Лист-претензія, рекламаційний лист

Це службовий лист, у якому висловлюється невдоволен­ня з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад, порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зраз­кам, незадовільного дизайну чи упакування тощо.

Виявивши порушення, ви маєте право висловити парт­нерові претензію і вимагати їх ліквідації, скажімо, заміни неякісного товару; ви також можете наполягати на відшко­дуванні завданих збитків, сплаті штрафу і, певна річ, на чіт­кому дотриманні в майбутньому умов договору (угоди, кон­тракту).

Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому аргу­ментовано, послідовно, виважено висловлюють невдо­волення, а
потім – претензію. Наприклад:

Шановні...!

Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що, дотри­муючись умов укладеного нами контракту №... від... (дата), ми відрядили до Вашої країни фахівців нашої фірми, щоб провести геологічне дослідження місцевості. По­годжено (домовлено), що оплату наданих послуг Ви здій­снюватимете щоквартально за нашими рахунками та докладними калькуляціями, які додаються до них. Такий порядок оплати передбачений статтею 10 Контракту, згідно з умовами якого ми й виставили перший рахунок за надані фахівцями послуги.

Дуже прикро, але цей рахунок було оплачено лише ча­стково. Так, залишилася невідшкодованою вартість про­їзду членів сімей наших фахівців. Отже, Ви без погодження з нами зменшили суму виставленого рахунка, що супе­речить статті 15 Контракту.

Окрім того, хотіли б звернути Вашу увагу й на те, що Ви не дотрималися інших умов Контракту, які передбача­ють:

1) надання нашим фахівцям безкоштовного медичного обслугову­вання (стаття 12 Контракту);

2) забезпечення наших працівників транспортними за­собами (сат­тя 17 Контракту).

З приводу п. 2 слід зауважити, що надані Вами транс­портні засоби перебувають у незадовільному стані і нерід­ко спричиняють запізнення працівників на роботу.

У зв’язку з цим просимо Вас негайно вжити всіх необ­хідних заходів, щоб ліквідувати зазначені порушення.

З повагою...

Шановні панове!

Ми дуже занепокоєні несподіваною затримкою з по­стачанням замовленого товару, адже знаємо, що зазвичай Ви відповідально ставитеся до виконання своїх обов’язків.

Відповідно до нашої угоди про закупівлю від... (дата) товар має бути відвантажений не пізніше... (дата). На жаль, ми й досі не отримали його. Гадаємо, що це лише не­догляд, і сподіваємося упродовж наступного тижня отри­мати товар.

Чекаємо на відповідь.

З повагою...

Якщо партнер не відреагує на такого листа, вам слід виявити категоричність. Наприклад:

Шановні панове!

У листі від... (дата) ми повідомили Вам остаточний термін постачання замовленого товару. Дуже прикро, але Ви й досі не відвантажили товар, порушивши умови угоди. У зв’язку з цим ми змушені анулювати своє замовлення.

З повагою...

Шановні панове!

Змушені повідомити, що, на жаль, і досі не отримали від Вас банківської гарантії.

Зважаючи на це, ми хотіли б нагадати про лист від... (дата), у якому Ви звернулися до нас із проханням про замі­ну у зв’язку з додатковими витратами, зумовленими від­криттям акредитива.

Зваживши на Ваші труднощі, об’єднання пішло Вам назустріч і погодилося на інкасову форму розрахунків. Ви пристали на запропоноване і зобов ‘язалися упродовж двох тижнів надати гарантію банку на оплату 80% вартості контракту.

У зв’язку з затримкою у наданні Вами банківської га­рантії ми змушені були призупинити постачання... (назва товаруУ Зараз у порту знаходиться понад 600 т... (назва товару), / витрати за їх зберігання долучаться до суми Ва­шого рахунка.

Просимо негайно надіслати банківську гарантію і підтвердити згоду оплатити витрати за зберігання то­вару в порту.

З повагою...

Шановні добродії!

Нам дуже прикро, та ми змушені повернутії отримані від Вас товари. Ви, на жаль, порушили визначений у листі від... (дата) термін постачання. У зв’язку з цим ми змушені були замовити ці товари в іншій фірмі.

Додаємо рахунок за завдані нам збитки і просимо тер­міново оплатити його.

З повагою...

Шановні панове!

На підставі Вашого замовлення від... (дата) ми відван­тажили товар транспортній компанії... (назва), яка до­ставить його Вам.

Згідно з пунктом 5 договору оплата мала бути здій­снена через... днів після постачання товару. На жаль, на наш банківський рахунок і досі не надійшли гроші.

Просимо негайно оплатити рахунок на суму... Чекає­мо підтвердження переказу.

З повагою...

Шановні...!

