Електронний документ та його основні специфічні характеристики

Інформаційна культура суспільства, що відроджується у наш час, складається з мистецтва спілкування за допомо­гою електронних засобів, уміння оперативної передачі на­укової інформації, її накопичення, впровадження най­новіших досягнень у повсякденне життя.

Розвиток інформаційних технологій та мережі Інтернет ініціювали дискусії та дослідження щодо концепції елек­тронного документа, його відмінностей та особливостей

порівняно з традиційним документом на паперовому носії. Деякі науковці вважають, що електронний документ, відомий своїми метаданими, тобто інформацією, яка-ізу-мовлює його соціальну визначеність та розуміння (зміст, контекст, структура).

Інші, електронні документи або комбінація електрон­них документів, створювані фізичними або юридичними особами, є доказом дій або взаємодії та містить інфор­мацію про зміст дій та певні взаємодії.

Визначення поняття «електронний документ» в норма­тивних документах наведено в таблиці 3.9.

Усі застосування визначення «електронні» («є-») можна узагальнити за такими ознаками як подання інформації в цифровому вигляді (текст, звук, зображення статичне або те, що рухається у цифрових форматах), необхідність про­грамних та апаратних засобів для її сприймання людиною (тобто, комп'ютерного обладнання та програмного забез­печення), необхідність телекомунікаційних засобів для от­римання та розповсюдження інформації.

Основними елементами, що виділяються в структурі електронного документа є його зміст, реквізити і носій.

Зміст електронного документа — це документована інформація (відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подачі).

Реквізити електронного документа повинні розміщува­тись відповідно до чинних нормативних документів та стандартів. Зокрема, відповідно до ДСТУ 4163-2003, таких обов'язкових реквізитів п'ять:

— найменування організації-творця документа;

— місцезнаходження організації-творця документа (або поштова адреса);

 

— найменування документа; —дата виготовлення документа;

— код особи, що виготовила або затвердила документ.

Таблиця 3.9 Трактування терміна «електронний документ»

 

№	Формулювання	Джерело
■щ	Идентифицированная инфор-мация, записанная на машин -	ГОСТ 16483-83
	ном носителе и отвечающая определению "документ"
2.	Інформація, подана в цифро-	Сукасян 3. Р. Дискусийньш
	вому вигляді (текст, звук,	клуб «Термин»// Научн. и
	зображення статистичне або те,	техн. библ. - 2000. - №6 -
	що рухається у цифрових фор-	СЛІЗ.
	мах) за допомогою програмних
	та апаратних засобів (комп'ю-
	терного обладнання й	■
	програмного забезпечення), а	іізді.їоящ
	також телекомунікаційних засобів отримання або розповсюдження інформації
3.	Документ на машиночитаному	ГОСТ 7.83-2001. Злектроннне
	носії, для використання якого	издания: Основньїе видьі и
	необхідні засоби	вьгходньїе сведения: Межго-
	обчислювальної техніки	сударственньгй стандарт. —
		Минск: Межгосударственньш
	TSQfS М і	совет по стандартизации,
	W4TJ8YQT	метрологии и серги фикации, 2002. - 13 с.
4.	Документ, в якому інформація	Закон РФвід 10.01.2002.
	подана в електронно-цифровій формі	№1-Ф3
5.	Документ, інформація на	Про електронні документи та
	якому зафіксована у вигляді	електронний документообіг:
	електронних даних,	Закон України від 22 травня
	уключаючи обов'язкові	2003 $№851-IV// Урядовий
	реквізити документа	кур'єр. — 2003. — 2 липня. — № 119.-С. 1-6.
6.	Документ, який створюють та	ДСТУ 2732:2004. Діловодство
	використовують тільки в межах	й архівна справа. Терміни та
	комп'ютерної системи	визначення понять. — К.:
		Держспоживстандарт України, 2005. - С.5.

Як підклас технотронних документів, електронні доку­менти мають такі загальні властивості як: ксгг неможливість відтворення поза технічними засобами;

— наявність загального носія для групи документів;

— необхідність кодування для фіксації й перекодування для відтворення змісту;

— можливість багаторазового запису різних текстів на тому самому носії.

