Характеристика видів документів відповідно до структури

Структура документа — це відносно стійкий спосіб ор­ганізації його елементів як системи.

Якщо система охоплює найрізноманітніші складові то­го чи іншого об'єкта: його будову, склад, спосіб існування, форму розвитку, — то структура вирізняється такими його якостями, як стійкість, стабільність усього об'єкта, завдя­ки чому він зберігає свою якість за зміни зовнішніх та внутрішніх умов.

Доки зберігається структура, доти й зберігається систе­ма в цілому. Руйнування чи перетворення структури до­кумента може призвести до істотної перебудови чи його загибелі.

Так, умовно відповідно до структури розрізняють такі види текстових документів: простий документ, складний документ, полідокумент, монодокумент.

Характеристика видів документів відповідно до струк­тури подана в таблиці 3.1.

Таблиця 3.1 Характеристика видів документів відповідно до структури

 

№	Назва виду	Загальна характеристика
1.	Простий документ	Окремий завершений витвір, цілісність якого визначається його змістом та логічністю викладу, зафіксований на окремій (єдиній) одиниці матеріального носія; повідомлення, яке розміщене на одному матеріальному носії (службовий лист, заява, автобіографія тощо)
2.	Складний документ	Завершений витвір, який складається з двох або більше частин, що об'єднані однією загальною темою, проблемою, метою або його автором, й зафіксований на кількох матеріальних носіях
3.	Монодокумент	Документ, що містить один твір (монографія, підручник, карта, листшка)
4.	Полідокумент	Документ, що містить кілька творш (багатотомне видання, періодичне видання, видання, що продовжується). Як правило, має нумерацію або датування й видається в однотипному оформленні

Поділ документів на прості та складні, моно- й полідо-
кументи вважається умовним, оскільки одне повідомлення
(твір) може розміщуватись на кількох відокремлених ма­
теріальних носіях: аркушах, сторінках, томах, випусках
тощо. днуц

Структура документа — це матеріальна конструкція, що складається з певної кількості елементів, взаємозв'язок між якими дає йому можливість існувати як системі. Структура дозволяє відрізнити книгу від журналу, платівку від дискети тощо, тобто ідентифікувати кожен тип і вид документа.

Оскільки, офіційний документ мусить відповідати пев­ним вимогам й бути відповідним чином оформленим з ме­тою його подальшого використання та зберігання, то більшість із його підсистем регламентовані стандартами, поясненнями, інструкціями тощо. Кожен вид службового документа має свій типовий формуляр чи формуляр-зра-зок — необхідні відомості про документ, які слугують його основою.

Зовнішня та внутрішня структура документа Зовнішня побудова документа — це зовнішня конст­рукція документа, що дозволяє ідентифікувати його як той чи інший вид.

Головним завданням зовнішнього вигляду документа (окрім електронного) є надання йому такої форми, яка б викликала у користувачів зацікавленість в отриманні ін­формації.

Для службового документа — це його бланк як носій інформації. Залежно від розмірів бланка і якості його ви­готовлення приймається рішення щодо подальшої роботи з ним.

Для картографічних видань основними елементами зов­нішнього, оформлення є його носій, титул, пенал для зберігання тощо.

Кінодокументи можуть мати такий склад зовнішніх еле­ментів: короб, бобіна, кінострічка, етикетка з назвою тощо.

Книжкове видання має такий склад зовнішніх елементів: обгортка, суперобгортка, палітурка, книжковий блок, фор­зац, корінець, футляр тощо.

Музичний документ різниться складом зовнішніх еле­ментів. Це може бути, наприклад, окрема грамплатівка чи диск та його упакування: зовнішній конверт або коробка, внутрішній конверт або поліетиленовий пакет; аркуші-вкладиші з супровідним текстовим матеріалом тощо.

Внутрішня структура документа — це його внутрішня будова, сукупність пов'язаних між собою елементів та час­тин, які дозволяють більш ефективно виконувати пошуко­ву діяльність, сприймати й використовувати інформацію, яка в ньому міститься. Ця інформація об'єднує документ в одне ціле й підпорядковує його внутрішні компоненти один одному.

Склад внутрішніх структурних елементів та частин до­кумента у більшості випадків визначається його видом.

Наприклад, організаційно-розпорядчі документи мають таку внутрішню структуру:

— заголовок з найменуванням автора;

— найменування документа (окрім офіційних листів);

— текст з додатками;

— підписи;

— позначки тощо.

