Проектирование вашей базы данных

Перед тем как приступить к созданию таблиц, форм и отчетов, вам следует потратить какое-то время на проектирование базы данных. Сконцентрируйте ваши усилия на данных, исполнителях и задачах. Ниже приведены некоторые важные советы, которые придерживаться при разработке базы данных.

* Начните с анализа существующей базы данных (созданной вручную или с помощью компьютера). Просмотрите используемые формы и отчеты. Определите источник данных (если это компьютер, подумайте, нельзя ли импортировать введенные данные). Поговорите с другими людьми, использующими содержащуюся в базе данных информацию, обсудите возникающие в связи с этим проблемы и пожелания. Просмотрите решаемые с помощью базы данных задачи (и продумайте те, которые следует решать в будущем), например создание еженедельных отчетов, экспортирование данных, сортировка и анализ (обработка).

* Идентифицировав данные и задачи, которые следует решить, разделите их на группы (например, разделите информацию о клиентах и информацию о платежных документах). Эти группы впоследствии станут таблицами.

* Определите типы данных, которые будут храниться в каждой таблице. (Таблица клиентов, например, может содержать фамилии клиентов, их адреса и номера телефонов.) Эти группы данных таблицы называются полями.

* Просмотрите общие элементы таблиц. (Фамилия клиента может быть общим элементом таблицы клиентов и таблицы накладных.) Эти общие элементы называются ключевыми полями.

* Продумайте оформление форм и отчетов.

* Определите условия выбора для запросов.

* Обдумайте, как автоматизировать стандартные задачи баз данных, такие как выполнение запросов и печать отчетов.

* Обдумайте проблемы безопасности данных, такие как стратегия создания копий, разделения данных и ограничения доступа при работе в сети.

 

Создание новой базы данных

Спроектировав базу данных, вы готовы приступить к ее созданию. Чтобы создать новую базу данных, выполните следующие шаги:

Выберите команду ФайлÞСоздать базу данных или щелкните на кнопке панели инструментов Создать базу данных. На экране появится диалоговое окно Создание базы данных.

Выберите нужный диск и каталог.

Введите имя новой базы данных (не более восьми символов). Access автоматически присваивает новому файлу базы данных расширение MDB.

Щелкните на командной кнопке ОК.

После того как Access создаст новую базу данных, в окне Access откроется пустое окно базы данных, готовое к созданию новых объектов.

 

Поддержка данных в Access

При работе с базой данных вам прийдется решать различные задачи защиты и обновления данных. Например, вам следует регулярно создавать резервную копию базы данных. Возможно, вы захотите сжать файл базы данных для более эффективной работы, увеличив, таким образом, скорость доступа к данным и уменьшив место на жестком диске, необходимое для хранения файла базы данных. Можно также зашифровать данные, чтобы оградить вашу базы данных от несанкционированного доступа. В этом разделе описана каждая из процедур и приведены рекомендации по их выполнению.

 

Создание резервной копии базы данных

Одна из наиболее важных "административных" задач ведения базы данных заключается в создании резервной копии. Резервное копирование базы данных необходимо для предотвращения потери важной информации. Создавать резервную копию базы данных необходимо регулярно (особенно перед тем, как вы приступите к радикальным изменениям и после них).

Создание резервной копии базы данных не представляет труда, так как все таблицы, формы и другие объекты базы данных хранятся в одном файле. Если вы работаете со специальным программным обеспечением для создания резервных копий, просто укажите файл базы данных в качестве объекта для копирования. Можно воспользоваться командой копирования Диспетчера файлов или DOS для того, чтобы скопировать базы данных на нужный логический диск, в нужный каталог (подкаталог).

 

Предупреждение

Перед тем как приступить к копированию базы данных, убедитесь, что она закрыта (закрыта у всех пользователей сети).

 

Сжатие базы данных

По мере того как вы добавляете и удаляете объекты в файле базы данных, он может стать сильно фрагментированным (кусочно-связанным), а работа с ним – медленной и непроизводительной. Сжатие базы данных устраняет фрагментацию и повышает скорость работы. Это также экономит свободное пространство на диске. Частота сжатий зависит от того, как часто в базе данных проводится дополнение и удаление объектов. Например, базы данных, используемые в основном для просмотра информации, можно сжимать редко, а те базы, информация в которых обновляется ежедневно, и еженедельные отчеты необходимо сжимать регулярно.