Підтверджуємо отримання... (назва товару) відповід­но до замовлення №... від... (дата). Під час перевірки ми виявили, що бра-
кує... одиниць. Гадаємо, що під час відван­таження Ваш транспортний відділ припустився помилки.

Просимо негайно здійснити допостачання. Додаткові транспортні витрати мають бути оплачені за Ваш кошт.

З повагою...

Шановні...!

Наші експерти виявили, що якість постаченого Вами... (дата) товару, який було відвантажено відповід но до накладної №... в рахунок контракту №... від... (дата), не відповідає ні якості, описаній у Вашій пропозиції, ні яко­сті зразків, які Ви нам надсилали.

Дуже прикро, але змушені повернути Вам ці товари. Просимо замінити їх на якісні, що відповідатимуть зраз­кам. Будемо вдячні, якщо надалі Ви чіткіше будете до­тримуватися всіх пунктів контракту і виконувати за­мовлення на належному рівні. З повагою...

Шановні добродії!

Переконані, що це лише прикре непорозуміння. Під час перевірки першої партії вантажу, який ми отримали від Вас, виявилося, що надійшли не всі замовлені товари.

Переконливо просимо Вас негайно (якомога швидше) дати нам відповідь і пояснити цю неприємну ситуацію.

До одержання пояснення ми зберігатимемо товар у на­ших складських приміщеннях.

До листа додаємо акт проведення експертизи.

З повагою...

Шановні панове!

Щойно одержали від Вас замовлену партію товарів і під час розвантаження виявили:

1) 5 упакувань товару пошкоджено (зігнута поверхня);

2) 8 упакувань мають недоліки виробничого характеру;

3) 6 упакувань залиті рідиною.

Отже, ми отримали 19 неякісних упакувань.

Повертаємо Вам пошкоджені товари і попереджаємо, що... гривень буде вирахувано із залишку за контрактом №... від... (дата).

До листа додаємо акт проведення експертизи.

З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Загальна претензія

1. Ми дуже стурбовані...

2. Нам дуже прикро, що...

3. Нас неприємно вразив той факт, що...

4. Дуже здивовані (розчаровані, занепокоєні) таким ста­ном справ і просимо пояснити цю неприємну для нас си­туацію.

5. Висловлюємо своє невдоволення з приводу...

6. Дуже прикро, що Ви не дотримуєтеся (не виконуєте) умов контракту.

7. На жаль, не отримали від Вас жодної відповіді.

8. Не зовсім задоволені тим, що...

9. Висловлюємо свою принципову незгоду з...

10. Нам неприємно усвідомлювати, що Ви порушуєте умови нашої угоди.

11. Звертаємося до Вас із вимогою...

12. Гадаємо, що лише серйозні причини могли змусити Вас...

13. На жаль, не можемо схвалити...

14. Ми не погоджуємося на...

15. Не схвалюємо Вашої позиції щодо...

16. Зважаючи на те, що Ви вчасно не..., змушені...

17. Занепокоєні недотриманням Вами умов договору.

18. Змушені висловити свій рішучий протест проти...

19. Висловлюємо свій рішучий протест проти...

20. Дуже стурбовані цією несподіваною затримкою...

Затримка постачання замовлених товарів

1. Прикро вражені тим, що Ви ще й досі не виконали на­шого замовлення від... (дата).

2. Вважаємо за необхідне (змушені) звернути Вашу увагу на те, що Ви затримали постачання замовлених товарів уже на... днів.

3. Ми чекаємо замовлених товарів уже впродовж... днів.

4. Замовлені у Вас товари ми, на жаль, ще й досі не отримали.

5. Ми сподівалися, що Ви будете чіткіше дотримуватися умов контракту.

6. Щоб наші підприємства продовжували працювати, нам негайно потрібні товари, які ми у Вас замовляли (угода №... від... (дата). Звертаємо Вашу увагу на те, що Ви затримали постачання товарів уже на... днів, і наполягаємо на терміно­вому їх відвантаженні.

7. Дуже стурбовані цією несподіваною затримкою. На жаль, змушені нагадати, що це суперечить умовам на­шої угоди.

8. Попри всі Ваші запевнення, що замовлений товар уже відвантажено, ми, на жаль, і досі його не отримали.

9. Просимо Вас чіткіше дотримуватися всіх пунктів угоди і виконувати замовлення вчасно.

Помилки в рахунках

1. Вибачте, але змушені нагадати Вам, що ми не погоджу­валися оплачувати рахунки за виконані замовлення доларами США. Просимо надіслати копію з розрахунком у гривнях.

2. Ваша бухгалтерія припустилася помилки в останньому рахунку. Сподіваємося, що це лише непорозуміння, і повер­таємо Вам рахунок, щоб Ви могли виправити помилку.