Видання може містити наступні елементи та частини:

— вихідні відомості;

— зміст;

— передмова;

ЙЙІУ ЇЦШІ'А

— вступна стаття;

— основний текст;

— післямова;

STD і

— додатки.

Діафільм, як різновид кінофотофоно-г^;,= -: ^?^:?=?..* v; s
документа, може різнитися елементами, І і І

на яких розташовуються: вихідні відо- Ї^ктпгжгЛжуугжшА мості; відомості про кількість кадрів, їх колір та розмір; кількість роликів; тривалість демонстрації; вартість тощо.

Реквізити документа

Термін «реквізит» латинського походження (requisutum), що перекладається як «потреба». У середньовічній Італії ним означали необхідні й обов'язкові елементи боргових зобов'язань цінних паперів, в першу чергу векселів.

Широке розповсюдження векселі мали з середини XII до середини XVII ст., і саме Італію називали їх батьківщи­ною. При цьому необхідність проставлення тих чи інших елементів при формулюванні векселів визначалась век­сельним правом, норми якого різнилися в кожній із країн.

Із другої пол. XIX ст. зміст векселя пов'язувався з на­явністю на ньому тих чи інших обов'язкових елементів й повинен був відповідати тим суттєвим ознакам, що зазна­чені в законі. У 1848 р. пруським урядом був прийнятий загальнонімецький вексельний статут, що закріпив прави­ла користування векселями. На початку XX ст. (в 1930 р.) в Женеві була прийнята конвенція, що уніфікувала еле­менти векселів й основні норми міжнародного вексельно­го права, які діють й донині.

У термінологічному словнику слово «реквізит» по­дається як обов'язковий елемент офіційного документа. Це означає, що реквізити проставляються лише на офіційних документах. У національному стандарті України ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та виз­начення понять» під реквізитом розуміється інформація, зафіксована на службовому документі для його ідентифіку­вання, організування обігу і (або) надання йому юридичної си­ли [2]. У примітці до стандарту зазначено, що реквізит це

елемент, що відбиває процес оформлювання службового документа, тобто фіксування його реквізитів, необхідних для надання йому юридичної сили.

Аналізуючи модель документа, яка вже отримала назву формуляр (від лат. formularius — «властиво судово-право­вим формулам»), засновник документознавства проф. К.Г. Мітяєв у шістдесятих роках минулого століття відзначав, що документ може складатися з 8-Ю елементів або ознак, при цьому одні з цих ознак є обов'язковими для надання документу юридичної сили, а інші — «прикраса­ми», або ж додатковими.

Сам термін «реквізит» проф. К.Г.Мітяєв перейняв з фінансово-бухгалтерської документації, де на його думку, особливо «ретельно це питання розроблено», й ввів його для означення обов'язкових елементів документа. «Від­сутність, або невірне значення реквізита роблять документ недійсним», підкреслював автор [7].

Дещо пізніше, у працях російського вченого А.М.Коро-льова під реквізитом розумівся логічно невід'ємний еле­мент будь-якої складної інформаційної сукупності, що підпадає під певні якості відображеного інформацією об'єкта чи процесу. У тексті, що обробляється, реквізити «подаються мов би атоми», з яких компонуються всі інші, більш складні за структурою сукупності документної інформації, зазначав науковець [4].

Вітчизняний документознавець проф. Н.М. Кушнарен-ко, відмічаючи правову природу реквізитів, підкреслює, що це «сукупність обов'язкових даних документа, встанов­лених стандартом або нормативним актом» [6]. Основну функцію реквізитів автор бачить у забезпеченні соціальних комунікацій. Стосовно книг, дослідниця стверджує, що основні реквізити знаходяться, як правило, у вихідних да­них документа.

Російський науковець Ю.А. Шрейдер запропонував роз­глядати документ як носій інформації, що містить два її види: інформацію та метаінформацію.

Інформація — це текст, що має форму повідомлення, яке може мати як статичне, динамічне зображення, зву­кове повідомлення, так і їх комбінацію.

Метаінформація — це інформація про інформацію, яка міститься в системі реквізитів. Саме завдяки цим інфор­маційним ознакам, що містять метаінформацію документ може бути включений до конкретно-інформаційної систе­ми й виконувати свої певні функції [16].

