Импортирование и экспортирование

Импортирование и экспортирование дают больше возможностей, чем метод Присоединить таблицу. Команда Импорт копирует данные в таблицу Access, в то время как команда Экспорт копирует данные из Access, в другой тип файла. Команды Экспорт и Импорт поддерживают множество различных типов файлов. Вы можете импортировать следующие типы файлов:

• Текст — с разделителями или фиксированной шириной полей.

• Электронные таблицы Exel, Lotus 1-2-3 (WKS,.К1 и WK3).

• Базы данных Paradox 3.х, FoxPro 2.х, dBase III и IV, Btrieve, SQL, другие базы данных Access.

Для того чтобы импортировать данные в таблицу Access, выполните следующие шаги:

1. Откройте окно базы данных или переключитесь в него, если оно уже открыто.

2. Из меню Файл выберите команду Импорт. На экране появится диалоговое окно Импортирование объектов.

3. Выберите формат файла, а затем щелкните на кнопке ОК. Появится диалоговое окно, в котором можно выбрать нужный файл.

4. Выберите файл, который хотите импортировать, и затем щелкните на кнопке Импорт. Access импортирует данные из файла в созданную для них новую таблицу.

5. На экране появится диалоговое окно, информирующее об успешном окончании импортирования данных. Чтобы закрыть это диалоговое окно, щелкните на кнопке ОК. Щелкните на кнопке Закрыть для закрытия диалогового окна Импорт объектов.

Типы экспортируемых файлов немного другие. Данные Access можно экспортировать в файлы следующих форматов:

· Текст - с разделителями или фиксированной шириной полей	· Word for Windows
· Excel 2.0-4.0	· Excel 5.0
· Lotus 1-2-3 (только WKS и WK1)	· Paradox 3.x
· Paradox 4.x	· FoxPro 2.x
· FoxPro 2.5	· dBase III и IV
· Btrieve	· SQL
· Другие базы данных Access	·

 

Чтобы экспортировать данные из таблицы Access, выполните такую последовательность действий:

1. Откройте окно базы данных или переключитесь в него, если оно уже открыто.

2. Выберите команду ФайлÞЭкспорт. На экране появится диалоговое окно Экспорт.

3. Выберите формат экспортирования и щелкните на кнопке ОК. На экране появится диалоговое окно Выбор объекта Microsoft Access.

4. Выберите экспортируемый объект (таблицу или запрос), а затем щелкните на кнопке ОК. На экране появится диалоговое окно Экспорт в файл.

5. Выберите имя файла, в который вы хотите экспортировать данные, а затем щелкните на кнопке ОК. Access экспортирует данные в указанный файл.

Присоединение к таблице

Присоединение — более сложный способ доступа к данным, расположенным вне текущего файла базы данных Access. Присоединение таблицы позволяет просматривать и модифицировать данные из другой системы, не копируя эти данные. Присоединяемая таблица хранится вне Access, в исходном файле. Этот способ исключает возможность неправильной перезаписи модифицированных данных для исходной программы. Вы можете присоединить базу данных Access к таблицам, имеющим следующие форматы файлов:

· Paradox 3.x	· FoxPro 2.x
· dBase III и IV	· Btrieve
· SQL	· Другие базы данных Access

Чтобы присоединить таблицу, хранящуюся вне базы данных Access, выполните такую последовательность действий:

1. Откройте окно базы данных или переключитесь в него, если оно уже открыто.

2. Из меню Файл выберите команду Присоединить таблицу. На экране появится диалоговое окно Присоединение.

3. Выберите формат файла, а затем щелкните на кнопке ОК. На экране появится диалоговое окно, в котором нужно выбрать файл.

4. Выберите файл, который нужно присоединить, и щелкните на кнопке Присоединение. Access отобразит диалоговое окно Выбор индексного файла.

5. Задайте индексный файл, относящийся к присоединяемой таблице, а затем щелкните на кнопке Выбрать (можно выбрать несколько индексных файлов или не выбрать ни одного).

6. Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы выйти из диалогового окна Выбор индексного файла. Access присоединит указанную таблицу.

7. Для того чтобы сообщить об успешном окончании операции присоединения таблицы, Access отобразит на экране диалоговое окно с соответствующим сообщением. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть это диалоговое окно. Щелкнув на кнопке Закрыть, выйдите из диалогового окна Выбор файла. Присоединенная таблица появится в окне базы данных в корешке Таблица.

Присоединяя таблицы к базе данных Access, не забывайте следующее.

· Если присоединенная таблица была перенесена в другое место, необходимо удалить старые связи таблицы и присоединить таблицу заново.

· Несмотря на то, что вы не можете изменить структуру присоединенной таблицы, для нее можно установить следующие свойства полей Access: формат, количество знаков после запятой, маску ввода, заголовок и описание.

