ЗМ 1, Основні єтї ш розвитку документознавства

ЗМ З, Системи документування та їх еволюція

Коло питань: Основні поняття. Кодування інформації. Основні форми документування. Розвиток способів докумен­тування. Розвиток засобів документування.

Основні поняття

 

Документування — це процес створення документа.

Правила документування встановлюються нормативни­ми актами. Приміром, ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» подає виз­начення документування управлінської інформації як «створювання службових документів, змістом яких є уп­равлінська інформація» [2].

До документування відносяться дії, пов'язані з форму­ванням документа як спеціального системного триєдинства:

змістового (соціальна інформація)

знакового (семіотична інформація)

_________________________________________

матеріально-конструктивного (технологічного)

З метою забезпечення такої єдності розробляються ти­пові структури та методики процесу документостворення.

Ураховуючи специфіку змістового, знакового та ма­теріально-конструкторського аспектів документа, розроб­ляються сучасні класифікації систем документування, до яких можна віднести наступні:

— системи графічного запису;

 

— системи механічного запису;

— фотографічні;

— електромагнітні;

— оптичні;

— магнітооптичні;

— електростатичні;

— електронні.

Інформація на носії фіксується за допомогою певної «кодової» системи, що реалізується у формі різноманітних зшаків-символів. Існує особлива наука — семіотика (від грец. semion — знак, ознака), що займається вивченням природи, видів і функцій знакових систем та знакової діяльності людини.

Знак — це матеріальний об'єкт (зображення, символ, слово тощо), що слугує для заміщення будь-якого ма­теріального або ідеального об'єкта, предмета [42]. Відповідно до обраного типу знаків визначається спосіб документування та відбираються засоби, за допомогою яких буде зафіксовано, передано й збережено інформацію. Тільки належним чином створена документна інформація набуває визначеної форми.

Аналізуючи будь-який документ за будь-якою кла­сифікацією, повинні враховуватись спосіб, засіб й форма його створення.

Процес документування за таких умов може бути пред­ставлений в такій формі (схема 1.1):

Документування: код (знак- + спосіб + засіб ■* форма
________________ | символ) І________ | І________ | _______

Схема 1.1 Складові процесу документування

Отже, разом взяті спосіб, засіб та форма визначають ха­рактер тієї чи іншої системи документування.

Графічний запис інформації, наприклад, дає змогу ство­рювати рукописний, ідеографічний та ізографічний доку­мент; використання комп'ютерної техніки дозволяє ство­рювати електронні документи тощо.

Детальний аналіз способів, засобів та форм документу­вання подано далі.

Кодування інформації

У процесі документування відбувається перетворення соціальної інформації з однієї знакової форми в іншу, тоб­то кодування інформації, без якого неможлива реалізація основної функції документа — закріплення та передачі інформації в просторі та часі.

Кодування інформації — це вироблена система правил фіксування інформації. Основні риси, притаманні системі кодування інформації, подано на схемі 1.2.

Схема 1.2 Основні риси, притаманні системі кодування інформації

Закодована інформація передається за допомогою знаків, адже обмін інформацією в соціальній комунікації відбувається саме в знаковій формі.

Знаки можуть бути подані у вигляді літер, отворів, кра­пок і тире, ліній, цифр тощо. Від форми знаків та способів їх нанесення залежить рівень сприйняття інформації, спосіб використання документа, компактність та термін збереження.

Основні знакові методи фіксації інформації на той чи інший носій показано на схемі 1.3.

Схема 1.3 Знакові методи фіксації інформації

Одні із знаків подібні зображеному та створюються за допомогою більш-менш чіткого копіювання реальних об'єктів або явищ — іконічні немовленнєві знаки (малюн­ки, фотографії, кінофільми, відеофільми).

Інші несуть цільовий характер і не схожі на відтворюва­ний предмет або явище. Вони, на відміну від іконічного знаку, не схожості з тим предметом або явищем, яке по­значають. Для того, щоб зрозуміти (розшифрувати) інфор­мацію, людина повинна заздалегідь вивчити значення знаку-символу. До документів, що використовують мов­леннєві знаки — умовні позначення, відносяться вербальні (словесні) документи (книги, брошури, журнали, газети тощо) та ідеографічні документи (географічні карти, ноти, креслення).

