Как подтвердить статус резидента РФ в целях уплаты ндфл

 

Организация как налоговый агент должна удержать и перечислить в бюджет сумму НДФЛ с большинства доходов, которые она выплачивает своим работникам (п. п. 1, 4 ст. 226 НК РФ). Налогообложение доходов работников - налоговых резидентов РФ отличается от налогообложения доходов работников, не являющихся налоговыми резидентами РФ.

Соответственно, чтобы определить, какой порядок налогообложения применить в отношении доходов физического лица, работодателю следует установить налоговый статус данного лица.

Сведения о налоговом статусе физических лиц, которым выплачиваются доходы, налоговые агенты должны отражать в самостоятельно разрабатываемых регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ).

 

Примечание

Подробнее о порядке ведения налогового учета вы можете узнать в гл. 10 "Как вести налоговый учет по НДФЛ".

 

Как указывает Минфин России в Письме от 16.03.2012 N 03-04-06/6-64, ответственность за правильность определения налогового статуса физического лица - получателя дохода возлагается на организацию - источник его выплаты.

В то же время Налоговый кодекс РФ не закрепляет для налоговых агентов каких-либо правил подтверждения фактического времени нахождения налогоплательщика в РФ, а также не предусматривает специального порядка определения налогового статуса физического лица в зависимости от его гражданства (Письмо ФНС России от 23.09.2008 N 3-5-03/529@). В Письме ФНС России от 13.03.2008 N 04-1-01/0911 указано, что Налоговый кодекс РФ не содержит положений, обязывающих физических лиц - граждан РФ представлять налоговому агенту - российскому юридическому лицу официальное подтверждение налогового резидентства РФ.

Ни Налоговым кодексом РФ, ни какими-либо иными нормативными документами не установлен перечень документов, которые подтверждали бы налоговый статус налогоплательщика.

Минфин России в Письме от 16.03.2012 N 03-04-06/6-64 указывает, что организация самостоятельно устанавливает налоговый статус физических лиц - получателей дохода исходя из особенностей каждой конкретной ситуации.

Полагаем, что определить налоговый статус физического лица можно на основании любых документов, позволяющих установить количество календарных дней пребывания физического лица на территории РФ в течение предшествующих 12 последовательных месяцев.

Прежде всего, время пребывания на территории РФ может быть определено по отметкам пропускного контроля в документе, удостоверяющем личность гражданина (см., в частности, Письмо Минфина России от 16.03.2012 N 03-04-06/6-64).

Заверять копию документа, удостоверяющего личность физического лица, не нужно, поскольку такая обязанность законом не предусмотрена. На это указал ФАС Центрального округа в Постановлении от 11.03.2010 N А54-3126/2009С4. В то же время наличие судебной практики по данному вопросу свидетельствует о том, что контролирующие органы могут отказать вам в принятии незаверенной копии документа. Чтобы избежать возможных претензий, целесообразно заверить копии таких документов.

Помимо этого, подтвердить время пребывания в РФ могут в зависимости от ситуации (Письма Минфина России от 13.01.2015 N 03-04-05/69536, от 28.06.2012 N 03-04-06/6-183, от 26.04.2012 N 03-04-05/6-557, от 16.03.2012 N 03-04-06/6-64, от 16.05.2011 N 03-04-06/6-110, ФНС России от 22.07.2011 N ЕД-4-3/11900@):

- справки с места работы (в том числе с предыдущего места работы);

- справка из учебного заведения;

- табель учета рабочего времени;

- свидетельство о регистрации по месту временного пребывания;

- справка, полученная по месту проживания в РФ;

- квитанции о проживании в гостинице;

- другие документы, подтверждающие период нахождения физического лица в РФ. Полагаем, что это могут быть проездные билеты, приказы о командировках, путевые листы и т.п.

Кроме того, для иностранных граждан, по мнению УФНС России по г. Москве, в качестве таких документов могут выступать оригинал (заверенная копия) вкладного талона о регистрации и выписка из журнала регистрации паспортно-визового отдела (Письмо от 22.07.2008 N 28-11/070040).

Отметим, что согласно разъяснениям ФНС России, приведенным в Письме от 19.12.2014 N ОА-4-17/26338, время нахождения иностранца на территории РФ может быть подтверждено в том числе сведениями, которые содержатся в миграционной карте. Однако следует учитывать, что, по мнению Минфина России, наличие миграционной карты с отметками о въезде на территорию РФ само по себе не может являться подтверждением последующего нахождения ее обладателя на территории РФ (Письмо от 29.12.2010 N 03-04-06/6-324). В связи с изложенным рекомендуем помимо миграционной карты иметь и иные документы, свидетельствующие о времени нахождения физического лица на территории РФ.

Финансовое ведомство также считает недостаточным для подтверждения срока нахождения иностранного гражданина на территории РФ его регистрации по месту жительства в РФ и свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе. Поэтому к таким документам также следует прилагать иные документы, на основании которых можно установить длительность нахождения этого лица в РФ (Письмо Минфина России от 13.01.2015 N 03-04-05/69536).

