Тема 2. 6. Документація з кадрово-контрактних питань

План

1. Резюме. Автобіографія.

2. Характеристика, Рекомендаційний лист.

3. Заява. Види заяв.

4. Особовий листок з обліку кадрів.

5. Наказ щодо особового складу.

6. Трудова книжка.

7. Трудовий договір, Контракт. Трудова угода.

 

Від правильно оформленого документа залежить доля розпочатої справи.

Ю. Кульбабська

 

1. РЕЗЮМЕ. АВТОБІОГРАФІЯ

 

Нині для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади особи, які претендують на ту чи іншу посаду, надсилають резюме – документ, у якому претендент повідомляє стислі відомості про освіту, трудо­ву діяльність, професійний досвід і досягнення тощо. На відміну від автобіографії та характеристики, резюме зорієнтоване не на всебіч­ний опис особи, а передусім на переконання роботодавця у наявності у претендента умінь, необхідних для виконання певної роботи відпо­відної освіти, організаційних навичок, досвіду тощо.

Документ стає конкурентоспроможним завдяки своєму вигляду і змісту.

Вимоги до резюме – вичерпність та об'єктивність, достовірність відомостей про претендента, чіткість, структурованість, стислість (обсяг не більше однієї сторінки), грамотність і охайність викладу.

Зазвичай потрібно подавати таки відомості: мета, освіта, досвід роботи, професійні навички, досягнення, особисті відомості, рекомен­дації. На конкретну вакансію бажано складати окреме резюме.

Складаючи резюме, ви маєте виокремити не те, що ви хочете отри­мати і що вас цікавить особисто, а те, що ви можете запропонувати роботодавцеві, яку користь від вас матиме фірма.

Розрізняють такі типи резюме:

ü хронологічне – зазначають перелік місць роботи у хронологіч­ній послідовності, вказуючи посадові обов'язки, таке резюме демонструє кар'єрне зростання і професійний досвід;

ü функціональне – зауважують напрямок діяльності, обов'язки, навички і досягнення, цей тип резюме акцентує увагу на успіхах претендента.

ü комбіноване – не тільки демонструє кваліфікацію та досягнення, а й дозволяє отримати точне уявлення про хронологію трудової біографії.

 

Структура резюме

8. Назва виду документа (посередині).

9. Текст документ, який містить таку інформацію:

а) контакти (домашня, електронна адреси, телефон (робочий, домашній, стільниковий);

б) прізвище, ім 'я (у називному відмінку) виділяють жирним шриф­том;

краще писати спочатку ім'я, а потім прізвище;

по батькові вказують, якщо претендент професор або академік.

в) мета написання документа (заміщення вакантної посади, участь у конкурсі, проекті);

г) досвід роботи подають у зворотньому порядку: від останньо­го місця роботи до попереднього, зазначаючи період роботи, назву установи, сферу її діяльності, посаду, посадові обов'язки, досягнення;

відомості про тимчасову роботу, роботу за сумісництвом, якщо вони відповідають посаді, на яку претендує особа.

Якщо досвід роботи відсутній, акцентують увагу на освіті й навичках.

ґ) освіта: повна назва навчального закладу, спеціальність, рік вступу і рік закінчення;

факультативні тренінги, курси, семінари, які стосу­ються очікуваної посади;

д) професійні уміння і навички (опис кожної навички має бути підкріплений відповідним фактом: зазначають швидкість друкування, категорію посвідчення водія, комп'ютерні навички (конкретні пакети програм), володіння іноземною мовою (кількість балів TOEFL, GMAT, IELTS, TSE або інших офіційних тестів) тощо;

е) особисті відомості (рік народження, сімейний стан);

є) додаткова інформація (відомості про громадську діяльність, про членство у професійних об'єднаннях, зазначення можливості від­рядження, ненормованого робочого дня);

ж) вказівка на можливість надання рекомендацій (вислови Реко­мендації будуть надані на вимогу або За потреби подам рекомендації можна вміщувати лише тоді, коли такі рекомендації насправді є).

У цілому варто дотримуватись міри, подаючи додаткову інформа­цію в резюме.