ЗМ 8. Матеріальна та інформаційна складові

Документа

Коло питань: Матеріальна складова документа. Інфор­маційна складова документа. Носії інформації. Інфор­маційний рівень документа.

Для розуміння сутності документа розглянемо його ма­теріальну та інформаційну складові.

Винайдення паперу

Папір, як основний сучасний матеріал для друкування, був винайдений Цай Лунем у II ст. до н.е на Далекому Сході в Китаї [22].

Тамтешні народи в древні часи писали на листях бам­буку чи на шматках шовку. Але, оскільки шовк дорого ко­штував, а бамбук був важким, користуватись ними було незручно. Тоді й було запропоновано використати деревну кору та ганчір'я як сировину для виготовлення нового во­локнистого матеріалу — паперу, більш дешевшого й зручнішого. В 105р. Цай Лунь вдосконалив технологію ви­готовлення паперу, додавши в суміш нові компоненти.

Лише в III ст. н.е. папір проникнув у Корею, Японію та сусідні східні країни. У 751 p., коли араби завоювали Са­марканд, намісник багдадського халіфа побудував там першу паперову фабрику. Незабаром «самаркандський папір» одержав популярність у всіх країнах Сходу.

Слідом за Самаркандом папір почали робити в інших містах арабського халіфату в Сирії та Єгипті. Головним центром вивозу паперу в Європу став Дамаск (у середні сторіччя цапір називали «дамаський лист»). З Єгипту, по північному берегу Африки, через Марокко, виробництво

паперу в XII ст. розпочали країни Західної Європи: Іспанія та Сицилія, які знаходились під владою арабів.

У XIII ст. папір потрапив до Італії, яка вела велику торгівлю з іншими країнами Європи. Із Італії готовий папір почали вивозити до Південної Франції, в Німеч­чину, і далі в Польщу та Чехію. Із Іспанії папір вивозили на північ Франції, в Англію та Скандінавські країни.

Відомо близька 600 видів паперу. З середини II ст. й до кінця XVIII в. виготовляли папір з бавовняного ганчір'я ручним способом. Промите і розмелене з домішкою води на особливих млинах ганчір'я зразу ж перетворювалось в тістоподібну масу. Цю масу зачерпували з чана й вилива­ли тонким шаром на спеціальне сито, що складалось з залізних дротиків. Частина паперової рідини направлялась через отвори сита, а паперова маса, що залишалась, затя­гувала сито суцільною плівкою. Цю плівку витрушували з сита, віджимали надлишки води під пресом і просушува­ли. На папері, виготовленому ручним способом, на світлі видно нитки сита — «філіграні».

У наступні століття в технологію виготовлення паперу було внесено ряд удосконалень. Так, для полегшення всмоктування чорнил, паперові аркуші стали покривати різними речовинами. Покращився й спосіб «вимокування» волокон для більшої його міцності.

З кінця ХНІ ст. на папері європейського виробництва починають з'являтися так звані «водяні знаки». Спочатку це були контурні малюнки, що зображували фабричну марку. Більш пізніше на них стали відображувати рік виготовлен­ня паперу та ім'я власника.

Процес виготовлення паперу та сировина для нього ко­штували значно менше, ніж шкіра тварин та вироблення із неї пергаменту. Разом з тим широке використання паперу в Європі почалося не відразу. Ще довгий час його вважа­ли не таким міцним як пергамент і не вірили в можливість

його тривалого зберігання. Німецький імператор Фрідріх II взагалі заборонив застосовувати папір для офіційних документів.

У кінці XIV ст. папір, вже став широко використовува­тись для документів і кодексів, а в XV ст. він успішно кон­курував з пергаментом і в решті-решт його витіснив. Тим більше, що, незважаючи на використання пергаменту як матеріальної основи рукописних документів, до появи па­перу в Європі існувала гостра потреба в матеріалі для письма. На Русі використання цього матеріалу розпочало­ся з XIV ст. Спочатку папір завозився з країн західної Європи й лише в XVII ст. за царювання Івана Грозного «паперовий млин» було побудовано біля Москва.

