Создание элементов управления

Для того чтобы создать в отчете новый элемент управления, выберите из панели элементов нужный элемент и поместить его в отчет. Элементы управления можно разделить на три основные категории.

· Связанные элементы управления. Это элементы управления, связанные с полем таблицы или запроса.

· Несвязанные элементы управления. Это элементы управления, не связанные с полем таблицы или запроса.

· Вычисляемые элементы управления. Несвязанные элементы управления, использующие данные полей для выполнения вычислений, результаты которых отображаются на экране. Результат вычислений не хранится в таблице или запросе.

Чтобы помочь вам в размещении связанных элементов управления, в программе Access существует окно списка полей. Для того чтобы отобразить окно списка полей, в меню Вид выберите команду Список полей. Установите полосу подсветки на нужное поле в списке полей, перетащите выбранное имя поля в подходящее место отчета и отпустите кнопку мыши.

Для того чтобы вставить элементы управления в отчет, выполните такую последовательность действий.

1. Для отображения на экране панели элементов выберите в меню Вид команду Панель элементов.

2. щелкните на нужном элементе управления в панели элементов.

3. Для того чтобы вставить в отчет несвязанные или вычисляемые элементы управления, установите указатель мыши в том месте отчета, куда вы хотите вставить нужный элемент управления. Щелкните, чтобы создать элемент управления стандартного размера. С помощью мыши установите необходимые размеры элемента управления.

4. Для того чтобы вставить в отчет связанные элементы управления, выведите на экран список полей, выбрав в меню Вид команду Список полей. Щелкните и перетащите нужное имя поля в подходящее место отчета.

Для того чтобы создать вычисляемый элемент управления, выполните следующее:

1. Создайте несвязанный элемент управления (не связанный с полем таблицы или запроса).

2. Введите выражение в элемент управления или установите его свойство Данные равным этому выражению, как это описано в следующем разделе.

Для удаления элемента управления сначала выделите его, а затем нажмите клавишу <Del>. Элементы управления можно также вырезать, копировать и вставлять в этот же или другой отчет. Для отмены нежелательных изменений используйте команду Отменить.

 

Установка свойств элементов управления и отчетов

Каждый элемент управления Access имеет свойства. Свойства определяют внешний вид (оформление) и поведение элемента. В режиме конструктора отчета можно просмотреть или изменить свойства элементов управления и самих отчетов.

Чтобы отобразить на экране окно свойств элемента управления, дважды щелкните на этом элементе управления. Содержимое открытого окна свойств изменяется каждый раз при выборке очередного элемента управления.

Для того чтобы отобразить на экране свойства отчета, дважды щелкните в левом верхнем углу отчета или выберите команду ПравкаÞВыделить отчет. На экране появится окно свойств отчета. Щелчок в левом верхнем углу отчета выделяет сам отчет. Если в этот момент открыто окно свойств, то в нем будут отображены свойства отчета. Двойной щелчок в левом верхнем углу выделяет отчет и открывает окно его свойств.

Многие свойства отчетов унаследованы от соответствующих свойств таблиц и запросов. Некоторые свойства можно установить с помощью панели элементов и палитры, а некоторые другие не имеют установок.

 

Установка свойств разделов отчета

Каждый раздел отчета имеет набор свойств, которые можно устанавливать, просматривать и изменять, чтобы улучшить оформление отчета. Для того чтобы вывести на экран свойства раздела, откройте окно свойств и щелкните на нужном разделе отчета.

 

Сортировка и группировка данных в отчетах

Access позволяет выводить записи отчета в определенном порядке или в заданных группах. Например, в отчете — списке адресов вы могли бы упорядочить адреса корреспондентов по индексам. В отчете по продажам можно сгруппировать фамилии клиентов по областям или городам.