Аби досягти успіху, під час складання резюме рекомендують^[1] до­тримуватися таких правил:

• Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.

• Намагайтеся не вживати такі слова, як я, ми, замість них вжи­вайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, допоміг.

Якщо ви обіймали не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на досвіді роботи й набутих навичках. Не вказуйте причини, через які пішли з попередньої роботи. Не вказуйте розмір заробітної плати.

Оформіть резюме друкованим способом із застосуванням шриф­тових виділень на якісному аркуші паперу формату А4.

Резюме можна надсилати до установи, що оголосила наявність ва­кантної посади (паперовий чи електронний варіант), або розміщувати в Інтернеті на спеціальних мережевих сайтах. Рукописний варіант неприпустимий.

Взірець хронологічного резюме:

 

 

РЕЗЮМЕ
ІРИНА БОРИСЕНКО
тел. [phone]
e-mail: [e-mail]
Мета: заміщення вакантної посади керівника рекламного відділу.
Кваліфікація: більше 5 років досвід роботи в галузі розроблення і впровадження стратегій Public Relations компанії. Практичний досвід організації та проведення різно­ манітних заходів з PR.
Досвід роботи:
Січень 1998 року
Компанія «Remcol»
до тепер Начальник департаменту Public Relation
§ Створення концепцій і програм заходів з Public Relation. § Створення бюджету з Public Relation. § Планування роботи департаменту. § Контроль за виконанням і моніторинг результатів проведення PR-акцій. § Організація і проведення всіх корпоративних заходів з Public § Relation.
Серпень 1995 року – Міжнародний центр інформації
Січень 1998 року – Менеджер з Public Relation
Організація і проведення прес-конференцій.
Створення і підтримка сайту організації.
Липень 1992 року – Підприємство «Компкон».
Серпень 1995 року – Менеджер з Public Relation.
Організація участі у виставках.
Написання іміджевих, рекламних і аналітичних
статей.
Проведення досліджень іміджу компанії.
Освіта:
1988-1992 – Київський національний університет імені Тараса
Шевченка. Спеціальність – філолог, спеціаліст української мови і
літератури.
Особисті відомості: 1974 року народження, заміжня, маю доньку
10 років.
Додаткова інформація:
Вільно володію українською, російською й англійською мовами.
Посвідчення водія категорії «В».

 

Взірець функціонального резюме:

 

РЕЗЮМЕ
СЕРГІЙ ПАРХОМЕНКО
тел. [phone]
e-mail: [e-mail]
Мета: заміщення вакантної посади керівника планового відділу.
Кваліфікація: Дипломований спеціаліст з бухгалтерського обліку з 15-річним досвідом складання фінансової звітності, включаючи рік незалежної ревізійної діяльності і п'яти років роботи у галузі виробничої бухгалтерії. Великий досвід керівної роботи й участі в розробленні проектів.
Досвід роботи:
Загальна бухгалтерія. Маю значний досвід управління фінансовими
справами, пов'язаними з діяльністю підпри­
ємства. Складав кошторис поточних витрат
і відігравав провідну роль у реорганізації
структури бухгалтерського обліку звітності
у відділах, забезпеченні удосконаленого ана­
лізу й управління.
Виробнича бухгалтерія. Значний досвід у розробленні нормативних
витрат і ціноутворенні.
Керівний і викладацький досвід. Організовував і проводив семінари з бухгалтерського обліку для керів­ ного складу з метою підвищення фінансової відповідальності шляхом вивчення методів максимізації дохо­ дів і мінімізації витрат. Розробив систему контролю бюджету капіта­ ловкладень з метою забезпечення найбільш ефективного викорис­ тання основних фондів. Освіта: Київський національний економічний університет ім. Вадима Гетьмана, 1995. Спеціальність – бухгалтерський облік і аудит. Додаткова інформація: дипломований аудитор, член Асоціації фінансистів України. За потреби подам рекомендації.

 

Психологи радять! під час оформлювання резюме використовувати наступні шрифти: Times, Times New Roman, Palatino – для традиційних посад; Helvetica, Verdana, Arial, Modern – щоб справити ефект новизни й сучасності; бажана посада – секретар-референт – Times New Roman; відпові­дальний, креативний – Verdana. Проте не бажано застосовувати більше двох шрифтів!

