Системний підхід до вивчення документа

Пояснити сутність документа — це завдання, котре можна вирішити за допомогою теорії системного підходу — методологічного напряму в науці, що ставить своїм за­вданням розробку засобів та методів дослідження складно-організованих об'єктів-систем.

Згідно означеного теоретичного підходу будь-яка сис­тема (проста чи складна) конструюється з обмеженої кількості елементів, пов'язаних між собою певною метою функціонування. Проста система — це сукупність од­норідних елементів, що виконують необхідну для існуван­ня системи функцію. Якщо в системі кілька таких сукуп­ностей, то кожна з них набуває рангу підсистеми, а вся система стає складною [32].

Різновидом системного підходу є структурно-функціо­нальний підхід, згідно якого об'єкт одночасно може входи­ти до декількох систем, виконуючи в кожній із них свої специфічні функції. Зазначені функції обумовлюються не стільки його суттю, скільки факторами зовнішнього сере­довища, наявними зв'язками в системі, до якої цей об'єкт відноситься.

Один і той самий об'єкт може мати властивості, які ви­користовуються в конкретній системі і які можуть бути зовсім не придатними для іншої. Маніпулюючи об'єктом, його можна застосовувати в різних аспектах, доки ті чи інші властивості не будуть виявлені максимально, що

дасть можливість об'єкту посісти відповідне місце в сис­темі й наділити його необхідними функціями.

Потреба системного вивчення документа диктується, насамперед, необхідністю як ідентифікації того чи іншого матеріального (речовинного) носія інформації, яким вис­тупає документ, так і визначенням його властивостей та функцій як об'єкта тієї чи іншої сфери соціально-ко­мунікативної діяльності (бібліотечної, бібліографічної, ар­хівної, а також інформатики, документознавства тощо). Тому, з одного боку, документ виступає сам як проста система (у єдності матеріального носія та інформації), а з іншого — документ стає елементом більш загальної систе­ми — наприклад, того чи іншого виду управлінської, технічної, картографічної документації тощо, документно-го потоку або масиву.

Системний підхід до вивчення документа полягає в аналізі всіх його характеристик:

— властивостей, ознак і функцій;

— інформаційної складової (як основного призначення документа);

— видів інформації, що фіксується в документі;

— матеріальної (фізичної) складової документа, його основи, способу запису й форми носія;

— реквізитів, що є обов'язковими позначками для доку­мента;

— у термінологічних трактуваннях дефініції «документ» у його історичному генезисі.

Вищезазначене уможливлює віднесення документів як до категорії складноструктурованих систем, так і бути елементом системи вищого порядку, змушуючи його призвичаюватись під неї.

Значимі властивості документа

З точки зору структурно-функціонального підходу доку­мент — це умовне означення певної групи об'єктів штуч-

ного походження, які мають певні властивості й викону­ють відповідні функції. У залежності від виду документ може мати певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів, і залежно від ситуації обумовлю­ють його функціональне призначення.

Найбільш значимі властивості текстового документа можна звести в таблицю 2.7.

Таблиця 2.7 Властивості текстового документа

 

№	Назва властивості	Тлумачення терміна
1.	Атрибутивність	Наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати
2.	Функціональність	Призначення для передачі інформації в просторі й часі
3.	Структурованість	Тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа

Для іконографічного документа наявність таких власти­востей як атрибутивність та структурованість не обов'якові.

Сукупність властивостей документа — це особлива цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями досить тісний, тому виокремити їх можна лише умовно.

Одночасне функціонування документа в різних доку-ментних системах збагачує його властивості й може слугу­вати зовнішнім стимулом його розвитку.

Основні ознаки документа

До основних ознак документа, як зазначає у своїй ро­боті проф. Н.М.Кушнаренко [19], відносяться:

Характеристика вищезгаданих ознак для текстового до­кумента наведена в таблиці 2.8.

