Державні уніфіковані системи документації

Загальні положення розроблення будь-якої державної уніфікованої системи документації викладено в ДСТУ 3843-99.

Державна уніфікована система документації (ДУСД) – система, призначена для організації здійснення процесів створення і впровадження уніфікованої управлінської документації, що забезпечує функціонування державних органів виконавчої влади, підприємств, установ і організацій, а також їх взаємодію з фізичними та юридичними особами усіх форм власності.

Метою створення ДУСД є:

– формування системи управлінської документації, що забезпечує функціонування органів державної влади, підприємств, установ і організацій;

– реалізація єдиної технічної політики у сфері уніфікації управлінської документації;

– створення умов для організації взаємодії юридичних осіб різних форм власності на основі використання УФД;

– упорядкування інформаційних потоків між органами державної влади та юридичними (незалежно від форми власності) і фізичними особами.

Основними завданнями створення ДУСД є:

– встановлення єдиних вимог до порядку розроблення, затвердження, реєстрації, ведення та впpовадження УФД;

– визначення та встановлення раціонального складу форм документів, а також сукупності взаємопов’язаних техніко-економічних та соціальних показників, що містяться в цих формах.

ДУСД має у своєму складі:

– уніфіковані системи документації, які сформовано за предметно-функціональною ознакою, виходячи з основних завдань державного управління;

– державні стандарти України та нормативні документи розробників УСД, в яких встановлено загальні вимоги до побудови УСД та реалізації процесів розроблення, затвердження, реєстрації, впровадження та ведення УФД;

– перелік міністерств (інших відомств), підприємств, установ і організацій, що здійснюють уніфікацію документації.

Склад уніфікованих систем документації, що належать до державної уніфікованої системи документації, визначає перелік класів управлінської документації, встановлених ДКУД. Розроблення, впровадження та ведення уніфікованої системи документації певного функціонального призначення організовує та забезпечує визначене міністерство чи інше відомство.

Уніфіковані системи документації складаються з:

– нормативних документів розробників УСД, які встановлюють склад, зміст та порядок проведення робіт з уніфікації управлінських документів, що належать до УСД;

– уніфікованих форм документів.

Ці уніфіковані форми, як правило, поєднані з уніфікованими елементами тексту (що включають постійну інформацію реквізиту) і, як вже зазначалося, часто представлені у вигляді бланка.

Крім стандартів та інших нормативних документів України (що встановлюють склад і зміст робіт з уніфікації форм документів, які використовують на всіх рівнях різних сфер діяльності та галузей) при уніфікації можуть бути враховані також документи міжнародних організацій на УФД, а також міждержавні стандарти та керівні документи з міждержавної стандартизації, що регламентують порядок уніфікації форм документів в країнах СНД.

Типовий склад документів УСД можна проілюструвати на прикладі уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД). Вона включає:

а) стандарт, що встановлює загальні вимоги до створення організаційно-розпорядчих документів (ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”);

б) настанови (методичні рекомендації) щодо застосування стандарту на організаційно-розпорядчі документи;

в) альбом УФД;

г) нормативні документи та методичні рекомендації щодо застосування УФД;

д) класифікатор УФД;

е) нормативні документи та методичні рекомендації щодо застосування класифікатора УФД.

Отже УСОРД визначається як комплекс стандартів, взаємо-пов’язаних форм документів, правил та положень, що встановлюють вимоги до змісту, побудови документів, спрямованих на реалізацію організаційних та розпорядчих функцій управління.

 

ЛІТЕРАТУРА

Основна

1. Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99. – К.: Держстандарт України, 2000. – 7 с.

2. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови: ДСТУ 3844-99. – К.: Держстандарт України, 2000. – 8 с.

3. Унификация текстов управленческих документов: Метод. рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 1998. – 57 с.

 

Додаткова

1. Унифицированные системы документации. Термины и определения: ГОСТ 6.10.2-83. – М.: Изд-во стандартов, 1984. – 9 с.

2. Рубальская О.Н. Стандартизация электронной обработки документов // Документ в административных структурах: Тез. докл. на междунар. конф. – М.: ВНИДАД, 1995. – С. 98-103.

3. Сокова А.Н. О возможных направлениях исследований в области унификации систем документации // Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы: Сб. тр. – М.: ВНИИДАД, 1989. – С. 5-14.

4. Сокова А.Н. Общие принципы построения систем документации // Развитие советского документоведения (1917-1981): Сб. науч. тр. – М.: ВНИИДАД, 1983. – С. 27-40.

5. Щегал М.М. Исторические аспекты унификации документов // Развитие советского документоведения (1917-1981): Сб. науч. тр. – М.: ВНИИДАД, 1983. – С. 40-63.

6. Янковая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов в историческом аспекте // Документирование управленческой деятельности: Сб. науч. тр. – М.: ВНИИДАД, 1986. – С. 30-45.