 

На сьогодні великої популярності набуває відеорезюме – ефективна і креативна технологія пошуку роботи, що дає можливість виокремитися претендентові на ринку праці.

Технічно відеорезюме – це короткий презентаційний ролик, у якому пошукач відповідає на типові запитання, що можуть виникнути у робо­тодавця, або ж просто розповідає, чому він хоче і повинен працювати в цій компанії. Якщо вакансія потребує креативності, слід виявити її, але якщо претендент бере участь у конкурсі на заміщення вакантної посади бухгалтера, то креативність може зашкодити.

Відеорезюме повинно бути до 3-х хвилин «ефірного часу». Під час фільмування претендент має дивитися в об'єктив камери або побуду­вати презентацію у вигляді бесіди, у якій він відповідає на запитання інтерв'юера, – тоді у кадрі можуть бути дві особи. Варто пам'ятати: відтворення письмового резюме у кадрі не справить на роботодавця гарного враження, тому розповідь має бути невимушеною й щирою.

Автобіографія – це документ з незначним рівнем стандартизації, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії, є обов'язковою складовою особової справи працівника.

Реквізити:

1. Назва виду документа (Автобіографія пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхній берег).

2. Текст, у якому зазначають:

ü прізвище, ім'я, по батькові (Я, Мерзлий Дмитро Миколайович, народився...

ü дата і місце народження (7 7 листопада 1994 року в м. Києві);

ü відомості про освіту (повне найменування усіх навчальних за­кладів, у яких довелося навчатися, назви отриманих спеціаль­ностей, як зазначено в дипломі);

ü відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній по­слідовності назви місць роботи і посади);

ü відомості про громадську роботу;

ü стислі відомості про склад сім'ї (прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, посада, місце роботи (навчання);

ü неодружені вказують відомості про батьків, сестер, братів, які не мають своєї сім'ї;

ü одружені повідомляють про членів власної родини – чоловік / дружина, діти).

3. Дата (оформлюють ліворуч, без абзацного відступу під текстом: 17 серпня 2010 року або 07.09.2010).

4. Підпис (без розшифрування – праворуч під текстом).

Залежно від особливостей фаху, умов написання автобіографії за­уважують й інші відомості, зокрема, науковці зазвичай вказують час здобуття вченого звання, наукового ступеня, кількість наукових праць, розробок тощо.

 

Під час викладу інформації у хронологічній послідовності бажано надавати перевагу числівниково-іменниковим конструкціям без при­ йменника: 2010 року, а не у 2010 році.

 

Кожне нове повідомлення варто писати з абзацу, дотримуючись таких вимог: вичерпність відомостей, лаконізм викладу.

Автобіографія – це один з небагатьох документів, текст якої ви­кладають від першої особи, проте у тексті на особу автора вказують особові закінчення дієслів-присудків: вступив, закінчила, здобула, звільнився, а займенник я не вживають. Автобіографія має дві форми:

• автобіографія-розповідь – з елементами опису й характеристи­кою згадуваних у ній людей.

• автобіографія-документ – з точним поданням фактів.

 

Взірець автобіографії.

 

Автобіографія Я, Мерзлий Дмитро Миколайович, народився 17 грудня 1990 року в м. Бровари Київської області. 1996 року пішов до першого класу загальноосвітньої школи № 7 м. Бровари, яку закінчив 2007 року з відзнакою (золотою медаллю). 2007 року вступив до Інституту філології Київського національного університету імені Тараса Шевченка за спеціальністю «Східні мови», де навчаюсь і зараз. 3 вересня 2009 року очолюю студентську раду Інституту філології. Склад сім'ї: Батько – Мерзлий Микола Анатолійович, 1967 року народження, головний редактор Інформаційно-аналітичної агенції «Свобода слова». Мати – Мерзла Любов Василівна, 1969 року народження, головний бухгалтер Видавничого дому «Дивосвіт». Сестра – Мерзла Ірина Миколаївна, 1992 року народження, сту­дентка Інституту мистецтв Національного педагогічного університету.   27.04.2009 Власноручний підпис

