Системи документації в управлінні, процеси документування

 

Документаційне забезпечення — це комплекс документів, які необхідні для нормального функціонування підприємства.

Документування — це процес створення документів.

Документація — це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов'язаних документів.

У торговельних підприємствах використовують такі види документації:

1) нормативно-технічна -комплекси міжнародних стандартів, наприклад Єдина система конструкторської документації (ЄСКД), УніфікованаА система документації (УСД);

2) проектна — документи, які використовують при проектуванні підприємства — будівельні норми і правила, норми технологічного проектування та ін.;

3) конструкторська (технічна) у вигляді графічних (креслення, схеми) і текстових (технічні завдання, умови, паспорти, правила експлуатації торговельно-технологічного обладнання) документів;

4) виробнича (технологічна) — технологічні карти, схеми, збірники рецептів страв і кулінарних виробів.

Інформація про основну діяльність торговельних підприємств міститься в організаційно-розпорядчій документації, яку використовують для оформлення розпорядчо-виконавчої діяльності апарату управління.

Цей вид документації передбачає організаційні документи (статути, положення, правила, інструкції), розпорядчі (накази, розпорядження) і довідково-інформаційні документи (листи, довідки, звіти, відомості тощо). Крім того, у підприємствах створюють спеціальні види документації, які відображують специфічні функції управління, наприклад кадрову, бухгалтерську та ін.

Для оформлення організаційно-розпорядчих документів використовують спеціальні бланки.

Бланк — це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем для змінної інформації.

Більшість організаційно-розпорядчих документів оформлюють на бланках.

На чистих аркушах паперу можна складати другорядні документи, які не виходять за межі підприємства.

Застосування бланків прискорює фіксування і сприйняття інформації, скорочує трудомісткість робіт з документування, створює умови для використання технічних засобів обробки документів, підвищує культуру роботи з ними.

На кожному підприємстві або в установі використовують два види бланків — для листів і загальний бланк для оформлення інших видів організаційно-розпорядчих документів.

При складанні і оформленні документів використовують реквізити.

Реквізит — елемент офіційного документа, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром.

До реквізитів документа належать:

• Державний герб України;

• емблема підприємства; зображення нагород;

• код підприємства, установи;

• код документа;

• назва міністерства або відомства; назва підприємства;

назва структурного підрозділу;

• індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номери телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, рахунку у банку;

назва виду документа;

дата;

індекс;

• посилання на індекс і дату документа, що надходить;

• місце складання або видання;

• гриф обмеження доступу до документа;

• адресат;

• гриф затвердження;

• резолюція; заголовок до тексту;

• позначення про контроль;

• текст;

• позначення про наявність додатку;

• підпис;

• гриф погодження;

• візи;

• печатка;

• позначення про завірення копій;

• прізвище виконавця і номер його телефону;

• позначення про виконання документа і направлення його у справу;

• позначення про перенесення даних на машинний носій;

• позначення про надходження.

Слід розрізняти поняття «реквізити документа» і «реквізити підприємства». Реквізити підприємства —- дані про автора документа, його адреса, телефон та ін., відображені на бланку документа. Не усі реквізити підприємства можуть бути відображені на бланку.

Частину реквізитів (постійні) наносять на бланки при їх виготовленні (Державний герб України, емблема, назви міністерства, відомства, підприємства). Змінні реквізити (адреса, індекс, дата, текст, підпис та ін.) записують у бланк в процесі його заповнення, тобто при складанні та оформленні документу.

Бланки, характерною ознакою яких є додатковий реквізит «назва посади», використовують у підприємствах при оформленні листів, вказівок, службових записок та інших документів, які підписує особа, посада якої відповідає реквізиту.

Склад і розміщення реквізитів на посадовому бланку повинні відповідати складу і розміщенню реквізитів на бланку для листів. Реквізит «назва посади» розміщують нижче від реквізиту «назва підприємства».

Як правило, друкарським способом документи готують спеціальні технічні працівники, які керуються відповідними правилами і рекомендаціями. Розглянемо правила оформлення реквізитів, які наносять на документи, виготовлені безпосередньо керівником рукописним або друкарським способом, за допомогою комп'ютера.

Код форми докумеїгга за Класифікатором управлінської документації (КУД) проставляють на основі розділу цього класифікатора «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації» (клас 0200000), де наведено назви форм документів, що використовуються при вирішенні ряду управлінських завдань, і їхні коди. Виходячи з цього розділу складено класифікатор уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, згідно з яким кодують назву форми конкретного документа.

Структура коду форми організаційно-розпорядчого документа складається з кодів системи (два знаки), підсистеми (один знак), управлінського завдання, для вирішення якого створюється документ (один знак), а також коду форми документа, що складається з коду назви документа (два знаки) і порядкового номера форми у межах конкретної назви документа (один знак). Код складається з восьми знаків, з яких сім позначають код форми документа, а восьмий — захисний, і проставляють його на основі спеціальної методики.

