Види службових листів. Ділове листування. Вимоги до офіційного листування. Етикет ділового листування

 

Службовий лист – це один із основних засобів обміну інформацією між громадянами, установами, організаціями і підприємствами, а також засобом оперативного управління діяльністю організацій і установ.

 

Усі листи поділяються на такі види: ділові; особисті (приватні); рекомендаційні; прямої поштової реклами.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

 

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

 

До листів, що потребують відповіді, належать:

• листи-прохання;

• листи-звернення;

• листи-пропозиції;

• листи-запити;

• листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

• листи-попередження;

• листи-нагадування;

• листи-підтвердження;

• листи-відмови;

• супровідні листи;

• гарантійні листи;

• листи-повідомлення;

• листи-розпорядження.

 

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій низці установ, колективний лист — на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

 

Написання ділового листа — це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані та уніфіковані. «Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя». Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.

 

Реквізити листа та їх оформлення

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації.

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині.

4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому правому кутку.

5. Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

Наприклад: Розрахунковий рахунок № 3467059 у Залізничному УСБ м. Києва, МФО 322034

8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесноцифровим способом (24 серпня 1998 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці.

Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному.

Наприклад: Друкарня видавництва «Україна» Савченку І. П.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи — у родовому.

Наприклад: Директору Рівненського професійно-технічного училища № 63 Бондаренку П. П.

 

В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві.

Наприклад:

Директору загальноосвітньої

середньої школи № 1

Генеральному директору

заводу «Термінал»

Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі.

Наприклад:

РекторуДніпропетровського

державного університету

проф. Степанишину Л. П.

До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи.

Наприклад:

Правління ЖБК «Мир-98»

Відділ кадрів

Васильченку Ф. К.

04060 Київ-60, вул. Грінченка, 8 /2

 

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу — подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».

10. Текст листа складається з двох частин: опису фактів абоподій, що послужили підставою для написання листа; висновків тапропозицій.

11. Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так:

Додаток: на 4 арк. у 2 прим.

2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:

Додатки:

1. Проект реконструкції ділянки: на 2 арк. в 1 прим.

2. Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 4 арк. у 1 прим.

Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до списку на 10 арк.

12. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють). Наприклад:

Генеральний директор (підпис) Є. Г. Прокоф'єв

Голова оргкомітету (підпис) Г. К. Мусієнко

Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист. Наприклад:

Директор видавництва «Освіта» (п і д п и с) С. В. Лосєв

Вимоги до тексту листа

Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:

- правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним). Якщо виникають труднощі під час написання окремих слів, з'являються сумніви щодо того чи іншого розділового знака, слід відшукати потрібне слово у словнику чи довіднику, знайти правила, в яких узагальнюються схожі випадки;

- змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого. Слід викладати думки чітко й по суті, уникати багатослів'я, двозначності;

- послідовністю та логічністю викладу. Пишучи листа, необхідно стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому. Закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої. Ці переходи можна вдало здійснювати за допомогою таких зв'язок:

Хотіли б також нагадати про...

Водночас хочемо наголосити на...

Окрім того, наважуємося (дозволимо собі) нагадати Вам ще й про те, що...

Вважаємо за доцільне (потрібне)...

Хотілося б звернути Вашу увагу...

Не зайвим буде нагадати...

Крім зазначених вище причин...

При нагоді просимо Вас...

Зважте також і на те...

Принагідна хотіли б...

Ми також намагаємося...

Ще раз хочемо подякувати Вам...

Необхідно зазначити й те, що...;

- мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

- точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу. Виражаючи власні думки, слід добирати слова, що найбільшою мірою відповідають висловлюваному змісту. Суть справи треба викладати якомога зрозуміліше, так, щоб написане не викликало сумнівів або запитань;

- доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно і глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата. При цьому потрібно уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування.

 

Пам'ятайте:

висловлювати претензії, писати листи-нагадування, відмови завжди треба в тактовній, ввічливій формі. Щоб не увиразнювати гостроти стосунків із партнером, варто віддавати перевагу не активній, а пасивній формі дієслів.

Наприклад:

Ви ще не висловили своїх пропозицій — Вами ще не висловлені пропозиції.