 

Взірець автобіографії:

 

Автобіографія Я, Кукал Олександр Володимирович, народився 22 січня 1979 року в м. Києві в родині науковців. 1997 року з відзнакою закінчив загальноосвітню школу № 158 м. Києва. За програмою міжнародних обмінів навчався у Великобританії, 1997 року визнаний кращим студентом Bournemouth Tutorial College. 2002 року закінчив з відзнакою Київський національний економіч­ний університет імені Вадима Гетьмана (спеціалізація – «Міжнародна економіка», здобув кваліфікацію магістра з управління міжнародним бізнесом). 2007 року присвоєно науковий ступінь кандидата економічних наук. Досконало володію англійською мовою. 3 листопада 2001 року по вересень 2007 року працював у Державному університеті інформаційно-комунікаційних технологій на посаді наукового співробітника науково-аналітичного центру. 3 вересня 2007 року працюю радником голови Державного депар­таменту інтелектуальної власності. Беру активну участь у роботі Асоціації міст України та громад. 2009 року нагороджений орденом Андрія Первозванного II ступеня. Склад сім'ї: Батько – Кукал Володимир Іванович, 1952 року народження, про­фесор Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Мати – Кукал Надія Анатоліївна, 1953 року народження, кандидат філософських наук, старший науковий співробітник Інституту філо­софії НАН України.   28.08.2009 Власноручний підпис

 

 

2. ХАРАКТЕРИСТИКА. РЕКОМЕНДАЦІЙНИЙ ЛИСТ

 

Характеристика – це документ, у якому в офіційній формі ви­словлено громадську думку про працівника, оцінено його ділові та моральні якості. Її складають на вимогу особи або письмовий запит іншої установи. Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст складається з 3 структурних частин:

1) Анкетні відомості особи, якій видається характеристика (прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку без при­йменника на, посада, вчений ступінь і наукове звання, рік народження, освіта).

Потильчака Олександра Валентиновича, завідувача кафедри джерелознавства і спеціальних історичних дисциплін, доктора історичних наук, професора, 1965 року народження, освіта вища

Іванченко Марії Василівни, студентки З курсу Інституту дистанційної освіти Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова, 1993 року народження

2) Власне текст, який містить оцінку трудової діяльності пра­цівника (з якого часу працює в цій установі, на якій посаді), ставлення до службових обов'язків та трудової дисципліни (вказують найбільш значущі досягнення, рівень професійної компетентності), моральних якостей (риси характеру, став­лення до інших членів колективу).

3) Висновок;

4) призначення характеристики (за потреби).

3. Дата.

4. Підпис.

5. Печатка.

Характеристику оформлюють на стандартному аркуші паперу фор­мату А4 у двох примірниках: перший видають особі, а другий підши­вають до особової справи.

 

Пам'ятайте! мати авторитет

 

Взірець характеристики:

 

ХАРАКТЕРИСТИКА

Кімнацької Наталії Василівни, доцента кафедри журналістики Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова, 1975 року народження, освіта вища

Кімнацька Наталія Василівна працює на посаді доцента кафедри журналістики з листопада 2003 року. У своїй практиці викладання застосовує традиційні та новітні методики, які дозволяють досягти ефективних результатів у вивченні основ літературного редагування. До виконання служ­бових обов'язків ставиться сумлінно. Має високий фаховий рівень, виявляє творчу активність у створенні науково-методичних розробок. Показує приклад наполегливості, конструктивного під­ ходу до справи. Доброзичлива, щира, відповідальний, компе­тентний викладач. Критична в оцінці своїх вчинків і вимоглива до студентів. Характеристику видано для подання в науковий відділ. 25.05.2010 Директор Інституту української філології проф. А. В. Висоцький Завідувач кафедри проф. О. В. Жадько

 

Рекомендаційні листи в діловому світі практикуються дуже широко й давно вже стали невід'ємною складовою ділових сто­сунків.