3. Нас неприємно вразив той факт, що в рахунку Ви вка­зали вищі ціни, ніж ті, що зазначені в пропозиції. Це, як Ви знаєте, суперечить умовам нашої угоди.

4. Ціни, зазначені в рахунку, не відповідають тим, про які ми з Вами домовлялися (не відповідають попередньо визна­ченим).

5. У Вашому рахунку від... (дата) ціни за... (назва това­ру) визначено нечітко. У зв’язку з цим чекаємо від Вас іншо­го рахунка, оформленого точніше.

6. На жаль, в останньому рахунку Ви припустилися двох помилок, що не дає нам змоги здійснити остаточний розрахунок. Просимо Вас якомога швидше надіслати виправлений рахунок.

7. У рахунку-фактурі за деталі, які ми замовляли, Ви припустилися помилки на... гривень на Вашу користь. Просимо пояснити цю незрозумілу (прикру, неприємну) для нас ситуацію.

8. У рахунку, який ми щойно одержали, Ви вказали інші ціни, значно вищі за наведені (подані) у Вашому рекламному каталозі.

9. Змушені повідомити, що під час підрахунку загальної вартості замовленого товару Ви припустилися помилки на... гривень. Гадаємо, що цей прикрий недогляд стався через не­справність комп’ютера.

10. Сума до сплати не відповідає ціні, що зазначена у Ва­шому рахунку, копію якого ми додаємо. Просимо виправити помилку, якої Ви припустилися.

Рекламації

1. Надсилаємо Вам претензію до...

2. Висловлюємо Вам рекламацію на відвантажений... (дата) товар.

3. Після перевірки нарахованих Вами відсотків за період з... по... ми не можемо погодитися з Вашою калькуляцією. Сподіваємося, що це лише прикра помилка, й просимо уваж­ніше перевіряти документи.

4. Згідно з актом експертизи №... макаронні вироби, відвантажені за накладною №..., не придатні для вживання.

5. Просимо Вас замінити неякісні... (назва товару) або повернути гроші (... гривень).

6. Просимо в найкоротший термін відвантажити товари, які ми замовляли.

7. Просимо якомога швидше замінити браковані телевізо­ри... (назва).

8. Ми вкрай незадоволені тим, що в кожному упакуванні не вистачає... одиниць... (назва товару).

Лист-відповідь на претензію

Це службовий лист, у якому пояснюємо причини певних порушень або переконливо доводимо безпідставність пре­тензії чи скарги.

Отже, зміст таких листів залежатиме від того, чи ви погоджуєтеся з претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважаєте їх безпідставними.

Якщо надіслана претензія є обґрунтованою, то вам слід пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася у ході вико­нання угоди, контракту чи договору, вибачитися перед ва­шим партнером і попросити його з розумінням поставитися до ваших труднощів.

Зробити це можна так:

Шановні добродії!

Просимо вибачення за зайві клопоти, яких ми Вам зав­дали. Ви повідомили, що отримали від нас товари пошко­дженими (замовлення №... від... (дата).

Ми звернулися до нашого представника пана... (прізви-, ще та ім’я) з проханням відвідати Вас і оглянути товари. Як тільки отримаємо від нього письмовий звіт, повідоми­мо Вам про своє рішення.

Ще раз даруйте, будь ласка, і просішо Вас зачекати кілька днів.

З щирою до Вас пошаною...

Певна річ, у такому листі потрібно вибачитися і висло­вити готовність одразу ж замінити пошкоджені товари:

Шановні...!

Отримали Вашого листа, в якому Ви повідомляєте, що деякі запаковані в картонні коробки товари надійшли до Вас пошкод­женими.

Зваживши на Ваші слушні зауваження щодо недо­статньої міцності упакування, ми згодні взяти на себе цілковиту відповідальність за те, що сталося, і вже від­правили заміну.

Вибачте, що завдали Вам стільки прикрощів.

З повагою...

Переважна більшість документів, що відправляються з установ та спрямовуються до них, є довідково-інформаційними. Вони містять повідомлення про наявний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов’язкові для виконання на відміну від інших. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Якщо висловлена претензія безпідставна і ви можете переконливо й аргументовано довести це, то маєте право просити чи вимагати від­кликати її. Наприклад:

Шановні панове!

Були неприємно здивовані висловленою нам претензією щодо за­тримки введення в експлуатацію станції та вимогою сплати недо- тримки. Ситуація склалася вкрай неприємна й потребує з'ясування.