Отже, правильно оформлений, недвозначний за змістом, бездоганний з погляду структури, грамотно написаний лист стане запорукою успіху вашої справи, сприятиме створенню доброго враження про вас. Якщо ви прагнете оволодіти мистецтвом ділового листування, слід дотримуватися певних правил його ведення.

 

Оформлення листа

Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні — на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають поля: ліве — не менш як 30 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 16 — 19 мм.

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.

Рубрикація. Це членування тексту на складові, графічне відокремлення однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови листа. Найпростіша рубрикація в листах — поділ тексту на абзаци.

Абзац указує на перехід від однієї думки до іншої і має становити три інтервали від поля. Типовий абзац має три частини:

1) зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься далі);

2) фраза (викладається головна інформація абзацу);

3) коментарі (підсумовується те, про що йшлося в абзаці).

Наприклад:

Щиро вдячний Вам за запрошення взяти участь у роботі науково-практичної конференції «Нові технології у поліграфії». Ваше запрошення дуже важливе для мене, однак, на превеликий жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.

Сподіваюся, що моя відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще зможемо плідно співпрацювати.

З повагою...

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7—10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.

 

Етикет ділового листування

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:

1. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний/а (ім'я та по батькові)!

Шановний/а пане (пані)...!

Шановні панове (колеги)!

Вельмишановний добродію!

Глибоко шановний пане!

У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати на його професію.

Високо достойний пане Міністр!

Вельмишановний професоре!

Шановний вчителю!

Високоповажний пане ректоре!

Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживаються у формі кличного відмінка. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневага до адресата і порушення етикету ділового листування.

Наявність звертання не вичерпує проблеми про правильно початий лист, щоб він справив на адресата належне враження.

2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, Адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо це лист – відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка, то вже у першому ж реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Хочемо висловити свою вдячність за...

Перш за все дозвольте подякувати Вам за...

Цей лист – вияв нашої вдячності за...

Дозвольте висловити свою вдячність...

Вдячні Вам за запрошення...

Дякуємо за надану змогу...

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді...

Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми....

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на попередній лист, телефонну розмову, подію, зустріч:

У відповіді на Ваш лист від (дата)...

Відповідаючи на Ваш запит від (дата)...

Відповідно до контракту (домовленості)...

У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати замовлення, надійшла скарга від замовників, запізнилися на зустріч з клієнтом) іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи.

Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю.

Вибачте нам вельми незручно, що...

Просимо вибачення за створені Вам не з нашої вини незручності.

Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...

3. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи просто подякувати за допомогу, оскільки слово “дякую” – найуживаніше слово кожного порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини

 

 

Етикет вимагає: якщо документ починається формулою особистого звертання до адресата, то й закінчуватися повинен формулою ввічливості “ З повагою … “.

 

У ділових листах прийняте формулювання від першої особи множини – оскільки автори діють від імені організації, установи, підприємства:

Нагадуємо, що термін виконання нашого замовлення…

Просимо повідомити про можливість виготовлення партії ЕККА…

Пропонуємо нові зразки продукції…

 

Слід пам’ятати, що займенник Ви в усіх відмінкових формах пишеться з великої літери.

 

Готуючи відповідь на лист, зверніть увагу на оформлення вхідного документа: якщо його підписав керівник, то відповідь слід адресувати йому, причому підписану теж керівником, а не його заступником.

 

Не поспішайте категорично висловлювати відмову на звернене до вас прохання, якого ви не можете виконати – поясніть відмову; подумайте, що можете запропонувати натомість; порекомендуйте звернутися в іншу організацію або трохи пізніше – до вас.

 

Пам’ятайте про можливість використання вставних слів, які дозволять трохи пом’якшити негативну відповідь не лише в листах, а й в інших ситуаціях офіційного спілкування (на жаль, на превеликий жаль, незважаючи на наше бажання вам допомогти...; засмучені необхідністю відмовити...; нам дуже шкода, але…; дуже прикро, проте…; щиро жалкуємо, але…) та пасивних конструкцій, які акцентують увагу на дії, а не на виконавцеві: Наказ Вами не виконується замість Ви не виконуєте наказ.

 

ТЕЛЕГРАМА

Це документ, який передаеться телеграфом, має гранично стислий текст, викликаний потребою негайного втручання в певну справу, термінового інформування когось про щось. Текст телеграми містить словесну та цифрову інформацію.