Сучасні носії інформації

Починаючи ще з XIX ст. папір перестає бути основним матеріальним носієм інформації. Зважаючи на всезроста-ючі обсяги інформації, що тісно пов'язані з індустріальним розвитком передових країн світу, виникає потреба в ком­пактних та нетрудоємних носіях [13].

Поступово з'являються мікроносії інформації (мікро-карти, мікрофіші тощо), магнітні носії інформації (магнітні стрічки-плівки, магнітні та цифрові карти, диски тощо), перфоносії (перфокатри, перфострічки), елек­тронні носії (дискети, оптичні диски, флеш-картки).

Детальна характеристика сучасних носіїв інформації знаходиться в наступних модулях.

ОСНОВИ ТЕОРІЇ ПРО ДОКУМЕНТ

Краще мати хоч не зовсім

досконалу термінологію,

але одну, ніж гарні, але багато

І. Огієнко

МОДУЛЬ 2 ^хит^^^ь^л^^-',

Ш ш Перелік змістових модулів:

ЗМ 5. Методологічні основи знань про документ.

ЗМ 6. Визначення терміна «документ».

ЗМ 7. Властивості, функції й ознаки документа.

ЗМ 8. Матеріальна та інформаційна складова документа.

ЗМ 9. Комунікаційні можливості документа.

Ключові слова: об'єкт, предмет, метод, документ, дже­рело інформації, носій інформації, «документна інформація», «документована інформація», «інформація про документ», «інформація на документі», «документальна інформація», до­кументальна система, документні масиви, документні фон­ди, документні потоки, документні ресурси.

V. Конкретні методи

Найнижчий рівень, що вміщує застосування конкрет­них методів, не дає якихось принципово нових методів, яких немає на попередніх рівнях. Це — рівень, на якому всі перелічені методи й принципи застосовуються для пізнання конкретних явищ документознавства.

Дана ієрархія методів є умовною, оскільки між різними рівнями методології існує зв'язок, залежність, супідрядність та взаємопроникнення.

Пізнавальна сила методів залежить від дослідницького рівня: емпіричного (емпірично-теоретичного) чи теоретич­ного (таблиця 2.2).

Таблиця 2.2 Рівні наукового дослідження

 

№	Вид рівня дослідження	Методи
1.	Емпірично-теоретичний	Спостереження, описування, вимірювання, аналіз та синтез
2.	Теоретичний	Генетичний, типологічний,
	ЯШіфсуЩ	системний, структурний, функціональний, гілотетико-дедуктивний, сходження від абстрактного до конкретного, єдності логічного й історичного, моделювання, абстрагування тощо

Вищезазначені методи документознавчих досліджень для більшої наочності зведені в таблицю 2.3.

Таблиця 2.3 Методи документознавчих досліджень

 

Рівень	Найменування сукупності методів	Види методів
І рівень	Діалектико -	Категорії теорії пізнання: аналіз і
	матеріалістичні	синтез, індукція і дедукція,
	(загальнофілософські)	порівняння, узагальнення,
	методи	ідеалізація, сходження від абстракттного до конкретного тощо
II рівень	Загальнонаукові	Емпіричні методи: опис,
	методи	спостереження, експеримент, моделювання. Теоретичні методи: системний підхід, діяльнісний підхід, функціональний підхід, типологічний підхід
III	Соціально -наукові	Логічні, соціологічні, математичні
рівень	методи	методи, історичний підхід
ГУ рівень	Методи, специфічні	Аналітико-тематичний, структурно -
	для низки	типологічний, топографічний
	споріднених наукових	методи.
	дисциплін	Соціально - комунікаційно -інформаційний метод
Урівень	Конкретні методи	Методи дослідження документів:
	документознавчих	розуміння, осмислення, джерело -
	досліджень	знавчий аналіз, статистичний
		аналіз, психологічний аналіз тощо. Методи аналізу, що проводять документознавці або споживачів інформації: самоспостереження, експеримент, соціальне опитуван­ня, експертна оцінка. Методи обробки одержаних знань

Деякі з перерахованих методів, у свою чергу, також мо­жуть мати різновиди. Так, моделювання містить дескрип­тивний, графічний, математичний, фізичний методи. Більшість із цих різновидів застосовуються й у докумен-тознавстві.

