Источники информации расчетов по заработной плате

Приступая к аудиторской проверке, аудитор должен в полной мере знать и понимать, что может являться источником получения информации о проверяемом объекте.

При проведении проверки операций по оплате труда и расчетам с персоналом этими источниками будут являться документы по зачислению, увольнению и переводу работников предприятия, первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность. В качестве первичных документов преимущественно используются унифицированные формы первичной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.04. №1. Ведение первичного учета по унифицированным формам распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность в отраслях народного хозяйства. Так, по учету личного состава используются следующие формы:

- «Приказ (распоряжение) о приеме на работу» (ф. №Т-1, Т-1а) – составляется на каждого члена трудового коллектива работником отдела кадров или лицом, ответственным за прием работников. В нем указывается разряд работника, его оклад, испытательный срок. После этого приказ визируется в соответствующей службе с целью подтверждения оклада и его соответствия штатному расписанию и подписывается руководителем организации. С приказом знакомят вновь принятого работника под его расписку.

- «Личная карточка» (ф. №Т-2) – заполняется на каждого работника в одном экземпляре. В ее разделах содержатся общие сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование и др.), сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, переподготовке, отпуске, аттестации и дополнительные сведения.

- «Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу» (ф. №Т-5, Т-5а) – составляется в двух экземплярах в отделе кадров при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Приказ визируется руководителями соответствующих структурных подразделений и подписывается руководителем организации.

- «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска» (ф. №Т-6) – применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов. Содержит все необходимые сведения для расчета отпускных сумм и удержаний.

- «График отпусков» (№Т-7) – применяется для оформления ежегодного отпуска, составляется не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

- «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)» (ф. №Т-8, Т-8а) – составляется в двух экземплярах в отделе кадров, подписывается руководителем подразделения организации и руководителем организации и объявляются работникам под расписку. В нем указывают причину и основание увольнения.

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяются: «Табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда» (ф. № Т-12) и «»Табель учета рабочего времени» (ф. №Т-13). Необходимо отметить, что табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

По учету расчетов с персоналом по оплате труда применяются «Расчетно-платежная ведомость» (ф. № Т-49), «Расчетная ведомость» (ф. № Т-51), «Платежная ведомость» (ф. №Т-53), «Журнал регистрации платежных ведомостей» (ф.№Т-53а) и «Лицевой счет» (ф. № Т-54, Т-54а). В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Расчетно-платежные ведомости или замещающие их расчетные и платежные ведомости применяют для расчетов с работниками за целый месяц. Лицевые счета представляют собой документы, на лицевой стороне которых записываются необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), а на обратной стороне – все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По эти данным легко рассчитать средний заработок за любой период.

При оформлении отпуска применяется «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (ф. №Т-60), которая применяется для учета и расчета отпускных.

При оформлении увольнения заполняется «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (ф. №Т-61), которая применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта). Она составляется работником кадровой службы, а расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

При оформлении командировки оформляется «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (ф. №Т-9, Т-9а), «Командировочное удостоверение» (ф. №Т-10) и «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» (ф. Т-10а).

Если возникает необходимость премировать работника, то используется «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» (ф. Т-11, Т-11а).

Также при необходимости применяется «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы» (ф. №Т-73).

Для учета выработки и сдельной заработной платы применяются следующие первичные документы: наряды, рапорты, маршрутные листы и другие документы.

Независимо от формы первичные документы содержат в себе, как правило, следующие реквизиты (показатели): место работы (цех, участок, отделение); время работы (дата); наименование и разряд работы (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумму заработной платы рабочих; количество нормо-часов по выполненной работе.

Также аудитору следует проверить расходные кассовые ордера при выплате заработной платы, книгу учета депонированной заработной платы и депонентские карточки.

К регистрам, которые подлежат проверке, относятся сводные ведомости распределения заработной платы, регистры по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в части расчетов по исполнительным листам и депонированной заработной плате, Главная книга, баланс (ф. № 1).