 

Телеграма пишеться без абзаців, переносів, розрізнення великих та малих літер, розділових знаків (при потребі вони передаються словами), іноді – без службових слів.

 

Телеграма оформляється на бланку і заповнюжться двома особами:

- Відправником (він складає текст, вказує адресу призначення та відправлення телеграми, їїкатеогрію – звичайна чи термінова, серію художнього бланка – за бажанням);

- Працівником відділення зв’язку (фіксує дату і час прийому, кількість слів, визначає вартість телеграми згідно з тарифом).

 

Телеграми бувають звичайні, термінові, урядові.

 

Реквізити:

1. Герб.
2. Назва міністерства
3. Назва виду документа.
4. Номер.
5. Адресат.
6. Текст.
7. Адресант.

ТЕЛЕФОНОГРАМА

Це документ, який передається телефоном, фіксується у спеціальній книзі (журналі) й містить розпорядження, інформацію вищих органів.

 

Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис і такий чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень або доведення інформації до відома.

 

На відміну від телеграми, телефонні повідомлення, як правило, обмежені у відстані: їх передають у межах міста, району, області.

 

Реквізити:

1. Назва виду.
2. Номер.
3. Дата.
4. Адресант.
5. Адресат.
6. Текст.
7. Підпис.

 

ФАКС

Це спосіб передачі різних за змістом документів за допомогою телекомунікативного зв’язку та принтера.

 

Обов’язкові реквізити факсу такі:

1. Місце відправлення.
2. Адресат.
3. Телефон місця відправлення.
4. Дата і час відправлення.
5. Кількість сторінок (при потребі).

 

Вони подаються англійською мовою або українські слова записуються латинськими літерами.

Текст факсу пишеться без скорочень.

 

Факс – це поширений, але не менш доступний спосіб передачі інформаціїї, нвж телефон або телеграф. Тому одне й те ж саме місце відправлення (місце призначення) може бути адресою різних авторів (адресатів). У цьому полягає особливість реквізитів факсу.

 

 

Розпорядчі документи

НАКАЗ

Це розпорядчий документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.

 

Розрізняють накази щодо особового складу (кадрові) і накази із загальних питань (організаційні). Кадровими наказами оформляють призначення,звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.

 

У заголовку такого наказу зазначають: “щодо особового складу”. Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (ПРИЗНАЧАТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИТИ), яке пишеться великими літерами.

 

Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

 

До складу тексту наказу існують певні вимоги:

1. У наказах про прийняття на роботу обов’язково зазначають: а) на яку посаду; б)до якого структурного підрозділу; в)з якого числа оформляється на роботу; г) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісництвом); д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).
2. У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивуваня переведення.
3. У наказах про надання відпустки зазначають: а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв’язкуз тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітньої плати, за сімейними обставинами); б) загальна кількість робочих днів; в) дата виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку.
4. У наказах про звільнення працівників зазначають: а)дату звільнення; б) мотивування.

 

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов’язаний ознайомити зі змістом наказу осіб, які розписуються в оригіналі.

 

Організіційні накази видаються під час затвердження перспективних, річних, та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів.

Реквізити:

1. Назва виду документа.
2. Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника.
3. Місце видання.
4. Номер.
5. Дата.
6. Заголовок.
7. Текст, що складається з двох частин:

- Констатуються та аналізуються факти;

- Подаються розпорядження, заохочення або стягнення.

1. Підпис керівника установи.
2. Печатка.

 

 

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Це правовий акт, що видається керівником або колегіальним органом з метою вирішення оперативних питань. Має обмежений термін дії та стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян – виконавців розпорядження.

 

Реквізити:

1. Назва структурного підрозділу.
2. Коди.
3. Назва виду документа.
4. Дата.
5. Індекс.
6. Місце видання.
7. Заголовок до тексту.
8. Текст, що містить такі частини:

- Констатуючу (вказується мета або причини видання);

- Розпорядчу (вказуються дії, які треба виконати, та особи, відповідальні за виконання).

1. Підпис.

ПОСТАНОВА

Цим терміном називають види документів.