Для того чтобы сжать базы данных, выполните такую последовательность действий:

Закройте базу данных.

В первоначальном окне Microsoft Access выберите команду ФайлÞСжать базу данных. На экране появится диалоговое окно Исходная база данных для сжатия.

Выберите или напечатайте имя файла базы данных и щелкните на ОК. На экране появится диалоговое окно Конечная база данных (имя может быть то же самое, что и у сжимаемой базы данных).

Щелкните на командной кнопке ОК.

Если имена сжимаемой базы данных и файла, в который вы хотите ее сжать, совпадают, вам надо будет подтвердить в диалоговом окне, что вы хотите заменить существующий файл. Чтобы продолжить сжатие, выберите ОК.

 

Шифровка данных

Если вы заинтересованы в конфиденциальном использовании данных, воспользуйтесь возможностями шифровки с помощью Access. Шифровка преобразует файл в нечитаемый текстовыми редакторами или программами-утилитами. Зашифрованные данные можно прочитать только с помощью Access. Эта возможность важна, если ваши конфиденциальные данные передаются по телефонным линиям или другим незащищенным от несанкционированного доступа средствам связи.

 

Предупреждение

Сама по себе шифровка данных не обеспечивает полной безопасности. Любой, имея в своем распоряжении Access, может зашифровать и расшифровать базу данных. Для более надежной защиты используйте шифровку с паролем (в диалоговом окне базы данных выберите команду ЗащитаÞИзменить пароль). Зашифрованные базы данных работают немного медленнее, но, когда речь идет о безопасности, это несущественно. При необходимости, вы сможете расшифровать базу данных.

 

Для того чтобы зашифровать или расшифровать (убрать шифровку) базу данных, выполните такую последовательность действий:

Закройте базу данных (у всех пользователей электронной сети).

В первоначальном окне Microsoft Access выберите команду ФайлÞЗашифровать.

Выберите или напечатайте имя файла базы данных, подлежащего шифровке, и щелкните на кнопке ОК. Появится диалоговое окно Конечная база данных для шифрования.

Выберите или напечатайте имя файла базы данных (имя может быть то же самое, что и у шифруемой базы данных).

Выберите ОК.

Подтвердите разрешение записи нового файла поверх шифруемого файла базы данных.

 

Восстановление испорченной базы данных

Перебои в электропитании и другие случаи неожиданных поломок компьютера или электронной сети могут испортить вашу базу данных. Когда вы открываете базу данных, Access проверяет, не испорчены ли данные, и в случае, если необходимо восстановление данных, выдает на экран соответствующее сообщение.

Если вы подозреваете, что данные испорчены, обнаружив, что часть их потеряна или испорчена, а Access не предупредила вас об этом, выберите команду ФайлÞВосстановить окна Microsoft Access.

 

Предупреждение

Перед тем как приступить к восстановлению базы данных, убедитесь, что файл базы данных закрыт у всех пользователей сети.

 

Тема 2

Создание таблиц

Теперь, когда вы спроектировали и создали базу данных в Access, следующий шаг — создание таблицы для хранения ваших данных. Таблицы — основа базы данных. Все другие объекты — формы, запросы и отчеты, зависят от данных таблиц.

Создание новой таблицы

Чтобы создать новую таблицу, выведите на экран окно базы данных, щелкнув на корешке Таблица, а затем на кнопке Создать.

В программе Access есть два способа создания таблиц —с помощью кнопок Мастер и Новая таблица. Мастер таблиц позволяет ускорить процесс создания таблицы, предлагая на выбор типовые таблицы баз данных для бизнеса и учета кадров, например списки рассылки корреспонденции списки счетов и накладных. Каждая типовая таблица содержит примеры полей. Вы можете усовершенствовать мастер, добавив собственные шаблоны таблиц.

После того как вы выберете тип и зададите поля, Access создаст таблицу и предоставит возможность изменить ее внешний вид (можно использовать карточки подсказок). Введите данные в таблицу или в форму, созданную для вас мастером. Использование мастеров— самый простой способ обучения и работы в Access.

Восстановившись кнопкой Новая таблица, вы отобразите на экран пустую таблицу в режиме конструктора. Затем вам прийдется описать поля этой таблицы самостоятельно.