Використання тих чи інших методів студіювань, як за­значає проф. В.В.Бездрабко [14], має відбуватись при до-

триманні вихідних принципів методолога дослідження. Серед них,.наприклад, при дослідженні управлінських до­кументів — принцип історизму, об'єктивності, усебічності та цілісності. Характеристику вищезазначених принципів зведено в таблицю 2.4.

Таблиця 2.4 Основні принципи методології

 

№	найменування принципу	Характеристика
1.	Принцип	Передбачає розгляд усіх фактів, явищ,
	історизму	процесів, пов'язаних зі створенням, розповсюдженням та функціонуванням
		документів у їх внутрішньому постійному
		русі, урахування всіх причинно-наслід-
		кових зв'язків, що утворюють те історичне
		середовище, яке визначає їх форму, змісті
		статус. Основоположним твердженням
		цього принципу є визнання єдності й змінності в часі та просторі стану будь-якого об'єкта пізнання
2.	Принцип	Зумовлений природою Й метою будь-якого
	об'єктивності	пізнання - отримання відносно об'єктивних, істинних знань
3.	Принцип	Застерігає від однобічності ведення дослід-
	усебічності	ження, закликає до синхронного розгляду
4.	Принцип	форми та змісту об'єкта пізнання—
	ЦІЛІСНОСТІ	документа й сфери його створення та функціонування

Зазначені принципи в повній мірі можуть бути віднесені й до загального документознавства.

У міру становлення та розвитку загального документо­знавства все більш повнішим і різноманітнішим стає арсе­нал методів, що можуть бути використані. Тісний зв'язок загального документознавства зі спорідненими науковими дисциплінами визначає подальший розвиток та вдоскона­лення його наукового інструментарію.

Сфера використання терміна

З давніх часів існувала значна кількість близьких за значенням термінів, що використовувались для означення певного класу штучно створених об'єктів для передачі інформації. Обособлення цих термінів було викликане їх еволюційним розвитком, особливостями розмноження,

розповсюдження та призначення тих чи інших видів інформації та матеріальних носіїв* -

Так, специфіка авторського характеру тексту, змісту, читацьке й цільове призначення та особистістний характер читання виокремили книгу від інших джерел інформації Терміном «книга» {«бібліо») підкреслювалась її зовнішня сторона, формат, обсяг.

Розвиток науково-технічного прогресу, спільні істо­ричні витоки виникнення службової документацй й книги та наявність інших аналогій послужили поштовхом до відродження бельгійським науковцем, бібліографом П.От-ле (якого ще іменують «піонером інформатики») універ­сального поняття документ, його подальшого поглиблення й позначення ним широкого кола об'єктів наукового вивчення й практичної діяльності.

Окреслимо такі значення «документа», уведені в науку П.Отле [24]:

— будь-яке джерело інформації, передання людської думки,
знань незалежна від того, чи втілене воно в матеріально
фіксованій формі або є провідникам (передавачем) інформації
в часі (охоплює як матеріальні об'єкти — носії інформації,
так і радіо-, телепередачі, театральні постановки);

— матеріальні об'єкти із зафіксованою інформацією,
зібрані людиною з метою створення колекцій (входять як
штучні предмети, створені людиною, так і природні,
технічні предмети, що знаходяться в музеях);

— матеріальні об'єкти, створені людиною спеціально для
фіксації, зберігання і відтворення інформації з метою її пе­
редачі в просторі й часі, незалежно від способу фіксації («на­
писані» документи, тобто зафіксовані знаками письма, об­
разотворчі, фонозаписи, фільми тощо).

Найширша дефініція «документа», яку дав бельгійський вчений, така: «матеріалізована пам'ять людства, яка день за днем реєструє факти, ідеї, дії, почуття, мрії, що відбу-

лися у свідомості людини» [20]. Пізніше навіть його послідо­вники відмовилися від такого широкого трактування по­няття «документ», але багато думок П.Отле було сприйня­то, у тому числі й розуміння документа як засобу передавання інформації в суспільстві.