Рекомендаційний лист це документ, який подають у ситуації клопотання про посаду, влаштування на нову відповідальну роботу, подання на здобуття стипендії, гранту тощо. Особа-претендент бажає заручитися поважною рекомендацією, коли влаштовується на роботу чи подає клопотання про матеріальне заохочення.

На відміну від характеристики, рекомендація не обов'язково по­дається з місця роботи, зацікавленою в рекомендації може бути або сама людина, або ж організація чи установа.

За рекомендаційним листом можна звертатися до особи, яка доб­ре знає претендента, його професійні та моральні якості, науко­ві/фахові здобутки, коло зацікавлень тощо, а також має авторитет та визнання у своїй галузі. Той, хто рекомендує, несе відповідальність за рекомендовану особу, тому інформація має бути об'єктивною та правдивою.

Рекомендації можуть бути й негативними, якщо автор вважає, що претендент не відповідає посаді, про яку клопочеться (не зможе викону­вати покладених на нього обов'язків, програма наукового дослідження не входить у коло його інтересів тощо): Захарчук С.В. принциповий, уважний до клієнтів, однак, на жаль, я не можу взяти на себе відпо­відальності високо оцінити його професійні якості, бо посада, на яку він претендує, дуже відповідальна й вимагає великого досвіду роботи в нашій галузі та навичок спілкування із зарубіжними партнерами.

Рекомендаційні листи складаються зазвичай з двох частин.

У першій частині вказуються мінімальні відомості про рекомендо­ваного: з якого часу, звідки, як його знаєте, з якими його працями чи досягненнями знайомі тощо.

У другій частині має бути чітко сформульоване те, заради чого пишеться рекомендація: рекомендую чи не рекомендую. Зрештою ви­словлюється готовність нести певну відповідальність за рекомендовану особу.

Деколи для полегшення роботи і охоплення всіх рис претендента на премії, гранти тощо додають формуляри рекомендацій. Той, хто рекомендує, має лише заповнити відповідні пункти.

 

Вельмишановний Анатолію Васильовичу! Хочу порекомендувати Вам звернути увагу на Зінченко Тетяну Миколаївну. Знаю її ще зі студентських років, коли вона блискуче захистила магістерську роботу на тему «Інноваційні технології в освіті». Згодом працювала під моїм керівництвом під час реалізації освітньої програми «Українська мова на мапі світу» та проекту «Українська мова вчора, сьогодні, завтра в Україні і світі», зарекомендувала себе старанним, досвідченим, наполегливим фахівцем. Як дослідник Зінченко Т. М. має нестандартне мислення, прагне до пошуків нових шляхів реалізації задуманого. Останнім часом її професійні інтереси все більше схилялися до кола проблем, які вирі­шує Ваша організація. Саме тому спільна діяльність може дати добрі результати для вас обох. Пані Зінченко - впевнена у собі й водночас привітна й комуніка­бельна людина. Вважаю, що прийнявши Зінченко Тетяну Миколаївну на посаду консультанта-редактора мовного центру, Ви зробите вдалий вибір. 3 правдивим поцінуванням професор кафедри культури української мови Інституту журналістики Київського університету імені Тараса Шевченка підпис І.В. Кукал   25.06.2010

 

 

3. ЗАЯВА

 

Заява – це письмове прохання, оформлене за певним взірцем, яке подають на ім'я офіційної особи або до установи чи організації з метою реалізації прав або захисту інтересів.

Заяву пишуть власноручно в одному примірнику.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, за походженням – особисті й службові, за складністю – прості й складні (умотивовані).

Склад і оформлення реквізитів заяви:

1. Адресат. Відомості про адресата подають праворуч на відстані 92 мм, вказуючи назву організації або посадовця, кому адресо­вано заяву, в давальному відмінку.

Ректорові Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова академікові АПН України

Андрущенкові В. П.

2. Адресант. Відомості про заявника розміщують під реквізитом адресат, у зовнішній заяві – прізвище, ім'я, по батькові у родо­вому відмінку, домашня адреса;

3. у внутрішній заяві – посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку без приймен­ника від).