Группировка возможна только при разработке отчетов. При этом данные разбиваются на группы, которые в свою очередь могут быть отсортированы в соответствии с заданным условием. Например, в отчете — списке телефонных номеров сотрудников фирмы записи можно сгруппировать по отделам, в которых работают эти сотрудники. Можно также отсортировать этот список в алфавитном порядке названий отделов, а внутри каждого отдела можно отсортировать фамилии сотрудников по алфавиту.

Можно провести и многоуровневую группировку на основании данных нескольких полей. Такой группировкой можно воспользоваться, например, для создания отчета, в котором бы были перечислены все сотрудники вашей фирмы и их номера телефонов по подразделению, по отделам внутри подразделения и по занимаемым должностям внутри отдела.

Для того чтобы сгруппировать данные в отчете, в меню Вид выберите команду Сортировка и группировка. На экране появится диалоговое окно Сортировка и группировка. В верхней части окна выделите поле, в соответствии с данными которого вы хотите выполнить группировку, и задайте порядок сортировки — по возрастанию или по убыванию. В нижней области диалогового окна установите свойства группировки (наличие верхнего и/ или нижнего колонтитулов групп или как правило, определяющее начало новой группы). Если ваш отчет был создан с помощью мастера отчета с группированием данных и вычислением итогов, то всё необходимые установки уже сделаны.

 

Использование подчиненных отчетов

подчиненный отчет — это один отчет, вставленный в другой. подчиненными отчетами можно воспользоваться для создания отчета из нескольких таблиц: текущие подчиненные отчеты отображают записи, связанные с текущей записью главного отчета. подчиненный отчет также можно использовать для объединения нескольких несвязанных отчетов в один главный отчет.

Для того чтобы создать многоуровневый отчет, выполните такую последовательность шагов.

1. Создайте отчет, который вы хотите использовать как подчиненный.

2. Откройте главный отчет в режиме конструктора отчета.

3. Откройте окно базы данных.

4. С помощью мыши перетащите пиктограмму объекта подчиненного отчета в нужный раздел главного отчета.

5. Если записи подчиненного отчета связаны с главным отчетом, определите эти связи, установив свойство подчиненные поля в окне свойств подчиненного отчета и свойство Основные поля в окне свойств главного отчета.

6. Сохраните отчет.

Тема 7

Использование диаграмм, рисунков и механизма OLE

Рисунки и диаграммы в Access — это нечто большее, чем украшение базы данных. Диаграммы показывают связи между элементами данных. Рисунки позволяют сохранять в файле базы данных графическую информацию, например фотографии сотрудников вместе со сведениями о них. Применяя технологию, известную как связывание и внедрение объектов (OLE), можно вставить в базу данных Access объекты (рисунки, диаграммы и электронные таблицы), созданные с помощью других программ. Если вы сделаете какие-либо изменения в оригинале, механизм OLE автоматически обновит данные связанного объекта вашей базы данных.

 

Создание диаграмм

Графическое представление данных может продемонстрировать их взаимосвязь и тенденции развития, которые было бы трудно заметить в отчете или таблице. Диаграммы можно использовать для демонстрации тенденций роста в зависимости от объема инвестиций или для демонстрации расширения географии сбыта продукции.

Диаграммы так же, как формы и отчеты, представляют собой один из способов отображения данных, содержащихся в таблице или запросе. Часто оказывается, что необходимо преобразовать данные в специальный формат для того, чтобы создать диаграмму. Это можно сделать, создав соответствующий запрос.

Для того, чтобы создать диаграмму, вы должны воспользоваться мастером диаграмм. Существует несколько способов запуска мастера диаграмм. Если вы создаете новую форму, то самый простой способ — воспользоваться мастерами форм и выбрать соответствующий тип мастера диаграмм.

Если вы хотите добавить диаграмму в уже существующую форму или отчет, откройте форму или отчет в режиме конструктора и воспользуйтесь инструментом создания диаграмм (на панели инструментов), чтобы поместить графический объект в нужное место и запустить мастер диаграмм.