Таблиця 2.8 Основні ознаки текстового документа

 

№	Назва ознаки	Характеристика ознак
1.	Наявність	Документ - носій думки, що передається
	семантики	знаками. Сукупність послідовно розмі-
	змісту	щених знаків, які передають зміст доку­мента (повідомлення), є його обов'яз­ковою ознакою
2.	Стабільна	Форма документа мусить забезпечити йому
	матеріальна	довготривале зберігання й надати можли-
	(речова) форма	вість багаторазового використання та переміщення інформації в просторі й часі
3.	Призначеність	Статус документа мають лише ті об'єкти,
	ДЛЯ	які первинно призначені для збереження
	використання в	та передачі інформації в просторі й часі.
	соціальній	Документи - це носії інформації,
	комунікації	спеціально створені людиною для забезпечення певних комуніїсаційних цілей
4.	Завершеність	Не може бути повноцінним документом
	повідомлення	фрагментарне незавершене повідомлення. Але ця вимога досить відносна для незавершених повідомлень, що мають виключне значення в наукових дослідженнях (чернетки, ескізи)

Семантичне (від грецького semantikos — той, що означає) поле — це просторова, тимчасова або інша струк­тура, у якій знак (набір знаків) може отримувати різні зна­чення, залежно від місця свого знаходження.

Структура текстового документа, як вважає проф. Ю.М. Столяров, повинна створюватися відповідно до певних принципів, а саме: адекватності документа по­ставленій меті, раціональність, атрактивність [31].

Принципи побудови семантичного поля текстового до­кумента зведені в таблиці 2.9.

Таблиця 2.9 Принципи побудови семантичного поля текстового документа

 

 

№	Назва принципу	Характеристика
1.	Адекватність	Кожен елемент структури документа
	документа його	(гарнітура, кегель, береги,
	меті	міжрядковий інтервал, кольорове
		зображення, місце розташування
	окремих компонентів) повинен
		відповідати його меті
2.	Раціональність	Максимально наглядне виконання
		замислу композиційними
		уніфікованими для даного документа
		засобами, створення ергономічної
		форми (поділ на ділянки різного значення, виділення перших слів у заголовок тощо)
3.	Атрактивність	Знакова побудова тексту має підпорядковуватися правилам гармонії
		й художньої образності. Документ
		мусить приваблювати, викликати
		бажання сприймати його як твір мистецтва, надавати задоволення

Загальні та спеціальні функції документа

Першочергова функція документа полягає в переданні ним визначеної соціальної інформації. Приміром, тексто­вий, ізографічний чи музичний документ може нести істи­ну, добро, красу, але й разом з тим і негативну інфор­мацію: відмову, розчарування, смуток тощо.

Уперше питання про соціальну інформацію, яку містить документ, було поставлене науковцями ще в 20—30-ті ро­ки минулого століття. Пізніше, найбільш глибоко сутність цього поняття розкрили у своїх працях А.В. Соколов та Ю.М. Столяров [28,33].

Соціальна роль документа виявляється, перш за все, у його призначенні. Документ може призначатись для всіх членів суспільства, тобто мати масове призначення, або ж стосуватися окремих соціальних груп, спеціалістів, тобто бути спеціалізованим. Соціальне призначення документа виявляється через його безпосередні функції.

Документ, як і будь-яка інша система, створюється суспільством лише за тієї умови, якщо він виконує не­обхідні суспільству функції. Отже, функція документа — це його суспільна роль, мета й завдання.

Оскільки документ виступає як поліфункціональний об'єкт, він виконує низку взаємопов'язаних соціальних функцій. Умовно їх поділяють на три групи: головні, за­гальні, спеціальні.

Головні функції — це зберігання й передача інформації в часі та просторі. Створюється документ із метою забезпе­чення потреб суспільства за допомогою документної інформації.

До загальних функцій документів відносяться:

інформативно-комунікативна кумулятивна

регулятивно-комунікативна культурна

Зазначені функції характерні для більшості документів, незалежно від їх типу та виду. Характеристика загальних функцій документа наведена в таблиці 2.10.

