Документ – основний вид офіційно – ділового стилю

Основною одиницею офіційно – ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є суб’єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття «документ» багатозначне і залежить від того, у якій галузі й для чого він використовується.

 

З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник трактує документ як:

1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

3) достовірне історичне письмове джерело;

4) матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація (наприклад, перфораційна картка);

 

Автори «Універсального довідника – практикума з ділових паперів» тлумачать документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

 

Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

 

Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку й використання їх, називається документалістикою.

Під діловодством ( справочинством ) розуміють діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

 

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання й обробки статистичної бухгалтерської та оперативно – технічної документації; інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збирання відомостей(письмово) і видання вказівок тощо.

 

Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

 

Загальні вимоги до складання документів

 

 

Уніфіко́вана систе́ма документа́ції (УСД) — система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

 

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

— надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

— бути юридично правильно оформленим;

— подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

— бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

— бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

— оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

— бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

—- складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

 

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформацію в яких зафіксовано будь-яким письмовим способом — рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені за певними правилами, часто називають управлінськими, а сукупність їх — управлінською документацією.

 

До ділових документів відносяться:

- інформаційні;

- документи колегіальних органів (службові листи, телеграми, телефонограми, довідки, доповідні, пояснювальні й службові записки);

- розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);

- організаційні (положення, статути, інструкції);

- документи щодо особового складу (заяви про прийом на роботу, характеристики, накази щодо особового складу, щодо контрактної системі наймання працівників);

- документи з господарсько-договірної діяльності (договір постачання, договір підряду, про матеріальну відповідальність, господарські договори в посередницькій діяльності, комплект договорів щодо створення нових форм господарювання, щодо взаємин підприємства й банку);

- документи з господарсько-претензійної діяльності (протоколи розбіжностей до договорів, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви);

- обліково-фінансові (оформлення відкриття рахунка в банку, заява-зобов'язання, акти, трудові угоди, доручення);

- документи з зовнішньоекономічних відносин (з організації зовнішньоекономічних зв'язків і створення спільних підприємств).

 

Вимоги до мови ділових паперів

1. Ділові папери складаються за єдиною формою.

2. Діловим паперам властива ясність, точність, стислість викладу.

3. Дієслівні форми в цих паперах часто замінюються віддієслівними іменниками (замість прошу дозволити - прошу дозволу).

4. Числівники пишуться цифрами, за винятком грошових документів (рахунок, розписка, доручення).

5. Непохідні прийменники нерідко замінюються похідними прийменниками внаслідок, у зв’язку, згідно (замість за наказом - згідно з наказом, замість через недостачу - у зв’язку з недостачею).

6. Особовий займенник ВИ, як форма ввічливого офіційного звертання до однієї особи, пишеться з великої букви.

7. Порядок слів у простих реченнях прямий.

8. Часто вживаються неповні і безособові речення із значенням наказовості (необхідно сприяти, доручити членам гуртка).

9. Підрядні причини і наслідку замість сполучника тому що приєднуються звичайно сполучниками внаслідок того, що; у зв’язку з тим, що; так як.

 

Таким чином, лише завдяки стандартним словам і виразам документи стають недвозначними й чіткими.

 

В ПОСТАНОВІ від 30 листопада 2011 р. N 1242 Київ «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», подаються загальні вимоги до документування в установах, незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

 

Введення таких правил створює необхідні передумови для детальнішої уніфікації документів, що у свою чергу сприятиме використанню їх в автоматизованих системах управління.

 

Критерії класифікації документів

 

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності.

Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами.

 

Таблиця 1. Класифікація документів

№ пор.	Ознаки класифікації	Групи документів
	За найменуванням	Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та інш.
	За походженням	Службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами або службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності або виконання суспільних, громадських обов’язків
	За місцем виникнення	Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями
	За призначенням	Організаційні, розпорядчі, інформаційні, кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні
	За напрямом	Вхідні, вихідні. Вхідні документи – це документи, які надійшли ззовні для розгляду й виконання, вихідні – це документи, які надсилають в інші установи, заклади.
	За формою	Стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному окремому випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви)
	За терміном виконання	Звичайні (безстрокові), термінові, дуже термінові (надтермінові). Звичайні (безстрокові) – це такі, що виконуються в порядку загальної черги, порядок їх виконання не визначено ніяким законом. Для термінових характерним є негайне виконання або виконання у визначений строк. До них зараховують також документи, які є термуновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових (надтермінових) належать документи, які мають позначення «дуже терміново»
	За ступенем гласності	Для загального користування, для службового користування (ДСК), таємні (секретні), цілком таємні (секретні). Документи двох останніх різновидів у правому верхньому кутку містять гриф «для службового користування» або «таємно». За втрату або розголошення змісту таких документів відповідальні особи несуть карну відповідальність.
	За стадіями створення	Чернетки, оригінали, копії. Чернетки відбивають роботу авторів над текстом, можуть бути використані для службового або судового розслідування тощо. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він містить підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обовязково робиться помітка вгорі праворуч «копія». Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у звязку з втратою оригіналу. В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.
	За складністю (кількість відображених питань)	Прості, складні. Прості – відображають одне питання, складні – декілька, що значно утруднює процес їх опрацювання, виконання та зберігання
	За терміном зберігання	Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання
	За технікою відтворення	Рукописні, відтворені механічним способом
	За носієм інформації	На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті, жорсткому диску

 

Оформлення сторінки

Управлінські документи оформляють на папері формату А4(297*210мм) та А5(148*210мм).

 

Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве – 35мм; праве не менше 8мм; верхнє – 20мм;нижнє – 19мм (для формату А4) та 16мм (для формату А5);

 

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга й наступні – на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту.

 

Також не бажано:

1) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

2) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчуються, краще починати новий абзац на наступній сторінці;

3) переносити слово на межі сторінок. Слід перенести це слово на нову сторінку.

 

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

 

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша,то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться,а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку,а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

 

Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.

 

 

Вимоги до тексту документа

Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість, повнота інформації.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.

Доречним є текст, у якому мовні засоби відповідають меті, темі, логічному змістові, ситуації мовлення.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим с текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або до виконання прохань, викладених у документі.

Текст складається з таких логічних елементів:

§ Вступу / зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші.

• Доказу / викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали.

§ Закінчення / формулюється мета заради якої складено документ.

 

Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, ‑ складним.

 

Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

 

Під час укладання тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1. Правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа.
2. Текст викладати від третьої особи: комісія ухвалила…, ректорат клопочеться…. Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, службові записки, накази…
3. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
4. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з метою, в порядку.
5. Уживати синтаксичні конструкції типу: доводимо до Вашого відома, що; нагадуємо Вам, що; підтверджуємо з вдячністю; у порядку надання матеріальної допомоги; у порядку обміну досвідом; у зв’язку з вказівкою; відповідно до попередньої домовленості; відповідно до Вашого прохання.
6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи..., Беручи до уваги…, Розглянувши…, Вважаючи….
7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
8. Уживати прямий порядок слів у реченнях: підмет - перед присудком; означення - перед означуваним словом; додатки - після керуючого слова; вставні слова – на початку речення.
9. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну: вами ще не дана відповідь…. Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то слід вживати активну форму: комісія підтверджує…,університет не гарантує….
10. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію…, затвердити пропозицію….
11. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую, пропоную.
12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.
13. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, вельмишановний….