1. Заключна частина протоколу засідання зборів, правління, президії тощо. Ця постанова входить у протокол чи додається до нього, за потреби може оформлятися як витяг із протоколу.

2. Правовий акт, що приймається вищими й деякими центральними органами колегіального управління та стосується кардинальних проблем.

 

Постанова оформляється на бланку.

 

Реквізити:

1. Назва виду документа.
2. Дата.
3. Індекс.
4. Місце видання.
5. Заголовок.
6. Текст, що складається із таких частин:

- Констатуючої (викладаються мотиви дій, дається посилення на розпорядчий документ вищого органу – підстава для видання постанови);

- Розпорядчої (текст викладається в наказовій формі).

1. Підписи.
2. Візи.
3. Гриф узгодження.
4. Коди.

 

У кожному пункті постанови перераховуються дії, виконавці (організація, підрозділ або осоюа) і термін виконання.

 

Датою постанови є дата засідання, на якому її прийнято.

 

Підписують постанову голова і секретар.

 

 

Організаційні документи

 

СТАТУТ

Це зведення правил, що регулюють основи організації і діяльності установ певної галузі господарства.

 

Реквізити:

1. Гриф затвердження.
2. Назва виду документа.
3. Заголовок.
4. Текст, що складається з таких підрозділів:

- загальні положення;

- основна діяльність: у чому полягає її порядок;

- планування й облік роботи;

- призначення допоміжних служб;

- взаємодія з іншими органами, що здійснюють подібну діяльність;

- специфічні особливості діяльності;

- відповідальність організацій за виконання зобов’язань і порядок розгляду суперечок, пред’явлення претензій, позовів;

- заохочення;

- дисциплінарні стягнення.

 

Текст статуту розбивають на параграфи (статті, пункти), які групують у розділи (позначаються римськими цифрами).

 

Статути після їх затвердження підлягають обов’язковій реєстрації а органах Міністерства фінансів України.

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

Це правовий акт, який встановлює основні правила організаційної діяльності установ та їх структурних підрозділів; його складають переваджно під час створення нових підприємтсв чи установ. Затверджується вищими органами або керівниками установ.

 

Реквізити:

1. Назва виду документа.
2. Герб.
3. Назва установ.
4. Дата.
5. Місце видання.
6. Заголовок.
7. Гриф затвердження.
8. Текст, у якому вказуються:

- мета створення установ;

- основні завдання;

- функціональні зв’язки з іншими установами;

- основні та обігові кошти;

- призначення службових приміщень;

- виробничо-господарська діяльність підприємства;

- завдання щодо якості виробництва продукції та інше.

 

Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створених комісій, груп, бюро тощо.

 

ІНСТРУКЦІЯ

 

Це правовий акт, що видається органом державного управління (або затверджується його керівником) для встановлення правил, які регулюють організаційн, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, урядових осіб і громадян. До документів цього виду належать правила, рекомендації, методичні рекомендації тощо.

 

Заголовок до тексту інструкції обмежує коло питань, об’єктів, осіб, на яких поширюються вимоги інструкції.

 

Текст інструкції складається із розділів, які діляться на пункти і підпункти. Інструкції починаються розділом “Загальні положення”, у якому розкривається мета її видання, вказується галузь поширення, викладається порядок використання використання, наводяться відомості загального характеру.

 

Текст інструкції має вказівний характер, для цього використовуються формулювання зі словами “повинен”, “слід”, “потрібно”, “необхідно”, “не допускається” тощо.

 

Текст викладається від третьої особи або ж використовується безособова форма.

 

Датою інструкції є дата її затвердження керівником установ.

 

Інструкція пишеться на бланку.

 

Реквізити:

1. назва виду документа.
2. Гриф затвердження.
3. Заголовок.
4. Текст.
5. Коди.
6. Дата.
7. Індекс.
8. Місце видання.
9. Підписки.

 

Окрему групу становлять посадові інструкції працівникам. Вони містять:

- Загальну інформацію;

- Функції працівника;

- обов’язки працівника;

- права працівника;

- взаємини (посадові зв’язки);

- оцінку роботи;

- відповідальність працівника.

 

Посадову інструкцію розробляє керівник працівника, діяльність якого вона регламентує.

 

Затверджує посадову інструкцію керівник підрозділу.