Проведення ділових переговорів

 

Переговори — це засіб, взаємозв'язок між людьми, призначені для досягнення угоди, коли обидві сторони мають співпадаючі або протилежні інтереси.

Переговори призначені для того, щоб за допомогою взаємного обміну думками (у формі різних пропозицій відносно рішення поставленої на обговорення проблеми) одержати угоду, що відповідає інтересам обох сторін і досягти результатів, які задовольняють усіх його учасників.

Переговори виконують такі функції:

1) інформаційно-комунікативна функція: характерна для попередніх переговорів, в процесі яких відбувається взаємна «розвідка», обмін поглядами, інформацією, налагодження зв'язків і відвдсин;

2) досягнення домовленостей — функція переговорів, проведених в умовах, коли необхідна інформація отримана, позиції сторін визначені і є необхідним аналіз протиріч для досягнення погоджених рішень і підписання договору про спільну діяльність;

3) регулювання, контроль, координація дій -— ці функції характерні для переговорів, що здійснюються в процесі спільної роботи, коли є необхідним контроль за виконанням досягнутих угод, подальше підвищення ефективності спільної діяльності.

Класифікація переговорів:

1. У залежності від середовища:

а) зовнішні (з іншими державами, підприємствами і т. д.);

б) внутрішні (між підрозділами, між адміністрацією і профспілковим комітетом).

2. За кількістю учасників:

а) двосторонні;

б) багатосторонні (як правило, відрізняються більшою тривалістю і складністю узгодження варіантів рішень і т. д.).

3. За повторюваністю:

а) разові переговори (проводяться, якщо проблеми носять разовий характер, якщо вони легко і швидко вирішуються);

б) постійні переговори, з визначеними перервами (проводяться, якщо виникають все нові і нові проблеми (такі переговори більш характерні для політичних діячів).

4. За умовами проведення:

а) переговори, що проводяться в умовах конфлікту або кризи відносин (більш характерні для внутрішніх переговорів);

б) переговори, що ведуться в межах співробітництва (більш характерні для зовнішніх переговорів).

5. У залежності від цілей:

а) переговори, що спрямовані на встановлення відносин;

б) переговори, що спрямовані на продовження існуючих відносин;

в) переговори, що спрямовані на нормалізацію несприятливих відносин;

г) переговори, що спрямовані на зміну характеру відносин і додання їм нового, більш високого рівня;

д) переговори, що спрямовані на одержання додаткових, побічних результатів.

6. За змістом:

а) політичні переговори (про загальні підходи);

б) економічні переговори (про фінанси, ціни, оплату і т. д.);

в) технічні переговори;

г) особисті переговори. 8. За характером:

а) офіційні переговори (їх задачею є підписання відповідних документів, що мають юридичну силу);

б) неофіційні (без підписання відповідних юридичних документів).

Основною метою переговорів є прийняття (після спільного обговорення проблеми) рішення, яке б усіх влаштовувало. Рішення може бути: конструктивним, що пов'язане з реальними змінами до кращого, або деструктивним (руйнівними); пропагандистським (пов'язане з обіцянками на словах без відповідних зобов'язань); заспокійливими (що заспокоює суспільну думку). Переговори можуть проходити легко або напружено, партнери можуть домовитися між собою, або взагалі не прийти до згоди. Тому для кожних переговорів необхідно розробляти і застосовувати спеціальну тактику і техніку їхнього ведення.

У зв'язку з розмаїтістю переговорів неможливо запропонувати їхню точну модель. Узагальнена схема проведення ділових переговорів:

І етап — підготовка ділових переговорів. Успіх переговорів цілком залежить від того, наскільки добре до них підготуватися. До початку переговорів необхідні мати розроблену їхню модель, зокрема, необхідно:

• чітко уявляти собі предмет переговорів і проблему, що обговорюється (ініціатива на переговорах буде в того, хто краще знає і розуміє проблему);

• обов'язково скласти зразкову програму, сценарій ходу переговорів (у залежності від труднощів переговорів може бути кілька проектів);

• визначити моменти своєї непоступливості, а також проблеми, де можна поступитися, якщо виникають складності у переговорах;

• визначити верхній і нижній рівні компромісів з питань, що викликають найбільш гостру дискусію.

Реалізація даної моделі можлива в тому випадку, якщо в процесі підготовки переговорів будуть вивчені такі питання:

• мета переговорів;

• партнер по переговорам;

• предмет переговорів; ситуація та умови Переговорів;

• присутні на переговорах;

• організація переговорів.

7/ етап — проведення переговорів. У практиці менеджменту при проведенні ділових переговорів використовуються такі основні методи:

1) варіаційний метод;

2) метод інтеграції;

3) метод зрівноважування;

4) компромісний метод.

Варіаційний метод. При підготовці до складних переговорів (наприклад, якщо вже заздалегідь можна передбачити негативну реакцію протилежної сторони) слід з'ясувати такі питання:

• у чому полягає ідеальне (незалежно від умов реалізації) рішення поставленої проблеми в комплексі?

• від яких аспектів ідеального рішення (з урахуванням усієї проблеми в комплексі, партнера і його можливої реакції) можна відмовитися?

