Создание новых элементов управления

Для того чтобы создать новый элемент управления, из панели элементов выберите нужный элемент и поместите его в форму. Элементы управления можно разделить на три основные категории.

· Связанные элементы управления. Элементы управления, связанные с полем таблицы или запроса.

· Несвязанные элементы управления. Элементы управления не связанные с полем таблицы или запроса.

· Вычисляемые элементы управления. Несвязанные элементы управления, использующие данные полей для выполнения вычислений, результаты которых отображаются на экране. Результат вычислений не хранится в таблице или запросе.

Для размещения связанных элементов управления в Access существует окно списка полей. Для того чтобы открыть окно списка полей в меню Вид, выберите команду Список полей. Установите полосу подсветки на нужном поле в списке полей, переместите выбранное имя поля в подходящее место формы и отпустите кнопку мыши.

Для вставки элементов управления в форму выполните следующее.

1. Для отображения на экране панели элементов выберите команду Вид ÞПанель элементов.

2. Щелкните на нужном элементе управления в панели элементов.

3. Для того чтобы вставить в форму несвязные или вычисляемые элементы управления, установите указатель мыши в то место формы, куда вы хотите вставить нужный элемент управления. Щелкните, чтобы создать элемент управления нужного вам размера.

4. Для того чтобы вставить в форму связанные элементы управления, выведите на экран список полей, выбрав команду Вид ÞСписок полей. Щелкните и переместите нужное имя поля в подходящее место формы.

Для того чтобы создать вычисляемый элемент управления, выполните такую последовательность действий:

1. Создайте несвязанный элемент управления (не связанный с полем таблицы или запроса).

2. Введите в элемент управления выражение или установите свойство элемента управления Данные равным этому выражению, как это описано в следующем разделе.

Для удаления элемента управления сначала выделите его, а затем нажмите клавишу <Del>. Элементы управления можно также вырезать, копировать и вставлять в пределах формы и за ее пределами. Для восстановления нежелательных изменений используйте возможность отмены последних изменений — команду Отменить сдвиг.

 

Установка свойств элементов управления и форм

Каждый элемент управления Access имеет свойства. Свойства определяют внешний вид (оформление) и поведение элемента. В режиме конструктора формы можно посмотреть или изменить свойства элементов управления и самих форм.

Чтобы вывести на экран свойства управления, дважды щелкните на этом элементе управления или выделите его, а затем выберите команду ВидÞСвойства. Для того чтобы увидеть на экране окно списка свойств формы, дважды щелкните в верхнем левом углу формы.

Открыв окно свойств, можно выделять различные элементы управления, разделы формы или всю форму целиком; каждый раз при выборе очередного элемента управления содержимое окна свойств изменяется в соответствии с выделенным элементом.

Для выделения формы и отображения ее свойств дважды щелкните в левом верхнем углу формы. На экране появится окно свойств формы. Воспользовавшись этим окном для изменения заголовка (формы), расположенного в верхней части окна формы (свойства Подпись поля).

Многие свойства форм “унаследованы” от соответствующих формам таблиц и запросов. Некоторые свойства можно установить с помощью панели элементов и палитры, а некоторые установить нельзя.

Для получения более подробной информации о конкретных свойствах, установите точку ввода в поле свойство и нажмите клавишу <F1>.

 

Отображение текстовой строки состояния

По умолчанию в режиме формы, в строке состояния, отображаются описания полей, введенные вами при описании таблицы. Если описание не введено, в строке состояния отображается имя поля. Иногда может оказаться, что имени поля недостаточно для управления вводом данных. Вместо имени поля можно изменить его описание, введя новый текст в свойство Строка состояния для этого элемента управления.

Установка начальных значений (значений по умолчанию) и условия на назначение

Access позволяет устанавливает начальные значения полей и правила проверки полей на допустимость как в таблицах, так и в соответствующих этим таблицам формах. Как правило, такие параметры данных должны быть установлены на уровне таблицы, но иногда начальное значение поля и условие на значения можно применить только к конкретным формам ввода данных. В таких случаях вы можете установить начальные значения полей и правила проверки полей на допустимость в списке свойств элементов управления формы.

Чтобы получить подсказку при написании выражений, щелкните на кнопке Построитель выражений, расположенный рядом с соответствующим свойством. Построитель выражений поможет написать выражения и предложит стандартные выражения, которыми вы можете воспользоваться.

 

Изменение очередности прохода элементов управления (при нажатии клавиши <Tab>)

Очередностью прохода элементов управления называется порядок, в котором вы перемещается от одного элемента управления к другому, последовательно нажимая клавишу <Tab>. По умолчанию очередность прохода элементов управления в формах Access начинается с верхнего левого элемента управления и следует слева направо, а затем — сверху вниз. Иногда может оказаться, что стандартная очередность прохода элементов управления вас не устраивает. Например, возможно, вы вводите данные из источника, отображающего данные в другой последовательность. Вместо того чтобы в форме менять местами элементы управления, можно изменить очередность прохода элементов управления (при нажатии клавиши <Tab>). Возможно вы также захотите изменить свойства очередности прохода элементов управления, если ввод данных должен начинаться с середины формы. Вместо того чтобы несколько раз нажимать клавишу <Tab>, можно присвоить этому полю (расположенному в середине формы) индекс очередности прохода полей равный 1.