Таблиця 2.10

ГяТи

Загальні функції документів

 

№	Назва функції	Характерні ознаки
1.	Інформативно-	Здатність документа задовольняти
	комунікативна	потреби суспільства в інформації. 3 нею пов'язані процеси, які охоплюють сутність таких складових спілкування, як передача-прийом інформації та відповідна реакція на неї. Основним критерієм інформаційності документа є ємність та якість інформації, що міститься в ньому
2.	Регулятивно-	Здатність документа бути інфор-
	комунікативна	мативним засобом передачі, обміну,
	(соціальна)	комунікації, спілкування, за якої фізична особа має можливість упливати
		на згадані засоби шляхом визначення мотивів, мети, програми дій, прийняття рішень. Документ також сам може впли­вати на соціальні відносини залежно від
		призначення и ролі в даному
		суспільстві, причому може не тільки стимулювати розвиток соціальних процесів, але й гальмувати їх
3.	Кумулятивна	Здатність документа накопичувати, зосереджувати, зберігати й упорядко­вувати інформацію з метою її зберігання для сучасного й наступного поколінь
4.	Культурна	Здатність документа зберігати й передавати культурні традиції, естетичні
		норми, ритуали, прийняті в суспільстві
	■	(кінофільм, фотографія, науково-технічний документ і ін.)

Спеціальні функції притаманні не всім, а окремим видам і типам документів, де вони проявляються у відповідності до соціальних потреб суспільства. До спеціальних функцій, у свою чергу, можуть відноситись:

управлінська (регулятивна) історичного джерела

_____________________________________________________ \і І"'

пізнавальна (когнітивна) обліку

______.______ І_____________

правова гедонічна

До спеціальних функцій можна також віднести: політичну, ідеологічну, художньо-естетичну, захисту інфор­мації, грошового виразу, статистичну, джерельну, підтвер­дження авторського права тощо.

Кількість спеціальних функцій документа, як і можли­вих потреб суспільства, може бути досить значна, оскільки ці функції визначені суспільно-практичними цілями й за­вданнями, число яких не обмежене.

Автор документа, як правило, наділяє його якоюсь однією функцією, об'єктивно ж цей документ несе й інші функції. З часом питома вага тієї або іншої функції може змінюватися. Перераховані функції можна розділити на:

а) функції оперативного характеру, час дії яких обмеже­
но (управлінська, правова, обліку);

б) функції постійнодіючі (інформаційна, соціальна, істо­
ричного джерела).

Так, наприклад, свідоцтво про середню освіту, або дип­лом про вищу освіту чи свідоцтво про підвищення кваліфікації виконують як постійно діючі функції, так і функції оперативного характеру: інформаційну, культурну, соціальну, правову та функцію історичного джерела тощо.

Характеристика спеціальних функцій документа наведе­на в таблиці 2.11.

Таблиця 2.11 Спеціальні функції документів

 

 

 

J№	назва функції	характерні ознаки
1.	Управлінська	Виконується документами, які спеціально
	(регулятивна)	створені для цілей і в процесі управління (закони, положення, статути, накази, протоколи, рішення, зведення, звіти і ін.). Ці
		документи відіграють визначену роль в
		інформаційному забезпеченні управління, відображаючи різні рівні прийняття й реалізації рішень керівництва
2.	Пізнавальна	Здатність документа бути засобом отримання та
	(когнітивна)	передання знань із метою вивчення процесів і явищ довкілля та суспільства; виявляється в
	^1 WM& ^\W*f	забезпеченні загального й професійного
		процесу навчання (гдаручник, посібник, практикум, хрестоматія, методичні рекомендації, тобто навчальні документи), а
		також наукова діяльність (наукова монографія, дисертація, автореферат дисертації, патент, наукові документи)
3.	Правова	Здатність документа бути засобом доведення, підтвердження якихось фактів. Цією функцією володіють, у першу чергу, офіційні видання,
	'ЛОЙ	історичні джерела;
	Jj9H TH3M*	- документи, що встановлюють; закріплюють чи змінюють правові норми й правовідно сини або
		припиняють їх дію, а також інші документи, що
	NTNiunfoq і ь	спричиняють за собою юридичні наслідки;
	!<3o XN><	- правові акти органів державної влади (закони,
	укази, ухвали й ін.), судові, прокурорські,
		нотаріальні й арбітражні акти, договори,
		документи, що посвідчують особу (паспорти, перепустки, посвідчення йт.д.), виправдувально-фінансові документи
		(прибуткові ордери, рахунково -платіжні відомості т.п.);
	щп	- документи, що на якийсь час набувають цієї
		функції, перебуваючи доказом якихось фактів у
		суді, органах слідства й прокуратури, нотаріаті,
	арбітражі.
	впщзш	Загалом, будь-який документ може бути доказом і тим самим тимчасово наділеним правовою функцією

