Бланки документів. Трудова книжка. Особовий листок з обліку кадрів

Бланки документів

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк – друкована стандартна форма будь-якого документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними даними. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Оформлюються документи на папері, магнітній стрічці, перфострічці, фотоплівці, дискеті, жорсткому диску.

Для виготовлення документів використовуються два формати паперу: А4, А5 (відповідно 210 × 297 мм; 148 × 210 мм). Для деяких видів документів (плани, відомості, таблиці) дозволено використовувати бланки А3 (297 × 420 мм) і А6 (105 × 148 мм). Документи, створені рукописним або друкарським способом, мають такі береги, мм: 30 – лівий, 10 – правий, 20 – верхній та нижній. Текст документів, надрукованих на папері формату А4, рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 – через 1 – 1,5.

Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів.

Трудова книжка

Трудова книжка – це основний документ, що підтверджує трудову діяльність громадян і служить для встановлення загального стажу, безперервного стажу, а також спеціального стажу.

Працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві понад 5 днів, а також позаштатних працівників при умові, якщо вони підлягають соціальному страхуванню.

Особовий листок з обліку кадрів

Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий документ особової справи працівників установ, в якому фіксуються автобіографічні відомості.

Його заповнюють під час оформлення на роботу, для участі у певному конкурсі.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я, по батькові.

3. Дата та місце народження.

4. Відомості про освіту.

5. Відомості про наукові ступені, вчені звання.

6. Якими мовами володіє.

7. Трудова діяльність.

8. Державні нагороди.

9. Зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.

10. Відомості про родину.

11. Паспортні дані.

12. Домашня адреса.

13. Особистий підпис.

14. Дата заповнення документа.

Для заповнення необхідно наклеїти фотокартку.

 

Службові записки. Доповідна й пояснювальна записки

Доповідна записка – це письмове повідомлення на ім’я керівника організації про певні факти, події, виконання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи автора або за усною чи писемною вказівкою керівника.

Доповідні записки бувають інформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Ініціативні створюються з метою спонукати адресата до прийняття певних рішень.

Інформаційні подають докладну інформацію про хід, розвиток або завершення певного процесу.

Звітні інформують керівника про обсяг виконаних робіт.

Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації.

Доповідні записки виготовляються на бланках або стандартних аркушах паперу. Оформляються друкарським способом або пишуться власноруч.

Зміст доповідної записки повинен бути точним, лаконічним. Текст документа для зручності поділяється на частини, на пункти, які нумеруються арабськими цифрами.

У кінці тексту подаються чітко сформульовані пропозиції й висновки.

 

Реквізити:

1. Адресат (назва посади, назва структурного підрозділу чи назва установи, прізвище, ініціали керівника).

2. Адресант (посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, яка подає записку; може розміщуватися після адресата).

3. Назва виду документа.

4. Заголовок до тексту.

5. Текст (вступна частина, основна частина, висновки чи пропозиції).

Текст може поділятися на такі частини:

а) загальну — лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;

б) описову — аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; з'ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкову — конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

6. Дата й місце складання (можуть бути після назви виду документа).

7.Підпис.

Пропозиція — документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.

Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкову (перелік пропозицій).

 

Приклад доповідної записки:

Директорові Харківської

ЗСШ № 144

Колінько В. О.

класного керівника 10-Б класу

Осташа Олексія Юхимовича

Доповідна записка про участь в олімпіаді

Згідно з наказом № 7-6 від 19.03.2002 я, -учитель історії України Осташ О. Ю., очолював учнівську делегацію у складі 10 осіб до м. Київ, де 24 —27.03.2002 відбувалася національна шкільна олімпіада з історії.

Учні 10-Б кл. Галич В. Д„ Киричук О. М, й учениця 8-А кл. Федоровська С. Ю. стали переможцями олімпіади й посіли відповідно І, II та III місця.

Прошу розглянути питання про заохочення зазначених вище учнів. Вважаю, що вони гідно репрезентували рідну школу, місто па область на олімпіаді такого високого рівня.

 

29.03.2002 (підпис)

Приклад пояснювальної записки:

Деканові географічного ф-ту ОДУ

професору Литвиновій Я. В.

студ. гр. ГУ-43

Кременя Дмитра Павловича

Пояснювальна записка

Із 05.11 до 28.11.2002 я не відвідував заняття, оскільки допомагав усунути наслідки стихійного лиха, що сталося за місцем проживання батьків (м. Тересва Закарпатської обл.).

30.11.2002 (підпис)

 

Довідка

Довідка – це документ інформаційного характеру, що посвідчує факти біографічного і службового характеру з життя та діяльності окремих громадян, а також різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Довідки бувають особисті та службові.

Особисті оформляються на прохання громадянина та подаються в установу (навчальний заклад, дитячий садок, житлово-експлуатаційне управління, профспілкову організацію та ін.). Особисті довідки підтверджують біографічні чи юридичні факти, що стосуються особи.

Службов і довідки видаються на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Службові повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, дільниці чи всього підприємства. Укладання службової довідки потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення і ґрунтовного аналізу отриманих даних про факти й події службового характеру. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів.

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими органами на вимогу конкретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої організації, установи. Частіше для цього використовують бланки організації чи підприємства, до яких вносять індивідуальний конкретний зміст і реквізити.

Довідки, що відображають основну (виробничу) діяльність організації, можуть бути зовнішніми і внутрішніми.

Внутрішні — укладаються для подання керівництву організації або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником організації чи установи та завіряються печаткою.

Внутрішня довідка підписується укладачем, а зовнішня – керівником установи. Службові довідки оформлюються на бланках, особисті довідки – на внутрішніх бланках або на чистих аркушах.

 

Реквізити:

1. Назва організації, що видає довідку.

2. Дата.

3. Номер.

4. Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував).

5. Назва виду документа.

6. Текст.

6. 1. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

6. 2. Викладення фактів і обставин, їх засвідчення..

6. 3. Місце призначення (куди подається довідка).

7. Підписи службових осіб.

8. Печатка.

Якщо довідка оформлена на бланку, печатка на ній не ставиться.

 

Приклад довідки:

Вінницький національний

технічний університет

м. Вінниця, Хмельницьке шосе, 95

тел.: 32-07-25

№ 8-43

ДОВІДКА

Студент Фудчишен Ігор Віталійович навчається на першому курсі факультету автоматики та комп’ютерних систем управління Вінницького національного технічного університету з 1 вересня 2007 року.

Довідка видана для подання у військкомат м. Літина.

 

Декан ІнАЕКСУ підпис А. С. Васюра

Методист підпис Л. Н. Бєлова

Печатка