ЗМ. 15. Види документації установи

Коло питань: Поділ видів документації установи. Уп­равлінська, нормативно-правова, довідкова, галузева, вироб­ничо-прикладна, наукова, праводілова, навчальна та обліково-фінансова документація.

Поділ видів документації установи

Удосконалення організації руху й змісту документів за умов однієї установи, групи установ чи в масштабах галузі в цілому впливає на їхню діяльність і забезпечує виконан­ня документами певних соціальних функцій. Відповідно досконалість цієї діяльності повинна мати обґрунтування з точки зору якісного забезпечення управління певними ви­дами корпоративної документації.

Спробуємо, виходячи з наведеного, погрупувати су­купність офіційної документації, що циркулює в установі, виробничому об'єднанні чи корпорації за її тематичними видами, виходячи з потреб практичної роботи з докумен­тами та функцій, які виконує той чи інший підрозділ уста­нови.

Управлінська документація

Як відомо, кожна установа, незалежно від сфери своєї діяльності, — це організація (група) об'єднаних праців­ників, певною метою, які виконують ті чи інші функції. Управлятися вона мусить єдиним керівним органом, що буде виконувати певні управлінські дії, які завдяки на­явній інформації, спрямовуватимуться на створення опти­мальних умов функціонування керованого об'єкта відповідно до напрямів його діяльності.

Більшу частину корпоративної системи документації якраз і складає управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції уп­равління. Незалежно від напрямів діяльності установи,

управлінська документація виступає як інфраструктурна й об'єднуюча, тобто є в кожній установі та стосується ро­боти всіх підрозділів.

Зафіксована в системі управлінської документації ін­формація мусить свідчити про ефективність діяльності ус­танови, має бути основою для її оцінювання й показує наскільки дієвим є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення.

Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов'язаних офіційних документів, що за­стосовуються в установі. Це перш за все організаційно-роз­порядча документація, що включає документацію з ор­ганізації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності. До цього виду до­кументації відносяться організаційні (статут, установча уго­да, положення, правила та інструкції), розпорядчі (накази, рішення, розпорядження, вказівки, ухвали) і довідково-інформаційні документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки, протоколи, графіки відпусток).

Успішне функціонування установи неможливе без точ­ного відображення її економічних показників, виваженої цінової політики, наявних взаємовигідних торгових угод з партнерами (у тому числі іноземними) та інших фінансо­вих показників, що знаходять своє відображення в економічній документації (господарській, плановій, торго­вельній, зовнішньоторговельній, фінансовій, ціновій, ре­сурсній, бухгалтерсько-обліковій, із організації праці тощо). Зазначена документація є базовою для прийняття уп­равлінських рішень і підготовки організаційно-розпоряд­чих документів.

Так, основу бухгалтерсько-облікової документації скла­дає головна книга, річні звіти, звіти про надходження коштів, звіти; про фінансовий стан, бухгалтерський баланс, рахунки, касові книги, платіжні документи, відомості тощо.

До основних видів планової документації слід віднести: програму діяльності, бізнес-план, річний план, графіки виконання робіт, кошториси тощо.

До фінансової документації зараховують фінансові пла­ни (баланси прибутків та видатків), лімітні довідки, акти ревізій, інвентаризації, звіти про використання валютних планів, проведення платежів, надходження валюти і т. п.

До управлінської системи можна також певним чином віднести кадрову документацію, що відображає питання обліку та організування роботи з персоналом установи, уключаючи питання прийняття на роботу, проведення атес­тації й установлення кваліфікацій, зарахування до резерву, нагородження, присвоєння почесних звань, призначення пенсій тощо.

Окремо можна виділити документацію з соціальних пи­тань та соціального захисту, а також словниково-довідко­ву документацію (висновки, довідки, доповіді, списки тощо). Нормативно-правова документація

Якісне управління установою взагалі, дотримання чин­них норм, стандартів і правил неможливе без наявності чи розробки (у разі необхідності) нормативно-правової доку­ментації, яка також відноситься до інфраструктурної.