У 1937 p. M.B. Русинов опублікував детальний переклад документологічної термінології, яка була розроблена в 1935 р. Міжнародним інститутом інтелектуального спів­робітництва. Серед них було таке тлумачення терміна: «до­кумент» — це будь-яке джерело інформації, яке доступне для довідкових робіт, вивчення, або як авторитетний доказ [25].

В 1951 р. послідовниця Поля Отле французька дослід­ниця Сюзанна Бріє стверджувала, що «документ — це свідоцтво на підтримку будь-якого факту... це будь-який фізичний або символьний знак, збережений або записаний, призначений для представлення, відтворення чи демонст­рації фізичного або концептуального об'єкту» [39].

Починаючи з середини минулого століття, в офіційній термінології слово «документ» трактується як у вузькому, широкому, так і в найширших значеннях.

Вузьке значення терміна «документ» зводиться до «діло­вого паперу», письмового свідчення, або ж історичного джерела. Так, у своєму посібнику «История и организация делопроизводства в СССР» проф. К.Г. Мітяєв зазначав, що під документами треба розуміти письмові свідчення, які відповідають фактам, правам, підтверджують певні обов'язки особи й слугують для доказу (наприклад, пере­пустки, диплом, договори, свідоцтва).

У статті «Документоведение, его задачи и перспективьі», яка була опублікована у 1964 p., проф. К.Г. Мітяєв під­креслював, що документ — це результат усвідомленою фіксування (документування) інформації про явища об'єк­тивної дійсності й різними способами в цілях надійної пере-

дачі цієї інформації в часі та просторі, за обов 'язкової іден­тифікації відображеного мовою слова.

У широкому значенні поняття «документ» відродилось в I960-?!970-ті роки завдяки роботам російського науков­ця, бібліографа О.П. Коршунова, який запропонував всьо­му накопиченому за період існування цивілізації текстово­му багатству повернути його генетично вихідне поняття «документ». У загальному вигляді термін «документ» було зафіксовано в «Большой советской знциклопедии» (БСЗ), «Українській радянській енциклопедії» та в інших енцик­лопедичних словниках.

На початок 1990-х років використовується значення, згідно з яким документом можна вважати будь-який ма­теріальний об'єкт, що містить інформацію: від письмово­го документа, грамплатівок і кінофільмів до творів мис­тецтва (архітектурних споруд, графіки, живопису, скульптури), від зразків мінералів, гербаріїв, історичних реліквій до технічних і промислових виробів (годинників, автомобілів, гвинтівок тощо). За образним виразом проф. А.В.Соколова, документом стали іменувати навіть «слона в зоопарку» [28].

От чому спочатку книгознавці та «документалісти», а потім і фахівці в галузі науково-інформаційної діяльності, приступили до обґрунтування нового широкого значення терміна «документ», пов'язаного з поняттями «інформація» та «комунікація».

Істотний внесок в уточнення й розвиток поняття «доку­мент», як одного з основних у документознавстві, інфор­матиці, документалістиці та бібліотекознавстві внесли Д.І. Блюменау, Г.Г. Воробйов, О.П. Коршунов, О.І. Ми-хайлов, А.В. Соколов, Ю. М.Столяров, Ш.Р. Ранганатан, Д.І. Рудельсон Д.Ю. Тегагов, Г.Г. Фірсов, А.І. Чорний, В.І. Шюрмайер та інші провідні дослідники згаданих наукових галузей.

Документалісти перші відмовилися від найширшого значення терміна «документ», обмеживши його зміст обов'язковими атрибутивними елементами: інформа­тивність і матеріальний носій (Г.Г.Воробйов).

У 1960-ті роки радянські вчені О.І. Михайлов, А.І. Чор­ний та Р.С. Гіляревський, крім названих, уводять функціо­нальну ознаку документа. Згідно їхнього визначення, до­кумент — це матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передачі в про­сторі й часі [23]. Це визначення було поширене в і 70-ті роки минулого століття.

У Росії на початку 1990-х років практично одночасно, уточнюючи значення поняття «документ», О.П. Коршу­нов, А.В. Соколов, Ю.М. Столяров запропонували тракту­вати його як «матеріальний об'єкт — носій соціальної інформації» [33].