Характерною відмінністю між інформацією та ме-таінформацією є те, що інформація може існувати окре­мо від метаінформації у формі повідомлення й виконувати певні соціальні функції' без включення в конкретну інфор­маційну систему, наприклад, у вигляді надпису.

Метаінформація може виникнути лише в системі, оскільки її зміст визначається структурою локального до-кументного масиву, його реквізитами, а також особливос­тями технології фіксування інформації [14].

Представник структурно-правового підходу, російський дослідник С.І.Семілєтов у структурі документа виділив змістову інформацію і реквізити, зауважуючи, що природа реквізитів обумовлюється цільовим направленням змісто­вої інформації й характером правовідносин. Реквізитами він називає «елементи про події, факти, дії та обставини, з якими пов'язані певні правовідносини або юридичні наслідки» [15].

Спираючись на теоретичні розробки джерелознавців, дослідник виділяє в документі зовнішню та внутршню форми. При цьому зовнішня міститься у «формі і форматі подання матеріального носія», а внутрішня — «в організації внутрішньої структури подання змістової інформації та реквізитів». На думку науковця, організація внутрішньої

структури обумовлюється можливостями людини сприй­мати інформацію.

Так, наприклад, різні за змістом документи можуть ма­ти один і той самий склад реквізитів та відповідно ознаки метаінформації і, навпаки, документи з подібним змістом тексту можуть мати різні реквізити, склад яких «визна­чається технологією фіксації, матеріалом носія й особливос­тями руху документа» [15]. Реквізити ж служать відобра­женням структури документно-інформаційної системи, в межах якої діє документ.

Виокремлення реквізитів із метаінформації й послідов­не закріплення за ними певного місця дозволяє створюва­ти формуляр документа в його сучасному розумінні.

Так, формуляр-зразок службового документа, згідно Державного стандарту «Діловодство та архшна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732-2004», це мо­дель його побудови, що встановлює сферу застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конст­рукційної сітки та реквізити [2}.

В електронному документі під реквізитами треба ро­зуміти окремі інформаційні елементи, що перетворюють інформаційне повідомлення в документ^^через включення його в конкретну інформаційно-документну систему, тобто забезпечують технічний доступ до документа й виконання ним певних суспільних функцій» [14].

Усю сукупність реквізитів службового документа, за­лежно від тих функцій, що вони виконують, можна умов­но поділити на такі групи:

— сигніфікаційні реквізити; — синтакційні реквізити;

— прагмаційні реквізити; — комунікативні реквізити;

— семантичні реквізити; — реквізити руху.
Характеристика класифікаційних ознак реквізитів служ­
бового документа наведена в таблиці 3.2.

Таблиця 3.2 Класифікація реквізитів

 

 

 

№	Назва	Характеристика
1.	Сигніфікаційні (знакові)	Реквізити, що фіксують ознаки прина -лежності: зображення державного гер-
		ба, емблеми чи торгової марки, зобра -
	•'■vStfai уі'дмц	ження нагород, код підприємства, установи чи організації за ЄДРПОУ,
2.	Комунікативні	Реквізити, що забезпечують уключення документа до системи комунікацій:
		найменування автора, його поштова й телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку(6 -9)
3.	Семантичні	Реквізити, що полегшують роботу з
		інформацією: назва виду документа,
		дата документа, реєстраційний номер,
		посилання на реєстраційний номер
		документа, на який дають відповідь, місце складання або видання (10-14)
4.	Синтакційні	Реквізити, що відображають технологію
		створення тексту й роботу над його структурою: заголовок до тексту, текст
		документа, резолюція, відмітка про
	вщ	наявність додатків, адресат, гриф
	погодження та затвердження
		документа, гриф обмеження доступу до документа (15-22)
5.	Прагмаційні	Реквізити, що забезпечують захист
	документа від підробки й надають йому
		юридичну силу: підпис, гриф
		погодження, візи, відбиток печатки,
		відмітка про засвідчення копій, завірчий надпис (23-28)
6.	Руху	Реквізити, що фіксують пересування документа в інформаційній мережі:
	'"< іШЯГҐШЬ	відмітка про надходження документа до
	І:ЩШ>шш:	організації, відмітка про контроль,
		виконання документа й направлення його до справи, відмітка про наявність документа в електронній формі, запис
	про державну реєстрацію (29 -32)