Вважаємо за необхідне нагадати Вам обставини, що спричинили цю затримку:

по-перше, відповідно до пункту З нашої угоди Ви зобов'язалися передати нам майданчик для будівництва упродовж одного місяця від дня укладення угоди, проте зробили це лише через 3 місяці, що й призвело до затримання початку будівельних робіт;

по-друге, Ви вчасно не забезпечили нас необхідними для будівництва матеріалами.

Гадаємо, Ви розумієте, що такими діями самі порушили умови угоди.

Враховуючи все, сказане вище, вважаємо Ваші звинувачення без­підставними й просимо відкликати претензію.

З повагою...

Шановні добродії/

Були неприємно здивовані, коли дізналися, що Ви не затвердили на­шого звіту про перебіг виконання робіт у третьому кварталі 2009 р. через те, що ми, за Вашим звинуваченням, буцімто не виконали за­планованого обсягу робіт.

Ми ще раз уважно переглянули звіт і вважаємо, що причина, з якої Ви відмовилися затвердити його, є необгрунтованою. На під­твердження своєї правоти вважаємо за потрібне нагадати Вам: ми робили все можливе для того, щоб чітко дотримуватися графіка виконання робіт на третій квартал, проте кілька разів змушені були тимчасово зупиняти будівництво й монтажні роботи через незалежні від нас причини, інформуючи Вас щоразу про це.

Крім того, незважаючи на наші своєчасні повідомлення про го­товність до проведення перевірок, представник інженера не з'являвся у призначений час, що зумовлювало неодноразове перенесення цих робіт і неможливість продовжувати будівництво.

Враховуючи все сказане вище, ще раз хочемо наголосити, що вважа­ємо Ваші заперечення безпідставними, й просимо затвердити поданий нами звіт про перебіг виконання робіт. Це дасть нам змогу отримати додаткове (достатнє) фінансування, необхідне для подальшої успішної роботи.

Чекаємо на відповідь.

і повагою...

 

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Визнання наявності недоліків, дефектів, недоглядів

6. Це сталося через те, що...

7.Просимо вибачення (перепрошуємо) за завдані хвилювання з приводу...

8.Вибачте, що завдали Вам прикрощів із...

9. Нам дуже прикро, що змусили Вас хвилюватися через...

10. Розуміємо Вашу стурбованість...

11. Вибачте, будь ласка, проте в нас не було змоги вчасно...

12. Повірте, ми усвідомлюємо важливість виконуваного нами за­вдання та необхідність своєчасного завершення робіт.

13. Відповідаючи на Ваш лист від... (дата), повідомляємо, що ми розуміємо Вашу стурбованість із приводу...

14. Запевняємо, що ми робимо все можливе для завершення... (назва роботи) у передбачений контрактом термін.

15. Просимо Вас зважити на те, що в нас виникли серйозні труд­нощі, які ми зможемо подолати швидше разом із Вами (за Вашої під­тримки).

16. Ми визнаємо свою провину (вину)...

17. Звертаємо Вашу увагу на те, що ця неприємна для обох сторін ситуація зумовлена тим, що...

18. Запевняємо Вас, що намагаємося вжити всіх необхідних заходів для виправлення ситуації.

19. Приймаємо Вашу обгрунтовану претензію до...

20. Перепрошуємо за цю прикру помилку, що завдала Вам стількох клопотів.

21. Сподіваємося, що Ви з розумінням поставитеся до нашого скрут­ного фінансового становища.

 

Невідповідність обсягу постачання замовленню

1. Просимо вибачення за неповне постачання замовлених Вами товарів.

2.Товари, яких бракує, будуть відправлені за наш рахунок.

3.Ми зробимо все можливе, щоб надалі не припускатися таких недоглядів.

4.Просимо вибачити нам за цю прикру помилку. Ми відправили на... виробів більше. У разі, якщо Ви погодитеся залишити цей товар собі, ми надамо Вам зниження в обсязі...

5.Неповне постачання товарів, виготовлених за Вашим замовлен­ням, сталося з вини нашого відділу... (назва).

6.Якщо Вам не потрібні зайві товари, які помилково відправив відділ постачання, просимо повернути їх за наш рахунок. Вибачте (перепрошуємо) за зайві клопоти.

7.Маємо надію, що Ви з розумінням поставитеся до постачання замовленого Вами товару в неповному обсязі.

8.На жаль, не змогли виконати Ваше замовлення згідно з вимога­ми. Як з'ясувалося, замовлена Вами кількість товару є значно більшою за наші складські запаси.

 

Низька якість товару

1.Заздалегідь просимо вибачити за те, що постачили Вам товар низької якості (низькоякісний товар). Ми неодмінно врахуємо це під час оформлення рахунка.

2.Перепрошуємо за прикру помилку: ми відправили Вам товари неекспортної якості. Просимо повернути їх за наш рахунок.