 

 

4.	Історичного	Здатність документа бути "зовнішньою
	джерела	пам'яттю" людини й суспільства в цілому, зберігати інформацію й передавати її від
		одного покоління до іншого. Ця функція притаманна документам -пам'яткам (артефактам), які мають особливу со ціально-культурну та історичну цінність (рукописна книга, цінні та унікальні за змістом, формою та умовами існування в зовнішньому середовищі документи)
5.	Облікова	Дає не якісну, а кількісну характеристику
		інформації, пов'язану з господарськими, демографічними й іншими соціальними
		процесами з метою їх аналізу й контролю.
		Основні види обліку - статистичний,
		бухгалтерський, оперативний відображаються в статистичних і фінансово -економічних документах, плановій та звітній документації
6.	Гедонічна	Здатність документа бути засобом
		відпочинку, розваги, раціонального
	використання вільного часу (твори художньої
		літератури, мистецькі видання, листівки,
		діафільми, магнітні фонограми тощо)

У цілому аналіз функцій текстових документів дозволяє виділити сукупні, кількісні та якісні їх характеристики.

Деякі функції становлять суть документа незалежно від волі й бажання автора, іншими документ наділяється свідомо, залежно від конкретних потреб. Зі зміною місця й ролі документа в інформаційному середовищі співвідно­шення між функціями змінюється, оперативна інформація перетворюється в ретроспективну.

Знання функцій документа дозволяє з'ясувати цільове (для чого та з якою метою створений конкретний доку­мент) та читацьке (для кого створений документ - для дітей, дорослих, спеціалістів, студентів тощо) призначен­ня, що допомагає якомога ефективніше використати його

потенційні можливості.

Г

Схема 3.1 Матеріальна складова документа

Матеріальна основа документа — це сукупність ма­теріалів, що використані для запису повідомлення (тексту, звуку, зображення), що складають носій інформації.

Залежно від матеріальної основи документи поділяють на:

природні та штучні

Штучні документи, тобто ті, що створені людиною, у свою чергу поділяються на:

паперові І | полімерні

Паперові носії складають основу більшості сучасних. текстових документів, які традиційно функціонують у суспільстві. їх називають паперовими, тобто такими, носієм яких є папір.

Стандарти паперу та форми поштових конвертів були запропоновані П.Отле ще на початку минулого століття. Перші стандарти на адміністративні документи були вве­дені «виходячи з ділових та фізіологічних зручностей і вироб­ничих можливостей» [24].

Полімерні — це документи, виконані на штучних носіях (полімерній основі). Розрізняють такі види полімерних до­кументів:

— кінодокументи (кіно-, діа~, відеофільм);

 

— фотодокументи (діапозитив, мікрофільм, мікрокарта тощо);

— фотодокументи (магнітні фонограми для запису звуку);

— електронні документи (дискети, диски, мікросхеми, картки флеш-пам'яті тощо).

Носій інформації — матеріальний об'єкт, призначений для зберігання й передачі інформації.

Форма носія інформації — це спеціальна конструкція матеріального носія, яка забезпечує виконання докумен­том його першочергової функції, роблячи його при цьому зручним для зберігання й використання.

На сьогодні використовуються практично як синоніми поняття «електронний документ», «машиночитаний доку­мент» та «технотронний документ».

Машиночитаний документ — це «документ, придатний для автоматичного зчитування інформації, що знаходиться в ньому» [19].

За логікою самого слова «машиночитанний» означає, що для його використання необхідні спеціальні технічні засоби (пристрої), але необов'язково електронні. Певні ви­ди перфокарт — теж машиночитані документи, оскільки їхній зміст неможливо дізнатися без допомоги спеціально створеного апарата.

