щелкните на поле маркировки записи или воспользуйтесь клавишами перемещения, для того чтобы перейти к нужной записи, а затем из меню редактирования Правка выберите команду Выделить запись. В столбце выделения записи появится символ текущей записи, а вся строка будет выделена. Из меню Правка выберите команду Удалить или нажмите клавишу <Dеl>. Access удалит запись и отобразит диалоговое окно, требуя подтвердить удаление (кнопка ОК) или отменить удаление (кнопка Отмена).

 

Управление данными

Перемещение, копирование, поиск и сортировка данных могут быть достаточно утомительными, пока вы не начнете использовать Access. Управление перемещением данных — одна из важных задач автоматизации работы с базами данных, с которой Access прекрасно справляется. Большая часть возможностей (команд) управления данными находится в панели инструментов:

· Вырезать	· Сортировка по убыванию
· Найти	· Вставить
· Редактирование Фильтр/Сортировка	· Применить Фильтр/Сортировка
· Копировать	· Показать все записи
· Сортировка по возрастанию