Вимоги до оформлювання документів. Заява

У діяльності підприємств, установ, організацій переважно використовуються текстові документи, які оформлюються рукописним, машинописним або друкарським способом. Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Сукупність реквізитів, розміщених у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів.

Розрізняють два основні види формулярів – з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку.

Бланк – друкована стандартна форма будь-якого документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними даними. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа. Оформлюються документи на папері, магнітній стрічці, перфострічці, фотоплівці, дискеті, жорсткому диску. Для виготовлення документів використовуються два формати паперу: А4, А5 Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів.

Заява – це документ, який містить офіційне повідомлення або прохання. Заява адресується установі, керівникові установи (організації, підприємства) чи керівникові структурного підрозділу відповідної установи. Розрізняють індивідуальні заяви, написані від імені однієї фізичної особи та колективні – від групи людей.

Заяви оформлюються на стандартних аркушах паперу від руки або друкарським способом. Заяви від організацій, підприємств, установ пишуть на спеціальних готових бланках. Цей документ може бути як внутрішнім, так і зовнішнім; оформлюється в одному примірнику, який після ознайомлення адресата з документом повертається адресантові з відповідною резолюцією. Деякі заяви, зокрема від організацій і установ, можуть підшиватися і фіксуватися окремо (записуватися у спеціальних книгах вхідної документації). Заява здебільшого містить прохання, тому текст її починається словом “Прошу...”. Розрізняють службові та особисті заяви.

Реквізити: 1. Адресат (назва установи в називному відмінку, назва посади, прізвище та ініціали керівника в давальному відмінку); 2. Адресант (назва посади, прізвище, ім’я, по батькові адресанта в родовому відмінку, іноді адреса й паспортні дані особи, яка звертається із заявою); 3. Назва виду документа; 4. Текст; 5. Відмітка про наявність додатків (перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності); 6.Дата; 7. Підпис.

Автобіографія

Автобіографія – це документ, у якому особа у хронологічній послідовності подає опис свого життя та діяльності.

Автобіографія складається при вступі до навчальних закладів, при прийнятті на роботу в різні установи, підприємства, організації.

Документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Пишеться в довільній формі на спеціальному бланку або на чистому аркуші. Складається автобіографія в одному примірнику, підшивається в особову справу і зберігається у відділі кадрів підприємства, установи, організації.

Головні вимоги до оформлення документа – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм їх викладу. Форма викладу – від першої особи.

Кожне нове повідомлення пишеться в тексті автобіографії з абзацу.

Існують:

v автобіографія-розповідь, яку укладають в описовій (довільній) формі;

v автобіографія-документ, у якій точно викладають основні факти;

v автобіографія-документ спеціального призначення, у якій детально викладаються факти життя та діяльності як укладача, так і його родичів. Наприклад, зазначається точний термін (день і місяць) навчання чи роботи; причини зміни місця навчання чи роботи; дівоче прізвище (матері, дружини, матері дружини), теперішнє місце перебування родичів; паспортні дані укладача тощо.

 

Реквізити:

1. Назва виду документа (пишеться великими літерами посередині рядка трохи нижче за верхнє поле).

2. Текст.

2.1. Прізвище, ім’я, по батькові автора у називному відмінку.

2.2. Дата народження (день, місяць, рік).

2.3. Місце народження (місто, село, район, область, країна).

2.4. Відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних

закладів, у яких довелося навчатися).

2.5. Відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній

послідовності повні назви місць роботи і посад).

2.6. Відомості про громадську роботу.

2.7. Відомості про нагороди, досягнення, успіхи.

2.8. Короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, брати, сестри;

чоловік, дружина, діти).

2.9. Повна поштова адреса, телефон.

3. Дата написання документа – ліворуч.

4. Особистий підпис – праворуч.

 

Приклад автобіографії:

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Денисенко Володимир Андрійович, народився 15 жовтня 1990 р. в м. Вінниця.

1996 р. пішов у перший клас Вінницької загальноосвітньої середньої школи № 1, у якій навчався до 2004 року.

2004 р. вступив до Технічного ліцею м. Вінниці, який закінчив із золотою медаллю у 2006 р.

Під час навчання з 1998 до 2006 р. відвідував спортивну секцію з плавання, а також музичну школу № 2. Брав участь і посідав призові місця в обласних олімпіадах з математики.

2006 року вступив до Вінницького національного технічного університету на факультет інтелектуальних технологій та комп’ютерної інженерії, де навчаюся на 1 курсі. Виконую обов’язки старости академічної групи.

Склад сім’ї:

Батько – Денисенко Андрій Миколайович, народився 10 квітня 1964 року в м. Літин Вінницької області, працює інженером на Вінницькому заводі “Кристал”.

Мати – Мазурчак Людмила Віталіївна, народилася 12 березня 1969 року в м. Вінниці, працює завучем Вінницької загальноосвітньої середньої школи № 5.

Сестра – Денисенко Вікторія Андріївна, 1997 р. н., навчається в середній школі № 1 м. Вінниці.

Брат – Денисенко Валентин Андрійович, 1999 р. н., навчається в середній школі № 1 м. Вінниці.

Проживаю за адресою: вул. Квятека, буд. 4, кв. 104, м. Вінниця, 21028.

 

20 березня 2007 р. Підпис

 

Резюме

Для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади укладають резюме.