Специфічними властивостями електронного документа можна назвати такі:

— незалежність інформативної складової (зображення, звуку, тексту) від конкретного матеріального носія;

— наявність загальної системи кодування (бінарний код), однакової для фіксації документів будь-якої зна­кової системи (тексту, звуку, зображення, графіки);

— практична неможливість вичленовування деяких еле­ктронних документів із програмної оболонки й загальних масивів (наприклад, у базах даних);

— відсутність індивідуального носія для кожного з до­кументів, розміщених на окремому комп'ютері або сервері;

— «інтерактивність» документа (можливість втручання користувача в його текст і структуру, робити за своїм роз­судом перекомпонування матеріалу або його додавання).

Відповідно до останньої специфічної властивості елек­тронного документа постає питання його цілісності. Але, крім того, відомо, що при передачі документа по каналах ко­мунікації відбувається його розчленовування на дрібні скла­дові, які потім з'єднуються в цілісний об'єкт на комп'ютері одержувача. При цьому не виключаються технічні збої, у ре­зультаті яких документ може бути деформований.

Усі електронні документи містять програмне забезпе­чення, однак критичність впливу цього фактора не одна­кова для їхнього використання. Одні з них можуть бути адекватно сприйняті практично на будь-якому комп'ютері, але для роботи з іншими потрібна установка спеціальних

додатків, поза якими електронний документ не може функціонувати.

11 Носій електронного документа — це матеріальний об'єкт, на якому інформація може бути записана і відтво­рена в електронно-цифровому вигляді. Носієм електрон­ного документа може бути перфокарта, перфострічка, магнітні та оптичні носії, а також накопичувачі інформації на енергонезалежній флеш-пам'яті.

Документи на перфорованих носіях інформації

Перфораційна карта (перфокарта) являє собою прямо­кутник стандартних розмірів з тонкого еластичного карто­ну, призначений для запису інформації шляхом пробиван­ня отворів.

На лицьовій стороні перфокарти (рис. 3.1) нанесена ци­фрова сітка, яка розділяє її на вертикальні колонки і гори­зонтальні ряди — рядки, що визначають положення про­бивань (отворів).

Перфораційні карти використовувались при форму­ванні масивів інформації у лічильно-аналітичних маши­нах, у системах керування потоковими лініями, верстата­ми та іншим обладнанням.

Запис інформації на перфокарту здійснювався операто­ром за допомогою електромеханічного пристрою - перфо­ратора. Наявність отворів означало код 1, а його відсутність — код 0.

Уважається, що перша лічильно-аналітична машина з
уведенням інформації на перфокартах була створена в
США в п'ятдесятих роках XX ст. г—-_——і

Перфострічка — стрічка з певною структу- ₀° | °g рою — пробитими отворами (нагадує перфо- go | go карту), на яку нанесена певна інформація у ви- о 8 оо гляді математичних чи логічних значень. На оо і о сьогоднішній день практично не використо- о § оо вується, хіба що на телетайпах у віддалених по- g_Q | ₀8 штових відділеннях чи в програмних верстатах, og 8 g

Документи на магнітних носіях інформації оо і о

До магнітних носіїв інформації відносять магнітну стрічку, магнітний диск (жорсткий та гнучкий), магнітну карту.

Магнітна стрічка — носій інформації у вигляді прозо­рої плівки з феромагнітним покриттям. Якість запису на магнітній стрічці залежить від швидкості руху стрічки (в аудіотехніці) та відносної швидкості переміщення стрічки та магнітної голівки (у відеотехніці): чим швидкість руху магнітної стрічки більша, тим вища якість та менше вик­ривлень (перекручень).

Магнітна карта — носій інформації у вигляді гнучкої пластини з феромагнітним покриттям. Швидкість запису на магнітній карті (2x10 біт/сек.) в 30—40 разів перевищує швидкість найдієвіших перфокарткових засобів. Наявність захисної плівки запобігає пошкодженням.

Магнітний диск — носій інформації у вигляді диска з феромагнітним покриттям.

Жорсткі диски-вінчестери значно перевищують гнучкі диски. Вони більш надійні та забезпечують швидкий доступ до інформації.

Характеристику магнітних носіїв наведено в таблиці 3.10.