Андрійчука Миколи Сергійовича, що проживає за адресою: вул. Постишева, 17 кв. 39, м. Київ; тел. [phone]

доцента кафедри української мови Лободи Тетяни Михайлівни

4. Назву виду документа пишуть з великої літери посередині рядка, крапку не ставлять.

5. Текст розпочинають з абзацу, дотримуючись у викладі такої структури: прохання (прошу надати, прошу зарахувати, прошу перевести, прошу звільнити тощо) і обґрунтування прохання (у зв'язку з, оскільки, за, для, через тощо).

6. Додаток подають у складній заяві, оформлюють кількома спо­собами: а) після тексту заяви з великої літери пишуть До заяви додаю і подають повні назви документів у формі знахідного відмінка;

7. б) після тексту пишуть До заяви додаються такі до­кументи або Додаток і вказують назви документів у формі називного відмінка.

До заяви додаю:

1. Копію диплома про вищу освіту.

2. Трудову книжку.

Додаток:

1. Копія диплома про вищу освіту.

2. Трудова книжка.

 

6. Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом ліворуч без абзацного відступу.

7. Підпис заявника без розшифрування – праворуч.

 

Заяви з кадрових питань

Влаштовуючись на роботу, особа подає заяву, у якій викладає про­хання прийняти її на певну посаду до певного структурного підрозділу підприємства. Заява, адресована керівникові підприємства, після її роз­гляду разом з іншими необхідними документами слугує підставою для видання наказу про зарахування особи на роботу. Заяву про переведення на іншу посаду оформлюють на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу, у відомостях про себе заявник зазначає обійману ним посаду, прізвище та ініціали. У заяві про надання чергової відпустки обов'язково вказують дату початку відпустки. Заява про надання від­пусти без збереження заробітної плати або навчальної відпустки має бути вмотивованою, рішення щодо такої заяви приймає керівник і на­носить резолюцію, яка є підставою для формування наказу. Заява про звільнення з обійманої посади за складом реквізитів подібна до заяви про переведення на іншу посаду.

Взірець складної заяви про зарахування на роботу з візою

і ре­золюцією:

 

Олійникові О. В. Ректорові Київського національного

Підготувати проект наказу університету імені Тараса Шевченка

бо 29.08.2010 академікові НАН України

Власноручний підпис Губерському Л. В.

28.09.2010 Кукал Ірини Володимирівни,

що мешкає за адресою: вул. Гагаріна,

29 кв. 171, м. Київ; тел. [phone]

ЗАЯВА

Прошу призначити мене на посаду заступника директора Інституту української філології з 01 вересня 2010 року. Додаток: 1. Трудова книжка. 2. Копія диплома. 3. Рекомендаційний лист. 28.08.2010 Власноручний підпис Директор Інституту української філології Власноручний підпис Г. Ф. Семенюк 28.08.2010

 

Взірець простої внутрішньої заяви:

 

Проректорові з наукової роботи Національного педагогічного університету імені М.П. Драгоманова проф. Кудіну А. П. студента 51 групи Інституту дистанційної освіти Маленовського Степана Юрійовича   ЗАЯВА Прошу дозволити мені користуватися дисертаційним фондом бібліотеки для написання магістерської роботи. 17.03.2010 Власноручний підпис

 

 

4. ОСОБОВИЙ ЛИСТОК 3 ОБЛІКУ КАДРІВ

 

Особовий листок з обліку кадрів – це обов'язковий документ, який заповнює особа під час зарахування її на посаду, навчання, для участі в певному конкурсі тощо. Він узагальнює автобіографічні відомості працівника шляхом таблиці-анкети.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Прізвище, ім'я, по батькові;

3. дата і місце народження.

4. Світлина (фотокартка) особи, яка заповнює документ.

5. Відомості про освіту, науковий ступінь, вчене звання.

6. Якими мовами володіє.

7. Трудова діяльність.

8. Державні нагороди.

9. Вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.

10.Відомості про родину.

11. Паспортні дані.

12. Домашня адреса.

13. Підпис.

14. Дата заповнення.