Дана міжфункціональна група документації має два рівні:

перший — закони та підзаконні акти, укази Президента, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, накази та розпорядження, рішення та вказівки вищих ор­ганів стосовно діяльності тих^й інших організацій";''

другий — стандарти, норми, нормативно-виробнича та інструктивна документація, яку веде відповідний підрозділ установи. Зазначена документація містить документи з си­стем менеджменту якості (ISO-9001), охорони довкілля (ISO-14001), керування документацією (ДСТУ-4423:2005), техніки безпеки, охорони праці та виробничої санітарії, стандартизації, сертифікації, метрології тощо.

 

38.	Монографія	Наукове книжкове видання певного дослідження однієї проблеми або теми, що належить одному чи декільком авторам
39.	Автореферат дисертації	Наукове видання у вигляді брошури авторського реферату проведеного дослідження, яке подається на здобуття наукового ступеня
40.	Препринт ■гт оіоі<	Наукове видання з матеріалами попереднього характеру, які публікуються до виходу у світ видання, у якому вони мають бути вміщені
41.	Тези доповідей (повідомлень) наукової конференції (з'їзду, симпозіуму)	Науковий неперіодичний збірник матеріалів попереднього характеру, таких як анотації, реферати доповідей чи повідомлень, опублікованих на початку конференції (з'їзду, симпозіуму)
42.	Матеріали конференції (з'їзду, симпозіуму)	Неперіодичний збірник підсумків роботи конференції, доповідей, рекомендацій та рішень
43.	Збірник наукових	Підбірка матеріалів досліджень, виконаних у наукових установах, навчальних закладах чи товариствах
44.	Статут	Офіційне видання зведення правил, які регулюють принципи організації та порядок діяльності
45.	Інструкція	Офіційне чи нормативне виробничо-практичне видання правил регулювання виробничої та суспільної діяльності або користування виробами чи послугами

Класифікація періодичних і продовжуваних видань

Періодичне й продовжуване видання може бути пода­но у вигляді газети, журналу (часопису), бюлетеню, кален­даря, експрес-інформації.

Загальна характеристика періодичних і продовжуваних видань наведена в таблиці 5.14.

Класифікаційна характеристика за видами періодичних і продовжуваних видань

 

№	Вид	Загальна характеристика
1.	Газета	Періодичне газетне видання з постійною назвою, що виходить через певні короткі проміжки часу, містить офіційні документи,
	RVUVS/! ЛіУі'ї'абет	оперативну інформацію й матеріали з
		актуальних громадсько -політичних, наукових, виробничих та інших питань, а
	ГЩ ^: ЇЙ	також літературні твори, фотографії та _р_екламу
2.	Журнал (часопис)	Періодичне журнальне видання, яке виходить під постійною назвою, має постійні
		рубрики, містить статті, реферати, інші матеріали з різних громадсько-політичних, наукових, виробничих та інших питань, літературно-художні твори, ілюстрації^ фотографії
3.	Бюлетень	Періодичне або продовжуване видання, що випускається оперативно, має ознаки журнального або газетного видання, містить матеріали організації, яка його видає
4.	Календар	Періодичне довідкове видання з послідовним переліком днів, тижнів, місяців даного року, а також із іншими відомостями різного характеру
5.	Експрес-	Періодичне реферативне видання
	інформація	розширених та зведених рефератів найактуальніших опублікованих зарубіжних матеріалів або неопублікованих вітчизняних документів, призначене для оперативного інформування фахівців

Інформаційна документація

Сучасний рівень виконання поставлених завдань в уста­нові вимагає знання новітніх технологій роботи з доку-ментною інформацією, вмінь проводити аналітико-синте-тичну переробку інформації. Зазначене неможливо без наявності інформаційної документації, що включає: міжфункціональну документацію систем інформаційного обслуговування та реєстраційно-облікову документацію (журнали обліку роботи в мережі, протоколи проведення виробничих випробувань і дослідної експлуатації, акти прийомо-здавальних випробувань, плани-графіки ство­рення інформаційних систем).