Таблиця 3.10 Види магнітних носіїв

 

№	Вид	Характеристика носія інформації
1.	Магнітна стрічка	Стрічка, що несе звукову та цифрову інформацію, закріплену
		електромагнітним способом. Використовується в ЕОМ, аудіо - та відеотехніці
2.	Магнітна карта	Пластмасова картка на поліефірній основі щільністю 12 мкм, яку
		покривають захисним шаром із поліефірної плівки щільністю 10— 12 мкм
3.	Гнучкий магнітний	Носій, що дозволяє переносити
	диск	інформації з одного комп'ютера на
	(дискета)	інший, зберігати інформацію, яка не використовується постійно технічними засобами
4.	Жорсткий магнітний	Кругла пласка пластина, виготовлена з
	диск (вінчестер)	твердого матеріалу (металу),
	lOiildlUiW	покритого феромагнітним шаром. Призначений для постійного зберігання інформації, що викори -стовується під час роботи з персо -нальним комп'ютером і встано­влюється безпосередньо в ньому

Документ на оптичному носії (оптичний документ) — це інтегрований вид документа, який може ввібрати в себе всі переваги та можливості книги, мікро-, діа-, відеофільмів чи аудіозапису одночасно.

Оптичні документи належать до новітніх матричних носіїв інформації, засновані на оптичних засобах запису, зчитування та відтворення за допомогою сфокусованого лазерного променя. Переваги оптичного документа зазна­чені в таблиці 3.11.

Таблиця 3.11

Переваги оптичного документа

і-------------------------------------------------------------------------

Оптичний документ:
• має можливості запису та зберігання в єдиній цифровій формі інформації будь-якого виду - звукової, текстової, графічної, відео- тощо
• має можливості організації та зберігання баз даних на єдиному оптичному носії	інформації у вигляді
• забезпечує можливості створення інтегрованих інформаційних мереж, які надають доступ до їх баз даних

 

Основні особливості

• безконтактне зчитування інформації, що забезпечує доступ до зчитування документа без порушення оригіналу й надає можливість довготривалого зберігання інформації

• висока щільність запису цифрової інформації

• використання фізичних методів захисту записаної інформації від механічних пошкоджень

• реалізація зворотної сумісності на нових типах пристроїв відтворення інформації

• використання режиму однократного записування та багаторазового зчитування, при якому зроблений на такому диску запис не може бути стертий чи записаний на новий

• можливість застосування високо стабільних матеріалів для виготовлення оптичних дисків

• застосування універсальних захисних контейнерів для всіх типів оптичних дисків

Характеристика окремих видів оптичних документів по­дана в таблиці 3.13.

Таблиця 3.13 Види оптичних документів та їх характеристика

 

Оптичні носії мають ряд особливостей, що дозволяють розглядати їх як перспективні носії для довготривалого зберігання інформації (див. таблицю 3.12).

Оптичний диск — це носій інформації діаметром 8—12 см, та завтовшки 1,2 мм. У залежності від можливостей вико­ристання для запису та зчитування оптичні диски діляться на два види:

1) накопичувальні, призначені для запису інформації безпосередньо користувачем та її подальшого зберігання;

2) накопичувальні, розраховані тільки на зчитування інформації.

До оптичних документів належать оптичні компакт-дис­ки, відеодиски та голографічні документи.

 

ЛЙ	Вид	визначення	ларактеристика виду
1.	Аудіо-	Оптичний диск із	Призначений для
	компакт-	постійною звуковою	відтворення інформації
	диск	інформацією, записаною у	на програвачах
		двійковому коді (діаметром	компакт-дисків.
		80,120 мм, товщиною	Тривалість відтворення
		1,2 мм)	може перевищувати
			одну годину.
			Переваги: якість
			відтворення,
			компактність,
			зручність відтворення
			та зберігання. Середній
			час доступу до інформації — 35 м/сек.

