Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.

Дозвольте ще раз попросити вибачення за...

IV. Не слід забувати при прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми: З повагою

З повагою і найкращими побажаннями З удячністю і повагою З належною до Вас пошаною Залишаємося з пошаною Зі щирою повагою (пошаною) >

З найщирішою до Вас повагою (пошаною) З повагою, вдячністю та побажанням успіхів Із вдячністю і правдивою пошаною Бажаємо успіхів

Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться, з нового рядка оформлюється реквізит підпис.

Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після пост­скриптуму знову потрібно поставити підпис.

V. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов’язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношен­нях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.

Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є «візитною карткою» вашої установи. Подібні деталі спри­ятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяль­ність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто вико­ристовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необ­хідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.

VI. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викла­дати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонована інформація буде доречною.

Дотримання правил етикету листування є свідченням ва­шої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє на­лагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

Оформлення листа

Службові листи друкують на комп’ютері, друкарській машинці або пишуть на спеціальному бланку листа лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні – на чистих аркушах. Для зруч­ності з обох боків сторінки залишають береги: лівий – не менш як ЗО мм; правий – 10 мм; верхній і ніжній – 20 мм.

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають з другої. Номери сторінок проставляють посередині верх­нього берега арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких по­значень.

Зразок повністю опрацьованого листа, що був оформлений на бланку

ДЕРЖВИДОБУТОКМІНВОД УКРАЇНИ

УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ

ІНСТИТУТ МІНЕРАЛЬНИХ ВОД

(УНДІМВ)

вул. Курортна, 28, Київ, 04075,

тел./факс [phone], тел. [phone]

Розрахунковий рахунок № 000296211

Пущанському відділенні банку «Гранд»

м. Києва, МФО 398170 E-mail: [e-mail]

31.07.2003 М 2787/03-15

НвМ ______від_______

Державний комітет України з нагляду за охороною водних ресурсів

вул. Антонця, 12 Київ, 01938

Захарову С. В.

До виконання

(підпис) В.М. Харбінський

2003-08-05

Про направлення на відгук першої редакції стандарту

Державний комітет України з питань видобування міне­ральних вод за замовленням Державного комітету України з питань технічного регулювання і споживчої політики доручив Українському науково-дослідному інституту мінеральних вод розробити проект Національного стандарту України «...».

До переліку організацій, які мають надати відгук на про­ект стандарту, включено Державний комітет України з нагля­ду за охороною водних ресурсів.

Направляємо на відгук першу редакцію проекту стандар­ту. Просимо надіслати відповідь до 01 вересня 2003 року.

Додаток: Перша редакція проекту стандарту на ЗО арк. у 1 прим.

З повагою Директор інституту

Глей Тамара Сергіївна 331-10-12

(підпис)

О.Г. Панченко

До справи №01-11

Відгук відправлено 29.08.2003 М 155/01-11

(підпис) С.В. Захаров

29.08.2003

УНДІМБ

Вх.№ 121/01-11

2003-08-05

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не слід надсилати листа, написаного через копіюваль­ний папір, це свідчить про неповагу до адресата.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахів­ці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа¹.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержа­ний лист протягом 7–10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного роз­гляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одер­жано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з момен­ту отримання повідомлення про певну врочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сум­ної події.

Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви має­те написати, й лише потім викладайте думки на папері.

ТИПИ ЛИСТІВ

Лист-замовлення.

Це такий службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи та­кого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про змі­ну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують зде­більшого конкретній організації, установі, фірмі.

Наприклад:

Шановні панове!

Хочемо повідомити Вам, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажи­ти їх... (термін).

Просимо повідомити про спосіб транспортування, якому Ви віддаєте перевагу.

З повагою...

¹ Корніяка Ольга. Мистецтво ґречності. — К.: Либідь, 1995. — С. 39. 250

Шановні панове!

Повідомляємо, що замовлений Вами товар було відван­тажено сьогодні на склад... (назва фірми) згідно з умовами договору. Сподіваємося, що Ви будете задоволені якістю товару. Чекаємо нових замовлень. З повагою і найкращими побажаннями...

Вельмишановний пане...!

Щиро вдячні Вам за листа від... (дата). На превеликий жаль, маємо повідомити, що ми не виготовляємо товару потрібної Вам якості.

Надсилаємо наші зразки для того, щоб Ви змогли визначи­ти, чи відповідають вони Вашим потребам. Якщо Вас влаш­товує лише обумовлена якість, то ми зможемо виготовити і постачити продукцію впродовж найближчих... місяців.