Особовий листок з обліку кадрів заповнює особисто працівник чор­нилом або кульковою ручкою, розбірливо, без виправлень. Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів (дати, найменування під­приємства, посада, кваліфікація, населений пункт) обов'язково звіряють із записами у трудовій книжці, дипломі, військовому квитку тощо.

 

 

5. НАКАЗ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ

 

Наказ – це розпорядчий документ, який видає керівник підпри­ємства, установи. Накази щодо особового складу регламентують при­значення, звільнення, відрядження, відпустки, заохочення і стягнення працівників.

Реквізити:

1. Назва підприємства або установи, що видає наказ.

2. Назва виду документа.

3. Місце видання наказу.

4. Номер документа.

5. Дата підписання.

6. Заголовок до тексту.

7. Текст документа, у якому виокремлюють констатаційну і роз­порядчу частини.

8. Підпис керівника установи.

Накази щодо особового складу, за винятком окремих видів, мають лише розпорядчу частину. Кожен пункт наказу розпочинається дієсло­вом у неозначеній формі, яке має значення вказівки: ЗАРАХУВАТИ.., ПРИЗНАЧИТИ..., НАДАТИ., ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ.., ЗВІЛЬНИТИ., після якого ставлять двокрапку. У наступному рядку з абзацу оформ­люють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літе­рами, ім'я, по батькові – звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йдеться. У наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, поса­довий оклад і дату зарахування. У наказі про надання відпустки зазна­чають вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку й закінчення відпустки. У наказі про звільнення вказують статтю КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.

У наказах щодо особового складу в кінці кожного пункту зазнача­ється підстава для його складання. Проект наказу в разі потреби пого­джують з відповідними посадовцями, яких визначає керівник установи.

У груповому наказі, яким передбачено декілька питань, розміщують їх у такій послідовності:

прийняття на роботу (призначення на посаду);

переведення на іншу постійну роботу;

• звільнення з роботи;

• надання відпусток;

• заохочення;

• стягнення.

У кожній групі питань прізвища працівників розміщують за абет­кою.

 

Взірець групового наказу:

 

Міністерство освіти і науки України Київський національний університет імені Тараса Шевченка НАКАЗ 25.08.2010 м.Київ №95-к 1. ПРИЗНАЧИТИ: 1.1. ЗАХАРЧУК Світлану Вікторівну на посаду доцента кафедри української літератури з 28 серпня 2010 року з посадовим окладом відповідно до штатного розпису. Підстава: заява Захарчук С. В. 1.2. ЦИМБАЛ Ярину Володимирівну на посаду заступника голов­ного бухгалтера за переведенням з Міністерства освіти і науки України з посадовим окладом 3800 гривень на місяць. Підстава: заява Цимбал Я. В., лист від 17.08.2010 № 024-45. 2. ПЕРЕВЕСТИ: 2.1. БОРИСЮКА Юрія Васильовича, старшого викладача кафедри східних мов, на посаду доцента кафедри сходознавства за його зго­дою з 01 вересня 2010 року з окладом 3500 гривень на місяць. Підстава: заява Борисюка Ю.В. 3. ЗВІЛЬНИТИ: 3.1. ГОЛОВАЧА Олександра Вячеславовича, старшого викладача кафедри теорії держави і права, 29 серпня 2010 року за власним бажанням – ст. 38 КЗпП України. Виплатити Головачу О. В. грошову компенсацію за 10 днів невикористаної відпустки. Підстава: заява Головача О. В. 4. НАДАТИ: 4.1. ВЕРЕТІ Валентині Іванівні, методисту відділу аспірантури, щорічну відпустку на 24 календарні дні з 01 по 25 вересня 2010 р. Підстава: графік відпусток. Ректор підпис В. Г. Грінченко

 

6. ТРУДОВА КНИЖКА

 

Трудова книжка – це документ установленого зразка, що підтвер­джує трудову діяльність особи і служить для встановлення загального, безперервного й спеціального стажу.