Завдяки роботам згаданих науковців, документ став роз­глядатися як одне з найважливіших джерел інформації і засобів соціальної комунікації, одним з базових термінів у терміносистемах таких наук і наукових дисциплін як архео­графія, джерелознавство, історіографія, тому, природно, ви­никла проблема його трактування.

У юридичних (правових) відносинах поняття «доку­мент» почали застосовувати у значенні «офіційного (дер­жавного) правового акта, який підтверджує встановлення певних відносин, що стосуються виникнення, доказу» чи ви­конання прав. У правових актах зазначалось, що «доку­мент має юридичне значення, може підтверджувати право­ве становище людини, бути засобом доказу в суді, свідчити про певні зобов'язання юридичних і фізичних осіб» [28].

Історичні науки (джерелознавство, археографія) пояс­нюють цей термін лише частково, залежно від тих об'єктів, які ці науки досліджують, надаючи документу відповідний статус.

Наприклад, історичне джерелознавство базується не тільки на документальних, але й на речових та інших свідоцтвах минулого. Зокрема К.І. Рудельсон зазначає, що «як явище матеріальної дійсності) будь-який предмет є джерелом інформації і навіть історичним джерелом, істо­ричною пам'яткою. Проте поняття «джерело інформації» і «історичне джерело», які не є ідентичними, продовжує автор, за своїм змістом ширше, ніж поняття «документ» [26].

У культурології документ — це «будь-який створений лю­диною матеріальний об'єкт, у якому уречевилася людська дум­ка, тобто будь-який матеріальний об'єкт «другої природи» (аркуш паперу, книга, колесо, паперовий ландшафт)» [20].

Археографія направлена на оприлюднення тієї частини

джерел, що складають у своїй більшості текстові документи.

У джерелознавстві документи складають лише частину

об'єктів, що досліджуються. У цьому відношенні термін

«документ» є полісемічним.

У посібниках з соціальної комунікації «документ» подається як «стабільний речовинний об'єкт, призначений для використання в смисловій комунікації як завершене повідомлення».

У науках документмо-інформаційного циклу також можна знайти різні визначення цього поняття. Так, в традиційно­му документознавстві, як зазначав у 1995 р. в своїй моно­графії проф. С.Г.Кулешов, «документ — ще текст (як логічна послідовність мовних чи мовних та немовних знаків) зафіксований на речовому виробі, основною функцією якого є збереження, та розповсюдження інформації у просторі та часі» [18].

В архівознавстві стало відоме його найшжрше тракту­вання — «матеріальний об'єкт, що містить у собі інфор­мацію про розумову діяльність, незалежно від її находження (створений людиною чи природний об'єкт)» [34]. Це визначення дефініції дало можливість зараховувати до до-

кументів, наприклад, твори живописців і скульпторів, оскільки ці роботи теж досить вдало закріплюють інфор­мацію про розумову діяльність людини.

В інформатиці можна зустріти таке визначення докумен­та: «матеріальний носій, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлену встановленим чином і таку, що має відповідно до чинного законодавства правове значення» [2Щ±

У бібліотечній справі документ — «це об'єкт, створений із метою передачі повідомлення способами, що гарантують його отримання завдяки своїй інформаційній природі» [20]. Для бібліографів документ останнім часом став узагальню­ючим терміном для позначення всіх видів одиниць зберігання (творів друку, а також неопублікованих, аудіовізуальних та інших джерел інформації) й замінив для них застарілу назву — «книжково-журнальна продукція».

У суспільній практиці, як правило, уживання терміна «документ» асоціюється, по-перше, з паспортом, дипло­мом, свідоцтвом, посвідченням тощо, по-друге, вживаємо його, коли маємо справу з наказами, розпорядчими акта­ми, стандартами, правилами, службовим листуванням, в третю чергу його застосовують для позначення історично­го джерела та як свідчення чи доказ якоїсь дії, учинку. І лише в останню чергу, з певними попередніми пояснення­ми, зверненням до історичних аналогів, зазначає проф. Н.Б. Зінов'єва, як документ розглядають як книгу. Звідси й випливає основний термінологічний дисонанс в бібліог­рафознавстві та документознавстві — двух гілках гу­манітарної науки, які мають один об'єкт вивчення — доку­мент [16].

