Сутність та завдання наукової організації праці на сучасному етапі

НОП передбачає систематичне впровадження досягнень науки та передового досвіду, що дозволяє найкраще поєднувати людей та техніку у виробничому процесі, забезпечити найбільш ефективне використання всіх видів ресурсів та безперервне підвищення продуктивності праці.

Впровадження НОП доцільне для вирішення таких груп задач:

- економічні (підвищення ПП, ефективне використання ресурсів, скорочення або повна ліквідація втрат робочого часу, підвищення рівня нормування праці і т.д.);

- соціальні (всебічний розвиток людини в процесі праці, розвиток творчої ініціативи, підвищення освітнього рівня і кваліфікації персоналу);

- психофізіологічні (полегшення праці людини, підвищення змістовності та привабливості праці, забезпечення умов для збереження здоров’я в процесі праці людини).

В основі наукової організації управлінської праці полягають певні принципи:

Принцип комплексності передбачає, що наукова організація управлінської праці розвивається не за одним напрямком, а за їх сукупністю; стосується не одного працівника, а усього управлінського колективу. Проблема організації управлінської праці повинна вирішуватися всебічно з урахуванням усіх аспектів управлінської діяльності.

Масовість – передбачає залучення широкого активу працівників і громадських орган-й щодо розробки і впровадження НОП.

Плановість – заходи щодо НОП повинні бути розроблені і впроваджені на підставі плану.

Науковість – всі заходи мають мати наукові обґрунтування.

Принцип системності передбачає взаємне узгодження усіх напрямків розглядання об’єкту, а також усунення протиріч між ними. В результаті такого підходу створюється система організації праці, у рамках якої усі її складові частини взаємно узгоджені і діють в інтересах ефективного функціонування усієї системи.

Регламентація - це встановлення і дотримання певних правил, положень, інструкцій, нормативів та інших нормативних документів, заснованих на об’єктивних закономірностях розвитку системи управління. При цьому виділяється коло питань, що підлягають жорсткій регламентації, і питання, для яких потрібні лише рекомендації.

Спеціалізація полягає у закріпленні за кожним підрозділом певних функцій, робіт і операцій з покладанням на них повної відповідальності за кінцеві результати їх діяльності в процесі управління. При цьому слід мати на увазі, що існують границі спеціалізації, які не можна переступати, щоб не стримувати творче зростання працівників, не впливати негативно на змістовність їхньої праці.

Трудовий колектив повинен працювати в умовах стабільності його складу, функцій і задач, що ним вирішуються. Це не виключає динаміки у розвитку колективу. Важливо, щоб зміна змісту і складу задач була обумовлена об’єктивно необхідними потребами і відбувалася на науковій основі.

Цілеспрямована творчість полягає у досягненні двох взаємозалежних цілей: забезпечення творчого підходу при проектуванні і впровадженні передових прийомів праці і максимальне використання творчого потенціалу управлінських працівників у їхній повсякденній діяльності.

Кожен з розглянутих принципів має самостійне значення. Разом з тим вони доповнюють один одного, розкриваючи різні засоби загального підходу до організації управлінської праці.

 

8.Роль та значення планування особистої роботи менеджера

 

Менеджер є центральною фігурою апарату управління, від результативності його праці залежить успішна праця системи управління і підприємства в цілому. Менеджер діє на підставі принципу єдиноначальності, наділений широкими повноваженнями і правами, але водночас несе відповідальність за результати роботи підприємства.

Функції менеджера багатогранні: загальне керівництво діяльністю підприємства, координація дій підрозділів і служб, робота з кадрами, визначення цілей і завдань діяльності, прийняття рішень, представництво підприємства у стосунках з іншими підприємствами, контроль за діями виконавців та ін. Виконання зазначених функцій потребує від менеджера високих ділових і особистих якостей.

Важливою якістю менеджера є вміння реагувати на зміни, які відбуваються на підприємстві і поза ним, часто за умов дефіциту інформації і часу У зв'язку з цим виникає небезпека помилковості рішень.

Менеджери діють за умов, коли вони весь час відчувають тиск власників, вищих менеджерів, підлеглих, споживачів, ділових партнерів та ін. Як наслідок, чимало менеджерів зазнають стресів, що негативно позначається на ефективності їхньої праці.

Причиною незадовільної роботи багатьох менеджерів, особливо початківців, є невміння розпоряджатися часом. Такі менеджери прагнуть виконати усі завдання самостійно, встигнути на усі наради, прийняти усіх відвідувачів, глибоко вникнути в усі питання діяльності підприємства. Вони приїздять на роботу першими і їдуть з неї останніми. При ціому чимало справ залишаються невиконаними. Менеджер, який не вміє розпоряджатися часом, нездатний побачити перспективу за безліччю повсякденних турбот. Врешті ефективність його праці мінімальна, виникає відчуття незадоволення собою, підлеглими, невпевненість у власних силах. Причиною цього є невміння планувати роботу.