3.Зважаючи на низьку якість надісланих товарів, погоджуємося надати Вам зниження в обсязі... %.

4. Просимо вибачення за прикрий недогляд під час відвантаження товару і повідомляємо, що готові замінити неякісний товар за наш кошт.

5. Беззаперечно погоджуємося з Вашою вимогою про заміну товарів низької якості і просимо вибачення за прикрий недогляд.

6. Гадаємо, що помилку було допущено під час виконання Вашого замовлення №... від... (дата).

7. Ми негайно відправимо Вам товар потрібної якості.

Неякісне упакування

1. Просимо вибачення за непрофесійне упаковання.

2. На жаль, ми не змогли запакувати Ваші товари на належному рівні, оскільки у нас закінчився спеціальний матеріал для пакування.

3. Приймаємо Вашу претензію щодо пошкоджень через невідпо­відне упаковання Ваших товарів і просимо вибачити нам.

4. Неякісне упакування виробу №... зумовлене несправністю об­ладнання.

5. Ми розуміємо Вашу занепокоєність з приводу пошкоджень від­правленого товару, спричинених неякісним упакованням. Просимо повідомити про розмір заподіяних цим збитків.

6. У зв'язку з тим, що Ваша претензія щодо неякісного упаковання є обґрунтованою, ми погоджуємося надати спеціальне зниження в об­сязі... % від виставленого нами рахунка.

7. Просимо зважити на те, що в нас виникли серйозні труднощі з дотриманням визначеного графіка, через що ми не змогли упакувати замовлені Вами товари надійніше (ретельніше).

Помилкове постачання товарів

Наш транспортний відділ помилково відвантажив Вам інший товар. Просимо вибачення за цей прикрий недогляд.

Перепрошуємо за турботи й просимо повернути помилково від­вантажений Вам товар. Ми вже працюємо над тим, щоб якомога швидше виконати Ваше останнє замовлення.

Якщо Ви зможете використати помилково надіслані Вам товари, ми надамо Вам зниження в обсязі... % від його загальної вартості...

На жаль, змушені повідомити, що помилково відвантажили Вам вироби №... замість замовлених Вами виробів №... Просимо вибачення, що завдали Вам цим зайвих клопотів.

Помилковий рахунок

1. Щойно дізнавшись про помилку, негайно надсилаємо Вам пра­вильний рахунок і просимо вибачення за плутанину в нашій бухгалтерії.

2. Просимо вибачення за помилку, якої ми припустилися в остан­ньому рахунку.

3. Суму... грн., яку помилково було вирахувано з Вас, уже пере­казано на Ваш рахунок.

4. Ваша скарга про ненадання обіцяного зниження є обґрунтова­ною. Просимо вибачити нам. Ми негайно перекажемо цю суму на Ваш рахунок.

5. Додаємо виправлений рахунок у трьох примірниках. Просимо вибачення за помилку.

6. Помилково нараховану Вам суму... за сплату фрахту уже по­вернуто на Ваш рахунок... від... (дата).

7. У нашому рахунку від... (дата) ми не врахували належне знижен­ня на придбану кількість товару. Щиро перепрошуємо і повідомляємо, що цю помилку вже виправлено.

8. Вдячні Вам за те, що Ви звернули нашу увагу на помилку, якої ми припустилися. Сума, помилково внесена до Вашого рахунка-фактури, уже переказана на Ваш рахунок у банку.

9. У кожному наступному рахунку ми вираховуватимемо застере­жену суму.

10. Цим листом повідомляємо, що перекажемо на Ваш рахунок суму, яку помилково вирахували.

11. Ваша претензія щодо помилково вирахуваної суми є обгрун­тованою. Визнаємо свою помилку й зобов'язуємося виправити її най­ближчим часом.

12. Додаємо розписку на суму..., яку помилково вирахували.

13. Зворотною поштою Ви отримаєте новий рахунок, де буде перед­бачено кількісне зниження, про яке ми домовлялися. Ще раз перепро­шуємо за прикру помилку.

14. Щиро жалкуємо, що недбало заповнений рахунок спричинив затримку виконання замовлення.

Безпідставна претензія

1. Вважаємо Ваші звинувачення безпідставними.

2. Змушені повідомити, що здивовані Вашими звинуваченнями щодо...

3. Ситуація, що склалася, є вкрай неприємною і потребує доклад­ного з'ясування.

4. Цим листом заперечуємо Ваші звинувачення щодо... і хочемо нагадати обставини, за яких це сталося:...

5. Були прикро вражені висловленою нам претензією щодо...

6. Цим листом мусимо повідомити, що відхиляємо Вашу претензію щодо...

7. Вважаємо, що затримка у переданні Вам документації сталася не з нашої вини.

