Документ як джерело інформації

Нині людство наблизилося до створення глобальної інформаційної цивілізації, у якій найважливішим ресур­су стає інформація. Зростає зацікавленість до оператив­ної передачі релевантної інформації, її накопичення, упро­вадження найновіших досягнень у повсякденне життя, легкодоступного виходу у світові телекомунікаційні мережі.

Формування інформаційних взаємозв'язків між людьми в процесі пізнання дійсності світу визначається на терені історичного поступу тим, що поняття інформації стає що­далі все більш фундаментальним чинником розвитку на­уки. Інформація в цьому аспекті поєднує найрізно­манітніші явища пізнання як об'єктивної реальності, так і людської психіки, особливо у взаємозв'язках людини й на­вколишнього середовища.

Джерелами інформації, згідно із Законом України «Про інформацію», є «передбачені або встановлені Законом її носії: документи та різного роду носії інформації, які яв­ляють собою матеріальні об'єкти, що зберігають інфор­мацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи» [1].

У свою чергу, «документ» — це передбачена Законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання й поширення інформації шляхом фіксації її на папері,

магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві [12].

Із поняттями «джерело інформації» та «документ» пов'язане поняття «носій інформації (даних)», яке у науковій літературі визначається як матеріальний об'єкт, призначе­ний для зберігання даних. Наведені визначення джерел інформації та документів мають ключове значення у ви­падках, пов'язаних із вирішенням правових аспектів інформаційних відносин.

Як свідчить історія розвитку цивілізації, інформати­зація — це удосконалення спілкування, комунікацій між людьми за допомогою новітніх досягнень науки та техніки. [15].

Характерним виявом визнання важливості процесів інформатизації, створенням умов для всезростаючого задо­волення інформаційних потреб населення стало прийнят­тя у 1998 р. Закону «Про Національну програму інформа­тизації», який визначив загальні принципи державної політики у сфері інформатизації суспільства, а також пріоритетні напрями розвитку провідних галузей еко­номіки, соціальної сфери, науки, освіти, культури. Зако­ном покладається на державу регулювання процесів інформатизації суспільства, забезпечення системності комплексності й узгодженості їх розвитку [2].

Зазначене вимагає чіткої диференціації керуючих і керо­ваних соціальних об'єкгів, керування соціальними проце­сами в яких реалізується за допомогою управлінської інфор­мації — інформації, що відображає зміст дій управління.

Інформаційні потоки

Розглянемо формування та рух інформаційних потоків, на прикладі управлінської документації.

Спрямування потоків управлінської інформації від об'єктів вищого рівня до об'єктів нижчого рівня й навпа-

ки — знизу вгору, відбиваючи зміст діяльності цих об'єктів відповідно до їх завдань та встановлених повноважень.

Низхідні потоки інформації за ступенем поширення мо­жуть бути загальнодержавними чи територіальними. На­приклад, Універсал національної єдності, закони України, укази Президента України, постанови, рішення Верхов­ної Ради та Кабінету Міністрів України мають загально­державне поширення, а розпорядження голови міської ра­ди — тільки в межах міста).

У низхідних потоках управлінської інформації можна виділити частину інформації, призначену для всіх суб'єктів господарювання (наприклад, Державного комітету статис­тики України чи Міністерства фінансів України), або орієнтовану на тих, що функціонують у певній галузі чи сфері діяльності, наприклад, рішення колегії Міністерст­ва освіти й науки України для навчальних закладів.

Існує чітка регламентація створення та розповсюджен­ня управлінської інформації в державі, що зафіксована в нормативних документах (наприклад, Порядок розроблен­ня та прийняття законів України й правозйстосовної діяль­ності чи Порядок підготовки, подання та розгляду проектів постанов і розпоряджень та інших документів загальнодер­жавного значення Кабінетом Міністрів України).

Висхідні потоки інформації містять показники уп­равління в межах самого соціального об'єкта. Вони свідчить про його ефективність, відображаючи таким чи­ном зміст дій управління. Як база для оцінювання діяль­ності соціальних об'єктів, ця інформація водночас показує, наскільки ефективним є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи оновлення. У свою чергу, рівень керування вищих органів влади всіма низови­ми інфраструктурними ланками в державі також залежить від якості організації управління в цих низових установах.

Таким чином, більшу частину документаційного фонду будь-якої установи складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління.

Отже, в цілому зв'язок документа з інформацією можна подати таким чином:

а) документ є носієм соціальної (а не природної) інфор­
мації, оскільки він створюється людиною для використан­
ня в суспільстві;

б) документ передбачає наявність семантичної (смисло­
вої) інформації, що є наслідком інтелектуальної діяльності
людини;

в) інформація розповсюджується дискретно, тобто у ви­
гляді повідомлення, яке може являти собою окремий до­
кумент чи сукупність документів;

Сукупність підготовлених для ефективного викорис­тання членами суспільства документів з метою отримання оперативної інформації й створює його документний ре­сурс.