Наприклад, у кодовому полі документа проставлено код 028311 IX:

02 — код системи документації (організаційно-розпорядча документація);

8 — код підсистеми документації (документація з оцінки трудової діяльності);

3 — код управлінського завдання (оформлення заохочень); 11 — код назви документа (наказ);

І — порядковий номер форми (зведений наказ) у межах однієї назви документа

(наказ);

X — замість цього знака проставляють захисний код.

Код підприємства за Класифікатором підприємств і організацій (КПО) є постійним реквізитом і найчастіше його ставлять на бланку при його виготовленні, проте, як виняток, його можна ставити на бланку і при складанні документа.

Назва виду документа має відповідати назвам, встановленим діючими нормативними актами. Цей реквізит позначають тільки на загальному бланку.

Поширеною помилкою при оформленні зазначеного реквізиту є застосування різних словосполучень, наприклад, «Наказ по міністерству», «Наказ міністерства», «Наказ міністра», «Розпорядження заступника директора з виробництва» та ін. На місці бланку, що передбачений стандартом, слід зазначати у називному відмінку назву виду документа (наказ, розпорядження, вказівка) незалежно від того, хто його підписав — керівник або інша уповноважена посадова особа. Назва виду документа має відповідати діючому класифікатору управлінських документів. Назву посади вказують відповідно до реквізиту «підпис».

Дата — один з обов'язкових реквізитів, що забезпечують юридичну силу документа. Датою наказу, листа, довідки, доповідної або пояснювальної записки, заяви, вказівки, розпорядження є дата їх підписання; постанови і рішення — дата прийняття їх колегіальним органом; статуту, звіту, інструкції, плану — дата затвердження; акту, протоколу — дата зафіксованої у ньому події, яка, як правило, збігається з датою складання цих документів.

Усі дати в документі оформлюють цифровим способом, у тому числі у тексті, резолюції, грифах погодження і затвердження, візах, позначеннях про надходження, засвідчення копій та ін.

Елементи дати позначають арабськими цифрами на одному рядку у такій послідовності: день, місяць, рік (05.01.2007). Допускається при оформленні дати спочатку зазначати рік, потім місяць і день місяця (2007.01.07). Дату проставляє особа, що підписує (затверджує) або реєструє документ.

Посилання на індекс і дату вхідного документа використовується на бланках для

листів і складається з постійної частини «на №__від__», що включає номер і дату,

зазначені в документі, на яких дають відповідь.

Якщо вихідний лист є відповіддю на ряд листів одного підприємства, необхідно посилатися на усі їхні номери і дати.

Якщо один вихідний лист є відповіддю на листи різних підприємств, то посилання на їхні номери і дати розміщують одне під одним у послідовності, в якій у реквізиті «адресат» зазначено назви цих підприємств.

Гриф «Обмеження доступу до документа» оформлюють згідно з відповідним спеціальним положенням і розміщують вище від реквізитів «адресат» або «гриф затвердження» на місці, передбаченому формуляром-зразком.

Адресатом документа може бути підприємство, його структурний підрозділ, конкретна посадова або приватна особа.

Назви підприємства і підрозділу зазначають у називному відмінку посаду і прізвище — у давальному.

До складу реквізиту «адресат» може входити поштова адреса, її елементи зазначають згідно з поштовими правилами.

Адресу не вказують на документах, які направляють в урядові установи, обласні і центральні органи державної влади, а також постійним кореспондентам або установам свого відомства.

Кілька адрес на документі вказують з метою інформування кожного одержувача про установи і осіб, яким одночасно направляють цей документ. Документ повинен містити не більш як чотири адресати. Якщо його направляють більш як за чотирма адресами, на кожному вказують тільки одного адресата і складають список розсилання. Слово «Копія» перед другим, третім, четвертим адресатом не пишуть.

При оформленні реквізиту «адресат» можна використовувати загальноприйняті скорочення назв посад керівників (заст., зав.), а також назв організацій (НДІ «Укргаз» та ін.).

Гриф затвердження. Затвердження документа свідчить про поширення його дії на певне коло підприємств, посадових осіб і громадян.

Документ затверджується оформленням реквізиту «гриф затвердження», який містить такі елементи: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», назву посади особи, що затверджує документ (включаючи назву підприємства, якщо воно не входить до складу реквізитів бланку), особистий підпис і його розшифрування, дату:

Якщо документ створено разом кількома підприємствами (тобто оформлено не на бланку), назву підприємств включають у назву посад осіб, що затвердили його.

Доповнення і виправлення у затверджений документ можна вносити тільки з дозволу особи, яка його затвердила.