· Если присоединяемая таблица защищена паролем, Access спросит его у вас во время присоединения.

· Для присоединяемой таблицы можно создать форму и установить следующие дополнительные свойства: Условие на значение, Сообщение об ошибке, если вводимое поле не удовлетворяет условию на значение, и Значение по умолчанию.

 

Изменение структуры таблицы

Изменяя свойства таблицы, можно изменить ее структуру в соответствии с вашими потребностями. Изменение способа отображения таблицы никак не влияет на ее данные. Например, уменьшение ширины столбца в режиме отображения таблицы не отсекает данные в таблице и не изменяет заданную ширину поля. Используя команды меню Формат, можно выполнять следующие действия:

· Изменять шрифт.

· Изменять высоту строк и столбцов.

· Отображать и убирать столбцы.

· Фиксировать столбцы (столбцы слева остаются на экране, в то время как вы прокручиваете содержимое экрана вправо)

· Включать и выключать линии сетки.

Вышеперечисленные задачи также можно решить, выделив нужный столбец или строку и щелкнув правой кнопкой мыши для отображения контекстного меню. Вы также можете изменить ширину столбца или высоту строки, перетаскивая в нужное положение линию сетки в заголовке или в столбце маркировки записи. Для того чтобы изменить порядок следования столбцов в таблице, выделите столбец и перетащите его в новое место.

Когда вы закрываете таблицу, Access спрашивает, хотите ли вы сохранить сделанные в структуре таблицы изменения. Выберите Да для сохранения изменений, Нет—если вы не хотите записывать сделанные изменения, или Отмена — для возврата в таблицу.

Чтобы изменить структуру всех таблиц данных, в меню Вид выберите директиву Настройка. Когда Access отобразит диалоговое окно Настройка, выберите категорию Таблица. Обратите внимание, что вы можете задать первоначальные установки ширины столбцов, высоты строк, типов шрифтов и наличия или отсутствия линий сетки для всех таблиц данных.

Для того чтобы изменить положение поля, выполните такую последовательность действий:

1. В режиме таблицы щелкните на заголовке поля, чтобы выделить нужный столбец.

2. Снова щелкните на заголовке поля и удерживайте левую кнопку мыши нажатой. Слева от столбца Access отобразит вертикальный прямоугольник (область выделения).

3. Перетащите поле (столбец) на новое место. АС переместит вертикальный прямоугольник, чтобы показать место, где будет вставлен столбец, и отобразит прямоугольник под ним (рис. 29.16).

4. Чтобы вставить поле в нужное место таблицы, отпустите левую кнопку мыши.

5. Щелкните в любом месте таблицы, чтобы убрать выделение.

Для того, чтобы изменить ширину столбца, выполните следующие действия:

1. В режиме таблицы установите указатель мыши в строку заголовка поля, на линии между полями, размер которых вы хотите изменить. Указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки.

2. Тащите линию до тех пор, пока столбец не достигнет нужной ширины, а затем отпустите кнопку мыши.

Тема 4

Создание форм

Основой большинства информационных систем (бумажных и компьютерных) может быть форма используемая для сбора и хранения данных. Кажется, формы окружают нас повсюду. Некоторые формы, такие как заявления о приеме на работу, являются примером простого сбора информации; другие—такие как компьютерные налоговые формы, используются для расчетов. Бывают формы, выполняющие роль отчетов (например, накладные или счета клиентов).

Формы дают альтернативный способ отображения табличных данных. Access позволяет создавать формы, которые может использовать для ввода, управления, просмотра и печати форм. Так же как и мастера таблиц, мастера форм позволяют выбирать одну из нескольких типичных компоновок. В этой главе также показано, как создавать собственную форму и изменять уже существующие формы в режиме конструктора.

 

Разработка форм

Поскольку формы представляют собой лишь другой способ отображения табличных данных, первым шагом в создании форм является создание таблицы (таблиц) или анализ ее (их) структуры. Проблемы при работе с формами часто возникают из-за неправильно созданной таблицы. Помните, что свойства полей и свойства таблиц, такие как Условие на значение и Тип данных, помогают улучшить качество данных (они являются первой защитой от информационного мусора).

После создания таблицы (и тестирования ее конечным пользователем на реальных данных) вы можете приступить к созданию форм. Формы дают некоторые преимущества в отображении данных по сравнению их отображения в режиме таблицы.

· Формы могут отображать только одна запись за один раз, обычно в “вертикальном” формате(простом формате).

· Формы могут отображать как поля, которые пользователь не может редактировать, так и поля, которые пользователь может редактировать.

