Работа со связанными и несвязанными объектами

Для того чтобы поместить объект OLE (например, рисунок или диаграмму) в форму или отчет, воспользуйтесь элементами Рамка объекта и Связанная рамка объекта, расположенными на панели элементов в режиме конструктора. Используйте инструмент Связанная рамка объекта, если объект хранится в таблице Access. Используйте элемент Рамка объекта для данных, хранимых вне таблицы Access.

Для того чтобы внедрить или привязать несвязанный объект, выполните такие действия:

1. Откройте форму или отчет в режиме конструктора.

2. Откройте панель элементов, а затем щелкните на инструменте Рамка объекта.

3. Установите нужный размер объекта. На экране появится диалоговое окно Вставка объекта.

4. Если вы создаете новый объект, выберите подходящий тип объекта и щелкните на кнопке ОК. Установите переключатель в положение Из файла, если связываемый объект уже существует, и укажите путь и имя файла. Для того чтобы вставить созданный пользователем элемент управления, установите переключатель в положение Вставить элемент.

5. Если вместо того чтобы внедрить объект, вы хотите связать его, установите флажок Связь. Затем щелкните на кнопке ОК. Если вы создаете новый объект, в верхней части экрана открывается окно с приложением-источником.

6. Создайте объект, затем выберите команду ФайлÞВыход программы-источника и щелкните на кнопке ОК во всех информационных окнах. Программа Access отобразит объект в рамке. Обратите внимание на то, что в списке свойств установлен нужный класс объектов OLE и нужный тип — встроенный несвязанный объект.

Чтобы создать связанный объект, выполните следующие действия:

1. Убедитесь, что текущая таблица содержит необходимое поле (поля) данных типа OLE.

2. Откройте форму или отчет в режиме конструктора.

3. щелкните на кнопке Список полей или в меню Вид выберите команду Список полей.

4. Переместите нужное поле в форму или отчет.

5. Если необходимо, измените размер связанной рамки объекта

Создав и установив свойства связанной рамки объекта, вы можете связать с этой рамкой объект или внедрить его, находясь в режиме конструктора формы или таблицы.

Чтобы внедрить объект OLE в связанную рамку объекта или связать его с ней выполните такую последовательность действий:

1. Откройте форму или таблицу.

2. Перейдите к нужной записи (полю) и выделите связанную рамку объекта или ячейку поля.

3. В меню Правка выберите команду Вставить объект. На экране появится диалоговое окно Вставка объекта.

4. Если вы создаете новый объект, выберите нужный тип объекта и щелкните на кнопке ОК. Если объект уже существует, в бланке Файл укажите путь и имя файла.

5. Если вы хотите связать объект, установите флажок Связь. Затем щелкните на кнопке ОК. Если вы создаете новый объект, окно приложения-источника откроется в верхней части экрана для того, чтобы вы могли иметь возможность сразу же создать объект.

6. Создайте объект, затем выберите команду ФайлÞВыход и щелкните на кнопке ОК во всех появляющихся на экране сообщениях. Access отобразит объект в рамке объекта.

Иногда необходимо внедрить или связать лишь часть объекта, например, фрагмент рабочего листа электронной таблицы. Для того чтобы внедрить или связать часть объекта, выполните следующие действия:

1. Откройте приложение-источник, содержащее нужный объект, или создайте и сохраните объект-источник.

2. Выделите ту часть объекта-источника, которую вы хотите внедрить или связать.

3. В меню Правка выберите Копировать.

4. Перейдите в программу Access, нажав комбинацию клавиш <Alt+Tab>.

5. Откройте связанный (в режиме формы или таблицы)или несвязанный (в режиме конструктора) объект Access, в который вы хотите вставить внедренный или связанный объект OLE.

6. Чтобы внедрить объект, выберите команду ПравкаÞВставить. Чтобы связать объект, выберите команду ПравкаÞСпециальная вставка. Программа Access выведет на экран диалоговое окно Специальная вставка.

7. Активизируйте опцию Вставить связь, выберите тип формата и щелкните на кнопке ОК.

 

Преобразование объектов OLE

После того как вы связали или внедрили объект, вам, возможно, захочется изменить установленные свойства объекта или устранить связь. Устранение связи означает, что обновление данных больше не будет происходить автоматически.

Для того чтобы изменить размер рамки, выполните такую последовательность действий:

1. В режиме конструктора измените размер рамки объекта, перемещая маркеры рамки.