Працівник відділу кадрів у п'ятиденний термін українською мо­вою акуратно, кульковою ручкою або чорнилом чорного, синього чи фіолетового кольорів заповнює трудову книжку, заносячи до неї таку інформацію:

• відомості про працівника записують на першій сторінці тру­дової книжки: прізвище, ім'я та по батькові, дату народження вказують на підставі паспорта або свідоцтва про народження;

• відомості про приймання його на роботу, звільнення, перемі­щення;

• відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами та відзнаками України;

• відомості про відкриття, на які видані дипломи тощо.

Стягнення до трудової книжки не заносять.

Зберігається трудова книжка у відділі кадрів підприємства, де пра­цює її власник, і повертається йому у зв'язку зі звільненням, виходом на пенсію. Відповідно до чинного законодавства працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою.

Трудові книжки оформлюють на усіх працівників підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності. На осіб, які пра­цюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за основним місцем роботи.

Розглянемо порядок ведення трудових книжок, регламентований «Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях». Записи у разі звільнення працівника або переведення його на іншу роботу мають точно відповідати формулю­ванням чинного законодавства й містити покликання на відповідну статтю, пункт закону.

Усі записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносять­ся власником або вповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше, ніж у тижневий термін (у разі звіль­нення — в день звільнення), й мають точно відповідати текстові наказу (розпорядження).

Дату записують арабськими цифрами (число й місяць – двознач­ними, а рік – чотиризначним), наприклад: 05.01.2010.

З кожним записом, що вноситься у трудову книжку на підставі на­казу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення чи звіль­нення, власник або вповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під підпис в особовій картці, в якій має бути такий самий запис, що й у трудовій книжці.

Внесення відомостей про працівника Після проставлення дати заповнення трудової книжки її власник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей: прізвища, імені, по батькові, дати народження. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, яка відповідає за видачу трудових книжок. Після цього ставиться відбиток гербової чи круглої, що при­рівнюється до гербової, печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

Взірець титульного аркуша:

 

ТРУДОВА КНИЖКА KM № 157623 Прізвище Клименко Ім'я Микола По батькові Миколайович Дата народження 11 березня 1976 р. (число, місяць, рік) Дата заповнення 15 липня 1998 р. Підпис власника книжки ________________________ М.П. __________________________________________ Підпис особи, відповідальної за видачу трудової книжки

 

Зміни в записі прізвища, імені, по батькові й дати народження вно­сить власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові тощо) з покликанням на номер і дату. Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою за­креслюються, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження й записуються нові дані з покликанням на відповідні до­кументи на внутрішньому боці обкладинки й засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Внесення відомостей про роботу У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повна назва підприємства. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.

У графі 3 пишуть: Прийнятий (призначений) до... (відділу, підроз­ділу... і зазначають його конкретну назву, а також роботу, професію або посаду і присвоєний розряд. Назви робіт, професій, посад зазначають відповідно до «Класифікатора професій».

Переведення працівника на іншу постійну роботу в межах одного підприємства оформляється в такому ж порядку, як і прийняття на ро­боту.

Взірець записів:

 

ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ
№ запису	Дата	Відомості про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу і звільнення (із зазначе­нням причин і посилання на статтю, пункт Закону)	На підставі чого внесено запис (доку­мент, його дата, номер)
число	місяць	рік
Національний педагогічний університет імені М. П. Драгоманова
				Призначений на по­саду доцента кафе­дри філософії	Наказ № 563 від 29.10.2003
				Переведено на посаду заступника дирек­тора Інституту полі­тології та права	Наказ № 597 від 05.12.2009

 

Якщо за час роботи працівника змінилася назва підприємства, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: Підприємство (назва) з (дата) перейменовано на (назва), а в графі 4 зазначається підстава для перейменування – наказ (розпорядження), його дата й номер.

Внесення відомостей про нагородження й заохочення У трудову книжку в розділ «Відомості про нагородження» вносять відомості про нагородження державними нагородами України та від­знаками України, а в розділ «Відомості про заохочення» – відомості про заохочення за успіхи у праці.

У трудових книжках не роблять записи про премії, що передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.

 

 

Взірець запису:

 

24.07.2010

Указом Президента України за видатні досягнення в галузі науки і освіти нагороджено орденом Святої княгині Ольги III ступеня

Указ През