Для менеджера, що має недолік часу на рішення виробничих, фінансових, соціальних і інших проблем, характерні:

• безплановість у використанні робочого часу і слабке опрацювання ключових сфер діяльності;

• нервозність, поспіх і сумбурність у діях;

• нетерплячість у прийнятті рішень і у відносинах з рівними за рангом і з підлеглими;

• недостатній рівень розподілу управлінської праці в підрозділах і низький ступінь делегування функцій і відповідальності підлеглим;

• відсутність порядку на робочому місці;

надмірність і безсистемність роботи з документами і кореспонденцією, що надходить;

• використання принципу «що не встиг на роботі — дороблю вдома». Вітчизняні дослідження, у ході яких визначалися основні причини перевантаження менеджерів вищого і середнього рівнів і причини неефективного використання робочого часу, показали такі результати (у порядку їх значимості):

• недостатня кваліфікація управлінського персоналу — 66 %;

• невпорядкованість інформації — 50 %;

• низький рівень механізації праці в управлінні — 50 %;

• неорганізованість виробничих процесів — 32 %;

• нечіткий розподіл прав і обов'язків — 30 %;

• велика кількість нарад — 28 %.

Особливості часу як ресурсу: незворотність, неможливість купівлі та зберігання, заміни або збільшення обсягу.

Таким чином, час — один з ресурсів, який не відновлюється. Брак часу на виконання поставлених завдань призводить до штучного подовження робочого дня, нераціонального його використання.

Планувати особистий робочий час менеджера необхідно так само, як і всі інші | види діяльності підприємства та його ресурси.

Планування покликане забезпечити раціональне використання найціннішого і ресурсу — часу. Чим краще розподілений (тобто спланований) час, тим краще він ноже бути використаний в особистих і професійних інтересах менеджера. Плануван-|яя як складова частина раціональної організації особистої роботи менеджера означає ^підготовку до реалізації її цілей і структурування часу. Планування щоденної робо-Іти, середньо- і довгострокових завдань і результатів дозволяє не тільки раціонально І використовувати час, але й досягти успіху і бути впевненим у собі.

Аналогічно тому, як підприємство планує стратегію своєї діяльності, кожна лю-| дина повинна думати про майбутнє і не піддаватися перебігу подій.

Головна перевага планування роботи полягає в тому, що воно приводить до знач-шої економії часу в цілому

Існує оптимум витрат часу на планування, після якого подальше збільшення часу на планування стає неефективним від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день). Такий оптимум має складати не більше 1 %.

Успішна діяльність підприємства можлива лише за умови, що планування у ньому здійснюється цілеспрямовано. Проте керівництво багатьох підприємств через зайву самовпевненість не приділяє належної уваги розробці плану і тому змушене вдаватися до «вольового» управління, що призводить до аврального режиму роботи і, у кінцевому рахунку, — до заниженої якості результату. Цілі таких менеджерів, як правило, змінюються щоденно, і їхній спосіб роботи яскраво демонструє, як не потрібно реалізовувати план.

Практичне значення планування особистої роботи менеджера полягає у такому:

1.Планувіання є засобом створення ланки між встановленням цілі і більш повним планом її реалізації.

2. Планування дозволяє оцінити практичні можливості досягнення цілей. Воно є єдиним засобом формального прогнозування майбутніх проблем і можливостей.

3. Планування полегшує пошук кращих і більш ефективних шляхів досягнення цілей підприємства.

4. Планування виявляє і встановлює зони потенційних проблем і несподіваних наслідків.

5. Планування забезпечує основи для оцінки витрат і розробки бюджетів, календарних планів і ресурсів.

6. Планування є основою для контролю. Щоб контроль був ефективним, його варто тісно пов'язати з плануванням. Таке узгодження є дуже важливим для забезпечення ефективності процесу управління в цілому. Ефективний кількісний метод його здійснення — це складання графіків, розкладів і бюджету.

7. Планування допомагає визначити потрібні робочі взаємодії і взаємовідносини. Оскільки воно служить для формування цілей, то допомагає створити єдність загальних цілей у межах підприємства.

8. Планування дозволяє передбачити обставини, які варто враховувати при досягненні цілей.

 

9.Особливості планування особистої праці менеджера

Як відомо, будь-яка діяльність повинна мати мету і здійснюватися за раніше складеним планом. Повною мірою це стосується праці менеджера. Як функція управління планування полягає у встановленні цілей і визначенні шляхів їх досягнення. Отже, процес планування праці керівника повинен починатися з вибору менеджером особистих цілей.