 

 

2.	CD-ROM	Компакт-диск з	Належить до інтер-
		постійною пам'яттю,	активних аудіовізуаль-
		призначений для	них засобів, які дозво -
		зберігання та зчитування	ляють одночасно
		значних обсягів	проводити операції з
		інформації. На одному	рухомими зобра-
		такому диску можна	женнями, текстом,
		вмістити 150 тис.	звуком. Різниця з аудіо-
		сторінок тексту (450 -	компакт-диском
		тридюймових дискети)	виявляється лише в способі перетворення
			сигналу в інформацію,
		що відображається.
		»—,»-....	Особливістю є те, що
			інформацію, яка знахо-
			диться на диску,
			неможливо змінити чи
	in		записати на носій безпосередньо з комп'ютера. Інфор­мація розташована на
			однЦ|.стральній доріжці (а не кільцевих доріжках, як на
			магнітних дисках), що
			уповільнює її
		■^рЗ& f **f	зчитування. Середній
			час доступу до інфор-
			мації та передачі даних
		350-500 м/сек.
			Місткість —до 700 MB інформації
3.	Відео-	Диск із синтетичного	Запис інформації здій-
	компакт-	матеріалу, на якому в	снюється шляхом зміни
	диск	цифровій формі	поверхні або структури
		записується текстова,	носія, на якому розта-
		образотворча (іконічна)	шовані спіральні або
		та звукова інформація, а	концентричні доріжки
		також програми ЕОМ	із записом відеофіль-мів, графічних
		зображень тошо

 

 

4.	DVD-диск	Різновид оптичних	Відрізняється високою
		дисків, на котрому в	інформаційною
		цифровій формі	ємністю (місткістю) у
		записується текстова,	порівнянні з CD-ROM.
	відео- та звукова	DVD-відео розрахо-
		інформація	ваний на дві години показу високоякісної
	і Ції'	рШМ	цифрової відеоін фор­мації, а двосторонній — на вісім годин
5.	Голограма	Документ, що містить	Отримання зорового
		зображення, запис та	образу предмета,
		відтворення якого	котрий має всі
		робиться оптичним	властивості оригіналу.
		способом за допомогою	При цьому досягається
		лазерного променя без	повна ілюзія
		використання лінз	присутності предмета

Голографічні документи

Голографія (метод точного запису, відтворення та зміни хвильових полів), дозволяє забезпечити дуже високу щільність запису при збереженні максимальної швидкості доступу до даних.

Голографічний образ (голограма: грецьке hob- весь, повний; graph — запис; gramma — лінія) кодується в один великий блок даних, що записується усього за одне обер­тання. Для зчитування чи запису блоків голографічно збе­режених на світлочутливому матеріалі (за основний ма­теріал прийнятий ніобат літію, LiNb3) даних («сторінок») використовуються лазери.

Теоретично, тисячі таких цифрових сторінок, кожна з який містить до мільйона біт, можна помістити в пристрій розміром зі шматочок цукру. Причому теоретично очікується щільність даних у 1ТБ на кубічний сантиметр (TB/sm³).

Практично, дослідники очікують досягнення щільності порядку 10GB/sm³, що теж вражає, якщо порівнювати з магнітним способом — порядку декількох MB/sm² (це без обліку самого механічного пристрою). За такої щільності запису оптичний шар, що має товщину близько 1cm, доз­волить зберігати близько 1ТВ даних. А якщо врахувати, що така запам'ятовуюча система не має частин, що рухаються, і доступ до сторінок даних здійснюється паралельно, мож­на сказати, що пристрій буде характеризуватися щільністю в lGB/sm³ і навіть вище.

Поява у недалекому майбутньому задач, що вимагати­муть швидкого і якісного збереження та передачі інфор­мації, змушує вже зараз звертатися до пошуку нових технічних рішень.

Голограма — це надскладна мікроструктура, що створює візуальне відчуття об'ємності зображення. Запис голо­графічної інформації відбувається у процесі лазерної інтер­ференційної зйомки. Ця технологія дозволяє отримувати елементи з надзвичайно яскравим і чітким зображенням.

Голографічний документ — це оптичний об'єкт, який змінює кольори по всьому райдужному спектру видимого діапазону світла. При зміні кута зору спостерігача, змінюється форма й видимі розміри зображень (анімація) об'єктів голограми, які стають об'ємними.

Однією з головних переваг голографічного документа є висока якість збереження записаної інформації. У той час як дефект на поверхні магнітного диска чи магнітної стрічки руйнує важливі дані, дефект у голографічному се­редовищу не приводить до втрати інформації, а викликає «потускніння» голограми.

Для зміни кута нахилу променя використовує акустич­но-оптичний дефлектор (кристал, властивості якого змінюються при проходженні через нього звукової хвилі), Ш за загальними оцінками, час витягу суміжних сторінок даних складе менш 10ms.