На це звернув увагу Г.Г. Воробйов [15], а Н.М. Кушна-ренко, у свою чергу, узагальнивши наявні підходи, показа­ла, що всі документи, зміст яких повністю або частково виражений перфораціями, матричним магнітним записом тощо, пристосовані для автоматичного зчитування (вклю­чаючи електронні), відносяться до машиночитанних доку­ментів [17].

Термін «технотронний документ» одержав поширення в архівознавстві та джерелознавстві. Прихильником його ви­користання в рамках документознавства ' стала

проф. Г.М.Швецова-Водка, яка виділила два основні підходи до трактування цього поняття:

— об'єднання документів, що характеризуються техніч­ним походженням;

— всі види джерел, призначених для вивчення історії науки й техніки, включаючи письмову науково-технічну документацію [35].

Усі види машиночитаних документів, до яких відно­сяться перфострічки, перфокарти, мікрофільми, мікрокар-ти, документи з магнітною матрицею й електронні, можна розділити на два класи:

А. Матриця документа існує в тій же знаковій системі (системі кодування), що і його відтворення. Прикладом служать кінофільми, микрофіші, фотографії й т.д.

Б. Матриця документа існує в системах кодувань, недо­ступних для безпосереднього людського сприйняття. До цих документів відносяться деякі види перфокарт, електронні документи, магнітні записи тощо.

Саме до другої групи слід застосувати поняття «техно­тронний документ», виділивши тим самим його головну відмінність від інших видів документів - матрицю, яка не сприймається людиною безпосередньо, внаслідок чого при «прочитанні» виникає необхідність перекодування реально існуючого документа (з погляду знакової форми) в його модифікацію.

Цей підхід дає можливість ще раз конкретизувати два класи машиночитаних документів. У репродукованих {ана­логових) текст сприймається людиною в такому ж виді (у тій же знаковій системі), у якому воно було записано на носії, хоча й із використанням технічних засобів. Прикла­дом аналогових документів є фотографії й кінофільми. При цьому технічні засоби на другому етапі (першим є створення, самого документа) необхідні тільки для зруч­ності відтворення, оскільки принципово зміст аналогових

документів може бути «зчитаний» прямо — через кадри плівки, негативи й т.д.

Під технотронними будемо розуміти документи, у яких знакова система матриці може бути переведена в знакову систему, яка безпосередньо сприймається людиною тільки за допомогою технічних засобів.

Види технотронних (технікокодованих) документів зве­дені в таблицю 2.11.

Таблиця 2.11 Види технікокодованих документів

 

№	Назва ввду	Приклади
1.	Документи	Спеціальні види перфострічок,
	на перфорованих носіях	перфокарт і ін.
2.	Документи	Магнітні карти, магнітні стрічки,
	на магнітних носіях	дискети і жорсткі диски, відеодиски
3.	Документи	Мікрографічні документи (мікро-
	на оптичних носіях	фільми, мікродиски, мікрокарти) і оптичні диски, інформація, з яких прочитується за допомогою лазерного променя (CD-ROM,
		аудюкомпакт-диски, відеодиски, магнітооптичні диски); голограми
4.	Документи на напівпровідникових носіях	Мікросхеми, картки флеш-пам'яті

Досить цікаву класифікацію технотронних документів пропонує Є.О. Плешкевич. Усі технотронні документи науковець поділяє на два види: дискретні (текстові) та аналогові (звукові і зображувальні) [25].

Інформаційна складова документа

Причина появи будь-якого документа — необхідність фіксувати інформацію про факти, події, явища, практичну й розумову діяльність.

Інформацію, що міститься в документах можна поділи­ти на види, показані на схемі 2.2.

Схема 2.2 Видова класифікація інформації

Існують і інші класифікації інформації. Наприклад, поділ інформації на: первинну і вторинну; за жанрами; за видами; за носіями.

Інформація може бути недокументованою — не зафіксо­ваною на матеріальному носії — і документованою— зафіксованою на ньому. Документознавство досліджує са­ме документовану інформацію.