8. Гадаємо, Ви розумієте, що саме порушення Вами Угоди й спри­чинило затримку своєчасного виконання замовлення.

9. Насамперед (передусім) хочемо заперечити свою вину за затрим­ку...

10. Узявши до уваги те, що пошкодження сталося через порушення інструкції з техніки експлуатації, вважаємо Ваші звинувачення безпід­ставними й відхиляємо будь-які претензії.

11. Вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й просимо негайно відкликати свою претензію.

Рекомендаційний лист

Це службовий лист, який містить позитивний або негативний від­гук про особу чи організацію, фірму. У разі, якщо це позитивна реко­мендація, то в ній ітиметься здебільшого про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу.

Рекомендаційного листа подають під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу, вступу до вищого навчального закладу тощо. Рекомендаційні листи істотно відрізняються від характеристики. Автори «Універсального посібника з ділових паперів» чітко окреслю­ють ці відмінності:

• рекомендацію не обов'язково подають з місця роботи;

за рекомендацією можна звернутися до того, хто добре знає особу, фірму, компанію;

• особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет та визнання у своїй галузі;

у рекомендаційному листі обов'язковим є висновок – «реко­мендую» чи «не рекомендую».

Отже, в рекомендаційних листах необхідно вказати: з якого часу ви знаєте особу чи фірму;

рівень її професійної майстерності;

чи має вона авторитет;

• які досягнення має особа тощо.

Якщо до вас із проханням про рекомендацію звернулася особа, яку ви мало знаєте або за яку не можете поручитися, краще ввічливо відмовте;

за будь-яких умов не забувайте, що об'єктивність рекомен­дації – справа вашої честі.

Наводимо приклади листів-рекомендацій

Шановний...!

Дозвольте представити Вам пані... (прізвище, ім'я, по батькові), яка бере участь у конкурсі на заміщення вакантної посади директора відділу реклами.

Пані... (ім'я) працювала в нашій фірмі протягом... років на посаді помічника менеджера з питань реклами та маркетингу. Вивчала та аналізувала ринок збуту автомобілів в Україні загалом та в Києві зокрема, попит на автомобілі вітчизняного та закордонного вироб­ництва, займалася розробленням та подальшою реалізацією комплек­сних рекламних кампаній. За час роботи набула досвіду співпраці з газетами та журналами (підготовка, створення макетів, написання рекламних текстів, визначення найефективніших для подання реклам­них оголошень радіоканалів та каналів телебачення). Завдяки вдало спланованим і реалізованим пані... (ім'я та по батькові) рекламним кампаніям наша фірма спромоглася досягнути високих рівнів збуту автомобілів.

Пані... зарекомендувала себе як людина принципова, досвідчена, сумлінна. Важливо також відзначити, що вона цінує свою роботу, завжди уважно ставиться до клієнтів, уміє самостійно приймати рішення.

Гадаю, що, прийнявши... (ім'я, по батькові) на посаду директора відділу реклами, Ви зробите правильний вибір.

Зі щирою повагою до Вас...

Шановні панове!

У своєму листі від... (дата) Ви просите дати об'єктивну рекомен­дацію панові... (прізвище, ім'я, по батькові), який клопочеться про посаду головного редактора видавництва... (назва).

Я добре знаю пана... оскільки навчалися разом на філологічному факультеті Київського університету ім. Тараса Шевченка, а нині пра­цюємо в редакції журналу... (назва).

Пан... має досвід редагування авторських і перекладних текстів російською та українською мовами, зокрема текстів, пов'язаних із сферою економіки та банківською діяльністю. За час роботи добре оволодів досвідом підготовки й випуску друкованої продукції. Співпра­цює з багатьма журналістами. Отже, пан... здібний, перспективний працівник, добра, чуйна, врівноважена людина.

З повагою...

Шановні панове!

Ми одержали Ваш запит про фірму... (назва). Наша співпраця з цією фірмою є доволі плідною, а тому ми можемо рекомендувати її Вам для співробітництва.

У цієї фірми висококваліфіковане керівництво, а також значний досвід роботи у своїй сфері діяльності, За час нашої спільної праці з нею не виникало жодних проблем.

Сподіваємося, що наша інформація стане Вам у пригоді.

З повагою та побажанням успіхів...

Шановні добродії!

Відповідаючи на Ваш запит про фірму... (назва), на жаль, маємо повідомити, що наш досвід роботи з нею був негативним. Керівництво фірми виявилося ненадійним. Терміни постачання товарів порушувалися. Зрештою, ми змогли отримати замовлену нами продукцію лише через суд.

Три місяці тому ми розірвали ділові стосунки з цією фірмою і не плануємо їх поновлювати. Просимо врахувати, що ця інформація є конфіденційною.