Если работник работает в организации более полугода, то сложностей в определении статуса не должно возникать. Ведь при выполнении работником трудовых обязанностей, как правило, известно, где он находится - в России или за рубежом. Даже если отпуск работника проходит за пределами РФ, то это имеет значение для определения налогового статуса только тех работников, которые часто выезжают за рубеж. Такую категорию работников следует держать на особом счету и последовательно учитывать периоды их нахождения в РФ и за пределами РФ.

Если же работник редко выезжает (или совсем не выезжает) за рубеж по служебным обязанностям, то для подтверждения его статуса в качестве налогового резидента РФ достаточно воспользоваться табелем учета рабочего времени (унифицированные формы N Т-12 или N Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

На такую возможность указывают контролирующие органы (Письмо УФНС России по г. Москве от 11.07.2006 N 28-11/60721).

Если же работник часто выезжает за рубеж (например, около или свыше полугода проводит за рубежом), то одним табелем не обойтись. В таком случае бухгалтеру помогут:

- загранпаспорт работника (копии страниц);

- приказы (распоряжения) о направлении работников в командировки (унифицированные формы N Т-9 и N Т-9а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1);

- авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55);

- документы, прилагаемые к авансовому отчету (проездные документы, документы за проживание);

- путевые листы (автотранспортные предприятия обязаны руководствоваться формой N 3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Иные организации, а также индивидуальные предприниматели оформляют путевые листы, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов");

- другие документы, позволяющие определить время нахождения работника на территории РФ и за ее пределами.

Документы, подтверждающие статус, могут быть представлены налогоплательщиком по собственной инициативе или по просьбе налогового агента (Письма Минфина России от 04.02.2008 N 03-04-07-01/20, ФНС России от 23.09.2008 N 3-5-03/529@). При этом, если вы сомневаетесь в статусе физического лица, советуем направить ему письменный запрос о представлении соответствующих документов. Если по запросу документы он не представит, то, по мнению Минфина России, вы вправе рассматривать получателя дохода как налогового нерезидента (Письмо от 12.08.2013 N 03-04-06/32676). Рекомендуем вам также сохранить доказательства направления такого запроса налогоплательщику. Это поможет вам, например, в случае возникновения с его стороны претензий, связанных с получением им доходов в меньшем размере, чем он предполагал.

 

Обратите внимание!

В настоящем разделе мы ссылаемся на отдельные унифицированные формы документов.

Однако отметим, что они не являются обязательными для применения. Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждаются организациями и предпринимателями самостоятельно. Исключение составляют формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании, например кассовые документы (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Об особенностях применения унифицированных форм первичных учетных документов см. комментарий.

 

СИТУАЦИЯ: Нужно ли проверять налоговый статус нового работника - гражданина РФ (иностранного гражданина) в целях уплаты НДФЛ?

 

При появлении в организации нового работника - гражданина РФ целесообразно уточнить у него время его пребывания на территории РФ в течение 12 последовательных месяцев, предшествующих дате приема на работу. Иными словами, выяснить у него налоговый статус. При необходимости попросить документы (например, загранпаспорт) и сделать с них копии.

Обезопасить бухгалтера от претензий налоговых органов, касающихся порядка удержания с доходов работника НДФЛ, может и заявление нового работника о том, что он пребывал на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение последних 12 месяцев. Данное условие можно закрепить в коллективных договорах, соглашениях и локальных нормативных актах.

Если новый работник иностранец, необходимо в первую очередь установить его налоговый статус, а именно является он налоговым резидентом или нет. Ведь при проверке налоговые органы обратят на это особое внимание (см. Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 N А56-4748/04).

При определении налогового статуса работника нужно учитывать время его нахождения в РФ, в том числе и до заключения трудового договора (Письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-04-06-01/323).

Рекомендуем запросить у иностранца документы, подтверждающие дату его прибытия в РФ и (или) количество дней пребывания на территории РФ. На обязательность такого требования указывает и ФАС Северо-Западного округа в вышеприведенном Постановлении.

Такими документами, в частности, являются документ, удостоверяющий личность, с отметкой о въезде в РФ, виза с отметками, билеты (авиа- и железнодорожные и др.). Также это могут быть документы о регистрации иностранных граждан, временно проживающих в РФ (п. 1 ст. 14 Федерального закона от 18.07.2006 N 109-ФЗ "О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации"). Для определения статуса может подойти и справка с места учебы, подтверждающая посещение учебного заведения (Письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-04-06-01/323).

Отметим, что вид на жительство иностранного гражданина не является документом, подтверждающим фактическое время его нахождения на территории РФ (Письма Минфина России от 17.07.2009 N 03-04-06-01/176, от 14.04.2008 N 03-04-05-01/108).