Для визначення вартості замовлення надішліть точні відомості щодо обсягу потрібної Вам продукції. Отримав­ши від Вас необхідну інформацію, ми зможемо підготува­ти проект угоди.

Очікуємо на швидку відповідь.

З щирою пошаною...

Шановні панове!

Упродовж останніх кількох років наша продукція користувалася високим попитом у... (назва країни, міста), що й зумовило відкриття нами там своєї філії. Завдяки цьому ми зможемо обслуговувати Вас більш ефективно й оперативно.

У новій філії працюють консультанти, які завжди бу­дуть раді відповісти на всі технічні питання безкоштов­но і без будь-яких зобов’язань з Вашого боку. Ви матиме­те змогу перевірити якість наших товарів, а також відре­монтувати їх у нашій філії.

Сподіваємося на подальшу плідну співпрацю.

З пошаною...

Шановні панове!

На загальних зборах нашої фірми... (дата) було прийнято рі­шення змінити назву компанії з... (стара назва) на... (нова назва).

Просимо повідомити про ці зміни відповідні відділи Ва­шої фірми.

З повагою...

Шановні панове!

Повідомляємо Вам, що пан... (прізвище та ініціали), який був нашим партнером упродовж багатьох років, з... (дата) залишає кампанію за станом здоров’я.

Отже, компанія переходить у цілковиту власність на­шого головного партнера, пана... (прізвище та ініціали). Надалі з усіх питань просимо звертатися саме до нього.

З повагою...

Шановні добродії!

З радістю повідомляємо Вам, що нашого шановного колегу, пана... (прізвище та ініціали) з... (дата) призначено директором нашої фірми. Він керуватиме роботою відді­лів... (назви).

Маємо надію, що призначення пана... (прізвище та іні­ціали) сприятиме розвитку добрих взаємин і плідній спів­праці між нашими фірмами.

З повагою і найкращими побажаннями...

Типові мовні звороти

Про відкриття філії

1. Ми раді повідомити Вам, що відкрили нову філію у Ва­шому місті.

2. Ми хочемо повідомити Вам про відкриття філії нашої фірми поблизу з Вашим офісом.

3. Повідомляємо Вам про відкриття філії в...

4. Хочемо повідомити Вам, що... (дата) в... відкриється філія, розташована у зручному для Вас місці. Сподіваємося, що відкриття філії сприятиме підтриманню тісних контактів між нашими фірмами.

5. Наша нова філія відкрилася за адресою... і розташо­вана на... поверсі. Вона має офіс, склад і відділ реалізації. Просимо звертатися до...

6. З усіх питань просимо звертатися до пана...

7. Наша нова філія реалізує весь асортимент продукції.

8. Наша філія має постійний прямий зв’язок з головним офісом. Номер факсу:...

9. Сподіваємося, що наше повідомлення зацікавить Вас. Розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнерства.

10. Будемо раді встановленню взаємовигідної співпраці з Вашою компанією.

Про зміну назви фірми

1. Повідомляємо Вам, що ми змінили назву фірми на...

2. Користуючись нагодою, повідомляємо, що ми реорга­нізували нашу фірму в товариство з обмеженою відповідаль­ністю.

3. Ми хочемо повідомити Вам про деякі зміни, що стали­ся у структурі нашої фірми. Наша фірма об’єдналася з фір­мою...; нова назва:...

4. Відповідно до рішення власників фірми від... (дата) назву нашої фірми змінено на...

5. У зв’язку з тим що назву нашої фірми нерідко сплуту­ють із назвою іншої, ми вирішили перейменувати нашу фірму на...

Про зміну адреси

1. Повідомляємо Вам, що ми переїхали в нове приміщен­ня. Наша нова адреса:...

2. Хочемо скористатися нагодою і повідомити Вам, що наша адреса змінилася. Просимо надалі надсилати свої про­позиції на адресу:...

3. З... (дата) наша фірма змінила офіс. Нас можна роз­шукати за адресою:...

Повідомляємо Вам, що значне розширення нашої фір­ми змусило нас змінити адресу. Тепер фірма розташована за адресою:...

5. Повідомляємо, що від сьогодні наша установа розта­шована за адресою:...

6. Наше нове приміщення є більшим, зручнішим, воно кра­ще розміщене, що дасть нам змогу підвищити якість послуг.

7. Повідомляємо, що наші складські приміщення розта­шовані за тією ж адресою, що й офіс.