• у чому слід бачити оптимальне (високий ступінь імовірності реалізації) рішення проблеми при диференційованому підході до очікуваних наслідків, труднощів, перешкод?

• які аргументи необхідні для того, щоб належним чином відреагувати на очікуване припущення партнера, обумовлене розбіжністю інтересів і їхнім однобічним здійсненням?

• яке змушене рішення можна прийняти на переговорах на обмежений термін?

• які екстремальні пропозиції партнера варто обов'язково відхилити і за допомогою яких аргументів?

Такий аналіз виходить за межі альтернативного розгляду предмету переговорів і вимагає дослідження всього предмету діяльності, творчості і реалістичних оцінок.

Метод інтеграції. Призначений для того, щоб переконати партнера в необхідності оцінювати проблематику переговорів з урахуванням суспільних взаємозв'язків і потреб розвитку, що випливають звідси, кооперації. Застосування цього методу не гарантує досягнення угоди в деталях; використання його доцільно в тих випадках, коли, наприклад, партнер ігнорує суспільні взаємозв'язки.

Метод зрівноважування. При використанні цього методу слід враховувати такі рекомендації:

1. Необхідно визначити, які докази та аргументи (факти, результати розрахунків, статистичні дані, цифри і т. д.) потрібно використовувати, щоб спонукати партнера прийняти Вашу пропозицію.

2. На певний час слід думкою встати на місце партнера, тобто подивитися на речі його очима.

3. Потрібно розглянути комплекс проблем з погляду очікуваних від партнера аргументів «за» і довести до відома співрозмовника пов'язані з цим переваги.

4. Слід обміркувати також можливі контраргументи партнера, відповідно підготуватися до них і приготуватися використовувати їх в процесі аргументації.

5. Не слід намагатися ігнорувати висунуті на переговорах контраргументи партнера: останній чекає від Вас реакції на свої заперечення, застереження, побоювання і т. д.

6. Потрібно з'ясувати, що стало причиною такої поведінки партнера (не зовсім правильне розуміння Ваших висловлень, недостатня компетентність, небажання ризикувати, бажання потягнути час і т. д.).

ч. Компромісний метод. Учасники переговорів повинні виявляти готовність до компромісів: у випадку розбіжностей інтересів партнера слід досягти угоди поетапно.

При компромісному рішенні-згода досягається за рахунок того, що партнери після невдалої спроби домовитися між собою з урахуванням нових розумінь частково відходять від своїх вимог (від чогось відмовляються, висувають нові пропозиції).

Наведені методи ведення переговорів носять загальний характер

Розмова, що випереджає початок переговорів, повинна носити характер необтяжливої бесіди. На даному етапі відбувається обмін візитними картками, що вручаються не під час вітання, а за столом переговорів.

2. Залучення уваги учасників переговорів (початок ділової частини переговорів). Коли партнер упевнений, що ваша інформація буде йому корисна, він стане з задоволенням Вас слухати. Тому слід викликати в опонента зацікавленість.

3. Передача інформації. Ця дія полягає в тому, щоб на основі викликаного інтересу переконати партнера по переговорам у тому, що він вчинить мудро, погодившись з Вашими ідеями і пропозиціями, тому що їхня реалізація принесе відчутну вигоду йому і його підприємству.

4. Детальне обгрунтування пропозицій (аргументація). Партнер може цікавитися Вашими ідеями і пропозиціями, він може зрозуміти і їхню доцільність, але він усе ще поводиться обережно і не бачить можливості застосування Ваших ідей і пропозицій у своєму підприємстві. Викликавши інтерес і переконавши опонента в доцільності запропонованих заходів, слід з'ясувати його бажання. Тому наступний крок у процедурі проведення ділових переговорів полягає в тому, щоб виявити інтереси та усунути сумнів.

5. Завершує ділову частину переговорів перетворення інтересів партнера в остаточне рішення (на основі компромісу).

III етап —рішення проблеми (завершення переговорів). Якщо хід переговорів був позитивним, то на завершальній їхній стадії необхідно резюмувати, коротко повторити основні положення, які розглядалися в процесі переговорів, і, що особливо важливо, характеристику тих позитивних моментів, з яких досягнута згода сторін. Це дозволить досягти упевненості в тому, що всі учасники переговорів чітко представляють суть основних положень майбутньої угоди, в усіх складається переконання в тому, що в ході переговорів досягнуто певний прогрес. Доцільно також, ґрунтуючись на позитивних результатах переговорів, обговорити перспективу нових зустрічей.

При негативному результаті переговорів необхідно зберегти суб'єктивний контакт із партнером по переговорам. У даному випадку акцентується увага не на предметі переговорів, а на особистих аспектах, що дозволяють зберегти ділові контакти в майбутньому. Тобто варто відмовитися від підведення підсумків по тим розділам, де не було досягнуто позитивних результатів. Бажано знайти таку тему, що становить інтерес для обох сторін, зможе розрядити ситуацію і допоможе створенню дружньої, невимушеної атмосфери прощання.

Протокольні заходи є невід'ємною складовою переговорів, несуть значне навантаження в рішенні поставлених на переговорах задач і можуть або сприяти успіху, або, навпаки, створити передумову для їхньої невдачі.