До інформаційної документації можна віднести також інформаційно-аналітичні документи, описи, звіти, вироб­ничі довідники, промислові каталоги тощо.

Основна (галузева) документація

Відповідно напряму і сфери діяльності кожна установа веде основну (галузеву) систему документації.

Так, у будівельно-монтажній організації виробничий відділ у якості основної використовує передану йому про­ектну будівельну документацію (титульні списки, гене­ральні та проектні плани), щоб. робити свої креслення та рисунки. Машинобудівна організація отримує й розробляє машинобудівну, транспортна — транспортну, сільськогос­подарська установа — аграрну, відділ освіти — навчальну, НДІ — наукову документацію, нотаріальна контора — одержує й розробляє нотаріальну документацію згідно За­кону про нотаріат і т.п.

Кожен функціональний підрозділ установи, особливо у сфері матеріального виробництва, додатково створює свої види виробничо-прикладної, наукової, навчальної та іншої документації.

Виробничо-прикладна документація

Основу корпоративної системи документації тієї чи ін­шої галузі становить виробничо-прикладна документація.

Так, в установі, яка веде будівництво, крім основної га­лузевої документації, може розроблятись також власна проектно-виробнича документація на тимчасові споруди, вестися виробничо-організаційна документація (сітьові гра­фіки виконання окремих видів робіт, графіки поставки ма­теріалів, сировини, обладнання, журнали експлуатації баштових кранів) та створюватися відповідна експлуа­таційно-технологічна документація (інструкції щодо вико­нання експериментальних робіт, порядок використання й роботи окремих механізмів тощо).

Окремі види виробничо-прикладної документації мо­жуть бути розроблені й на промислових підприємствах. Так, на експериментально-дослідному підприємстві окрім типової документації, що надходить від проектного інсти­туту, може розроблятися власна виробничо-конструкторсь­ка, експлуатаційна та виробничо-організаційна документація (технологічні карти, графіки роботи бригад тощо).

В організаціях, що мають на балансі власне житло, додат­ково буде вестися своя виробничо-прикладна житлово-ко­мунальна документація, що відображатиме стан його ек­сплуатації. Окремі установи (промислові та сільського­сподарські підприємства, будівельні організації, вищі на­вчальні заклади), що мають на своєму балансі гуртожитки, дитсадки тощо, ведуть відповідну виробничо-прикладну до­кументацію щодо експлуатації свого комунального фонду (договори, угоди, акти про приймання й здавання приміщень, огляди й довідки про стан будівель тощо). Ця документація повинна вестися й відповідати тим же вимо­гам, що й документація з житлового фонду, яка знаходить­ся на балансі місцевих органів влади.

Транспортний відділ промислової установи може до­датково вести свою виробничо-прикладну транспортну документацію (технічні характеристики транспортних за­собів, картки обліку експлуатації автомашин, автопокри­шок, маршрутні листи, облікові відомості кілометражу, пального, запчастин тощо), відділ головного енергетика — енергооблікову документацію (акти підключення й роз­поділу енергоресурсів, баланс виробництва й використан­ня електроенергії) тощо.

Наукова документація

Технічний відділ установи тієї чи іншої галузі також мо­же складати свою дослідно-конструкторську, дослідно-техно­логічну, патентно-ліцінзійну та іншу документацію. У вироб­ничому об'єднанні чи корпорації технічний відділ роз­робляє технічні завдання на виконання науково-дослідних (НДР), дослідно-конструкторських (ДКР) і проектно-конст­рукторських робіт (ПКР), веде розробку технічних проектів.

Співробітники технічного відділу дослідно-ексйеримен-тального заводу складають робочу документацію на впро­вадження нових дослідних розробок, паспорти на новітні види виробів, розглядають і приймають найбільш опти­мальний варіант ескізних чи технічних проектів, складають пояснювальні- записки про улаштування обладнання тощо.

