Документ. Загальні вимоги до мови документа.

Текст — головний елемент документа. Через це підготовка текстової частини - одна з найважливіших операцій у документуванні й діловодстві.При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягаються викиданням слів, які не несуть смислового навантаження. Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти показують справжній стан речей. Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи. Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Елементи тексту Текст будь-якого документа складається з логічних елементів вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. ін.). У доказі викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути активним чи пасивним.Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Мета пасивного закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо. Типізація текстів - процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані текст аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінськім ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції й формулювання тексту-зразка. Типові тексти, як правило, оформляють у вигляді спеціальних збірників. Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа. Правила написання тексту документів. При підготовці тексту документа рекомендовано дотримуватися таких правил.1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.2. Уживати стійкі (трафаретні) словосполуки, що виражають стандартні аспекти змісту (з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії).Такі стійкі словосполучення й стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань.3. Вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові; означення — перед означуваним словом; додатки — після керуючого слова; вставні слова - на початку речення) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів (присудок, а потім підмет) тоді, коли логічний наголос падає на саму дію. 4. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. 5. Замінювати займенники іменниками.6. Не вживати емоційних виразів та суб'єктивного ставлення до викладеного явища. В управлінській документації не повинно бути оцінки фактів, що констатуються у тексті документа). Тон службового документа нейтральний.7. Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа, і через це його текст викладається від третьої особи. 8. У розпорядчих документах слід вживати мовні конструкції наказового характеру - наказую (у наказі), пропоную (у вказівках). Правила побудови документів допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль ділового мовлення.9. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію, надати допомогу, забезпечити матеріально...10. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну. 11. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у документах за загальними правилами: р-н, обл., р/р, a/c.

Документ. Класифікація документів

Документ – основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. Обов’язковими для документа є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, зв’язність викладу, структурна організація, завершеність.

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності. Види документів визначаються за кількома ознаками. 1. За змістом інформації: документи з адміністративних питань, бухга­лтерського обліку, кадрових питань, фінансово-кредитних операцій, комер­ційні документи, документи зовнішньо-економічної діяльності.2. За походженням: офіційні (службові) — ті, що створюються організацією чи службовою особою та особисті - засвідчують особу або її права, обов'язки, службовий або соціальний стан.3. За призначенням: організаційні, розпорядчі, інформаційні, колегіальних органів.4. За місцем виготовлення: внутрішні (створюються всередині організації, підприємства і тут же функціонують) і зовнішні (що надійшли від інших установ, надіслані в інші установи).5. За напрямом проходження: вхідні (що надійшли ззовні для розгляду й виконання) і вихідні (що надсилаються в інші установи, організації).6. За способом (формою) виготовлення: типові (складаються завчасно і є текстом-зразком для індивідуальних: типові правила, інструкції); трафаретні (частина тексту видрукувана на бланку, частина вписується при його заповненні); індивідуальні (створюються щоразу наново за довільною формою).7. За ступенем складності: прості (містять одне питання) і складні (містять два або більше питань).8. За ступенем гласності: звичайні, для службового користування, таємні (секретні).9. За терміном виконання: звичайні (документи, термін розгляду яких визначено чинним законодавством, адміністрацією) і термінові (виконуються терміново або у строк, спеціально визначений керівником).10. За стадіями виготовлення: чорнові (робота автора над текстом), оригінали (належним чином оформлений перший примірник документа), копії (точне відтворення оригіналу; різновиди копій: відпуск — повна копія відправленого оригіналу; витяг - копія, що відтворює частину документа; дублікат — другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу).11. За строками зберігання: постійні, тимчасові (до 10 років), тривалі (понад 10 років).12. За структурними ознаками: стандартні (документи, в яких може бути передбачено не лише формуляр, а навіть слова, словосполучення й речення, за винятком цілком конкретних відомостей) і нестандартні (документи, в яких можна заздалегідь передбачити й сформулювати окремі найзагальніші відомості, а спосіб викладу залежить від конкретного змісту, ситуації та обставин ділового спілкування).13. За способом фіксації: письмові, графічні (малюнки, графіки, схеми, плани), фото-, кіно-, фонодокументи.14. За юридичною силою: справжні (документи видані в установленому законом порядку; розрізняють: дійсні - що мають на даний момент юридичну силу) і недійсні - що з якихось причин утратили її (наприклад, через закінчення строку договору) і підроблені (у зміст документа вносять неправильні відомості, роблять виправлення тощо).

Доповідна записка.

Доповідна записка — документ, адресований керівникові певної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, щ₀ склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу ₃ висновками та пропозиціями автора.

Відповідно до змісту фіксованої інформації доповідні за-писки бувають:

1) звітні;

2) інформаційні;

3) ініціативні.

Доповідна службова записка укладається як з ініціативи її автора, так і на основі вказівки керівника.

З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозді­лу, в яких працює укладач, і зовнішні, що адресуються керів­никові вищої організації.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкуєть­ся на машинці чи на комп'ютері.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її скла­дає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи за підписом керівника.