 

Питання для самоконтролю знань

1. Мета уніфікації та стандартизації документів.

2. Головні аспекти уніфікації та стандартизації документів в Україні.

3. Нормативні документи з уніфікації документів.

4. Основні завдання уніфікації та стандартизації документів.

5. Сутність уніфікації документів. Сутність стандартизації документів.

6. Поняття “реквізит службового документа”, “уніфікована форма службового документа”, “уніфікована система документації”, “формуляр-зразок службового документа”, “бланк службового документа”, “бланк виду документа”, “бланк організації”.

7. Основні засоби представлення уніфікованих текстових форм.

8. Анкетна уніфікована форма тексту документа.

9. Трафаретна уніфікована форма тексту документа.

10. Таблична уніфікована форма тексту документа.

11. Документи, що складають УСД.

12. Документи, що складають УСОРД.

 

УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ ЗА КОРДОНОМ

Міжнародні організації

У світі існує ряд організацій з УД. Так, у 1956 р. було організовано Міжнародну федерацію з управління документацією. Метою її створення була пропаганда ідей УД, проведення досліджень у цій галузі знань, розроблення стандартів та обмін інформацією між країнами та організаціями, що входять до організації.

Міжнародна федерація з управління документацією разом з Міжнародною радою архівів (МРА) у 1976 р. створили об’єднаний комітет з управління документацією. Були окреслені такі його завдання:

– виявити взаємозв’язок між УД та архівами і сприяти розвитку співробітництва, особливо у галузі освіти, розроблення стандартів та термінології;

– визначити специфічні сфери взаємних інтересів та узгодити пропозиції з проведення досліджень чи із спільної діяльності;

– сприяти впровадженню технічних досягнень у практику УД та діяльність архівів;

– здійснювати підготовку публікацій та розповсюджувати матеріали з питань УД;

– забезпечити консультативну і практичну допомогу всім країнам у розробленні й реалізації програм УД.

Цей об’єднаний комітет зробив спробу вироблення єдиного розуміння змісту діяльності та завдань у сфері УД, що в цілому полягало у:

– точному та повному документуванні діяльності установи;

– контролі за обсягом та якістю створюваних документів;

– розробленні механізму контролю за створеними документами з метою уникнення появи “непотрібних” документів;

– спрощенні роботи з підготовки, зберігання документів та користування ними;

– юридичному обґрунтуванні зберігання, передавання на зберігання, знищення документів та користування ними тощо.

Виходячи з цього було сформульовано й проблеми УД:

– управління машиночитаними документами*;

– управління центром документації;

– складання графіків контролю за виконанням документів;

– організація зберігання документів в установі;

– управління інформаційною службою та листуванням, поштовими відправленнями;

– управління звітами, директивами, мікроформами, процесами роботи з документами;

– автоматизація процесів роботи з документами.

За аналогією з МРА у 1970 р. було створено Міжнародну раду з управління документацією (МРУД). Результати діяльності цього органу, інші матеріали, що стосуються управління документацією, публікуються в журналі МРУД “The International Records Management Journal”. У 1979 р. на нараді у штаб-квартирі ЮНЕСКО було прийнято Програму в галузі управління документацією та архівами (RAMP – Records and Archives Management Programme). У межах цієї програми з 1979 по 1995 рік було видано 110 назв примірних нормативних документів, інструктивних, навчальних, методичних та інших практичних посібників з архівістики та УД, а також суміжних з ними напрямів діяльності.

Питання проблематики УД розглядаються на нарадах чи конгресах МРА та МРУД. Так, на ІХ Міжнародному конгресі архівів у Лондоні (1980 р.) було прийнято резолюцію про необхідність перегляду змісту роботи МРА у зв’язку з прийняттям RAMP, тобто для врахування в завданнях архівістики проблем УД. У 1985 р. в Манілі (Філіппіни) відбувся І Конгрес МРУД. Проблематика виступів на ньому в основному була присвячена перспективам змін в УД, зумовлених комп’ютеризацією. І надалі, ці питання стають чи не постійними для обговорення на різних зібраннях цієї організації. Слід зауважити, що тема комп’ютеризації почала обговорюватись у межах МРА ще раніше, причому вперше – у 1972 р. на VІІ Міжнародному конгресі архівів у Москві. Вона залишається актуальною і досі, про що свідчать матеріали кворуму, який відбувся у 2000 р. у м.Севільї (Іспанія).

Важливим напрямом є стандартизація процесів УД. Так, Міжнародною організацією зі стандартизації (ISO) було прийнято близько 200 стандартів (технічними комітетами ISO “Інформація та документація”, “Інформаційні технології”), що стосувалися різних питань технології роботи з документами, зокрема з електронними. Безпосередньо УД присвячено міжнародний стандарт ІСО 15489-2001 “Інформація та документація. Управління документацією”.