Інформаційні ресурси як сукупність інформації в комунікаційних системах

Офіційне визначення інформаційних ресурсів, відповід­но до наукового та загальноприйнятого уявлення про них, пов'язує це поняття з поняттям «документ», який, як виз­начальна одиниця інформаційного ресурсу, стає інфор­маційним квантом інформаційного потоку.

Процес інформатизації суспільства, який набув сьогодні глобального характеру, є новим етапом розвитку людства, що виводить його на рівень інформаційної цивілізації, у якій інформаційний ресурс стає визначальним. Інфор­маційний ресурс найбільш повно характеризувати «як інформацію, створену чи виявлену, зареєстровану й оцінену» [35]. Інформаційний ресурс набуває особливих властивос-

тей, сутність яких і робить його інформаційним продуктом для споживання.

Для того, щоб стати інформаційним ресурсом, потоки інформації повинні мати деякі специфічні характеристики, завдяки яким вони стають соціально значущими, техно­логічно придатними, тобто такими, що мають цінність для практичного застосування. Основною такою характерис­тикою є системна організованість (організація) інфор­маційних потоків та їх окремих елементів.

Сучасними формами організації інформаційного ресур­су є: файл, база даних, банк даних, база знань, бібліотека, центр паперово-технічної інформації та ін. Сьогодні, за умов підвищеного динамізму суспільних процесів (швидка зміна ситуації, невизначеність, непередбачуваність і супе­речливість як самих соціальних дій, так і їхніх наслідків) конче необхідна розробка повноцінної теоретичної кон­цепції, методології й конструктивної теорії інформаційних ресурсів.

Документно-комунікаційна система

Комунікація — це процес обміну інформацією.

Термін «комунікація» походить від латинського слова communication яке означає «спільне» або «розділене між: усіма». Якщо не досягається взаєморозуміння, то ко­мунікація не відбувається.

Основні функції комунікаційного процесу полягають у досягненні соціальної спільності при збереженні індивіду­альності кожного її суб'єкта, тобто комунікаційний процес можливий лише за умови існування соціуму, отже, носить соціальний характер.

Відповідно до закону документаційного супроводу соціальних комунікацій, запропонованого Ю.М.Столяро-вим, «кожна соціальна комунікація обов'язково опосеред­ковується документом, і всі соціальні інститути за своєю сутністю є документними, оскільки кожен з них зайнятий

або виробництвом, або транспортуванням, або одержан­ням, обробкою та зберіганням документа, наданням його користувачам тощо» [32].

В окремих актах комунікацій може реалізуватись уп­равлінська, інформативна, емотивна (така, що викликає емоції) та інші функції документа.

Документна комунікація — це комунікація, опосередко­вана між документами в соціумі та побудована на їх обміні між двома або більше споживачами інформації. У своїй ос­нові процес комунікації становить процес руху інформації в ланцюзі «відправник — канал — одержувач».

Документна комунікація має свою модель, яка показа­на на схемі 2.3.

Зазначена модель має місце у випадку безпосередньої взаємодії між учасниками комунікаційного процесу. У ре­альній дійсності документно-інформаційна комунікація має більш складні форми й включає цілий ряд посеред­ницьких структур.

Функціонування процесу документної комунікації за­безпечується документно-комунікаційною системою, що являє собою підсистему соціальної комунікації і є потуж­ною системою передачі соціальної інформації.

Основні цілі документно-комунікаційної системи

(ДКС) зведені в таблицю 2. ІЗ.

хни і tagaj

Таблиця 2.13

Основні цілі документно-комунікаційної системи

 

 

 

й іо ні	Забезпечувати членам суспільства можливість уключення своїх творів у документовану соціальну пам'ять
Зберігати документовану соціальну пам'ять як опредметнену частину культурної спадщини суспільства
Забезпечувати суспільне використовування опредметненої й документованої частини культурної спадщини на користь суспільства

 

Схема 2.3 Модель документної комунікації.

Комунікант — відправник документної інформації.

Комунікат — канал передачі інформації (архів, бібліотека, усна розмова, традиційна пошта, електронні засоби зв'язку тощо).

Реципієнт — одержувач документної інформації.

Кодування — певні мови, якими представлено зміст до­кумента.

Декодування — розшифрування коду, що може вимірю­ватись у процентному співвідношенні від 0 до 100%.

Для досягнення вищезазначених цілей потрібно вирі­шити цілий ряд завдань щодо вдосконалення документно-комунікаційної системи, починаючи від усуспільнення інформації й закінчуючи розповсюдженням уже створених документів у режимах постійного сповіщення чи довідко­вого обслуговування.

Перелік завдань, що можуть стояти перед документно-комунікаційною системою зведено в таблицю 2.14.