Документування патентно-ліцензійної роботи в ор­ганізації полягає у веденні документації на винаходи, роз­робці екбйертних висновків, укладанні ліцензійних угод, складанні планів патентування винаходів, складанні екс­пертних висновків згідно перевірки проектів на патентну чистоту тощо.

До наукової документації відносяться документи, в яких наявний фактичний матеріал наукових спостережень й ек­спериментів,, гіпотези, наукові теорії, дисертації та інші те­оретичні розробки.

Праводілова документація

У період зростання конкуренції кожна установа повин­на вміти захистити свій бізнес.

Питання щодо висування претензій постачальникам за недопоставку, поставку неякісної продукції, складання по­зовних заяв, судових звернень, укладання комерційних угод знаходять своє відображення в праводіловій докумен­тації установи, яку веде її юридичний відділ.

Навчальна документація

Упровадження новітніх технологій, комп'ютерної тех­ніки, сучасних машин і механізмів вимагає від керівництва установи своєчасно ознайомлювати своїх співробітників із досягненнями в тій чи іншій галузі, проводити підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації на коротко­строкових курсах, навчально-практичних семінарах тощо.

Цими питаннями, як правило, займається навчальний відділ та майстри виробничого навчання. Саме, в цьому підрозділі установи може вестися чи розроблятися своя на­вчальна система документації (навчально-організаційна, навчально-дослідна; та навчально-конструкторська).

Інші види документації

Залежно від специфіки діяльності установи вона може вести й інші види документації, наприклад, документацію діяльності громадських організацій, соціологічну, етно­графічну тощо. Уся службова документація установи фор­мується у справи й, відповідно до зведеної номенклатури справ із зазначенням термінів зберігання, передається згідно рішення експертно-перевірної комісії в архівний відділ або знищується.

Зведена схема видів корпоративної (службової) доку­ментації установи подана на схемі 4.11.

Бухгалтерсько-облікова документація

Керування установою неможливе без здійснення фінансового обліку, ведення бухгалтерсько-облікової до­кументації, яка дає узагальнене відображення всіх наявних на підприємстві господарських засобів і джерел їх утворен­ня, а також здійснюваних господарських операцій.

Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку й регулюються Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» [3].

Відмінною рисою бухгалтерського обліку є відображен­ня в бухгалтерській документації (первинних документах, облікових регістрах та фінансовій звітності) методом суцільного й безперервного документування господарсь­ких засобів і господарських процесів, що, в свою чергу, надає обліковим даним юридичної сили.

Записи в облікових реєстрах проводяться на підставі бухгалтерських документів, створених відповідно до вимог «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженого наказом Міністер­ства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88 [4].

За останні десятиліття прогресивного розвитку бухгал­терського обліку все нагальнішою стає необхідність ство­рення класифікації, яка б реалізувала підхід до обліково-бухгалтерської документації як до складної інформаційної системи.

Для класифікування обліково-бухгалтерських документів скористаємось блоками ознак загальної класифікації доку­мента, що будуються за такими його характеристиками:

Інформаційна складова Спосіб

документа документування

І---------------------------------------

Матеріальна складова Обставини існування в

документа зовнішньому середовищі

За інформаційною складовою документа бухгалтерську документацію можна поділити за наступними ознаками: місцем складання; порядком складання; зспособом скла­дання і опрацювання; призначенням; характером опе­рацій, що виконуються,.

Диференціація бухгалтерської документації за інфор­маційною складовою може виглядати так, як це зображе­но на схемі 4.12.

Схема 4.12. Класифікаційна схема бухгалтерсько-облікової документації ж інформаційною складовою

Характеристики основних видів бухталтерсько-обліко-вої документації подана в таблиці 4.2.