Документи на флеш-накопичувачах пам'яті

Флеш-пам'ять винайдена в 1984 р. доктором Фуджіо Масуока з компанії Toshiba. Перші чипи флеш-пам'яті з'явились в 1988 році.

Еволюційно флеш-пам'ять являє собою різновид енер-
гонезалежного напівпровідникового запам'ятовуючого
пристрою з електронним стиранням. |

Реалізується флеш-пам'ять завдяки логічним елементам (чипам), згрупованим в багаторівневі соти, що можуть зберігати ту чи іншу інформацію.

Первинними сотами таких чипів є польові транзистори з двома ізольованими затворами: керуючим і плаваючим. Під впливом керуючого сигналу створюється канал для ру­ху заряджених частин від джерела. При цьому електрони, які мають значну енергію, переборюють опір ізолятора й попадають на плаваючий затвір. Цей процес називається інжекцією.

На плаваючому затворі формується «схоронений» заряд, котрий може зберігатись протягом багатьох років. У разі подачі: на управляючий затвір високого мінусового заряду, схоронені електрони з плаваючого затвору будуть «стікати» («тунелювати»).

На відміну від жорсткого диска флеш-пам'ять витримує обмежену кількість циклів стертя та запису. Основними користувачами мікросхем флеш-пам'яті є виробники мініатюрних «карток».

Перевагою флеш-пам'яті над звичайною — є її енерго-
залежність, при включенні енергії зміст
пам'яті зберігається. Перевагою над жорст- И ІІД і|

кими дисками, CD-ROM та Dyt) є ||іщрШв
відсутність рухомих частин, що дозволяє її 4fjk\
зробити записану інформацію більш ком- -1 jgjgQg} І
пактною й доступною для користувача. It, ,^_: J

Таблііі Порівняльна характеристика параметрів документів на різних носіях

 

 

			Формадокумента
Характеристики
Рукописний	Друковане	Грамплатівка.	Відеофільм	CD - видання	Мережний
	документ	видання				електроннийдокумент
Фізична форма	Явно	Явно	Явно	Явно	Явно	Не виражена
	виражена	виражена	виражена	виражена	виражена
Тираж	Відсутній або	У кількості	У кількості	У кількості	У кількості	У якості
	мінімальний	випущених	випущених	випущених	випущених	«дзеркал» (точ-
		екземплярів	екземплярів	екземплярів	екземплярів	них копій
						документа або цілих колекцій на різних сайтах)
Вихідні дані	Прямі або	Місце	Місце	Місце ви-	Місце ви-	Сайт первин-
	непрямі	видання,	видання,	дання, видав-	дання, ви-	ного опрелюд-
	відомості про	видав-	фірма, рік	ництво, рік	давництво,	нення; час
	авторів, час і	ництво, рік	видання; відо-	видання;	рік видання	первинного
	місце	видання;	мості про	відомості про	(фірма); рік	опрелюднення
	створення	відомості	авторів або	авторів або	видання;
		про авторів	виконавців	виконавців	нова версія
		або вико-	тощо	тощо	(як пере-
		навців тощо			видання),
					відомості
					про вико­навців

 

 

 

 

					б
Формавиходу у	Публікація	Видання	Видання	Видання	Видання	Публікація у
світ						формі вистав-
						ляння на сайт;
						видання(при дотриманні певних норм)
Кількісні	У сторінках	У сторінках	У кількості	Тривалість	Обсяг	Обсяг займаної
характеристики	кількість	кількість	пісень, швид-	фільму	кожного	дискової
	ілюстрацій	ілюстрацій	кості програ-		ряду в	пам'яті
	тощо	тощо	вання, трива­лості звучання		окремих величинах:
			кожної пісні		текст у
					кілобайтах,
					музика у хвилинах
		■			звучання;
					вщеоряду
					розмірі
					ролика;
					зображення в кількості картинок
Можливість	Існує	Існує	Існує	Існує	Існує	Не завжди
Ідентифікації