Слід розрізняти такі основні поняття інформаційної складової документа як «документна інформація», «доку­ментована інформація», «інформація про документ», «інфор­мація на документі», «документальна інформація».

Визначення та характеристику даних понять наведено в таблиці 2.13.

Таблиця 2.13 Поняття інформаційної складової документа

 

№	Поняття	Характеристика
1.	Документна інформація	Вся інформація документа (за ДСТУ 2732:2004) П21 < ^
2.	Документована інформація	Зафіксована на матеріальному носії інфор мація з певними ознаками (реквізитами), що дозволяють її ідентифікувати [ 111
3.	Інформація про документ (як фізичний об'єкт)	Дані про носія та способи закріплення повідомлення. Джерело речової (матеріаль ної) інформації для книгознавців, поліграфістів, спеціалістів ЕОМ тощо [1]
4.	Інформація на документі	Автографи, різні помітки авторів або видатних особистостей на документі, резолюції, підписи, відбитки печаток, штемпелів бібліотек, архівів, музеїв, інформаційних центрів тощо. Додаткові дані, що засвідчують особливі обставини існування документа в просторі та часі [ 321
5.	Документальна інформація	Інформація, що базується на документі, підтверджена документом ГЗ 21

Інформаційний рівень документа

Сприйняття інформації пов'язане з її рівнем у документі й складається з трьох етапів: на першому етапі воно відбу­вається на рівні знаків, символів, на другому — сприй­мається те, що усвідомлюється, на третьому — здійснюється відбір найбільш значимих для споживача відомостей.

Фізичний об'єм письмових текстових документів можна виразити в друкованих аркушах (1 д.а. — відбиток на одно­му боці аркуша формату 60x90 см).

Інформаційний об'єм текстового документа можна вирази­ти в обліково-видавничих (1 обл.вид.а. — 40 тис. друкованих знаків) і авторських аркушах (авт.а.). У цьому випадку здійснюється перехід на синтаксичний (знаковий) рівень. Кількість інформації можна також визначити за допомогою двох стандартних одиниць вимірювання: біт (один символ двійкової абетки, тобто двійкова цифра, що використо­вується для кодування інформації) і байт (1 байт = 8біт, 1Кбайт = 1024біт, 1Мбайт = 1024Кбайт).

Відношення інформаційного об'єма документа (синтак­сичного рівня) до фізичного свідчить про компактність до­кумента. Кількість нової для даного споживача інформації визначається поняттям інформативність документа.

Зміст всієї інформації в конкретній інформаційній сис­темі називається тезаурус (від гр. thesaurus — запас), складо­вими якого, з точки зору інформативності, є: основна інфор­мативність — те, що дане і те, що отримане; втрата інформативності — те, що дано й не отримано; безкорисна (надлишкова) інформативність — інформаційний шум.

Реципієнт (одержувач інформації) також має свій тезау­рус, складовими якого є: основна інформативність — те, що дане й те, що отримане; проста асоціативна інформа­тивність — те, що не дане автором (лише пропускалось), але реципієнт отримав, завдяки своїй кваліфікації; складна асоціативна інформативність — те, що автор не дав, не при­пускав, але реципієнт отримав.

Асоціативна інформативність — відіграє роль подразника, що викликає збільшення інформації у свідомості отримува­ча. Без складної асоціативної інформативності розвиток на­укових досліджень неможливий [19].

Цифрову оцінку інформативності можна здійснювати шляхом складання двох списків дескрипторів (від англ. descry — розпізнавати), тобто значимих слів або словосполу­чень, що несуть змістове навантаження й нерідко назива­ються ключовими словами. До першого списку дескрипторів заносяться дескриптори документа, до другого — дескрипто­ри отримувача. Кількість дескрипторів, що повторюються в обох зазначених списках, й слугують показником інформа­тивності.

Відношення інформативної ємності до інформативного об'єму (синтаксичного рівня) називається інформативною щільністю. Чим більша кількість дескрипторів в одиниці об'єму, тим щільніше текст. Тези повідомлення більш щільні, ніж саме повідомлення, математичний текст щільніший за гуманітарний.