Таблиця 4.2 Характеристики бухгалтерсько-облікової документації

 

 

 

 

 

№	Ознака	Вид документації	Характеристика	Назва виду документа
1.	За місцем	зовнішня	Надходять на під-	Виписки бан-
	складання		приємство від інших	ків, рахунки-
			суб'єктів господар-	фактури,
			ської діяльності чи	видаткові
			органів державної	накладні,
			влади	довіреності на одержання матеріальних цінностей, виписані покупцями тощо
внутрішня	Усі документи, складені в установі
			й призначені для обігу	в ній
2.	За	первинна	Складається	Прибуткові та
	порядком		безпосередньо під	видаткові
	складання		час здійснення	касові ордери,
			господарської операції	прибуткові та
				видаткові
				накладні,
				товарно-
			транспортні
				накладні,
	ІШН>			наряди на відрядну роботу та ін.
зведена	Складається на	Касовий звіт,
			підставі даних кож-	авансовий
		Ло хі	ного первинного	звіт, книга
			документа шляхом	складського
			групування й підра-	обліку, звіт
			хунку (зведення) їх	про рух
		litreq лк>і	показників	товарно-матеріальних
				цінностей тощо

 

 

 

3.	За	разова	Використовують	Касові ордери,
	КІЛЬКІСТЮ		для документального	накладні на
	охоплених		оформлення однієї	оприбутку-
	операцій		або декількох опе­рацій, виконання	вання і від­пуск вироб-
			яких обумовлено виданням докумен­та. Після складання стають підставою для здійснення на їх основі відповідних бухгалтерських операцій	ничих запасів, платіжне доручення, довіреність на отримання товарно-мате­ріальних цін­ностей, звіт про рух товар­но-матеріаль­них цінностей, касовий звіт, виписка банку із розрахунко-
	'УАТИЗДЙ
				вого рахунку, авансовий звіт
	накопичу-	Використовуються	Лімітно-за-
		вальна	з метою оформлен­ня декількох одно -рідних господар­ських операцій, виконання яких передбачене про­тягом певного періоду (тижня,	бірні картки, наряди на виконання відрядних будівельно-монтажних та інших видів робіт тощо
	'	и їй:.	декади, місяця). Слугують підставою для здійснення подальших облі­кових записів лише за умови відобра­ження в них останньої операції й закриття доку­мента, тобто виведення підсумку по всіх записах

 

 

4.	За призна-	розпорядчо-	Містить різного	Наказ про
	ченням	дозвільна	роду розпорядження (наказ або завдання)	прийняття на роботу (в
			на проведення	подальшому
			певних господар­ських операцій. Ці документи не є підставою для здійс­нення бухгалтер­ських записів, але ініціюють здій-	на підставі нього скла­датиметься табель обліку робочого часу, який, у свою чергу, буде
	цещ Дін		снення певних опе-	підставою для
	•../.її ляом		рацій і складання	нарахування
			відповідних пер-	зарплати;
	<4q)*'		винних документів в майбутньому, на підставі яких будуть зроблені бухгал­терські записи	наказ про відрядження, платіжне доручення для перерахування грошових коштів,
	І^ОШІї/Г-ЛірП			довіреність на
		• даю їозмзчвді		отримання матеріальних цінностей; чек грошової чекової книжки;
				договори,
				угоди, кон-
			тЩ?	тракти під-
	! BFJ		щш	приємства 3 іншими суб'єктами господарської
			діяльності,
				рахунки-фак-тури тощо

 

 