Офіційні визначення поняття «документ»

За тривалий історичний період значення поняття «доку­мент» постійно змінювалося. До сьогоднішнього часу за­стосовуються різні визначення, то надаючи йому найшир-

ше значення, то звужуючи його розуміння до одного конкретного виду документа.

Наведемо в хронологічному порядку деякі з офіційних визначень поняття документ, що можна зустріти в словни­ках та навчально-довідковій літературі, в таблиці 2.5.

Таблиця 2.5 Визначення поняття «документ»

 

№	Визначення поняття	Джерело
1.	Матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді	Терминологический словарь по теории и практике научной информации. — М., 1964.
2.	Матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передачі в просторі та часі, і такий, що використовується в суспільній практиці	Основьі информатики / А.И.Михайлов, А.И.Чернмй, Р.С. Гиляревский. —2-е изд., перераб. и доп. — М., 1968. - С.46.
3.	Матеріальний об'єкт, що містить інформацію в заданому вигляді й спеціально призначений для її розповсюдження в просторі й часі	Документ // БСЗ. — 3-є изд. — М.: Сов. Знцикло-педия, 1972. -T.98. -С.46.
4.	Матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію й спеціально призначений для її передачі та використання	Терминологический словарь по информатике / МЦНТИ.-М., 1975. -С.122.
3.	Інформація, що зафіксована на матеріальному носії	Документ//УРЕ. — 2-вид. -К., 1979.-Т.8.-С.428.
6.	Результат закріплення інформації про об'єктивну дійсність і розумову діяльність людини засобами письма, графіки, фотографії, звукозапису або іншим способом на будь-якому носії	Словник сучасної архівної термінології соціалістич -них країн. — Вип. 1. — М., 1982.
7.	Матеріальний об'єкт, у якому міститься та чи інша інформація	Документ//УРЕС. -2-ВЦЦ.-К., 1986.-Т.І.-С.538.

 

8.	Соціальна інформація, зафіксована на будь-якому матеріальному носії з метою її збереження, розповсюдження та використання	Толковнй словарь по основам информационной деятельности.—К., 1995.— С.11.
9.	Матеріальний об'єкт із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису чи зображення, призначений для передачі в часі та просторі з метою збереження та суспільного використання	Терминологический словарь по библиотечному делу и смежньїм отраслям знаний. — М., —1995.— С.58.
10.	Комбінація носія й записаної на ньому інформації, яка може мати доказову або довідкову цінність	Довідник архівної термінології Міжнародної Ради в справах архівів, 1996р.
11.	Все те, що може бути використане як свідоцтво. Будь-яке джерело інформації здатне для пересилання, вивчення та(або) те, що має	Міжнародний інститут інтелектуального співробітництва, 1997р.
	юридичну силу
	Запис інформації на матеріальному носії, основна функція якого — збереження і передавання інформації в просторі та часі	Архівістика: термінологіч­ний словник: |£,- 1998. — С.26.
	Матеріальний носій із зафіксованою інформацією, призначений для її зберігання та передавання в часі та просторі, придатний для використання в документаційних процесах	Справочник библио графа — 2-е изд. Перераб. и доп. — СПб.: профессия, — 2003.-С.28.
	Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь. Все те, що підтверджує що-небудь	Великий тлумачний словник української мови. К.: 2001. С.236.

Таке розмаїття визначень призвело до певних терміно­логічних дискусій з приводу самого поняття «документ» та сфери його застосування.

Погляди на визначення цього поняття у свій час ви­словлювали й продовжують висловлювати відомі російські та українські науковці-дослідники: В.М. Автократов, В.Д. Банасюкевич, К.Б. Гельман-Виноградов, О.М. Зусь-ман, О.В. Єлпатьєвский, М.П. Ілюшенко, Т.В. Кузнєцова, С.Г. Кулешов, Н.М.Кушнаренко, Н.С. Ларьков, Е.А. Пле-шкевич, А.М. Сокова, А.В. Соколов, Ю.М. Столяров, М.С. Слободяник, Е.І. Хан-Піра, Г.М. Швецова-Водка.