З повагою...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Рекомендація на посаду

1. Дозвольте порекомендувати Вам пана..., який бере участь у кон­курсі на заміщення вакантної посади...

2.Знаю пана/пані... ще з часів навчання в університеті...

3. Пан/пані... працює на посаді... з... року.

4.Знайомий з паном... уже понад 15 років.

5. Знаю пана/пані... як досвідченого, кваліфікованого працівника.

6. Пан... має великий (значний) досвід підготовки тематичних прес- конференцій (написання прес-релізів, запрошень тощо).

7. Як дослідник пан... характеризується нестандартністю мислення, прагненням шукати нових шляхів реалізації задуманого.

8. Пан/пані... уже впродовж 10 років плідно працює в нашій уста­нові та зарекомендував) себе з найкращого боку.

9. Він – один із найкомпетентніших наших фахівців.

10. За час роботи в університеті пан... зарекомендував себе як зді­бний, перспективний науковець.

11. Принциповий, уважний до клієнтів, професійно (добре) під­готовлений, досвідчений працівник, любить свою справу...

12. Пана... знаю з... року, тобто відтоді, як він почав працювати в нашому об'єднанні.

13. Чуйна, товариська людина, має авторитет серед колег.

14. На жаль, не можу взяти на себе відповідальності високо оцінити його професійні якості...

15. Має значний досвід співпраці з рекламними агенціями та ви­робничими фірмами.

16. Рекомендуємо на посаду директора (менеджера відділу реклами) концерну... пані..яка упродовж... років працювала над...

- дослідженням та аналізом ринку збуту автомобілів, автомобіль­них фарб, царини відпочинку та розваг, а також сфери послуг (охоронних і нотаріальних);

- проведенням комплексних рекламних кампаній (реклама в газетах, журналах, зокрема іміджева реклама, на радіо, у метрополітені тощо);

- втіленням іміджу нашої фірми (логотипи, представницька про­дукція).

17. Має досвід написання щоденних повідомлень для преси (ведення ділової кореспонденції).

18. Знайомий з паном... не досить довго, проте за цей час він уже зарекомендував себе як сумлінний працівник, чуйна і вихована людина.

19. Має ґрунтовні теоретичні знання, підкріплені багаторічним практичним досвідом.

20. Пані... – впевнена у собі й водночас привітна й комунікабельна людина.

21. Має великий досвід роботи в комерційних структурах на від­повідній посаді.

Рекомендації щодо можливостей налагодження співробітництва

Схвальний відгук

1.Раді (можемо) повідомити Вам таку інформацію про фірму... (назва):...

2. Ділові стосунки з фірмою... завжди були взаємовигідними і на­дійними.

3. Вважаємо, що фірма... (назва) – надійний і кредитоспроможний партнер.

4. Фірма... добре відома як платоспроможний (стабільний, чесний, надійний) партнер.

5. Фірма... має великий авторитет у ділових колах.

6.Зокрема, можемо надати Вам таку інформацію про компанію... (назва):...

7. Можемо з упевненістю порекомендувати Вам фірму...

8. Налагодивши співпрацю з фірмою..., Ви матимете надійного ділового партнера.

9.Можемо повідомити, що дуже задоволені співпрацею з компа­нією... (назва).

10. За час співпрацю з фірмою... у нас ніколи не виникало підстав для невдоволення.

11. Ми впродовж тривалого часу співпрацюємо з MUSIC RADIO й можемо з упевненістю порекомендувати Вам його як високопрофесійну радіостанцію, що має чітке уявлення про коло своїх слухачів і завжди враховує їхні інтереси.

Негативний відгук

1. На жаль, мусимо повідомити таку інформацію про фірму... (на­зва):...

2.Наші попередні домовленості з фірмою... під час подальшої співпраці неодноразово порушувалися...

3.Наш досвід роботи з фірмою... не дає підстав порекомендувати її Вам.

4.Маємо (вважаємо за потрібне) застерегти, що ця фірма обіцяє більше, ніж може виконати.

5. Останнім часом кількість клієнтів, які невдоволені роботою цієї фірми, значно зросла.

6.Нетривалий (тривалий) досвід співпраці засвідчив, що вести справи з цією фірмою ризиковано.

7. З'ясувалося, що ця фірма є неплатоспроможною (ненадій­ною).

8. Недотримання фірмою пунктів угоди (контракту) призвело до припинення нашої співпраці.

9. Складається враження, що фірма... не зацікавлена в задово­ленні запитів своїх покупців (клієнтів).

10. Ми змушені були неодноразово висловлювати претензії, які, якщо й бралися до уваги, враховувалися тільки після численних на­гадувань.

11. Вважаємо, що фірма не готова виконувати великі замовлення.