2. Если объект всё еще не находится в центре рамки, откройте список свойств этого объекта и установите для свойства Установка размеров значений Фрагмент, Вписать в рамку или по размеру рамки.

3. Для того чтобы установить исходный размер объекта, выберите команду ФорматÞРазмер.

Для того чтобы устранить связь, выполните следующие действия:

1. Выделите связанный объект в режиме таблицы или формы либо выделите несвязанный объект в режиме конструктора.

2. Выберите команду ПравкаÞСвязи.

3. В диалоговом окне Связи выберите связи (связь), которые вы хотите разорвать.

4. щелкните на кнопке Разорвать связь.

5. Закройте диалоговое окно.

Чтобы восстановить или изменить связь, выполните такую последовательность действий:

1. Выделите связанный объект в режиме таблицы или формы либо выделите несвязанный объект в режиме конструктора.

2. Выберите команду ПравкаÞСвязи.

3. В диалоговом окне Связи выберите связи (связь), которые вы хотите изменить или восстановить.

4. щелкните на кнопке Смена источника.

5. Задайте имя файла-источника, с которым вы хотите установить связь.

6. Закройте диалоговое окно.

Тема 8

Использование макросов

Программа Access позволяет автоматизировать регулярно выполняемые (рутинные) задачи баз данных, позволяя пользователю программировать их с помощью макросов. Макрос — это такой же объект Access, как таблицы, формы и отчеты. Вы можете заменить макросами команды меню или автоматизировать выполнение часто повторяющихся задач и наборов команд. Макросы Access — очень мощное и универсальное средство. С их помощью можно создавать даже целые программы управления базами данных с меню и командными кнопками.

 

Создание макросов

Макрос — это набор инструкций, указывающих программе Access, какие процедуры необходимо выполнять. Процедуры, которые программа Access будет выполнять, называются макрокомандами. Создавая макрос, вы выбираете нужные макрокоманды из раскрывающегося списка. Для каждой макрокоманды можно задать ее аргументы, указывающие программе Access, каким образом следует выполнять эту макрокоманду в базе данных.

Перед тем как приступить к созданию макроса, обдумайте процедуры, которые должны быть выполнены с его помощью. Еще раз посмотрите, как выполняется задача, которую вы хотите автоматизировать. Запишите отдельные подзадачи и действия, которые необходимо выполнить, чтобы решить каждую задачу. Затем найдите общие действия и / или задачи. Часто достаточно воспользоваться одним макросом, чтобы выполнить сразу несколько задач. Например, действия необходимые для автоматизации поиска записей, содержащих информацию о сотрудниках, могут оказаться очень похожи на поиск информации о клиентах. Часто оказывается полезным и несложным автоматизировать обобщенную задачу поиска, в которой оператор вводит имя таблицы или информация берется из текущей таблицы либо формы.

Для того чтобы создать макрос, выполните такую последовательность действий:

1. Откройте окно базы данных.

2. Щелкните на корешке Макрос.

3. Щелкните на кнопке Создать. Access откроет новое окно.

Это окно содержит специальную панель инструментов, которая поможет автоматизировать выполнение задач.

В верхней части окна нового макроса расположены только два столбца — Макрокоманда и Примечание, в нижней части нет ничего. По мере того как вы вводите макрокоманды в столбец Макрокоманда, их переменные аргументы отображаются в области Аргументы макрокоманд в нижней части окна макроса. Для переключения между областями окна макроса пользуйтесь мышью или нажимайте клавишу <F6 >.

 

Добавление макрокоманд

Вы можете вставить макрокоманды в макрос тремя способами:

· выбрав нужную макрокоманду из раскрывающегося списка;

· введя определенную макрокоманду непосредственно в ячейку Макрокоманда;

· перемещая объект из окна базы данных в ячейку Макрокоманда.

Перетаскивание объекта предпочтительнее, так как при этом некоторые аргументы макрокоманды устанавливаются автоматически.

Вы можете перемещать, удалять, вставлять и копировать строки макрокоманд так же как и строки таблицы. Например, чтобы переместить строку, выделите эту строку и переместите ее в новое место.

Для каждой макрокоманды можно ввести комментарии, описывающие ее назначение. Использование комментариев для документирования своей работы считается правилом хорошего тона в программировании. Комментарии помогут вам и остальным понять, зачем нужен тот или иной макрос и макрокоманда, чем значительно облегчат сопровождение задачи.