Встановлення цілі - це свідоме виконання своїх дій для її реалізації. Встановлення цілей - це постійний процес, оскільки в процесі діяльності керівника може з’ясуватися, що ті або інші параметри змінилися, що призводить до необхідності зміни цілі. Саме в постановці цілей полягають основи діяльності підприємства і його успішне майбутнє. Якщо у менеджера існує усвідомлена ціль, то туди ж спрямовані й усі неусвідомлені сили менеджера, тобто цілі служать для концентрації сил на важливих напрямах. Цілі менеджера повинні відповідати таким вимогам:

1. Цілі повинні бути досяжними.

1. Конкретні та вимірювані цілі.

2. Цілі повинні мати конкретний часовий горизонт.

1. Суперечливість цілей (цілі повинні бути узгоджені між собою).

Процес встановлення особистих цілей менеджера передбачає три етапи:

1. Визначення цілей.

2. Аналіз можливостей досягнення встановлених цілей

3. Уточнення і конкретне формулювання цілей.

Після встановлення цілей розпочинають власне планування праці. Схема процесу планування особистої праці менеджера складається з етапів:

1) Складання переліку робіт, що потрібно зробити в плановому періоді.

2) Визначення витрат часу на ці роботи.

3) Визначення резерву часу.

4) Визначення фонду робочого часу у плановому періоді.

5) Контроль: якщо часу замало, слід переглянути перелік робіт.

6) Складання плану.

7) Внесення змін під час реалізації.

На першому етапі менеджер складає перелік справ, які слід виконати протягом планового періоду. Це можуть бути завдання із перспективного переліку справ, не виконаних у минулому періоді, додані інші справи, завдання, які періодично виникають. Перелік робіт слід складати у письмовій формі.

Другий етап: після складання переліку робіт на плановий період необхідно визначити витрати часу, потрібного для виконання кожного виду роботи.

Третій етап: оскільки заздалегідь неможливо передбачити, які завдання потрібно буде виконати протягом планового періоду, слід зарезервувати час для непередбачених справ. Взагалі робочий час керівника можна поділити на три частини:з таким розподілом часу:

· заплановані справи - 60%. Виходячи з 8-годинного робочого дня, запланована активність не повинна перевищувати 5-6 год.;

· резерв часу на непередбачені роботи - 20%;

· резерв часу на творчу діяльність керівника - 20%.

Четвертий етап: необхідно визначити фонд робочого часу планового періоду. Визначаючи плановий час, слід виходити з 5-6 год. на день. Таким чином, у тижневому плані за п’ятиденний тиждень загальний фонд робочого часу становитиме 40 год., а для розв’язання планових завдань - не більше як ЗО год.

П’ятий етап: перш ніж остаточно встановити план особистої роботи, необхідно здійснити контроль співставленням розрахованих на другому етапі витрат часу на виконання планових робіт з фондом робочого часу.

Шостий етап: менеджер складає план особистої роботи до виконання. Для зручності такі плани рекомендується розробляти за допомогою щоденників часу, в яких відображають завдання, необхідні дії, номери телефонів, адреси та іншу інформацію.

Такий метод планування, щоб щогодини залишати 15 хв вільного часу добре зарекомендував себе.

Особистий план роботи має бути реальним і не перевантаженим. Планування ОПМ повинно здійснюватись з урахуванням раціональної черговості проблем, які треба вирішити. В першу чергу до особ.плану заносять:

- справи з фіксованим терміном виконання

- справи, що вимагають значних витрат часу

- невідкладні та неприємні справи.

Варто обмежувати час на проведення нарад,зборів, засідань, з 2-го боку цей час має бути достатнім для обміну інформацією.

Денний план має включати не більше 10 проблем,в тому числі не більше 3-х першочергових. Важливі складні, неприємні справи треба планувати на першу половину дня.

Склдання денного плану варто починати напередодні ввечері. Варто передбачати «вікна» на випадок необхідності вирішувати несподівані проблеми. Важливо щоб менеджер почав свій робочий день перед приходои працівників.

З метою управління робочим часом менеджеру необхідно дотримуватися наступних правил планування робочого дня:

Правила початку дня:

· починайте день з позитивним настроєм;

· добре поснідайте і без поспіху - на роботу;

· починайте роботу по можливості в той самий час;

· повторний огляд плану дня;

· погоджуйте план дня із секретарем;

· вирішивши відносно просту задачу, створіть собі гарний настрій;

· ранком займіться важливими і складними задачами.

Правила, що стосуються ходу робочого дня:

· фіксуйте терміни виконання завдань;

· уникайте дій, що викликають зворотну реакцію;

· відхиляйте додатково виникаючі невідкладні проблеми;

· уникайте незапланованих імпульсивних дій;

· вчасно робіть паузи і дотримуйте розміряного темпу роботи;

· виконуйте невеликі однорідні справи серіями;

· використовуйте паузи між серйозними справами;

· виділяйте “для себе” не менше однієї години робочого часу;

· контролюйте час і плани.

Правила завершення робочого дня:

· завершуйте почате;

· здійснюйте контроль результатів і самоконтроль;

· складайте план наступного дня;

· відправляйтеся додому з гарним настроєм.