Резюме – це документ, адресований роботодавцеві, у якому подаються відомості про місце проживання, дату і місце народження, сімейний стан, освіту і трудову діяльність особи, яка прагне зайняти певну вакансію.

Документ поділяється на основну частину і додаткові відомості. У графі “Додаткові відомості” можна вміщувати будь-яку інформацію: володіння іноземними мовами, наявність друкованих праць, професійні навички за іншим фахом тощо.

Резюме оформляється на стандартному аркуші. Воно повинно бути детальним, точним, лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Виклад відомостей про освіту, трудову діяльність може подаватися у зворотному хронологічному порядку. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії, або розміщується в Інтернеті. Після ознайомлення дирекції з резюме претендента запрошують на співбесіду.

 

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст.

2.1. Прізвище, ім’я, по батькові особи – автора резюме.

2.2. Поштова й електронна адреси, телефон (мобільний, домашній,

службовий), факс тощо.

2.3. Особисті дані: стать, дата народження; сімейний стан; націо-

нальність (у разі потреби); громадянство (у разі потреби).

2.4. Відомості про освіту: повне найменування навчальних закладів,

у яких довелося вчитися; рік випуску; ступінь володіння іно-

земними мовами; вміння працювати з комп’ютером.

2.5. Відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає особа,

попередні посади із зазначенням стажу роботи).

2.6. Відомості про публікації (у разі потреби).

2.7. Додаткова інформація.

3. Дата.

4. Підпис.

 

Приклад резюме:

РЕЗЮМЕ

Ковалевська Олена Анатоліївна

Мета: заміщення вакантної посади менеджера відділу збуту фірми “Цитрус”.

Домашня адреса: вул. Квятека, буд. 16, кв. 28, м. Вінниця, 21018.

Телефони: 32-40-63 (дом.); [phone] (моб.)

Електронна адреса (е-mail): [e-mail]

Дата й місце народження: 19 жовтня 1988 р., м. Калинівка.

Сімейний стан: незаміжня, дітей немає.

Освіта:

З 2005 р. навчаюсь у Вінницькому національному технічному університеті. Спеціальність – “менеджмент зовнішньоекономічних відносин”.

1995 – 2005 рр. – середня загальноосвітня школа № 1 м. Калинівка.

Трудова діяльність:

травень 2007 – серпень 2007 р. – бухгалтер-обліковець на ЗАТ “Вінницяхлібопродукт”.

Громадська діяльність:

з 2005 р. – член профспілки Вінницького національного технічного університету.

Особисті якості:

Відповідальність, комунікабельність, пунктуальність, здатність адаптуватись у колективі, бажання вчитись і підвищувати свій фаховий рівень.

Додаткові відомості:

Вільне володіння комп’ютером, МS Office: Word, Excel, Internet, e-mail.

Спеціалізовані програми: 1С: Бухгалтерія 7.7, “Бест-Звіт” (податкова звітність).

Знання офісної техніки.

Знання мов: українська, російська, англійська.

 

15 жовтня 2007 р. Підпис

 

Характеристика

Характеристика — це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу ЗІ період, який він відпрацював на даному підприємстві.

Характеристика пред'являється при вступі до середніх і вищих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів тощо.

Характеристику укладають у двох примірниках, один із яких отримує працівник, а другий (копію) підшивають до його особової справи. Текст характеристики викладається від 3-ї особи на прохання працівника. Згідно з типовим запитом характеристика може надсилатися до вищих інстанцій, судових і адміністративно-господарчих органів та інших установ.

У кожній характеристиці повинні бути 4 частини, що логічно пов’язані між собою:

1. Анкетні данні.

2. Дані про трудову діяльність.

3. Власне характеристика.

4. Якісне призначення характеристики.

 

Відповідно до призначення характеристики поділяються на:

v виробничі;

v атестаційні;

v рекомендаційні;

v нейтральні.

 

Характеристика має містити такі відомості:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок

2.1. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, на яку укладається характеристика (в Р. відмінку).

2.2. Статус; посада; науковий ступінь і вчене звання (якщо є): місце роботи, навчання.

2.3. Рік народження (якщо треба — національність, домашні адреса, освіта).

3. Текст

3.1. Трудова діяльність.

3.2. Ставлення до службових обов'язків та трудової діяльності.

3.3. Моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу).

3.4. Висновки.

3.5. Місце призначення характеристики.

4. Дата укладання документа (ліворуч).

5. Посада (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника установи, закладу (при потребі — інших відповідальних осіб).

6. Печатка установи, що видала характеристику.

Зразок характеристики:

Атестаційна характеристика Коренева Захара Кузьмича, бухгалтера планового відділу Харківського тракторного заводу, 1970 р. народж., українця, освіта незакінчена вища.

Пан Коренеє 3. К. працює на посаді бухгалтера з 1992 р. після закінчення Харківського кредитно-фінансового технікуму.

Службові інструкції та доручення виконує сумлінно. Має високий професійний рівень із питань нарахування коштів, оплати праці й бухгалтерського обліку.

Заочно навчається на V курсі економічного ф-ту Харківського інституту народного господарства. Має шану колективу.

Панові Кореневу 3. К. рекомендується більше уваги приділяти питанням господарсько-фінансової діяльності та опанувати роботу на ПК.

Характеристику видано для подання (на запит) до

 

10.09.2002

 

Заввідділу Голов. (підпис) О. Л. Яременко

бухгалтер (підпис) Ю. І. Зуєнко

(печатка)