Стабільність	Стійка	Стійка	Стійка	Не завжди	Стійка	Не стійка
тексту				(можливий перезапис)
Спеціальні	Немає	Немає	Відповідність	Відповідність	Апаратні й	Наявність
умови			відтворюючої	відтворюючої	програмні	каналу зв'язку,
прочитання			апаратури й	апаратури,	засоби,	апаратні й
			стандартів	стандартів	передбачені	програмні
			звукозапису	запису звуку й зображення	для кожного видання	засоби; сумісність протоколів, обговорені умови до­ступу тошо

13. Плешкевич Е.А. Документационньїй подход в теории и
терминологии археографии и документоведения: сравнительній
анализ/Е.А. Плешкевич // Термінологія документознавства та
суміжних галузей знань: зб. наук, праць /Київський нац. ун-т
культури і мистецтв; Інститут державного управління і права; за
заг. ред. В.В.Бездрабко. — К., 2008. — Вип.2. — С. 64-74.

14. Плешкевич Е.А. Основи общей теории документа /
ЕА.Плешкевич. — Саратов: Научная книга. — 2005. — 242с.

15. Плешкевич Е.А. Понятие «реквизит документа»: К поста-новке вопроса / Е.А.Плешкевич // Делопроизводство — 2005.— №1. - С. 15-24.

16. Семилетов С.И. Группьі и отдельньїе видьі типових доку-ментов, форма их представлення в социальной сфере: подходьі к их классификации /С.И. Семилетов// Делопроизводство. — 2003. - №1. - С. 5-Ю.

17. Столяров Ю.Н. Номинационная составляющая документа. / Ю.Н Столяров // Делопроизводство. — 2005. — №2. — С. 25- Ж

18. Столяров Ю.Н. Сущность информации /Ю.Н.Столяров// Международ. академия информатизации. Отд. «Библиотековеде-ния»; Гос. публ. научно-техн. б-ка России. — 2000. — С. 65.

19. Словарь библиотечньїх терминов. — М.: Книга, 1976. — С. 173.

20. Яцунок Е.И. Книжньїе памятники /Е.И.Яцунок // Книга: Енциклопедия. — М., 1999. — С. 327.

21. Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: Навч. посіб.
для студ. ін-тів культури. /Г.М. Швецова-Водка. — К.: Кн. па­
лата України, 1998. — 78 с.

22. Швецова-Водка Г.М. Можливі шляхи розвитку терміноси-
стеми документознавства. /Г.М. Швецова-Водка//Термінологія
документознавства та суміжних галузей знань: зб. наук, праць
/Київський нац. ун-т культури і мистецтв; Інститут державного
управління і права; за заг. Ред. В.В.Бездрабко.— К., 2008.—
Вип.2. - С. 96-104.

 

Н

Питання для модульного контролю

1. Поясніть поняття «класифікація», «класифікування».

2. Дайте характеристику різним підходам до проблеми класифікації документів.

3. Охарактеризуйте основні принципи та загальні озна­ки класифікації документів.

4. Назвіть основні критерії побудови класифікаційних рядів документів.

5. Дайте аналіз типологічній класифікації документів.

6. Визначте різницю в трактуванні поняття «електрон­ний документ» за різними джерелами.

 

7. Дайте аналіз специфічним характеристикам елек­тронного документа.

8. Назвіть загальні та специфічні властивості електрон­них документів.

9. Назвіть основні види магнітних носіїв інформації.

10. Визначте особливості оптичних носіїв інформації.

11. Дайте характеристику поняттям "голографія", "голо­
графічний документ".

Osj| Завдання для модульного контролю

1. Розробіть схему типологічної класифікації доку­ментів.

2. Дайте аналіз документам за блок-фасетною кла­сифікацією.

Для виконання завдання №2 пропонуються такі доку­менти: книга, препринт, дискета з текстовою інформа­цією, відео-диск, голографічний документ, перфокарта, мікрофільм, журнал, патентний документ.

3. Поясніть різницю та наведіть приклади одно-
вимірних, двовимірних та тривимірних документів.

4. Підготуйте за додатковою літературою та користую­чись послугами мережі Інтернет повідомлення-досліджен-ня на запропоновані теми:

— Порівняльна характеристика зовнішньої та
внутрішньої структури різних видів документів.

— Історія походження терміна «реквізит».

— Новітні носії інформації: сучасний стан, перспективи розвитку. цд і

 

— Визначення «електронного документа» за різними джерелами: характеристика, порівняльний аналіз.

— Перспективи розвитку голографічного документа.