Так, для розуміння обсягів зазначеного поняття проф. Т.В. Кузнєцова пропонувала розглядати його в трьох площинах:

— як документ в цілому;

— як службовий документ;

— як документ відповідної галузі використання [17]. Російський науковець проф. Ю.М. Столяров вважає за

необхідне визначати поняття «документ» залежно від мети його використання, наприклад:

— для практичної діяльності^

— для правового регулювання,

— для загальної науки про документ [33].

Проф. Г.М. Швецова-Водка у своєму посібнику «Доку-ментознавство» пропонує розглядати відношення між різними значеннями терміна «документ» за «принципом матрьошки», коли кожне більш широке значення поглинає менш широке: тобто розташувати їх, починаючи від будь-якого матеріального (субстаціонального) об'єкта, що вико­ристовується для передачі інформації в суспільстві (Доку­мент І), до запису про юридичні фактів що засвідчують особу (Документ УІІ) [37].

Засновники інформатики приходять до висновку, що «документом у широкому значенні можна вважати не тільки рукописи та друковані видання, а й будь-який ма­теріальний об'єкт, що фіксує чи підтверджує будь-які зна­чення й може бути включений у певне зібрання» [23]. Та­ку позицію підтримує Г.Г. Воробйов, підкреслюючи, що

«для науковця документом є всі піблікації, рукописи тощо, а для мистецтвознавця — всі твори живопису, прикладно­го мистецтва [15]. А.В. Соколов в загальній типології на­зиває і документи трьох вимірів, тобто речові об'єкти, що виконують функції знаків [28].

Слід наголосити, що терміном взагалі вважається «суво­ро визначене наукове поняття», що повинне складатися кваліфікованими спеціалістами й бути «стандартизова­ним», тобто внесеним до відповідного стандарту. Пробле­мою на сьогодні є те, що галузь використання дефініції «документ» повсякчас все більш розширюється, відобража­ючись при цьому лише в деяких стандартах, що містять в основному управлінський характер.

Знову ж таки проф. Ю.М. Столяров пропонує два варіанти виходу з проблемної ситуації, що склалась:

1) найзагальніше визначення поняття «документ» дати в
міждисциплінарному стандарті, а в стандартах, що відно­
сяться до окремих дисциплін, лише конкретизувати за­
гальне визначення, не заперечуючи його;

2) стандартизувати кілька визначень документа для
кожної зацікавленої дисципліни [33].

За першим варіантом працює Міжнародна організація зі стандартизації (ISO)* Стандарти, які вона приймає, погод­жуються Міжнародною федерацією бібліотечних асоціацій та закладів, Міжнародною організацією з інтелектуальної власності, Міжнародною радою архівів, Міжнародною фе­дерацією з інформації та документації (МФІД). Стандар­там та термінології, зазначеній в них, може бути надано статус національних.

Так, Україна офіційно визнає стандарти, прийняті Міжнародною організацією зі стандартизації, тому маємо ситуацію, коли в державі офіційно прийнято й діє кілька визначень документа, починаючи з найширшого, прийнято­го ISO, і завершуючи визначенням документа як основної одиниці в системі організаційно-розпорядчої документації.

Деякі з цих визначень розміщені в таблиці 2.6.

Таблиця 2.6 Визначення поняття «документ» в стандартах та законодавчих

актах

 

 

J№	Визначення поняття	Шифр стандарту, законодавства
	Засіб закріплення різним способом на
1.	спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини	ГОСТ 16487 - 70
	Матеріальний об'єкт з інформацією,	ГОСТ16487 - 83
2.	закріпленою винайденим людиною способом
	для її передання в часі й просторі
	Передбачена законом матеріальна форма
	одержання, зберігання, використання й	Закон України
і.	поширення інформації шляхом фіксації її на	«Про інформацію»
	папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві	від 02.10.1992
	Зафіксована на матеріальному носії
4.	інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати	ГОСТ Р 51141 -98
	Матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію,
5.	оформлений у встановленому поря