Для того чтобы изменить стандартную установку очередности прохода полей с помощью клавиши <Tab>, установите свойства Переход по Tab и/или Индекс перехода по Tab. Если свойство поля Переход по Tab присвоено значение Да, пользователь, нажав клавишу <Tab>, может переходить к этому элементу управления; Нет предполагает пропуск этого элемента управления. Свойство Индекс перехода по Tab определяет точную нестандартную очередность прохода.

Вы можете установить также свойство Автопереход по <Tab>. Автопереход по <Tab> определяет, будет ли во время ввода в поле последнего разрешенного символа осуществляться автоматически переход от этого поля к следующему. Например, если это свойство установлено для поля Номер паспорта, а сам номер всегда состоит из шести цифр, то Access автоматически переведет курсор ввода в следующее поле, когда пользователь введет шесть цифр в поле Номер паспорта.

 

Управление режимом формы

Ввод и редактирование данных в режиме формы проводится так же, как и в режиме таблицы. Все быстрые клавиши ввода данных и средства, такие как Поиск и Фильтр/Сортировка, существуют и в режиме формы. Используя панель инструментов, вы можете легко перемещаться между режимом таблицы и режимом формы, а также переходить в режим конструктора.

Тема 5

Создание запросов

Одним из наиболее мощных средств современных СУБД являются запросы, позволяющие пользователю “задавать вопросы” базе данных. Результат запроса (“ответ”) можно напечатать или вывести на экран. В этой главе описаны возможности запросов Access, а также показано, как ими пользоваться для получения информации из базы данных.

 

Что такое “запрос”

Запрос — это выражение, определяющее, какую информацию вам нужно отыскать в одной из нескольких таблицах. С помощью запроса можно также выполнить некоторые действия с данными таблицы(таблиц) и обобщить данные таблицы.

Вы можете использовать запросы для выполнения следующих задач:

· Создать список сотрудников, живущих в конкретном городе.

· Вывести и фамилии клиентов, и демографическую статистику, и информацию о продажах в одном отчете.

· Определить частоту проката видеофильмов.

· Подсчитать суммарную стоимость видеофильмов по категориям.

· Убрать из базы данных информацию о клиентах, не пользовавшихся услугами проката весь прошлый год.

· Перенести все старые записи о клиентах в архивную базу данных.

Запросы могут использоваться ка источники информации для форм и отчетов. В этом случае в запросе используются данные из нескольких таблиц. Access выполняет запрос каждый раз, когда вы открывает форму или отчет, и, следовательно, вы можете быть уверенны, что информация, которую вы видите на экране, всегда самая “свежая”.

Access позволяет создавать следующие типы запросов.

· Запрос-выборка. Используются для выборки данных из таблиц на основании определенного условия. Это наиболее простой тип запроса. Запрос-выборку, например, можно использовать для получения списка всех клиентов, проживающих в Киеве.

· Запрос-действие. Используется для выполнения действий с записями, удовлетворяющими определенному условию. Этот тип запроса позволяет изменять или перемещать данные, создавать новые таблицы или убирать ненужные записи из таблицы. Вы можете использовать запрос-действие для удаления записей о клиентах, переставших пользоваться услугами вашей фирмы.

· Перекрестный запрос. Используется для обобщения данных в формате электронной таблицы на основании условия, определенного в запросе. Перекрестные запросы чаще всего применяются для отображения данных в виде диаграмм.

· Запрос-объединение. Используется для объединения полей из нескольких таблиц. Например, можно создать запрос, выбирающий информацию о клиентах из таблицы Клиенты и итоговые суммы по накладным из таблицы Накладные.

· Запрос к серверу. Используется для того, чтобы послать команды удаленной базе данных, используя язык структурированных запросов SQL.

· Управляющий запрос. Используется для выполнения действий с записями баз данных с помощью инструкций языка SQL.

Для каждого из этих типов вы можете указать параметры запроса, которые подсказывают пользователю, как определить условие запроса. Например, в программе учета проката видеофильмов, можно было бы создать запрос, предназначенный для вывода списка видеофильмов с учетом вкусов каждого клиента.

Результаты запроса или операции фильтрации Access помещает в динамический набор записей. Динамический набор записей внешне выглядит и работает как обычная таблица, но на самом деле отображает данные одной или нескольких таблиц в динамическом режиме. Вы можете вводить и обновлять данные в динамическом наборе записей. После того как вы закончите редактирование, Access автоматически обновляет данные в таблице или таблицах.

 

Создание запроса

Чтобы создать запрос, щелкните на кнопке Создать запрос, расположенной на панели инструментов, или, переключившись в окно баз данных, щелкните на корешке запрос, а затем на кнопке Создать. На экране появится диалоговое окно Создание запроса. Также как для форм и таблиц, для создания запросов существует два способа: кнопки Мастера и Новый запрос.

Перед тем как приступать к созданию запроса, при любом способе создания запроса, следует все хорошо обдумать. Перед созданием запроса продумайте ответы на следующие вопросы:

· Какая таблица (таблицы) содержит нужную информацию

· Связи таблиц (имеют ли эти таблицы соответствующие ключи?)

· Тип запроса, которым вы хотите воспользоваться

· Условия и критерии полей, которым должны удовлетворять записи

· Необходимые вычисления

· Порядок сортировки

· Имя, под которым вы хотите сохранить запрос