Этикет составления деловых писем

В результате стремитель­ного развития электронных средств связи все реже и реже в дело­вой практике и сервисной деятельности используются почтовые отправления. Однако такая необходимость все же существует в соответствии с этикетом. К примеру, в работе зарубежных фирм практи­куется обязательное письменное подтверждение самого факта пе­реговоров и достигнутых договоренностей, особенно, если перего­воры состоялись по телефону. Какие-либо гарантии в отношении предлагаемых услуг партнеру или клиенту предоставляются так­же в письменной форме.

Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует определенный этикет составления корреспонденции, и за рубежом ему придается большее значе­ние, чем у нас.

Не следует недооценивать воздействия, которое оказывает на делового человека внешний вид вашего письма. Использование забытой уже на Западе механической машинки будет свидетельствовать о ваших возможностях.

Деловые письма пишутся исключительно на белой бумаге и только на лицевой стороне листа. Если вы не уместили текст на одной странице, продолжайте на следующей. Не экономьте бума­гу - используйте новый целый лист даже для одной фразы. По возможности избегайте переноса слов.

В последнее время все более популярным становится цельноблочный стиль, при котором абзацы начинаются вровень с левым по­лем страницы. Для того, чтобы отделить один от другого, каждый новый абзац печатается не через два, а через четыре интервала. Деловое письмо зарубежному партнеру должно быть составле­но на языке адресата. При невозможности это сделать, - трудно­сти с переводом на редкие языки, - допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловом мире. Направление письма на русском языке (кроме случаев, когда ваш партнер свободно владеет им) крайне нежелательно, так как могут возникнуть трудности с переводом и задержка с ответом.

Письмо должно быть кратким, четко выражать мысль отпра­вителя и не допускать двояких толкований. В тексте нежелатель­ны исправления.

Деловое письмо пишется на бланке фирмы-отправителя, на котором изображена эмблема фирмы, помещены ее полное назва­ние, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телефакса и банковские реквизиты.

Деловое письмо, как правило, состоит из шести частей: даты, адреса, вступительного обращения, основного текста, заключи­тельной формулы вежливости, подписи. Иногда еще следует постскриптум или сообщается о приложениях к письму.

В зависимости от содержания деловой информации существуют различные виды писем.

- Письмо-просьба имеет своей целью выражение просьбы. Просьба формулируется кратко и точно. Если есть необходимость дать некоторые пояснения, сделайте это по возможности сжато. Непременно подчеркните личную заинтересованность и заранее поблагодарите за ее исполнение. В ряде случаев письмо целесообразно закончить припиской: "Заверяем Вас, что представленная Вами информация будет использована строго конфиденциально".

- Письмо-извещение посылается из вежливости (благодарность за скорый ответ, выражение готовности к сотрудничеству и т. п.) или же в качестве вполне определенного информационного сообщения. Под таким письмом достаточно подписи референта или секретаря.

- Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта своевременно получить желаемый результат. Его цель - тактично напомнить о необходимости выполнить взятые обяза­тельства. И лишь при крайне обострившейся ситуации можно намекнуть на санкции, которые могут затем последовать.

- Письмо-подтверждение чаще всего является гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо выполняет не столько юридическую, сколько моральную фун­кцию - выражает готовность поддержать предложения адресата. Нередко оно служит подтверждением своевременного получения документов, материальных ценностей, договорных бумаг.

- Письмо-претензия близко к рекламации, хотя и не имеет столь явно выраженного характера. Это как бы официальное предуп­реждение. В нем должны содержаться следующие данные: осно­вания для предъявления претензии, сами претензии, конкрет­ные требования стороны, предъявляющей претензии (замена не­качественной продукции, уценка, возмещение убытков и т. п.).

- Письмо-отказ - это ответ на претензию потребителя или парт­нера. Правильно написанное, оно помогает, несмотря на отказ, поддерживать нормальные отношения с клиентом. Начало пись­ма должно нести нейтральный комментарий, в котором вы пе­речисляете то, с чем согласны. Затем идет объяснение причин отказа. Концовка должна быть позитивной. Даже если невоз­можно удовлетворить высказанную претензию, следует выра­зить готовность к продолжению сотрудничества.

- Письмо-извинение. Время от времени возникает необходимость послать письмо, содержащее извинения по какому-нибудь пово­ду. Обычно такое письмо содержит изложение причин, по кото­рым внезапно что-то срывается: важная встреча, заключение до­говора, предоставление и т. п. В ряде случаев такое письмо на­правляется после предварительного уведомления по телефону.

- Гарантийное письмо является особой формой письма и направ­ляется как обязательство оплаты за покупку, услуги и т. п. В нем указывается конкретно вид операции, которую предстоит произвести. Заканчивается письмо фразой: "Оплату гаранти­руем. Наш расчетный счет (указываются полные банковские реквизиты)" и обязательно имеет две подписи: руководителя и главного бухгалтера.

- Циркулярные письма. Их цель - довести информацию одного и того же содержания в несколько адресов (например, дочерним фирмам, филиалам). Рассылаются такие письма руководящей (головной) организацией за подписью руководителя по общим вопросам. При этом личная подпись обязательна лишь на пер­вом экземпляре, а на остальных - факсимиле.

Деловое общение по электронной почте - современный, быстроразвивающийся способ установления контактов - также требу­ет соблюдения правил этикета.