		виконавча	Юридично підтер -	Прибуткові та
		(виправдна)	джує здійснення певних господар-	видаткові касові ордери,
			ських операцій і є	товарно-
			підставою для	транспортні
			виконання бухгал-	накладні,
			терських записів	накладні на
		гЗЙІйС lUtft (Я		відпуск мате-
		втхуд м		ріальних цін-
		ІІГІвІ)		ностей (видат-
				кові наклад-
				ні), розрахун-
				кові, платіжні
				відомості, банківські виписки тощо
бухгалтерсь-	Складаються на під-	Бухгалтерські
		кого оформ-	ставі розпорядчих або	довідки, гру-
		лення	виконавчих докумен­тів, а також даних поточного обліку в процесі підготовки	пувальні відо­мості, розра­хунки (роз­поділу аморти-
			для здійснення	зації за підроз-
			відповідних облікових	ділами підпри-
	потш:		записів. Не відобра­жають безпосередньо факт здійснення	ємства, розпо­ділу загально-виробничих
			господарської one -	витрат, каль-
			рації, а є лише	куляційні
			підставою для здій-	картки) та ін.
			снення облікових	Видатковий
			записів	касовий ордер, в якому місти­ться як розпо­рядження керівника щодо видачі грошей із ка-
	,			си, такі під­твердження виконання

 

 

 

	І 2
				операції (під­писи касира і
			mm \	одержувача);
				видаткова
			накладна, яка містить як розпоряджен-
				ня щодо вида-
				чі такі підтер-
	flff/4S)rfiV^ у-			дження складу певних виро-
				бнич. запасів, операцій
комбінована	Поєднують в собі	Кошториси,
			ознаки розпорядчих документів, виконав-	розрахунки (довідки) бух-
			чих, а також докумен-	галтери про
			тів бухгалтерського оформлення	суми податків, що підлягають сплаті в бюд-
				жет, рішення
	uiOooet	ЕХЗТ 010 'ІОМОШ	В, ОС!	податкових
				органів про стягнення штрафів або пені тощо
5.	За	грошова	Слугують для	Банківські
	характе-		оформлення	чеки, при-
	ром		операції з коштами	буткові та
	операцій VIT,ІЯС		видаткові касові ордери, чеки грошової
			чекової книж-
			.нтном	ки для отри-
	q«		мання коштів із банку у ка-
	ВУІ		су, об'ява на
		tin	д*ш йішштоиідмо;	і внесення го-
		тівки для зда-
				чі грошей у банк тощо

 

 

1.		матеріальна	Документи з надходження й вибуття основних засобів, торго-	Прибуткові і видаткові накладні, вимоги,
	P.'!' '		вельно -матеріаль­них цінностей	ордери, лімітні карт­ки, кошто­риси
	розрахункова	Документи, якими оформляються розхункові операції	Рахунки-фактури, платіжні
			між підприємства­ми, підприємцями, фізичними особами	вимоги, вимоги-доручення тощо
6.	За спосо­бом скла­дання і опрацю­вання операцій		Передбачаєтьсяя рукописний спосіб запису інформації
		Інформація обробляється і фіксуєтьс зо допомогою технічних засобів

За способами документування розрізняють такі види бухгалтерських документів: рукописний, друкований, електромагнітний, оптичний та цифровий.

За регулярністю складання розрізняють такі види бухгал­терських документів:

— періодичні (місячна, квартальна та річна звітність);

— неперіодичні (прибуткові й видаткові касові ордери, товарно-транспортні накладні, накладні на відпуск ма­теріальних цінностей, розрахункові, платіжні відомості, банківські виписки тощо.

За часом появи бухгалтерського документа у світ розріз­няють оригінал та копію.

За місцем виникнення розрізняють внутрішньо-органі­заційні та зовнішньо-обігові документи (між організаціями, з банком, з податковою адміністрацією, органами соціаль­ного страхування, пенсійним фондом тощо).

За матеріальною складовою документа основними озна­ками класифікації обліково-бухгалтерської документації є матеріал носія та форма носія. Серед найрозповсюд-женіших різновидів обліково-бухгалтерських документів на матеріальних носіях розрізняють паперові, полімерні, полімерно-плівкові, полімерно-платівкові, полімерно-карткові документи.

За матеріальною конструкцією носія інформації розрізня­ють такі бухгалтерські документи: аркушевий, картковий, дисковий та комбінований види документів.

Основними ознаками класифікації бухгалтерських доку­ментів є способи їх створення.