Резолюція відображує результат розгляду документа керівником, містить вказівки щодо його виконання.

Здебільшого документ має одну резолюцію. Подальші резолюції потрібні, якщо деталізують порядок виконання документа або уточнюють його виконавця.

Виконавцями у резолюції зазначають не структурні підрозділи, а посадових осіб, які, як правило, безпосередньо підпорядковані її автору. Відповідальною за виконання є особа, зазначена першою. Перелік інших осіб (співвиконавців) свідчить про вимогу керівника залучити їх до виконання документа.

Як правило, у резолюції вказують рішення керівника щодо суті питань, які розглядаються у документі, і шляхи здійснення цього рішення. Якщо такої вказівки немає, то це означає, що прийняти рішення повинен виконавець. Резолюції типу «Прошу виконати», «До виконання», «Прошу розглянути» не несуть у собі нової інформації і використовувати їх недоцільно.

Строк виконання документа зазначають у резолюції тоді, коли рішенням керівника змінюється строк, встановлений інструкцією з діловодства або іншим документом, або якщо у підприємстві такі строки не визначено.

Резолюції пишуть у правому верхньому куті з лицьового боку першого аркуша документу. Якщо на цьому місці є інший реквізит (наприклад, адресат), резолюцію розміщують на будь-якій іншій вільній площі з лицьового боку першого аркуша документу, крім лівого поля. Іноді резолюцію розміщують не на документі, а на прикріпленому до нього аркуші — дорученні. Проте це небажано, оскільки аркуш може відділитися від документа або загубитися, резолюція може бути замінена або виправлена, що знижує відповідальність її автора і створює труднощі для виконавця. Використання таких аркушів також ускладнює формування справ.

Ініціали в резолюції зазначають після прізвища. Допускається відділяти рискою підпис керівника і дату від прізвищ виконавців і дій, які слід виконати.

Заголовок до тексту. До початку виконання документа з його змістом ознайомлюється завідуючий канцелярією, референт, реєстратор, іноді керівник. Кожен з них не завжди повинен читати документ повністю, часто достатньо з'ясувати, про що йдеться, що і дає змогу зробити заголовок.

Заголовок складають до тексту документа, який оформлюють на бланку або на аркуші паперу формату А4 незалежно від виду і його призначення.

Він має бути лаконічним і точним, з необхідною повнотою розкривати зміст документа. Заголовок пс^чинається із зазначення управлінської дії, потім називають об'єкт, на який його направляють. Використовується конструкція з прийменником «про» і віддієслівним іменником. Наприклад, «Про організацію семінару програмістів в інституті математики», «Про зміну порядку оплати праці службовців».

Заголовки до тексту таких документів, як інструкція, штатний розпис, протокол, правила, статут, узгоджують у відмінку з назвою виду документа. Наприклад:

Назва виду документа Заголовок до тексту

Акт перевірки санітарного стану

Посадова інструкція економіста

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Протокол засідання технічної ради

Статут інституту

 

У заголовку допускаються скорочення слів і словосполучень, що відповідають правилам орфографії і пунктуації, вимогам державних стандартів і класифікаторів.

Текст включає основну змістовну частину документа і є його найважливішим елементом. Він повинен бути логічним, чітким, інформаційно містким, переконливим і аргументованим, а аргументація і висновки — об'єктивними.

Скоротити час на підготовку документів, швидко та однозначно сприймати текст, зробити його придатним для машинної обробки дає змогу уніфікація текстів — встановлення єдиної форми мовного вираження, яка найточніше передає зміст управлінських ситуацій або дій, що регулярно повторюються.

Логічному та оперативному сприйняттю тексту документа сприяє його раціональна структура. Структура тексту документа — послідовне розміщення складових частин, що розкривають зміст документа відповідно до його функціонального призначення.

Текст може складатися з однієї, двох і більше частин. Здебільшого його доцільно ділити на дві частини. У першій викладають мету, завдання, причини створення документа, висвітлюють факти, описують ситуації, зазначають назви і дати інструкцій, нормативів, правил, прізвища осіб та іншу інформацію, що аргументує авторську оцінку явища і потребу прийняття рішення або виконання дії. Друга частина може містити висновки, пропозиції, прохання, рекомендації, рішення, розпорядження, накази та ін. Текст документу може складатися із однієї частини (наказ без преамбули, лист-прохання без пояснень та ін.).

Якщо підставою для створення документа є інші документи, то на них має бути посилання у тексті або робиться примітка із зазначенням назви виду (у називному відмінку), дати і номера, заголовка до тексту документа, на який посилаються, наприклад: підстава — наказ Міністерства зв'язку України від 27.04.2007 № 58 «Про розробку автоматизованої системи контролю виконання». Аналогічно оформлюють посилання у тексті документа.

Текст можна поділити на складові частини за виконавцями, характером дії, строками та ін.