Документи щодо особового складу

 

АВТОБІОГРАФІЯ

 

Це документ, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

 

Реквізити:

1. Назва виду документа.
2. Текст, у якому зазначаються:

- прізвище, ім’я, по батькові;

- дата народження;

- місце народження;

- відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося

навчатися);

- відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць

роботи й посад);

-короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти)

3. Дата написання.

4. Підпис.

Кожне повідомлення пишеться з абзацу.

 

ХАРАКТЕРИСТИКА

 

Це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складється на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї устарнови.

Реквізити:

1. Назва виду документа
2. Заголовок (прізвище, ім’я, по батькові у родовому відмінку особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада; якщо треба – місце проживання).
3. Текст, який містить такі відомості:

- трудова діяльність працівника (з якого часу працює в цій установі, на якій посаді);

- ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання);

- моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

- висновки

- призначення характеристики (при потребі).

1. Дата складання.
2. Підпис керівника установи (при потребі – інших відповідальних осіб).
3. Печатка.

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видаютьс особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

 

 

РЕЗЮМЕ

Це документ, у якому коротко викладають особисті, освітні та професійні відомості про особу.

 

Реквізити:

1. Назва виду документа.
2. Тест, що містить таку інформацію:

- домашня адреса, телефон (факс);

- прізвище, ім’я, по батькові;

- мета написання документа;

- особисті дані (дата народження, сімейний стан, національність (якщо потрібно);

- відомості про освіту (повне найменування свіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземними мовами (при потребі);

- відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи);

- відомості про публікації (якщо потрібно);

- інша інформація на вимогу роботодавця.

1. Дата (при потребі).
2. Підпис (при потребі).

 

Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії. Після ознайомлення дирекції із документом претенденти запрошуються на співбесіду. Якшо особа відповідає вимогам установи, то їй пропонують заповнити резюме у вигляді анкети безпосередньо на місці.

 

Оскільки в Україні й понині відсутня єдина, установлена форма складання резюме, то увазі читачів пропонуємо найбільш поширені зразки документа.

 

ЗАЯВА

Це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

 

Реквізити:

1. Адресат (назва установи або посада, прізвище та ініціали керіівника у давальному відмінку, на ім’я якиих подається заява).
2. Адресант (назва установи або посада, прізвище, ім’я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою).
3. Назва виду документа.
4. Текст.
5. Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.
6. Дата.
7. Підпис.

 

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання ппро надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

 

 

Довідково-інформаційні документи

 

ОГОЛОШЕННЯ

 

Це документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб.

За змістом оголошення поділяються на два види:

- оголошення про майбутню подію;

- оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.

 

Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:

1. Назва виду документа.
2. Текст, що містить:

- дату;

- місце;

- організатора;

- зміст (порядок денний) події;

- коло осіб, які запрошуються на подію;

- умови входу (платний чи вільний).

1. Підпис (назва установи або колегіального органу, призвіще або посада особи, яка дає оголошення) – якщо потрібно.

Оголошення про потребув послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:

1. Назва виду документа.
2. Заголовок.
3. Текст.
4. Адреса автора оголошення.

 

Часто в оголошеннях цього виду на місці назви документа (“Оголошення”) розміщують (для економії місця, стислості та інформаційної насиченості) заголовок, функцію якого виконує ключове слово чи словосполучення з тексту “Найму”, “Продам”, “Потрібні”, “Робота за кордоном” тощо. Обсяг адреси визначає автор оголошення (поштова, телефакс, маршрут проїзду).

 

Текст оголошень обох видів може бути різним за обсягом: від максимального стислого до розгорнутого, який наближається до проспекту. Сучасні економічні відносини створюють передумови того, що часто оголошення наближаються до реклами за стилем викладу: в них використовуються риторичні звертаннята запитання, оцінні, емоційно насичені слова, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення тощо.

 

ЗАПРОШЕННЯ

Це документ, який адресується конкретній особі ймістить пропозиціїї взяти участь у події або заході. За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа та оголошення про майбутню подію. Оформляється цей документ на окремих бланках із цупкого паперу або картону.

 

Реквізити:

1. Назва виду документа.
2. Звертання до адресата.
3. Текст, у якому вказуються:

- дата й час подіїї;

- місце;

- порядок денний, тематика події;

- місце;

- порядок денний, тематика подій;

- прізвища, ініціали доповідачів з кожного питання;

- прізвище, ініціали й телефон відповідальної особи;

- маршрут проїзду.

1. Підпис.
2. Печатка (за потреби)

 

Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. Обсяг запрошення може бути різним. Якщо запрошуються шановані, вищі за службовим становищем особи, в тексті вживаються формули ввічливості та порядку за увагу.

 

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Це документ на ім’я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.

 

Реквізити:

1. Назва виду документа.
2. Заголовок.
3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.
4. Текст.
5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подається записку (може розташовуватися після адресата).
6. Дата складання.
7. Підпис.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Цей термін використовується для назва двох документів:

1) вступна частина основного документа (плану, програми, звіту, проекту тощо), у якому обгрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональе призначення, актуальність і новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи).

 

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

 

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установчи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із значенням таких реквізитів:

1. Адресат.
2. Посада, прізвище, ім’я, по батькові (при потребі домашня адреса) адресанта.
3. Назва виду документа.
4. Заголовок.
5. Текст.
6. Дата складання.
7. Підпис.

 

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

 

ЗВІТ

Це письмове доручення про виконання певної роботи за визначений період часу.

 

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом; текстові – на звичайному папері за встановленим зразком.

Реквізити:

1. Штамп установи.
2. Назва виду документа.
3. Заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період)
4. Текст, який має такі частини:

- вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

- основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

- висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

1. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.
2. Дата складання.
3. Печатка.

 

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

 

У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться.

ПРОТОКОЛ

Це документ, у якому фіксується хід фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення.

 

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

 

Протокооли загальних зборів (засідань, нарад) підписуються голова, секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени комісій.

 

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо і додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи. Які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:

- слухали;

- виступили;

- ухвалили.

 

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

 

Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ.

 

У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин.

 

За обсягом фіксованої інформації протоколи бувають трьох видів:

1) короткі (записуються обговорювані питання, прізвища доповідачів, прийняті рішення);

2) повні (відрізняються від коротких стислим поданням виступів доповідачів і учасників);

3) стенографічні (дослівно фіксують увесь хід засідання).

 

Реквізити:

1. Назва виду документа.
2. Заголовок (вказується структурний підрозділ абоо колегіальний орган).
3. Дата засідання.
4. Номер.
5. Гриф затвердження (якщо потрібно).
6. Текст.
7. Підписи голови й секретаря.

 

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ

 

Цей докмент, що являє собою частину протоколу, потрібну для вирішення окремого питаня. Його складають та надсилають (аба передають) окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.

 

Реквізити:

1. Назва виду документа.
2. Заголовок протоколу.
3. Номер протоколу.
4. Дата протоколу.
5. Текст витягу.
6. Дата складання витягу.
7. Підпис секретаря або голови засідання.
8. Печатка.