· Формы можно разработать таким образом, чтобы иметь максимальное сходство с рабочими (бумажными) формами.

· Формы позволяют изменять порядок следования полей (чтобы облегчить ввод данных и сделать его более аккуратным).

· Формы могут содержать поля из нескольких таблиц (в режиме таблицы на экране отображены данные только из одной таблицы.

· Формы могут иметь специальные поля с функциями, например, поле со списком и поле с выражениями и т. Д.

· Формы могут содержать графики и диаграммы.

· Формы позволяют автоматизировать задачи ввода, а также иметь собственное меню пользователя.

Хорошо разработанная форма проста в использовании. Формы следует создавать так, чтобы облегчить ввод данных. Например, “перегруженные” формы, содержащие много полей на небольшом участке экрана, раздражают пользователя, что в свою очередь приводит к ошибочному вводу данных. Чтобы решить эту проблему, продумайте возможность использования нескольких различных форм или разбивки данных по нескольким страницам одной формы.

Ниже описаны основные правила, которых следует придерживаться при разработке форм.

· Форма должна быть простой. Применяйте легко читаемые шрифты и цвета. Используйте графики и другие элементы для совершенствования формы, но не перегружайте форму большим количеством объектов и полей.

· Если форма будет печататься на черно-белом принтере, подберите цвета и разметку таким образом, чтобы распечатка выглядела безукоризненно.

· Будьте аккуратны с подбором цветов для экранных форм. Некоторые мониторы с плохим разрешением в графическом режиме или меньшими цветовыми возможностями не в состоянии правильно отобразить правильно вашу форму. Чтобы устранить эту проблему, используйте установки для графической карты и монитора самого низкого уровня.

· Будьте последовательны при создании нескольких форм. Например, применяйте один и тот же стиль компоновки для формы ввода данных о клиентах и для формы, отображающей заказы клиентов.

· Четко покажите, куда и какие данные следует вводить.

В Access существует несколько способов создания форм.

· Простая форма. Кнопка Простая форма, расположенная на панели инструментов, создает для текущей таблицы или запроса форму, состоящую из одной колонки, и отображает законченную форму с данными в режиме формы.

· Мастера форм. С их помощью вы можете создать форму, выбрав один из пяти шаблонов. На основании ваших ответов на ряд вопросов мастера построят для вас формы.

· Пустая форма. Access также позволяет пользователю самостоятельно разработать форму в режиме конструктора.

Использование мастеров форм

Мастера форм генерируют готовую форму на основании заданных пользователем описаний. Каждый мастер форм “задает” ряд вопросов, чтобы определить, какую таблицу вы хотите использовать и форму какого типа вы хотите создать. В Access существует следующих четыре мастера форм.

· В один столбец. Отображает одну запись в вертикальном формате (надпись для каждого поля и его значения размещены в отдельной строке). Готовые формы напоминают формы, созданные в режиме Простая форма.

· Табличная форма. Отображает одновременно несколько записей в формате столбец-строка; напоминает таблицу, отображенную в режиме таблицы.

· Составная форма. Комбинирует в одной форме простую форму и табличную. Применяется для одновременного отображения данных из двух таблиц, имеющих связь один-ко-многим. Основная таблица отображается в виде столбца. Субформа (дочерняя форма) отображается в табличном формате.

· Диаграмма. Отображает данные в виде графика.

 

Запуск мастеров форм

Для того чтобы запустить мастер формы из окна базы данных, щелкните на корешке Форма, а затем на кнопке Создать форму панели инструментов. И в том, и в другом случае на экране появиться диалоговое окно Создание формы.

В диалоговом окне Создание формы укажите таблицу или запрос, для которых вы хотите создать форму. Затем выберите мастер формы. В диалоговом окне появиться фраза: Выберите мастера. Выберите нужный мастер, а затем щелкните на кнопке Ок.

Если вы выбрали мастер Составная форма, он предложит вам выбрать таблицу, которая будет выполнять роль подкормы. В остальных случаях вам будет предложено выбрать поля, которые следует включить в форму. Щелкайте на кнопках со стрелками, чтобы добавить (>) поля или убрать (<) поля из создаваемой формы. Щелкните на кнопке (>>), чтобы добавить все поля сразу, или на кнопке (<<), чтобы сразу исключить все поля из создаваемой формы. Щелчок на кнопке Совет отобразит на экране полезную информацию. Щелчок на кнопке Отмена закроет мастер форм. Щелчок на кнопке Назад отобразит предыдущее диалоговое окно мастера форм. Чтобы продолжить, щелкните на кнопке Далее или на кнопке Готово. Access создаст форму на основании сделанных вами установок. (Степень готовности форм зависит от того, на каком этапе работы с мастером вы щелкните на кнопке Готово.)