12. Вважаємо, що запланована угода є вельми ризикованою.

13. Несправності обладнання, яке відправила нам фірма... були ліквідовані нею вельми (дуже) неохоче.

Відгук щодо маловідомої фірми

1.На жаль, ми знаємо фірму... (назва) недостатньо (упродовж ко­роткого часу), щоб надати Вам про неї необхідну (потрібну, вичерпну та об'єктивну) інформацію.

2. Маємо зауважити, що тільки нещодавно встановили співпрацю з фірмою... (назва), тому ще не готові надати Вам потрібну інформацію про неї.

3.Зараз (на сьогодні) ми ще не можемо надати об'єктивну інфор­мацію про цю фірму.

4. Хоч ми й не можемо повідомити нічого негативного про компанію... (назва), але все-таки утримаємося від того, щоби рекомендувати її Вам.

5.Справді, ми кілька разів робили замовлення у фірмі... (назва), проте, на жаль, не маємо у своєму розпорядженні достатньо відомостей про неї, щоб надати Вам правдиву (об'єктивну) інформацію.

6. На жаль, ми надто мало співпрацюємо з фірмою... (назва), щоб надати потрібну Вам інформацію,

7. Шкода, але ми не маємо змоги надати необхідну Вам інформацію, бо фірма... (назва) не є нашим постачальником.

8. Вибачте, але ми, на жаль, не можемо надати потрібну Вам інфор­мацію у зв'язку з тим, що в нашому бізнесі це не заведено (не узвичаєно).

9. Ця інформація є конфіденційною.

10. Ця інформація належить до відомостей, на які поширюється принцип банківської таємниці.

Лист-подяка

Це – службовий лист, у якому висловлюється подяка за надану до­помогу, послугу, підтримку, надіслане запрошення тощо.

«Кодекс ввічливості» ділової людини передбачає: не варто чекати слушної нагоди, щоби висловити адресатові подяку. Робити це слід завжди вчасно. Листи-подяки є гарантією налагодження й подальшого підтримання добрих партнерських стосунків. Такі листи допоможуть вам набути репутації вихованої та порядної людини.

Зрозуміло, не можна перелічити всіх форм висловлення подяки, проте наведемо приклади найтиповіших із них. Скориставшись ними, ви зможете зажити слави ґречної людини й реалізувати свої плани у спілкуванні з партнерами:

Шановні панове!

Дозвольте висловити щиру вдячність за дружнє прийняття, що Ви організували представникові нашої фірми панові... (прізвище). Споді­ваємося, що домовленості, яких було досягнуто на зустрічі, матимуть позитивні результати.

Цим листом підтверджуємо також попередню усну домовленість про те, що наш представник пан... завітає до Вас наприкінці місяця, щоби продовжити переговори,

З повагою...

Шановні панове!

Учора..., (дата), ми завершили перемовини з паном... (прізви­ще). Сподіваємося, що досягнуті результати є взаємовигідними.

Користуючись нагодою, хочемо також щиро подякувати Вам за ві­зит пана... (прізвище). Особливо вдячні за доброзичливий і відкритий тон переговорів між паном... і керівництвом нашої фірми.

Ще раз дякуємо. Колектив фірми...

Шановні добродії!

Прийміть найщирішу вдячність за фінансову допомогу, яку Ви надали нашому видавництву. За Вашого сприяння ми зможемо видати вкрай необхідний загалові «Словник синонімів». Сподіваємося, що він допоможе ефективному засвоєнню української мови.

Із вдячністю й повагою. Колектив видавництва...

 

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

1. Дозвольте висловити щиру вдячність за Ваш щедрий благодійний внесок...

2. Хочемо подякувати Вам за допомогу й запевнити, що будемо раді надати взаємну послугу за першої ж нагоди.

3. Висловлюємо Вам щиру вдячність за гостинність.

4.Хочемо висловити свою найщирішу вдячність за згоду продо­вжити термін постачання. За цей час ми змогли отримати товари від виробника.

5.Пишемо Вам із почуттям глибокої вдячності за виявлену терпе­ливість щодо затримання постачання замовленого Вами товару.

6. Вельми вдячні Вам за перенесення терміну оплати рахунка.

7.Насамперед дякуємо за Ваше замовлення і надсилаємо Вам спе­ціальну пропозицію.

8. Щиро дякуємо за привітання з нагоди ювілею фірми.

9. Високо цінуємо Ваш внесок: він істотно підтримає наш фонд.

10. Від імені керівництва і всього колективу висловлюємо Вам щиру подяку за багаторічну плідну працю.

11. Щиро вдячні Вам за те, що Ви не шкодували сил і часу та завжди спрямовували свій талант на досягнення успіху в нашій спільній справі.